Administrasi Gaji: Manajemen Perkantoran

Rencana Kompensasi Karyawan:

Rencana kompensasi semacam itu bertujuan untuk memenuhi tiga keinginan dasar semua pekerja:

1. Kompensasi yang adil dan wajar’ untuk pekerjaan yang dilakukan.
2. Pengakuan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik—melalui peringkat prestasi, di mana perusahaan memperhatikan kualitas dan kuantitas pekerjaan, dan dalam beberapa kasus, melalui penggunaan sistem pembayaran insentif, di mana imbalan tambahan diberikan untuk pekerjaan yang luar biasa. kuantitas pekerjaan.
3. Promosi dalam perusahaan bisnis, tidak hanya berdasarkan senioritas, tetapi juga berdasarkan prestasi.

Ketiga keinginan ini membentuk kebutuhan akan rencana kompensasi yang terpadu dan harus dipertimbangkan dengan semua keterkaitannya. Namun keinginan, harus dianalisis dalam kaitannya dengan landasan yang dibangun di atas analisis pekerjaan dan evaluasi pekerjaan. Pentingnya analisis pekerjaan ditunjukkan dengan penggunaannya dalam menetapkan level atau tingkatan untuk posisi jabatan. Menetapkan nilai atau level ini adalah bentuk evaluasi pekerjaan. Untuk membuat klasifikasi pekerjaan yang paling memuaskan, tidak boleh ada terlalu banyak tingkatan atau tingkatan.

Selain itu, dalam setiap tingkatan atau kelompok pekerjaan, harus ada kisaran gaji maksimum dan minimum, dengan kenaikan berkala berdasarkan kinerja pekerjaan yang berhasil seperti yang ditunjukkan oleh beberapa bentuk peringkat karyawan.

Jika sebuah perusahaan ingin mewujudkan nilai penuh dari rencana kompensasi, perusahaan harus mengkomunikasikan kepada karyawannya sifat dari rencana kompensasi, yang dasarnya adalah evaluasi objektif dari setiap pekerjaan, dan analisis gaji yang dibayarkan oleh perusahaan lain, dan bahwa setiap pekerja memiliki kesempatan untuk mendapatkan penghasilan lebih sebagai hasil dari kinerja pekerjaannya yang baik. Banyak yang telah ditulis dan dibicarakan tentang menempatkan pekerja kantoran berdasarkan gaji insentif, tetapi sedikit yang telah dilakukan.

Dalam hal mengukur pekerjaan dan menetapkan standar, manajer kantor tampaknya tertarik tetapi tidak banyak berbuat. Untuk menetapkan standar, pekerjaan harus dianalisis dengan hati-hati, semua gerakan yang tidak perlu dan pemborosan waktu harus dihilangkan, dan kemudian sejumlah studi tentang output harus dilakukan untuk mendapatkan angka kinerja rata-rata.

Rata-rata ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menetapkan pembayaran upah insentif. Kecenderungan yang berkembang menuju mekanisasi pekerjaan kantor dan peningkatan penggunaan peralatan elektronik tidak diragukan lagi akan mengantarkan era pembayaran upah insentif di kantor-kantor di masa depan. Salah satu fase rencana kompensasi yang sangat signifikan untuk karyawan kantor berkaitan dengan berbagai tunjangan atau pembayaran non-gaji, yang dilakukan.

Pekerja kantoran biasanya mendapatkan tunjangan ini dari waktu ke waktu melalui upaya manajemen untuk menempatkan pekerja kantoran setara dengan pekerja di pabrik, membangun moral, dan mempertahankan pekerja yang baik. Pekerja kantoran dan pekerja di pabrik biasanya menerima pembagian, dan tunjangan asuransi, tetapi pekerja kantoran biasanya menerima hak cuti sakit yang lebih ringan dan cuti berbayar yang lebih lama untuk masa kerja tertentu. Meskipun tunjangan ini seringkali bersifat paternalistik, beberapa diberikan sebagai pengganti kenaikan upah karena tidak dikenakan pajak kepada karyawan dan dapat dikurangkan sebagai pengeluaran bisnis oleh perusahaan.

Kompensasi untuk Personil Kantor:

Setelah pekerjaan telah distandarisasi dan dikelompokkan dan kepentingan relatif mereka satu sama lain telah ditetapkan, masalah penting yang harus dipecahkan adalah: Berapa pekerja harus dibayar? Dalam menentukan gaji dengan metode pemeringkatan, menetapkan gaji untuk pekerjaan dengan peringkat tertinggi dan terendah adalah semua yang diperlukan karena semua pekerjaan lain harus memiliki rasio langsung atau relatif terhadap dua ekstrem tersebut.

