Artikel ini menyoroti enam prasyarat utama sistem perkantoran yang baik. Mereka adalah: 1. Penerimaan 2. Kesederhanaan 3. Ketergantungan 4. Efektivitas 5. Fleksibilitas 6. Efisiensi.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik # 1. Akseptabilitas:
Bahkan sistem atau prosedur terbaik yang dirumuskan akan gagal jika tidak dapat diterima oleh mereka yang bertanggung jawab untuk menggunakannya.
Jika suatu sistem tidak dapat diterima, itu akan menjadi sabotase atau akan gagal karena penyalahgunaannya.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik #2. Kesederhanaan:
Sebuah sistem yang dirancang untuk digunakan di kantor tidak boleh membuat orang merasa rumit, berat dan terlalu sulit untuk diterima. Ini harus dirancang sedemikian rupa sehingga setiap orang harus dapat memahaminya dan setiap orang harus dapat mengimplementasikannya dengan cepat.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik # 3. Ketergantungan:
Jelas dan sangat jelas bahwa sistem yang baik membawa hasil yang sangat baik. Outputnya juga akan distandarisasi dan sesuai standar. Oleh karena itu, ini memunculkan gagasan atau konsep ketergantungan di antara karyawan.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik #4. Efektivitas:
Efektivitas suatu sistem berkaitan dengan pencapaiannya. Jika suatu sistem terus bekerja, menghasilkan hasil, maka itu ditafsirkan efektif sejauh menghasilkan hasil. Namun, di sini harus dilihat atau diperhatikan bahwa tujuan dicapai dalam jangka waktu yang tepat yang dijadwalkan atau disebutkan. Baru kemudian efektivitas berorientasi pada hasil.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik #5. Fleksibilitas:
Fleksibilitas suatu sistem mengacu pada setiap orang yang menerima sistem, berada di bawah kerangka kerja untuk menghasilkan hasil, dan harus mampu menyerap perubahan yang sering terjadi pada “lingkungan organisasi”. Ini, jika tidak fleksibel, maka pekerjaan bisa terganggu dan sistem bisa gagal total.
Prasyarat Sistem Perkantoran yang Baik #6. Efisiensi:
Sistem yang diadopsi harus sedemikian rupa sehingga dapat mencapai tujuannya dalam perkiraan biaya untuk implementasinya. Jika diterapkan, dan tidak sesuai dengan sistem maka konsekuensi yang merugikan harus sedikit atau kurang, atau minimal, sehingga organisasi tidak dirugikan karena hal ini.
