Departemen personalia, dengan bantuan dari berbagai pengawas dan kepala departemen, bertanggung jawab atas pelaksanaan kebijakan mengenai perekrutan, pemberhentian, klasifikasi karyawan dan upah yang telah ditetapkan oleh Dewan Direksi atau komite eksekutif. Fungsi utama departemen personalia adalah merekrut pekerja, melatih mereka, dan menempatkan mereka pada pekerjaan yang paling cocok bagi mereka.
Setiap kali seorang pekerja baru direkrut, salinan surat penunjukan yang berisi semua syarat dan ketentuan kerja harus dikirim ke:
- Waktu kantor untuk pencatatan kehadiran.
- Departemen Pay Roll untuk melakukan pendaftaran di Pay Roll.
Satu salinan surat kepegawaian disimpan oleh Departemen Personalia untuk memelihara kartu riwayat karyawan.
Berikut adalah dua catatan penting yang digunakan sehubungan dengan perekrutan dan penempatan tenaga kerja:
Persyaratan Penempatan Karyawan:
Proses rekrutmen dimulai ketika departemen personalia menerima salinan permintaan penempatan karyawan. Permintaan dikirim ke departemen personalia setiap kali seorang pekerja dibutuhkan oleh departemen.
Setelah menerima permintaan seperti itu, departemen personalia mengambil tindakan untuk merekrut pekerja baru atau menugaskan kembali pekerja yang ada. Ini adalah tugas departemen personalia untuk menerima lamaran formal, mewawancarai pelamar dan memilih mereka untuk posisi dan menginformasikan departemen yang membutuhkan pekerja tentang seleksi tersebut.
Ketentuan permintaan penempatan tenaga kerja dapat diatur sebagai berikut:
Saat bekerja, setiap pekerja diberi nomor yang dikenal sebagai nomor tiket atau nomor token atau nomor jam dan nomor ini diubah saat pekerja dipindahkan dari satu departemen ke departemen lain.
Nomor ini ditulis pada semua dokumen di mana pun nama pekerja muncul karena berguna untuk identifikasi pekerja yang memiliki nama yang sama, untuk pencatatan kehadiran dan dalam menjaga akuntansi mekanik.
Semua rekrutmen dilakukan sesuai dengan anggaran tenaga kerja dan permintaan penempatan karyawan. Anggaran tenaga kerja menentukan jumlah pekerja di bawah setiap kategori kelas dan keterampilan yang mungkin dia pekerjakan di suatu departemen.
Departemen personalia harus melihat bahwa jumlah pekerja yang dipekerjakan tidak boleh melebihi jumlah yang ditentukan kecuali dalam keadaan khusus yang memerlukan perekrutan lebih banyak pekerja. Perekrutan lebih banyak pekerja harus disahkan oleh otoritas yang kompeten sebelum merekrut mereka.
Kartu Riwayat Karyawan:
Departemen personalia harus menyimpan catatan lengkap dari setiap pekerja yang dipekerjakan dalam organisasi. Catatan disimpan pada kartu yang dikenal sebagai kartu riwayat karyawan.
Kartu ini mencakup detail berikut tentang pekerja:
(1) Nama dan alamat,
(2) Departemen,
(3) Nama mantan majikan dan alasan meninggalkannya,
(4) Tanggal kerja,
(5) Kategori,
(6) Tingkat upah,
(7) Promosi, dan
(8) Alasan keluar.
Kolom terakhir sangat penting karena membantu manajemen mengambil langkah-langkah untuk memperbaiki kondisi kerja agar tidak sering terjadi pergantian tenaga kerja. Kolom yang disediakan umumnya di bagian belakang kartu untuk memberikan informasi mengenai rincian hari libur yang diambil oleh pekerja.
Spesimen kartu riwayat karyawan diberikan di bawah ini:
Untuk melakukan kontrol yang tepat pada perekrutan tenaga kerja, langkah-langkah berikut harus diambil:
- Semua rekrutmen harus dilakukan hanya melalui departemen personalia.
- Manajer personalia harus memeriksa setiap permintaan penempatan karyawan dan melihat apakah ada kemungkinan untuk mentransfer kelebihan tenaga kerja dari daerah lain.
- Mempekerjakan pekerja lepas atau temporer harus diutamakan daripada perekrutan pekerja tetap jika penambahan tenaga kerja tidak mutlak diperlukan.
- Langkah-langkah pencegahan harus diambil untuk mengurangi ketidakhadiran dan inefisiensi. Tujuan dari langkah-langkah pencegahan harus untuk menjaga kepuasan pekerja. Kondisi kerja yang baik dan banyak fasilitas lain seperti fasilitas medis, perumahan dan rekreasi harus tersedia bagi pekerja sehingga mereka tidak dapat meninggalkan organisasi dan bekerja dengan efisiensi maksimal.
- Mekanisasi operasi harus dipertimbangkan jika membantu mengurangi biaya tenaga kerja.
- Laporan pemanfaatan tenaga kerja harus diperkenalkan di setiap departemen. Laporan-laporan ini akan menunjukkan tingkat pemanfaatan tenaga kerja yang tersedia dan persentase efisiensi yang dicapai oleh tenaga kerja yang dipekerjakan.
Penyampaian berbagai laporan kepada manajemen puncak, seperti laporan mingguan tentang ketidakhadiran, perputaran tenaga kerja, produktivitas tenaga kerja, tingkat aktivitas, kecelakaan, tindakan disipliner, waktu menganggur, lembur, pekerja lepas dll juga dianggap sebagai fungsi penting dari sebuah departemen personalia. Mari kita pertimbangkan perputaran tenaga kerja dan produktivitas tenaga kerja secara rinci.