Dalam metode klasifikasi pekerjaan, sejumlah kelas atau tingkat pekerjaan yang telah ditentukan sebelumnya dipilih berdasarkan berbagai tingkat dan tanggung jawab, dan semua pekerjaan atau posisi lain dianalisis dan dikelompokkan ke dalam kelas atau tingkat tertentu dalam kaitannya dengan kategori yang telah ditentukan sebelumnya.

Untuk setiap klasifikasi pekerjaan atau pengelompokan keluarga pekerjaan, kisaran gaji ditetapkan yang mengandung hubungan antara pentingnya pekerjaan dalam kelompok itu dengan semua kelompok pekerjaan lainnya. Dalam metode perbandingan faktor, setiap pekerjaan dievaluasi berdasarkan lima faktor kritis, berdasarkan pekerjaan kunci terpilih yang terkait dengan tingkat uang masing-masing dari ketiga metode evaluasi pekerjaan ini, ketentuan harus dibuat untuk kenaikan tahunan, sehingga karyawan dapat maju dari tingkat terendah ke tingkat tertinggi dari pekerjaan khususnya dan kemudian dipromosikan ke tingkat pekerjaan berikutnya. Dalam metode poin, setiap faktor yang umum, suatu pekerjaan dibagi menjadi sub-faktor, yang didefinisikan dengan jelas dalam hal nilai poin.

Terlepas dari tingkat upah dan gaji, penilai pekerjaan melihat faktor dan sub-faktor yang merupakan karakteristik dari setiap pekerjaan. Dalam menetapkan setiap kisaran gaji, sejumlah faktor harus dipertimbangkan. Dasarnya, tentu saja, gaji tidak boleh melebihi kemampuan perusahaan untuk membayar dan tetap menghasilkan keuntungan dari usahanya. Namun seringkali ada faktor lain, seperti upah dan gaji yang dibayarkan oleh perusahaan lain di wilayah yang sama dan peraturan pemerintah yang harus dianalisis.

Upah dan gaji:

Dalam mengembangkan struktur gaji untuk karyawan kantor, perusahaan pertama-tama dapat menyiapkan kurva pembayaran rata-rata eksternal yang menunjukkan gaji yang diterima oleh karyawan di perusahaan lain di masyarakat. Untuk mendapatkan data tentang gaji yang dibayarkan untuk pekerjaan yang sebanding dalam industri sejenis di masyarakat atau di sekitarnya, dapat dilakukan survei upah dan gaji.

Individu atau komite yang bertugas menyiapkan kuesioner survei upah harus memastikan bahwa informasi ditanyakan tentang sejumlah pekerjaan utama yang stabil, seperti untuk tujuan evaluasi dan pemeringkatan pekerjaan. Judul pekerjaan standar harus dicantumkan pada formulir survei untuk pekerjaan kunci dengan bayaran terendah dan tertinggi. Karena terminologi konten pekerjaan mungkin berbeda dari perusahaan ke perusahaan, ringkasan singkat dari setiap jabatan harus menyertai formulir kuesioner sehingga semua responden memberikan data tentang pekerjaan yang disukai.

Karena banyak perusahaan memberikan kompensasi tambahan dalam bentuk tunjangan atau pembayaran non-gaji, kuesioner harus mengumpulkan data tentang status kompensasi tambahan seperti cuti berbayar, asuransi kelompok, dan pensiun. Data yang berkaitan dengan sifat dan tingkat pembayaran upah insentif juga dapat diperoleh dari perusahaan di masyarakat dengan memasukkan pertanyaan yang meminta penjelasan tentang metode insentif yang digunakan dan untuk jumlah rata-rata pendapatan insentif yang dinyatakan sebagai persentase dari gaji pokok.

Data gaji komparatif tambahan yang mungkin berguna dalam menetapkan kurva gaji rata-rata eksternal, dapat diperoleh dari Biro Statistik Tenaga Kerja, yang membuat survei rumit yang mencakup sekitar 100 pekerjaan secara berkala. Survei semacam itu mencakup upah per jam, upah tambahan, dan pembayaran insentif untuk beberapa klasifikasi bisnis, termasuk pekerjaan kantor.

Sumber data lain tentang gaji yang dibayar pekerja administrasi termasuk Direktori Gaji Kantor tahunan yang disiapkan oleh Masyarakat Manajemen Administrasi dan Survei Tahunan Gaji Pemrosesan Data yang disusun oleh majalah Otomasi Bisnis bekerja sama dengan Masyarakat Manajemen Administratif.

