Penggunaan Mesin Perkantoran Modern— Mesin Akuntansi:
Arti:
Mesin akuntansi merupakan pengembangan selanjutnya dari mesin penjumlahan sederhana. Mesin-mesin ini digunakan untuk berurusan dengan buku kas, jurnal, buku besar, abstrak biaya, pembuatan daftar gaji, penagihan, dll. Serta menulis cek, kuitansi, slip pembayaran, dll.
Praktis berbagai macam pekerjaan klerikal manual dapat dilakukan oleh mesin tersebut. Mereka memiliki dampak besar pada administrasi kantor umum karena kecepatan dan akurasi yang lebih besar dalam bekerja, memeriksa penipuan dan memastikan kontrol.
Secara garis besar mesin akuntansi terdiri dari dua jenis: dioperasikan dengan kunci dan kartu berlubang. Jenis yang terakhir dimaksudkan untuk lebih banyak pekerjaan statistik dan pemrosesan data. Mesin akuntansi sekarang menjadi peralatan umum di pejabat besar. Lepas dan kartu saat ini semakin banyak digunakan dalam akuntansi daripada buku dan penggunaan lepas dan kartu dengan kontrol yang tepat diterima oleh pajak dan otoritas lainnya.
Sistem:
Mesin akuntansi yang dioperasikan dengan kunci terlihat seperti mesin tik raksasa dengan beberapa gadget tambahan. Mesin tersebut merupakan gabungan dari mesin tik dan mesin tambah.
Bagian yang berbeda dari mesin akuntansi terdiri dari:
(a) Papan ketik:
Keyboard mungkin numerik atau alfa-numerik. Dalam bentuk yang pertama, hanya kiasan yang dapat dilakukan dan dalam bentuk yang terakhir deskripsi dapat ditambahkan.
(b) Pakan:
Kartu, formulir, dll. harus dimasukkan ke keyboard. Ada berbagai jenis umpan: umpan depan, umpan belakang, umpan gabungan, dll. Di mesin tempat tidur datar, kartu atau formulir dan bahkan buku besar dapat ditempatkan di alas mesin di bawah keyboard dan tombol dioperasikan untuk entri.
(c) Pemeriksaan dan Kontrol Otomatis:
Ada perangkat untuk memeriksa dan mengontrol entri dan perhitungan .
(d) Fitur Lain:
Ada palang yang dapat dilepas untuk dipasang dan dilepas agar sesuai dengan berbagai bentuk akun yang harus disiapkan. Pita kertas dapat diproduksi sebagai produk sampingan untuk digunakan dalam komputer untuk analisis. Mesin akuntansi elektronik juga melakukan perhitungan seperti mesin hitung.
Umumnya pos debet dan pos kredit diposkan secara terpisah atau satu per satu dan tidak bersamaan, seperti tulisan tangan. Kartu pada kepala akun yang berbeda dipilih dari baki dan dimasukkan lalu dikeluarkan secara otomatis. Ini dikenal sebagai ‘menarik’ dan ‘mengisi’.
Papan tulis:
Kantor yang tidak mampu membeli mesin akuntansi yang mahal dapat menggunakan Papan Tulis. Papan ini terbuat dari plastik dengan klip untuk memasangnya dari atas. Entri dilakukan dengan tangan pada sejumlah dokumen dengan menggunakan kertas karbon yang membutuhkan informasi yang sama. Misalnya, buku harian penjualan, buku besar penjualan, dan pernyataan penjualan dapat disiapkan secara bersamaan dengan memegang alat tulis yang berbeda dengan kesejajaran yang tepat dengan bantuan klip dan tuas pengoperasian.
