Beberapa fungsi operasi utama dari seorang manajer personalia adalah sebagai berikut: A. Pengadaan B. Pengembangan C. Kompensasi (Upah dan Insentif) D. Integrasi E. Pemeliharaan (Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan) F. Catatan, Audit dan Riset.
A. Pengadaan:
- Penentuan Kebutuhan Tenaga Kerja:
(i) Menganalisis setiap pekerjaan untuk menentukan sifat pekerjaannya; kualifikasi yang diperlukan; sifat dan jumlah pelatihan yang dibutuhkan; jumlah pengawasan yang diperlukan; dll.
(ii) Untuk memperoleh dari analisis pekerjaan spesifikasi pekerjaan yang berisi dalam bentuk padat poin-poin paling relevan yang berkaitan dengan posisi dan pekerja, yang akan digunakan oleh wawancara kerja untuk memfasilitasi pekerjaan seleksi dan penempatan.
(iii) Untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja organisasi.
- Rekrutmen dan Seleksi:
(i) Untuk mengembangkan berbagai sumber pasokan pelamar untuk pekerjaan yang berbeda.
(ii) Untuk merancang blanko permintaan standar untuk digunakan oleh departemen operasi dalam meminta personel.
(ii) Mendesain blangko aplikasi untuk setiap kategori karyawan.
(iv) Mewawancarai pelamar oleh pewawancara terlatih.
(v) Untuk memperkenalkan (setelah studi yang cermat) program pengujian untuk melengkapi wawancara,
(vi) Menyelidiki secara menyeluruh dan memeriksa secara medis pelamar yang berhasil sebelum bekerja.
- Penempatan:
(i) Untuk menugaskan karyawan ke pekerjaan yang menurut mereka paling berkualitas berdasarkan teknik seleksi.
(ii) Untuk memperkenalkan prosedur yang seragam untuk memperkenalkan karyawan baru ke perusahaan dan departemen masing-masing.
(iii) Salinan peraturan dan ketentuan harus diberikan kepada setiap karyawan, dilengkapi dengan diskusi singkat tentang perusahaan, produknya, dll.
(iv) Kepala departemen atau penyelia harus menunjuk sesama karyawan untuk mengawal pendatang baru selama beberapa hari pertama dan bertindak sebagai ‘sponsornya’.
B.Pengembangan:
- Pelatihan dan Pendidikan:
(i) Untuk mengembangkan program pelatihan pra-kerja dan in-service untuk operator.
(ii) Menyusun program untuk pelatihan bagi mahasiswa eksekutif junior.
(iii) Mengembangkan program kuliah dan kelas untuk tenaga administrasi.
(iv) Menyelenggarakan program pelatihan supervisor dengan penekanan pada teknik penanganan hubungan. Topik dalam program ini dapat berupa ‘Manajemen laki-laki’, ‘Produksi dan biaya’, ‘Rencana upah dan insentif’, ‘Kontrol kualitas’ dan ‘Ekonomi energi’.
(v) Mengembangkan perpustakaan perusahaan untuk memasukkan buku-buku, pamflet, majalah, dan lain-lain yang diminati oleh semua golongan pegawai.
- Sistem Saran:
(i) Untuk mengatur sistem saran yang menarik, menawarkan hadiah yang sepadan dengan nilai saran, dan secara umum berfungsi sebagai lembaga kliring untuk ide. (Saran mungkin untuk perbaikan metode, mesin, proses, hubungan karyawan, dll.
(ii) Untuk mengikat sistem saran ke program pelatihan pengawasan dan untuk “menjual” ke personil pengawasan melalui media tersebut.
- Komunikasi:
(i) Untuk menyusun dan menerbitkan dalam bentuk tentatif sebuah buku pegangan karyawan yang dapat direvisi secara berkala, yang berisi perincian sejarah perusahaan dan garis besar kebijakan perusahaan yang jelas dan ringkas sehubungan dengan hal-hal seperti “pekerjaan”, “rencana keamanan”, ” liburan”, “upah”, dll.