Bantuan khusus bagi administrator gaji dalam menghubungkan gaji rata-rata yang dibayarkan oleh perusahaan lain di komunitasnya dengan struktur gaji perusahaannya adalah hasil survei gaji yang dilakukan setiap tahun oleh banyak cabang lokal dari Masyarakat Manajemen Administrasi.

AMS menyediakan data gaji berikut untuk semua perusahaan yang berpartisipasi:

1. Jumlah pegawai administrasi kantor yang dipekerjakan, dengan 20 Jabatan—tingkat gaji bulanan, tingkat gaji setengah bulanan, dan tingkat gaji mingguan.
2. Tarif mingguan rata-rata menurut jenis bisnis.
3. Tarif mingguan rata-rata menurut ukuran kantor.

Selain itu, informasi wajar berikut terkandung dalam laporan tahunan:

1. Jumlah dan klasifikasi usaha yang disurvei.
2. Tingkat serikat pekerja klerikal.
3. Jumlah karyawan yang diwakili oleh perusahaan peserta.
4. Kisaran ukuran kantor.
5. Keanggotaan di AMS.
6. Liburan berbayar
7. Minggu kerja dasar dalam jam.
8. Saat lembur dibayarkan.
9. Liburan berbayar diberikan kepada karyawan administrasi.
10. Informasi umum seperti cakupan rencana evaluasi pekerjaan, sistem penilaian prestasi, rencana insentif upah, rencana saran, program pensiun klerikal, asuransi kelompok klerikal, rawat inap klerikal, klerikal, tunjangan bedah, dan asuransi tunjangan sakit klerikal.

Setelah menyiapkan kurva pembayaran rata-rata eksternal melalui satu atau lebih sumber data yang dijelaskan di atas, perusahaan kemudian dapat menghubungkan kurva pembayaran eksternal dengan gaji yang dibayarkan di dalam kantor dan memutuskan untuk mencocokkan, membayar lebih, atau membayar kurang dari gaji yang ditunjukkan pada kurva gaji eksternal. Beberapa perusahaan membangun standar gaji mereka di sekitar persaingan di wilayah mereka untuk karyawan yang melakukan jenis pekerjaan serupa. Perusahaan lain lebih suka mengikat standar mereka lebih dekat dengan gaji yang dibayarkan kepada karyawan dalam industri yang sama.

Beberapa perusahaan mengikuti prinsip membayar gaji yang lebih tinggi dari rata-rata untuk pekerjaan yang lebih baik dari rata-rata dan dengan demikian membayar gaji yang lebih tinggi daripada yang dibayarkan oleh perusahaan lain. Di perusahaan yang menyediakan program tunjangan tambahan atau pembayaran tambahan yang luas, keputusannya mungkin membayar gaji pokok yang lebih kecil daripada yang diterima oleh pekerja lain di pasar umum. Setelah kurva gaji internal ditentukan untuk kisaran pekerjaan di dalam perusahaan, kisaran gaji dihitung untuk setiap tingkat pekerjaan, seperti yang ditetapkan sebelumnya dengan metode poin.

Perusahaan dapat menetapkan sebaran persentase tetap, seperti sebaran 10 persen di sekitar titik tengah setiap kisaran pada kurva gaji. Atau, dapat diputuskan untuk menerapkan persentase kenaikan yang semakin besar, seperti 10 persen untuk level pekerjaan terendah hingga 40 sampai 50 persen untuk level tertinggi.

Jika rentang uang telah dikembangkan secara akurat dan tetap terkini, tarif minimum di setiap level, harus cukup untuk menarik karyawan baru ke perusahaan. Titik tengah kisaran gaji akan sebanding dengan tarif yang dibayarkan untuk tingkat pekerjaan tersebut di industri secara umum, dan batas atas kisaran akan mencerminkan apa yang bersedia dibayar perusahaan untuk pekerja kelas atas.

Peraturan Pemerintah:

Dua undang-undang federal yang paling penting bagi administrator gaji kantor adalah Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil dan Undang-Undang Walsh-Healey. Undang-Undang Standar Perburuhan yang Adil (FLSA) berkaitan dengan pekerjaan pekerja di industri swasta, sementara Walsh-Healey memberlakukan pembatasan tambahan pada pemberi kerja yang merupakan kontraktor Pemerintah. Kedua undang-undang ini berkaitan dengan pembayaran upah minimum, pembayaran lembur untuk jam-jam yang melebihi jumlah jam yang ditetapkan, dan pengaturan tentang pekerja anak.

Undang-Undang Standar Ketenagakerjaan yang Adil:

Apakah suatu perusahaan tercakup dalam ketentuan undang-undang ini dan dengan demikian tunduk pada upah minimum dan pembayaran lembur tergantung pada penjualan tahunan dan jumlah barang yang dipindahkan melintasi garis negara bagian dalam perjalanan mereka ke dan dari perusahaan.

