Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Departemen Korespondensi. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Susunan Bagian Korespondensi 2. Susunan Bagian Korespondensi.
Komposisi Departemen Korespondensi:
Departemen korespondensi terdiri dari sejumlah besar staf yang dipimpin oleh sekretaris.
(1) Mungkin ada panitera korespondensi yang berkualifikasi dan berpengalaman untuk membantu eksekutif yang berbeda dalam proses penyusunan dan standarisasi surat. Di beberapa kantor, kepala departemen sendiri yang membuat dikte dan menyiapkan drafnya.
Sekretaris itu sendiri mendiktekan surat-surat penting yang terkait dengan berbagai departemen. Beberapa surat memerlukan gaya dan bahasa khusus dan mungkin harus mengandung beberapa istilah teknis atau hukum atau istilah yang digunakan dalam bidang perdagangan tertentu.
Panitera korespondensi yang berpengalaman dalam baris tertentu mungkin bisa banyak membantu. Namun, buku-buku bagus tentang penulisan surat tersedia di pasar untuk menghilangkan layanan juru tulis korespondensi.
(2) Selain juru tulis korespondensi, mungkin ada kekuatan besar juru ketik dan stenografer (atau juru ketik steno) yang harus mengambil dikte dengan tangan pendek dan menyalinnya ke tangan panjang. Banyak sekali jenis mesin yang digunakan dalam proses tersebut—mesin tik, mesin duplikasi (dengan berbagai jenis dan model), dicta-phone, mesin tik steno, dll. Operator yang terampil dipekerjakan untuk mengoperasikan mesin-mesin tersebut.
(3) Berikutnya adalah bagian yang menangani surat masuk dan keluar. Ini adalah bagian kecil yang terdiri dari dua sampai lima panitera dan seorang supervisor. Peon atau pembawa kantor ada di sana untuk membantu bagian pada saat pendistribusian atau pada saat membawa surat dari dan membawa ke kantor pos atau untuk mengeposkan surat atau untuk membawa surat langsung di bawah sistem pengiriman pesan.
Pengaturan Bagian Korespondensi:
Pengaturan mencakup pengaturan personel departemen serta pengaturan mesin. Di sini, prinsip sentralisasi atau desentralisasi dapat diikuti. Ketika surat didiktekan atau disusun oleh kepala departemen ada kasus desentralisasi. Di sisi lain, jika semua surat terutama disusun oleh juru tulis korespondensi, terjadi sentralisasi .
Sekali lagi, jika setiap departemen memiliki mesin tik atau mesin tik dan juru ketiknya sendiri, ini adalah kasus desentralisasi. Jika ada kumpulan juru ketik sentral, itu disebut sentralisasi. Namun, pekerjaan duplikasi umumnya dilakukan secara terpusat. Baik sentralisasi maupun desentralisasi memiliki kelebihan dan kekurangan.
Kolam Pengetik:
Ini berarti bahwa semua juru ketik dan stenografer dari ke dalam kelompok atau kolam dan duduk bersama di tempat tertentu. Ini adalah tempat yang nyaman di kantor yang mudah diakses dari berbagai sisi. Umumnya merupakan ruangan yang dipisahkan dari kantor umum dan dibangun dari dinding kedap suara seperti dinding kaca atau dinding yang dilapisi dengan campuran mika.
Para juru ketik menempati tempat duduk mereka di depan mesin tik. Menurut persyaratan dari berbagai departemen, mereka mengetik surat-surat itu. Setiap kali dikte apa pun harus diberikan oleh eksekutif mana pun, dia memanggil seorang stenografer. Setiap stenografer, yang bebas, akan menemaninya.
Setelah mengambil dikte, dia akan memberikannya untuk transkripsi kepada juru ketik yang bebas itu. Ada pengawas bagian untuk mendistribusikan pekerjaan di antara stenografer dan juru ketik. Juru ketik juga dapat mengetikkan dikte yang direkam oleh dicta-phone, satu per satu.
Di bawah sistem multi-bank dicta-phone, disk apa pun dapat didengar dan diketik oleh juru ketik mana pun secara bergiliran. Jika staf yang ada tidak dapat mengatasi tekanan pekerjaan, pengangkatan sementara tambahan akan diberikan.
Keuntungan:
(a) Distribusi pekerjaan kurang lebih merata: beban antara stenografer dan juru ketik,
(b) ‘Kolam’ dipisahkan, baik kebisingan yang disebabkan oleh mesin mengganggu kantor umum maupun juru ketik tidak terganggu oleh kebisingan kantor umum,
(c) Ini ekonomis karena lebih sedikit stenografer dan juru ketik yang dapat melakukan pekerjaan itu. Jumlah tangan yang lebih banyak diperlukan jika setiap departemen memiliki stenografer dan juru ketiknya sendiri. Ini sangat penting.
Kekurangan:
(a) Semua jenis pekerjaan pengetikan tidak dapat dipusatkan. Beberapa dikte dan pekerjaan pengetikan memerlukan teknis yang hanya dapat ditangani oleh para ahli, yang melekat pada departemen tertentu yang menangani tugas-tugas teknis tersebut.
(b) Beberapa eksekutif lebih suka memiliki juru ketik steno mereka sendiri yang dapat mengikuti intonasi atau pengucapannya dengan benar dan cepat. Namun, para eksekutif berpangkat tinggi memiliki sekretaris pribadi untuk tujuan tersebut. Para eksekutif juga dapat menunggu hingga stenografer favoritnya keluar dari ‘kolam’,
(c) Hal-hal rahasia tidak dapat ditentukan atau diketik dengan bantuan ‘kolam’.
(d) Hanya perusahaan besar yang mampu memiliki ‘kolam’ semacam itu.
Apa keuntungan dari sistem ‘pool’, apakah kelemahan dari sistem departemen dan sebaliknya.
