Kontrol pembelian mencakup kontrol pada semua aspek pembelian. Pembelian dilakukan oleh bagian pembelian.
Departemen pembelian:
Departemen pembelian memainkan peran yang sangat penting dalam suatu organisasi karena pembelian berpengaruh pada setiap faktor penting yang berkaitan dengan pembuatan, kualitas, biaya, efisiensi, dan pengiriman barang yang cepat kepada pelanggan. Fungsinya adalah untuk mendapatkan bahan, perlengkapan, layanan, mesin dan peralatan dengan persyaratan yang paling menguntungkan yang konsisten dengan mempertahankan standar kualitas yang diinginkan.
Pembelian adalah fungsi terpenting dari manajemen material karena pada saat pesanan dilakukan untuk pembelian material, sebagian besar dari keuangan perusahaan dilakukan yang mempengaruhi posisi arus kas perusahaan.
Jadi, jika ukuran badan usaha memungkinkan, harus ada departemen pembelian yang terpisah dan tanggung jawab untuk membeli semua jenis bahan harus dipercayakan kepada departemen ini. Kepala departemen ini biasanya dikenal sebagai Manajer Pembelian atau Manajer Persediaan atau Kepala Pembeli.
Berikut ini adalah tujuan dasar di balik pendirian departemen pembelian yang terpisah:
- Menjaga ketersediaan bahan secara terus menerus sehingga aliran bahan untuk produksi tidak terganggu;
- Melakukan pembelian secara kompetitif dan bijaksana dengan harga yang paling ekonomis;
- Untuk melakukan pembelian dalam jumlah yang wajar untuk meminimalkan investasi dalam bahan;
- Untuk membeli bahan dengan kualitas yang tepat untuk meminimalkan kemungkinan pemborosan bahan dan kerugian dalam produksi;
- Untuk mengembangkan hubungan yang baik dengan pemasok yang akan memastikan persyaratan pasokan bahan yang terbaik;
- Untuk mengembangkan sumber pasokan alternatif sehingga bahan dapat dibeli dari sumber alternatif tersebut jika pemasok tertentu gagal memasok bahan;
- Untuk mengadopsi metode pembelian yang paling menguntungkan untuk memastikan kelancaran pengiriman bahan dari pemasok dan untuk menghindari risiko perselisihan atau kerugian finansial; dan
- Berfungsi sebagai pusat informasi tentang pengetahuan bahan yang berkaitan dengan harga, sumber pasokan, spesifikasi, cara pengiriman, dll.
Ringkasnya, tujuan dasar mendirikan departemen pembelian yang terpisah adalah untuk memastikan ketersediaan berkelanjutan dari kualitas bahan yang diperlukan, untuk menghindari penundaan produksi dan kerugian dalam produksi dan pada saat yang sama mengurangi biaya akhir dari produk jadi.
Pembelian Terpusat:
Departemen pembelian dapat terpusat atau terdesentralisasi. Departemen pembelian terpusat berarti bahwa semua fungsi pembelian dialihkan melalui satu departemen. Pembelian harus terpusat yaitu semua pembelian harus dilakukan oleh departemen pembelian untuk menghindari duplikasi, tumpang tindih dan pengadaan yang tidak seragam.
Semua departemen lain yang membutuhkan bahan, persediaan, layanan, mesin dan peralatan harus mengirimkan indentasi atau permintaan pembelian ke departemen pembelian terpusat untuk melakukan pembelian yang sesuai dan tepat waktu.
Keuntungan Pembelian Terpusat:
- Ketika bahan dibeli, persyaratan yang menguntungkan, misalnya diskon perdagangan yang lebih banyak atau penghematan transportasi dapat diperoleh karena jumlah yang terlibat akan besar.
- Bagian pembelian dapat dikelola oleh pejabat bergaji tinggi yang ahli dalam seni pembelian bahan. Pengetahuan dan keterampilan khusus dari orang-orang ini dapat dimanfaatkan.
- Kontrol pembelian yang lebih baik dimungkinkan. Ada kemungkinan pembelian yang sembrono ketika beberapa orang diberi wewenang untuk melakukan pembelian untuk kebutuhan mereka.
- Semua catatan mengenai pembelian disimpan di satu tempat di bawah pengawasan petugas pembelian. Ini menghasilkan ekonomi, baik dalam kompilasi dan konsultasi catatan.
- Pembelian terpusat membantu dalam mengikuti kebijakan, praktik, dan prosedur pembelian yang seragam.
- Menghindari duplikasi upaya dan sangat membantu dalam mencapai standar produk.
- Penghubung dengan departemen produksi dan layanan menjadi lebih mudah dengan pembelian terpusat karena semua departemen mendekati departemen pembelian untuk kebutuhan bahan, persediaan, layanan, dan peralatan mereka.
- Pembelian terpusat menghasilkan ekonomi bagi vendor karena hanya ada satu petugas pembelian yang harus ditangani daripada banyak orang di bawah pembelian terdesentralisasi.
Kerugian Pembelian Terpusat:
- Pembelian terpusat akan menyebabkan keterlambatan karena cabang di tempat yang berbeda akan mengirimkan persyaratan mereka ke departemen pembelian dan departemen pembelian kemudian akan memeriksa persyaratan mereka dan melakukan pemesanan untuk pembelian bahan.
- Dalam hal pembelian terpusat, cabang di tempat yang berbeda tidak dapat memanfaatkan pembelian lokal.
- Ada kemungkinan terjadi kesalahpahaman antara cabang yang membutuhkan bahan dan bagian pembelian sehingga dapat terjadi kesalahan pembelian bahan.
- Ini akan menyebabkan biaya awal yang tinggi karena departemen pembelian terpisah untuk pembelian bahan akan dibentuk.
Dapat disimpulkan bahwa perusahaan manufaktur yang mengoperasikan beberapa cabang atau pabrik di tempat yang berbeda dan memproduksi produk yang berbeda yang membutuhkan jenis bahan yang berbeda, dapat memiliki pembelian terdesentralisasi dan pabrik yang berbeda dapat memenuhi kebutuhan mereka dengan melakukan pembelian di pasar lokal mereka. Pembelian terpusat akan menguntungkan jika cabang atau pabrik yang terletak di tempat berbeda membutuhkan jenis bahan yang sama.