Jika sebuah perusahaan termasuk dalam salah satu dari lima klasifikasi perusahaan berikut, semua karyawannya dilindungi oleh undang-undang tersebut:

1. Perusahaan No.1 :

Sebuah perusahaan dengan satu atau lebih ritel atau lokasi layanan dan dengan total penjualan tahunan bruto sebesar $1 juta atau lebih dan pembelian tahunan minimal 1/4 (atau $250.000) barang untuk dijual kembali yang telah berpindah dalam perdagangan antar negara bagian.

2. Perusahaan No.2:

SPBU dengan penjualan kotor tahunan minimal $250.000

3. Perusahaan No.3:

Perusahaan konstruksi atau rekonstruksi dengan bisnis tahunan sebesar $350.000 atau lebih.

4. Perusahaan No.4:

Bisnis transit antar kota atau metropolitan dengan pendapatan kotor tahunan sebesar $1 juta atau lebih.

5. Perusahaan No.5:

Perusahaan jenis lain apa pun, asalkan perusahaan tersebut memiliki karyawan yang bekerja dalam perdagangan atau memproduksi barang untuk perdagangan dan perusahaan yang menjadi bagiannya memiliki penjualan kotor tahunan sebesar $1 juta atau lebih.

Selain karyawan yang bekerja di jenis perusahaan yang dijelaskan di atas, jenis karyawan berikut dicakup oleh undang-undang tersebut, ada pengecualian khusus untuk mereka, seperti yang akan dibahas nanti.

1. Pekerja di industri telepon, telegraf, radio, televisi, dan angkutan umum.
2. Pegawai yang membangun, memelihara, dan memperbaiki jalan raya; rel kereta api, dan lapangan udara.
3. Karyawan yang memelihara atau memperbaiki kendaraan atau peralatan yang digunakan dalam perdagangan antarnegara bagian.
4. Pekerja dalam industri pendistribusian, seperti grosir, yang menangani perpindahan barang dalam perdagangan antarnegara serta pekerja yang memesan, menerima, atau mencatat barang tersebut.
5. Clerical dan pekerja lain yang secara teratur menggunakan surat, telepon, atau telegraf untuk komunikasi antarnegara bagian.
6. Karyawan bisnis yang menggunakan jalur perdagangan antar negara bagian dalam operasi sehari-hari.
7. Karyawan yang perjalanan bisnisnya melintasi batas negara bagian.
8. Karyawan di tambang, ladang minyak, dan penggalian,
9. Pekerja pelindung, baik yang dipekerjakan oleh produsen atau perantara.
10. Pekerja yang memproduksi barang yang menjadi bagian atau bahan dari produk yang dikirimkan oleh perusahaan lain dalam perdagangan antarnegara atau luar negeri.
11. Pekerja dalam proses atau pekerjaan yang terkait erat secara langsung penting untuk produksi barang tersebut. Misalnya, pekerja di perusahaan yang memasok barang-barang seperti mesin, bahan bakar, atau utilitas ke perusahaan yang kemudian menggunakan barang-barang ini untuk memproduksi barang untuk perdagangan antarnegara atau luar negeri.

Jika karyawan perusahaan dilindungi oleh FLSA, mereka harus dibayar dengan tarif minimum tertentu dan premi lembur untuk semua jam kerja yang melebihi jumlah tertentu. FLSA juga menempatkan batasan tertentu atas mempekerjakan anak-anak dan mewajibkan pemberi kerja untuk menyimpan informasi tertentu dalam catatan penggajiannya.

Upah Minimum:

Kecuali secara khusus dikecualikan dari ketentuan FLSA, semua karyawan yang tercakup harus dibayar sekurang-kurangnya upah minimum yang berlaku, apakah karyawan dibayar per jam, gaji, kerja borongan, atau dengan metode lainnya. Di bawah amandemen FLSA tahun 1966, upah minimum untuk karyawan yang dilindungi ditetapkan sebesar $1,60 per jam. Dalam kondisi tertentu, pemberi kerja dapat menerapkan tarif minimum khusus untuk pelajar, pekerja magang, kurir, pekerja cacat, dan pelajar penuh waktu.

Untuk menggunakan tarif tersebut, sertifikat khusus harus diperoleh dari Divisi Upah dan Jam dan Kontrak Publik Departemen Tenaga Kerja AS. The equal Pay Act of 1963, amandemen FLSA, melarang pemberi kerja untuk menetapkan perbedaan upah yang hanya didasarkan pada jenis kelamin pekerja dan yang melakukan pekerjaan yang setara pada pekerjaan yang kinerjanya membutuhkan keterampilan, usaha, dan tanggung jawab yang sama, dan yang dilakukan di bawah kondisi kerja yang serupa.

