Artikel ini menyoroti tujuh fungsi utama manajemen kantor. Mereka adalah: 1. Perencanaan 2. Staffing 3. Pengarahan 4. Komunikasi 5. Pengendalian 6. Koordinasi 7. Motivasi.
Fungsi Manajemen Perkantoran #1. Perencanaan:
Perencanaan adalah fungsi pertama dan terpenting dari manajemen kantor. Ini paling baik digambarkan sebagai langkah pertama menuju fungsi kantor lainnya.
Ini adalah tindakan masa depan yang terdefinisi dengan baik.
Fayol telah menunjukkan:
“Rencana tindakan pada satu waktu yang sama, hasil membayangkan garis tindakan yang harus diikuti, tahapan yang harus dilalui, dan metode yang digunakan. Ini adalah semacam gambaran masa depan di mana peristiwa-peristiwa terdekat digariskan dengan beberapa kekhasan sementara peristiwa-peristiwa jauh tampak semakin tidak jelas. Perencanaan adalah proses mental berdasarkan sarana fakta yang tersedia dan kemungkinan masa depan”.
Tujuan Perencanaan:
Perencanaan dilakukan untuk:
- Mengimbangi perubahan dan ketidakpastian
- Untuk mendapatkan keuntungan dari operasi ekonomis, dan
- Untuk memudahkan kontrol.
Dalam hal manajemen kantor, tujuan perencanaan ini harus dikoordinasikan dengan mengacu pada tujuan perusahaan bisnis sebagaimana ditetapkan oleh manajernya.
Manfaat Perencanaan:
Perencanaan memiliki manfaat tertentu yang disebutkan:
- Perencanaan memberi arah pada kegiatan di kantor sehingga semuanya menjadi terarah.
- Perencanaan memfokuskan perubahan pada tujuan.
- Perencanaan membantu mengimbangi ketidakpastian dan perubahan.
- Perencanaan memfasilitasi pengendalian di kantor.
- Perencanaan juga menangani pertumbuhan operasi bisnis. Dengan demikian kantor tidak ditemukan kekurangan ketika tumbuh.
- Perencanaan membantu dalam operasi ekonomi di kantor karena personel kantor tahu tentang target dan sasaran, dan tentang bagaimana bergerak ke arah itu.
- Perencanaan memfasilitasi kontrol penuh di kantor. Elemen kedua dari kantor adalah pengorganisasian.
Ini mengacu pada penciptaan struktur tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan perusahaan. Urvick menggambarkan organisasi sebagai “menentukan kegiatan apa yang diperlukan untuk tujuan atau rencana apa pun dan mengaturnya dalam kelompok yang dapat ditugaskan kepada individu. Ini berkaitan dengan hubungan aktivitas-otoritas. Jabatan itu harus ditata dan ditetapkan tugas dan fungsinya untuk menentukan hubungan wewenang agar jabatan itu berjalan dengan lancar.”
Fungsi Manajemen Perkantoran #2. Kepegawaian:
Ini adalah fungsi manajemen, lebih dari itu adalah fungsi eksekutif seleksi, rekrutmen, kompensasi, promosi, pelatihan dan pensiun manajer bawahan. Manajemen kantor juga memiliki proses kepegawaian karena kantor harus diawaki dan dikelola dengan cara yang sama.
Fungsi Manajemen Perkantoran #3. Pengarahan:
Arah didefinisikan dan digambarkan sebagai fungsi perintah. “Pengarahan bawahan yang sukses menghasilkan orang-orang terlatih yang berpengetahuan luas yang bekerja secara efisien menuju tujuan perusahaan. Pengarahan dapat digambarkan sebagai proses membimbing dan mengawasi bawahan. Pengertian pembinaan dan pengawasan adalah memberikan arahan khusus terhadap berbagai kegiatan di dalam kantor agar dapat berfungsi sebagaimana mestinya.”
Fungsi Manajemen Perkantoran #4. Komunikasi:
Dijelaskan sebagai pertukaran pemikiran atau informasi untuk menghasilkan saling pengertian dan kepercayaan atau hubungan manusia yang baik. Komunikasi yang efektif sejalan dimana suatu hal dipahami dalam pengertian yang sama dengan apa yang telah dikomunikasikan.
Untuk membangun komunikasi yang baik, penting untuk mengikuti tiga prinsip ini:
(a) Prinsip kejelasan
(b) Prinsip-prinsip integritas
(c) Prinsip-prinsip penggunaan strategis organisasi informal.
Fungsi Manajemen Perkantoran #5. Pengendalian:
Pengendalian adalah fungsi memeriksa kinerja saat ini terhadap standar yang telah ditentukan sebelumnya yang terkandung dalam rencana, dengan pandangan untuk memastikan kemajuan yang memadai dan kinerja yang memuaskan-fisik atau keuangan. Pengendalian adalah dasar untuk manajemen kantor.
Kinerja staf kantor harus diukur dan langkah-langkah perbaikan harus diambil untuk memastikan bahwa tujuan kantor melalui perusahaan tercapai.
Pengendalian harus memiliki prinsip-prinsip ini:
- Prinsip ekonomi
- Prinsip fleksibilitas.
- Prinsip objektivitas.
- Prinsip visi.
- Asas kebutuhan dan sifat jabatan.
Fungsi Manajemen Perkantoran # 6. Koordinasi:
Koordinasi adalah proses menyeimbangkan dan menjaga tim bersama dengan memastikan alokasi aktivitas kerja yang sesuai untuk berbagai anggota, dan memastikan bahwa ini dilakukan dengan harmoni di antara anggota itu sendiri.
Agar koordinasi di kantor berjalan efektif, maka koordinasi harus memiliki prasyarat sebagai berikut:
(a) Tujuan dari departemen bawahan harus dirancang untuk berkontribusi pada perusahaan.
(b) Tujuan perusahaan harus diketahui oleh setiap anggota kelompok.
(c) Individu harus memahami dengan benar bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi pada tujuan perusahaan.
Prinsip koordinasi:
Prinsip-prinsip koordinasi disebutkan:
(a) Prinsip Kontak Langsung:
Koordinasi harus dicapai melalui kontak langsung antara pihak-pihak yang berkepentingan. Ini akan menghindari birokrasi dan memastikan ketepatan waktu.
(b) Prinsip Kesinambungan:
Koordinasi harus merupakan proses yang berkesinambungan karena berbagai kondisi terus berganti dan terus berubah.
(c) Prinsip Awal Awal:
Perlu untuk mencapai koordinasi dengan tahap awal perencanaan dan pembuatan kebijakan.
(d) Prinsip Hubungan Timbal Balik :
Semua faktor seperti penjualan, produksi, manajemen, keuangan dalam suatu situasi harus saling berhubungan.
Fungsi Manajemen Perkantoran #7. Motivasi:
Salah satu proses yang paling kompleks dan sulit dari suatu bentuk manajemen adalah proses motivasi.
Motivasi itu ada dua macam :
(i) motivasi diri dan
(ii) motivasi eksternal.
Motivasi berarti mengikutsertakan seorang bawahan untuk bekerja dengan semangat dan semangat serta bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi. Sistem motivasi harus memenuhi kebutuhan kelompok selain fleksibel, kompetitif, produktif dan komprehensif.
Jika sistem motivasi memiliki karakteristik ini, sistem tersebut akan mencapai hal-hal berikut di kantor:
(a) Membantu memberikan contoh bagi bawahan
(b) Menjaga moral yang tinggi
(c) Membantu dalam disiplin
(d) Memberikan pertumbuhan dalam status dan tanggung jawab
(e) Memberikan peluang keuangan kepada para eksekutif.
