16 Langkah Teratas untuk Meminimalkan Penipuan dalam Pembayaran Upah

Langkah-langkah berikut dapat diambil untuk meminimalkan risiko penipuan:

1. Perbandingan antara kartu kerja atau kartu kerja borongan dan kartu waktu menganggur harus dibuat dengan kartu waktu pada setiap akhir minggu untuk melihat apakah ada perbedaan waktu dalam dua jenis pencatatan waktu pekerja. Hal ini akan mempersulit penyertaan pekerja palsu karena baik kartu waktu maupun kartu pekerjaan atau pekerjaan borongan harus dipalsukan untuk melakukan penipuan.
2. Dalam hal upah dibayarkan menurut metode upah borongan atau suatu skema insentif, kuantitas pekerjaan yang dilakukan oleh para pekerja harus dihitung secara hati-hati setelah pemeriksaan dan pengukuran yang layak sehingga pembayaran untuk kelebihan pekerjaan tidak dapat dilakukan.
3. Kerja lembur harus diizinkan oleh petugas yang bertanggung jawab. Jika petugas merasa benar, dia harus memberikan perintah kerja lembur secara tertulis.
4. Sejumlah orang harus dilibatkan dalam persiapan lembar upah. Dua pegawai harus memeriksa kartu waktu dan kartu kerja atau kartu kerja potong untuk melihat bahwa tidak ada kejanggalan. Panitera ketiga harus mengisi nama dan jumlah pekerja, tarif upah, jam kerja dan jumlah upah kotor. Petugas keempat harus memeriksa pekerjaan yang sudah dilakukan dan menghitung jumlah bersih gaji setelah melakukan pemotongan yang berkaitan dengan Provident Fund, Pajak Penghasilan, ESI, (asuransi negara karyawan), denda, jika ada. Panitera kelima memeriksa seluruh pekerjaan secara menyeluruh untuk melihat bahwa tidak ada kesalahan dalam lembar gaji.
5. Semua orang yang terlibat dalam persiapan lembar upah harus menandatanganinya dan harus disertifikasi sebagai benar dan ditandatangani oleh manajer pekerjaan.
6. Kasir harus menarik jumlah persis seperti yang tertera pada lembar gaji di bawah kolom gaji bersih. Uang kertas dan koin harus diperoleh dari bank dalam denominasi yang paling sesuai sehingga tidak ada kesulitan dalam pembayaran. Kasir tidak boleh dikaitkan dengan persiapan lembar gaji.
7. Amplop yang menunjukkan nama pekerja dan jumlah yang ada di dalamnya harus disiapkan. Harus diperhatikan bahwa orang yang bertanggung jawab atas pembayaran dan juga orang yang membuat amplop gaji sama sekali tidak boleh dikaitkan dengan persiapan lembar gaji.
8. Untuk mencegah masuknya pekerja tiruan, lembar gaji dan amplop upah harus diperiksa oleh petugas yang bertanggung jawab sesekali dengan mengikuti prinsip pengambilan sampel secara acak.
9. Upah harus dibayarkan departemen demi departemen dan pekerja dari satu departemen harus diminta untuk hadir pada satu waktu. Mandor departemen juga harus hadir untuk mengidentifikasi penerima upah. Atau, slip gaji yang memperlihatkan rincian perhitungan upah yang harus dibayar seorang pekerja harus diberikan kepada setiap pekerja oleh mandornya. Karyawan memberikan slip ini kepada kasir dan mendapatkan pembayaran. Spesimen slip gaji diberikan pada halaman berikutnya.
10. Pembayaran untuk produksi yang ditolak dan rusak serta waktu menganggur harus dilakukan hanya jika disahkan oleh otoritas yang berwenang.
11. Tindakan pencegahan yang tepat harus diambil untuk membayar pekerja, yang tidak hadir pada saat pembayaran. Dalam hal apa pun, upah seorang pekerja tidak boleh dibayarkan kepada sesama pekerja atau anggota keluarga pekerja kecuali ia memberikan surat kuasa tertulis dari pekerja yang bersangkutan. Surat kuasa tersebut harus dinyatakan benar oleh manajer pekerjaan.
12. Upah yang tidak diklaim harus diselidiki dan alasannya ditetapkan. Gaji harus disimpan di kantor kasir untuk beberapa waktu setelah itu harus dikreditkan ke Rekening “Upah yang Belum Dibayar” dan disetorkan ke rekening bank khusus sambil menunggu penyelidikan.
13. Kadang-kadang, seorang pejabat senior perusahaan harus secara pribadi mengunjungi tempat di mana upah dibayarkan untuk melihat apakah prosedur pembayaran upah yang benar diikuti.
14. Untuk meminimalkan kemungkinan penipuan, pembayaran kepada pekerja lepas harus dilakukan di hadapan petugas yang bertanggung jawab dan petugas yang mempekerjakan pekerja kausal tidak boleh dikaitkan dengan pembayaran upah.
15. Lembaran upah harus disiapkan tepat waktu agar pekerja dapat dibayar tepat waktu. Menurut Undang-undang Pembayaran Upah, 1936 upah harus dibayarkan dalam waktu 7 hari setelah penutupan periode jatuh tempo upah jika jumlah pekerja mencapai 1.000 dan dalam waktu 10 hari jika jumlah pekerja lebih dari 1.000 .
16. Gaji pekerja yang dipekerjakan di lokasi harus dibayar oleh pejabat dari kantor pusat.