Jam Maksimum:

FLSA mensyaratkan bahwa lembur dibayar dengan tarif setidaknya satu setengah kali tarif gaji reguler per minggu kerja lebih dari 40 jam. Undang-undang tidak mewajibkan pembayaran tambahan untuk pekerjaan hari Sabtu, Minggu, atau hari libur. Itu tidak memerlukan pembayaran liburan, pembayaran liburan atau pembayaran pesangon, atau pemberitahuan pelepasan. Undang-undang tersebut juga tidak menetapkan batasan jumlah jam yang boleh dikerjakan, oleh orang yang berusia 16 tahun atau lebih.

Namun, jika jenis pembayaran dan kondisi kerja seperti itu disetujui dalam kontrak serikat pekerja atau diberlakukan oleh peraturan negara bagian, pemberi kerja dapat menggunakan FLSA sebagai alasan untuk tidak membayar atau tidak memenuhinya berdasarkan FLSA, pemberi kerja tidak diharuskan untuk memberikan waktu istirahat. karyawan mereka.

Namun, jika waktu istirahat diberikan, baik secara sukarela oleh pemberi kerja atau sesuai dengan ketentuan kontrak serikat pekerja, waktu istirahat harus dihitung sebagai jam kerja jika berlangsung selama 20 menit atau kurang. Demikian pula, istirahat minum kopi dan makanan ringan adalah waktu istirahat yang dapat dikompensasi dan tidak dapat dikecualikan dari jam kerja.

Pekerja Anak:

Di bawah FLSA, anak laki-laki atau perempuan harus berusia minimal 16 tahun sebelum dia dapat dipekerjakan di sebagian besar pekerjaan. Namun, anak-anak berusia 14 dan 15 tahun dapat bekerja di luar jam sekolah dalam jumlah terbatas di kantor dan pekerjaan penjualan. Pekerjaan harus dilakukan dalam kondisi tertentu dan untuk jumlah jam yang terbatas.

Selain itu, tidak seorang pun yang berusia di bawah 18 tahun boleh bekerja dalam pekerjaan yang telah dinyatakan berbahaya oleh Sekretaris Tenaga Kerja. Di sebagian besar negara bagian, majikan anak laki-laki dan perempuan harus mendapatkan sertifikat pekerjaan yang menyebutkan usia setiap karyawan di bawah umur. Di beberapa negara bagian, undang-undang menentukan batas usia yang lebih tinggi dan jam kerja yang lebih ketat daripada FLSA. Pengusaha yang tunduk pada FLSA harus mematuhi standar yang lebih tinggi, baik yang ditetapkan oleh undang-undang federal oleh negara bagian.

Catatan Penggajian Majikan:

FLSA mensyaratkan bahwa catatan upah, jam kerja, dan item lainnya disimpan oleh pemberi kerja, tetapi sebagian besar informasi ini sama dengan yang biasanya digunakan pemberi kerja dalam menjalankan bisnisnya dan dalam mematuhi undang-undang lainnya. Meskipun catatan tidak perlu disimpan dalam bentuk tertentu, catatan tersebut harus disimpan selama tiga tahun. Pendukung data penggajian seperti kartu waktu, tiket borongan, dan pesanan dan pengiriman, catatan harus disimpan dua tahun. Salinan mikrofilm dari dokumen semacam itu umumnya dapat diterima.

Karyawan yang Dikecualikan:

Jenis karyawan tertentu dibebaskan dari upah minimum dan ketentuan lembur FLSA. Misalnya, eksekutif, administrasi, dan karyawan profesional, dan penjual luar, sebagaimana didefinisikan dalam peraturan Sekretaris Tenaga Kerja, dikecualikan. Pekerja tambahan yang dikecualikan termasuk karyawan perusahaan ritel atau layanan yang terutama terlibat dalam penjualan mobil, truk, atau peralatan pertanian; dan karyawan perusahaan yang melakukan sebagian besar penjualan mereka di negara bagian.

Berdasarkan peraturan tersebut, karyawan tertentu, seperti yang bekerja di perusahaan kereta api, perusahaan pipa, maskapai penerbangan, dan pelayaran, dikecualikan dari ketentuan lembur. Jika administrator gaji ragu apakah karyawannya atau perusahaannya dicakup oleh FLSA, dia harus menghubungi kantor terdekat dari Divisi Upah dan Jam dan Kontrak Publik Departemen Tenaga Kerja AS.

