Artikel ini menyoroti sepuluh tugas utama seorang ketua dalam rapat. Tugasnya adalah: 1. Rapat Tertib 2. Sesuai Tata Tertib 3. Agenda Diikuti 4. Dalam Ruang Lingkup Rapat 5. Pembahasan Mosi Saja 6. Menjaga Ketertiban 7. Kesempatan Berbicara 8. Voting yang Akurat 9 .Risalah Disimpan 10. Tugas Lainnya.
Tugas #1. Rapat Tertib:
Pertama-tama, ketua akan memastikan bahwa rapat itu sendiri sudah teratur dan untuk itu hal-hal berikut harus diperhatikan:
(a) Bahwa suatu pemberitahuan yang layak telah dikirimkan kepada semua orang yang berhak menerima suatu pemberitahuan.
(b) Bahwa hanya orang-orang yang berhak saja yang hadir dalam rapat (termasuk para undangan, jika ada).
(c) Bahwa pengangkatannya sendiri sudah beres.
(d) Bahwa kuorum anggota hadir.
(e) Jika di awal tidak kuorum dan kuorum tidak tercapai dalam waktu setengah jam maka ketua harus memastikan bahwa rapat ditunda.
Tugas # 2. Menurut Aturan:
Adalah tugas ketua untuk memastikan bahwa proses dilakukan secara ketat sesuai dengan aturan.
Tugas # 3. Agenda Diikuti:
Ketua akan memastikan bahwa urusan dalam rapat dilakukan dengan urutan sebagaimana tercantum dalam agenda. Dia dapat mengubah urutan dengan persetujuan rapat. Ketika dia menemukan bahwa beberapa hal penting ditempatkan di bagian bawah agenda yang perlu didiskusikan pada hari itu dan di hadapan jumlah peserta terbesar, tetapi banyak waktu telah berlalu untuk membahas beberapa hal di atas, dia mengubah agenda tersebut. memesan.
Tugas #4. Dalam Ruang Lingkup Rapat:
Merupakan kewajibannya untuk memastikan bahwa para peserta tidak mengajukan diskusi atau saran perubahan atau hal lain yang tidak termasuk dalam ruang lingkup rapat.
Tugas #5. Pembahasan tentang Gerak Saja:
Selanjutnya, ketua juga harus memastikan bahwa para peserta tidak membahas apa pun yang tidak ada mosi khusus di depan rumah.
Tugas #6 Pemeliharaan Ketertiban:
Tugas utama ketua adalah memastikan ketertiban dan ketenangan yang sempurna berlaku di rapat). Tanpa adanya tatanan yang sempurna, maka urusan rapat tidak dapat berjalan dengan lancar dan tepat waktu. Para peserta dapat menyebabkan kekacauan dengan membuat komentar yang merugikan satu sama lain, dengan pembicaraan pribadi saat diskusi sedang berlangsung, dengan tidak mematuhi perintah atau keputusan ketua, dengan melanggar peraturan rapat, dll. Ketua memiliki kekuasaan (lihat di bawah) mengambil langkah-langkah untuk menjaga ketertiban, kedisiplinan dan kesopanan dalam rapat.
Tugas #7. Kesempatan untuk Berbicara:
Ketua akan memastikan bahwa setiap peserta mendapat kesempatan yang wajar untuk berbicara. Umumnya, dia tidak mengizinkan satu individu untuk berbicara lebih dari satu kali tentang topik yang sama kecuali dia dipaksa untuk menjelaskan sesuatu yang telah dia katakan. Ketua harus memastikan bahwa orang-orang yang termasuk dalam kelompok minoritas, jika ada, dan berapa pun jumlahnya, diberi kesempatan untuk menyampaikan pandangan mereka.
Tugas # 8. Pemungutan Suara yang Akurat:
Tugas utama ketua lainnya adalah memastikan bahwa rasa rumah dipastikan dengan benar. Artinya pemungutan suara dilakukan dengan sempurna dan hasilnya dinyatakan sesuai . Dalam hal diperlukan suatu keputusan khusus, ia harus memastikan bahwa selisih suara itu benar. Dia harus meminta sekretaris untuk mengatur jajak pendapat ketika diminta. Dalam penghitungan suara, ketua dibantu oleh sekretaris dan juga para ‘teller’ yang ditunjuknya.
Tugas # 9. Notulen Disimpan:
Menjadi tugas ketua untuk memastikan berita acara, dengan membubuhkan tanda tangannya, yang disiapkan oleh sekretaris setelah rapat selesai. Demikian pula, ketua harus memastikan bahwa sekretaris membuat catatan yang diperlukan dalam rapat sehingga risalah dapat disiapkan selanjutnya. Ketua sendiri yang mencatat pada lembar agenda rinci untuk tujuan tersebut.
Tugas # 10. Tugas Lainnya:
Ketua memiliki beberapa tugas formal lainnya.
Sebagai contoh:
(a) Jika dia terpilih sebagai ketua pro tem, tugasnya adalah untuk mengosongkan saat ketua tetap tiba.
(b) Ia tidak boleh memihak dalam perilakunya dan akan menggunakan hak pilihnya, jika ada, dengan sangat selektif.
(c) Ia akan mendengarkan dengan sabar kepada setiap orang, apakah pandangan yang diungkapkan disukai atau tidak disukai olehnya.
(d) Ia harus memastikan bahwa urusan pertemuan diselesaikan dalam waktu sesingkat mungkin.
(e) Ia harus memenuhi permintaan peserta untuk menunda rapat.
(f) Dia harus memberikan jawaban yang memuaskan atas pertanyaan yang diajukan oleh anggota dalam pidatonya, jika ada.
(g) Ia harus menggunakan kekuasaannya secara wajar.
Ketidakpatuhan dengan Tugas:
Apabila ketua tidak melaksanakan tugasnya maka peserta seluruhnya atau sebagian dapat melakukan walk out sebagai tanda protes. Hal ini sering kita temukan di Majelis atau di Parlemen. Jika dia adalah ketua sementara, dipilih pada rapat, dia dapat diberhentikan oleh peserta.