Undang-Undang Walsh-Healey:

Di bawah Undang-Undang Walsh-Healey, pemberi kerja harus membayar upah minimum dan lembur kepada karyawan yang bekerja berdasarkan kontrak pemerintah untuk pembelian persediaan melebihi $10.000 kecuali jika karyawan tersebut dikecualikan. Tarif per jam minimum ditetapkan oleh Sekretaris Tenaga Kerja berdasarkan industri dan pembayaran lembur satu setengah kali tarif tersebut harus dibayarkan untuk jam kerja lebih dari delapan setiap hari atau 40 selama minggu kerja, mana yang lebih menguntungkan kepada karyawan. Undang-undang tersebut juga melarang mempekerjakan anak laki-laki di bawah 16 tahun dan anak perempuan di bawah 18 tahun pada pekerjaan produksi.

Undang-undang kontrak pemerintah lainnya termasuk Undang-Undang Davis-Bacon, yang mensyaratkan pembayaran upah minimum kepada buruh dan mekanik yang dipekerjakan pada kontrak pekerjaan umum federal yang melebihi $2.000. Tarif upah minimum ditentukan oleh Sekretaris Tenaga Kerja, setelah mempelajari tarif yang berlaku di daerah tersebut untuk pekerjaan serupa. Undang-Undang Jam Kerja dan Undang-Undang Delapan Jam mengharuskan pekerja yang tercakup dalam Undang-Undang Davis-Bacon harus dibayar setengah jam kerja melebihi jumlah yang ditentukan.

Sistem Gaji Insentif:

Gagasan yang mendukung sistem upah insentif Sistem upah insentif adalah bahwa pekerja yang lebih baik harus diberi penghargaan atas upaya dan produksi ekstra mereka. Insentif non-finansial, seperti pengakuan atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik, kesempatan untuk maju, hubungan antarmanusia yang lebih baik, dan kepemimpinan yang efektif, juga penting dalam menghasilkan upaya individu yang lebih tinggi di antara para pekerja.

Beberapa manajer kantor merasa bahwa imbalan untuk peningkatan produksi dan pekerjaan yang luar biasa harus diberikan dalam bentuk promosi ketika ada peluang. Tetapi bagi banyak karyawan, waktu promosi terlalu jauh, terutama jika mereka tidak memiliki kualitas pengawasan yang diperlukan. Bagi para pekerja ini, imbalan finansial langsung jauh lebih efektif.

Di kantor, sistem upah insentif dapat digunakan di mana:

(1) Pekerjaan yang harus dilakukan bersifat rutin dan berulang-ulang,

(2) Para pekerja terpusat dan diawasi dengan baik,

(3) Para pekerja tidak diminta untuk melakukan berbagai jenis tugas yang berbeda, dan

(4) Pekerjaan dapat diukur dan standar dikembangkan, pengukuran pekerjaan dan pengembangan standar tidak umum ditemukan di kantor, meskipun diperkirakan dua pertiga sampai tiga perempat dari semua pekerjaan yang dilakukan di kantor cocok untuk diukur. .

Di mana standar telah dikembangkan, mereka berbeda dengan masing-masing perusahaan. Manajer kantor harus secara serius mempertimbangkan pengembangan standar, jika bukan untuk tujuan memasang sistem upah insentif, setidaknya untuk kontrol pengawasan. Banyak kekhawatiran menyimpan catatan produksi untuk efek psikologis penggunaannya saat membuat rekomendasi untuk promosi dan transfer. Dengan demikian perusahaan-perusahaan ini mencapai sebagian efek dari pembayaran upah sistem insentif.

Jenis Sistem Upah Insentif Untuk Pekerja Kantoran :

Sistem upah insentif untuk pekerja kantor terbagi dalam dua kategori utama:

(1) Insentif individu dan

(2) Insentif kelompok.

Insentif Individu:

Dalam rencana insentif individu, pekerja kantor dibayar sesuai dengan produksi atau usahanya sendiri. Contoh dari rencana insentif individu adalah sistem upah borongan.

Agar sistem upah borongan berhasil, prinsip-prinsip berikut harus diakui dalam pengembangannya:

1. Sistem pembayaran insentif harus dicirikan oleh pembayaran pokok yang diberikan kepada semua pekerja yang melakukan jenis pekerjaan tertentu, ini berlaku untuk hari libur ketika pekerja tidak akan dibayar jika mereka menggunakan insentif langsung atau upah borongan dasar.
2. Tarif insentif harus ditetapkan sedemikian rupa sehingga 5 sampai 10 persen pekerja akan mendapatkan lebih dari gaji biasanya, 80 persen akan memenuhi standar yang ditetapkan, dan 5 sampai 10 persen tidak akan cukup memenuhi syarat. Kelompok terakhir ini harus diberikan setiap kesempatan untuk naik kelas, tetapi cepat atau lambat para pekerja ini harus ditempatkan di posisi lain atau diberhentikan.
3. Tarif insentif harus ditetapkan secara adil dan dilaksanakan dengan semangat keadilan.

Mendasari praktik sistem upah insentif individu adalah masalah pengukuran kerja karyawan. Semakin rutin suatu pekerjaan dan semakin sedikit jumlah jenis pekerjaan yang berbeda, semakin mudah pekerjaan mengukur pekerjaan tersebut. Produksi juru ketik digunakan sebagai contoh untuk menunjukkan bagaimana berbagai metode dapat digunakan untuk mengukur pekerjaan kantor guna menentukan dasar penetapan tarif insentif. Bahan yang diketik dapat diukur dengan goresan, garis, inci persegi, cakram, sabuk plastik.

Dalam mengukur jumlah guratan tulisan jenis, gaya jenis wajah yang berbeda, seperti pica dan elit; jumlah salinan yang diperlukan; ketersediaan perlengkapan kantor; dan sifat dikte harus dipertimbangkan. Untuk mengukur jumlah goresan yang diketik, Veeder Root counter atau cyclometer dapat digunakan.

Pembacaan biasanya dilakukan setiap pagi, tepat sebelum dan sesudah makan siang, dan di akhir setiap hari. Satu perusahaan membayar gaji pokok sebesar $70 seminggu untuk 1.500 titik cyclometer, Dengan 240 pukulan sama dengan satu titik cyclometer. Satu dolar untuk setiap 100 poin di atas minimum dibayarkan kepada operator mesin dan juru ketik yang mendikte, tetapi untuk pekerjaan pernyataan, formulir hukum, dan laporan terperinci, tarif yang lebih tinggi dibayarkan.

Metode kedua untuk mengukur karya tulis yang diketik adalah dengan menghitung jumlah baris yang diketik. Jumlah garis dapat dihitung baik dengan tangan atau dengan menggunakan penghitung garis, yang merupakan kertas karton atau skala plastik untuk jenis pica dan elite. Panjang garis dapat bervariasi karena jenis wajah yang digunakan dan lebar margin.

Garis standar biasanya 60 spasi—6 inci untuk tipe pica dan 5 inci untuk tipe elite. Satu perusahaan membayar juru ketiknya dan mendiktekan operator mesin setiap minggu tetapi tetap mencatat jalur standar yang diproduksi. Otomatis kenaikan gaji mingguan diberikan kepada produsen terbaik. Rata-rata untuk semua pekerja adalah 8.000 baris per minggu, setara dengan 800 surat sepuluh baris.

Metode ketiga untuk mengukur produksi juru ketik adalah dengan menggunakan Timbangan Leffingwell-Ream atau Sherwin-Cody. Timbangan ini adalah lembaran seluloid transparan yang diblokir dalam inci persegi. Ketika skala ditempatkan di atas sebuah huruf, jumlah inci persegi, dari jenis bahan tertulis dapat dibaca sekilas.

Metode keempat untuk mengukur produksi penulisan huruf, di mana mesin pendikte digunakan, adalah mencatat jumlah sabuk atau cakram plastik yang ditranskripsi. Gaji pokok bulanan, terkait dengan jumlah minimum sabuk atau disk yang ditranskripsikan, dapat ditetapkan dengan bonus yang dibayarkan untuk semua sabuk atau disk yang ditranskripsikan melebihi jumlah tersebut.

Insentif Grup:

Dalam rencana insentif kelompok, pekerja kantor berbagi pencapaian sekelompok kecil pekerja atau kelompok total, seperti seluruh perusahaan. Termasuk dalam insentif kelompok total adalah bagi hasil tunai, bagi hasil yang ditangguhkan, dan teori kepemilikan saham karyawan, karena semua karyawan mendapat manfaat dari pengurangan biaya produksi, melalui pembayaran bonus tunai, karyawan akan terus mencari beberapa metode pemotongan biaya. .

Lebih dari 90.000 perusahaan, atau satu dari setiap enam perusahaan dengan 20 karyawan atau lebih, memiliki semacam rencana bagi hasil. Perusahaan yang menggunakan rencana bagi hasil mengutip bahwa mempekerjakan kerja tim dirangsang, perputaran tenaga kerja berkurang, produksi ditingkatkan, kualitas produk ditingkatkan, dan biaya diturunkan.

Keuntungan dapat dibagi dengan membayar tunai kepada karyawan pada periode yang ditentukan sepanjang tahun; dengan membayar bagian keuntungan ke dalam dana perwalian untuk dibagikan di kemudian hari, seperti pada saat pensiun, kematian, atau pesangon; atau dengan membayar sebagian keuntungan secara langsung dalam bentuk uang tunai dan menempatkan sisanya dalam dana perwalian di bawah rencana pembayaran yang ditangguhkan. Perusahaan dapat memperoleh manfaat dari rencana bagi hasil yang ditangguhkan karena sebagian dari kontribusinya terhadap rencana tersebut dapat dikurangkan sebagai biaya operasi bisnis untuk keperluan pajak penghasilan.

Untuk karyawan, penerimaan sebagian dari penghasilannya saat ini ditunda sehingga memungkinkan dia untuk menyebarkan penghasilannya dari tahun-tahun dengan penghasilan tinggi ke tahun-tahun dengan penghasilan lebih rendah seperti saat pensiun. Dalam rencana pembagian keuntungan beberapa perusahaan, persentase keuntungan yang telah ditentukan sebelumnya disisihkan setiap tahun, sementara perusahaan lain menggunakan skala geser untuk menentukan jumlah keuntungan yang akan dibagi.

Untuk memberikan insentif yang nyata bagi karyawan, rencana bagi hasil harus memberikan pembayaran yang cukup besar kepada para pekerja, tetapi tetap mengizinkan penyimpanan cadangan oleh perusahaan untuk pertumbuhan di masa mendatang. Rencana bagi hasil ditangguhkan yang paling sukses menghasilkan, rata-rata, 8 sampai 15 persen atau lebih dari gaji tahunan karyawan. Agar karyawan menanggapi rencana pembagian laba tunai sebagai pengganti insentif produksi individu, mereka harus menerima 15 persen atau lebih dari gaji tahunan mereka.

Di satu perusahaan yang telah membayarkan bonus bagi hasil kepada karyawannya selama beberapa tahun, jumlah bonus tahunan bervariasi setiap tahun sesuai dengan keuntungan yang diperoleh. Jumlah bonus dihitung sebagai persentase dari gaji langsung setiap karyawan yang memenuhi syarat dengan tarif yang berlaku pada periode pembayaran terakhir di bulan Juni tahun dimana bonus dibayarkan.

Dalam menghitung jumlah bonus yang dibayarkan kepada seorang karyawan, pengurangan dibuat untuk ketidakhadiran yang tidak dibayar, terlepas dari sifatnya, selama tahun tersebut. Seseorang harus bekerja selama tiga tahun secara permanen sebelum dia dapat berpartisipasi dalam bonus bagi hasil. Sebagaimana dinyatakan dalam manual kebijakan perusahaan ini:

Banyak perusahaan menerbitkan saham kepada karyawan mereka, terutama para eksekutif dan personel manajerial, sebagai bentuk pembayaran upah formal, dari bonus yang ditangguhkan atau bagi hasil. Selama periode kemakmuran meningkat, rencana kepemilikan saham juga dapat diperluas ke pekerja biasa. Dalam rencana opsi saham, dengan partisipasi yang biasanya didasarkan pada fungsi pekerjaan, kinerja pekerjaan, dan masa kerja, karyawan diizinkan untuk membeli saham perusahaan dengan nilai buku, yang biasanya di bawah nilai pasar.

Sebagian besar perusahaan membatasi opsi saham mereka pada persentase tertentu, seperti 10 persen, dari gaji tahunan karyawan. Jadi, seorang manajer kantor yang berpenghasilan $12.000 setahun akan diberi opsi tahunan untuk membeli 40 saham dengan nilai buku masing-masing $30, sementara seorang sekretaris yang berpenghasilan $6.000 akan diberi hak untuk membeli 20 saham.

Standar Insentif Kantor:

Untuk perusahaan yang telah menggunakan sistem upah insentif untuk mengkompensasi karyawan kantor mereka, berikut ini adalah beberapa standar yang digunakan:

1. Satu perusahaan dengan departemen transkripsi mesin terpusat membayar gaji pokok sebesar $70 per minggu, ditambah bonus per baris, untuk semua produksi lebih dari 4.000 baris per minggu. Standar lain telah ditetapkan untuk keluaran, tetapi ini belum menjadi dasar untuk rencana pembayaran insentif.

Standar tersebut adalah:

(a) Pengarsipan: 100 hingga 125 lembar per jam dalam pengarsipan abjad.

(b) Menyiapkan stensil Addressograph: 125 jam.

(c) Mimeograf: Memasang stensil pada mesin, memeriksa, dan menjalankan salinan—2.500 hingga 3.000 salinan per jam.

(d) Memper