(ii) Mempersiapkan dan menerbitkan majalah karyawan (disebut house organ).
Dalam hal ini poin-poin berikut harus dipertimbangkan:
(a) Tujuan khusus yang ingin dicapai melalui media ini,
(b) siapa yang akan mengedit majalah,
(c) formatnya,
(d) seberapa sering akan dikeluarkan,
(e) untuk jenis konten apa yang akan membatasi dirinya sendiri,
(f) penentuan secara berkala keefektifan isi.
(iii) Untuk mengembangkan bagan organisasi perusahaan yang menunjukkan hubungan departemen dan divisi satu sama lain dan garis tanggung jawab dan wewenang.
(iv) Untuk mengembangkan bagan organisasi departemen personalia yang terperinci.
- Penilaian Kinerja dan Promosi:
(i) Untuk mengatur penilaian tahunan atau setengah tahunan dari semua personel.
(ii) Untuk menyusun formulir penilaian yang tepat untuk setiap kelas karyawan.
(iii) Untuk menyusun bagan promosi dengan garis kemajuan yang jelas.
(iv) Untuk mengembangkan kebijakan promosi berdasarkan tinjauan berkala karyawan, catatan.
C. Kompensasi (Upah dan Insentif):
(i) Untuk menilai pekerjaan dalam hubungan satu sama lain, untuk beberapa dasar yang sudah mapan atau untuk pekerjaan serupa di pabrik lain dengan pemeriksaan hasil yang sering.
(ii) Merumuskan skala upah untuk setiap klasifikasi pekerjaan.
(iii) Untuk mempertimbangkan pembayaran bonus kepada personel pengawas.
(iv) Mempertimbangkan cara yang efektif untuk merangsang dan memberi penghargaan kepada para eksekutif. iv) Menyediakan stabilitas ketenagakerjaan, sejauh mungkin, melalui penjadwalan operasi dan perencanaan keuangan yang hati-hati.
D. Integrasi:
- Disiplin dan Keluhan:
(i) Untuk memberikan keseragaman dalam tindakan disipliner untuk pelanggaran serupa.
(ii) Untuk memberikan bantuan khusus pada kasus-kasus bermasalah yang dirujuk ke departemen personalia.
(iii) Untuk menetapkan mekanisme yang efisien untuk penyesuaian keluhan dan keluhan individu (saluran penyelesaian keluhan harus diuraikan dengan jelas.)
- Pemberhentian, “Berhenti”, PHK, Latihan:
(i) Untuk menetapkan wawancara keluar atau “keluar” sebagai praktik standar untuk menentukan semua fakta nyata yang mengarah pada pemutusan hubungan kerja paksa,
(ii) Untuk menentukan bobot relatif dari faktor-faktor (masa kerja, kecakapan, dll.) dalam memutuskan PHK,
(iii) Untuk menentukan kebijakan sehubungan dengan mempekerjakan kembali.
- Hubungan Buruh-Manajemen:
(i) Untuk menetapkan filosofi hubungan pekerja-manajemen yang realistis, positif dan jelas,
(ii) Menelaah secara menyeluruh perjanjian kerja yang ada dengan mengukur biayanya setepat mungkin, baik aktual maupun potensial.
- Hubungan Industrial:
Menjalin hubungan baik dengan lembaga pemerintah, warga negara, organisasi, surat kabar, individu berpengaruh dan lembaga pendidikan.
E. Pemeliharaan (Kesehatan, Keselamatan dan Keamanan):
(i) Untuk menyediakan fasilitas yang memadai sehubungan dengan nasihat hukum, kantin, rekreasi, pertolongan pertama, dll.
(ii) Untuk memperkenalkan jeda istirahat yang efektif.
(iii) Untuk mendidik karyawan dalam keselamatan dan kesehatan.
(iv) Menyediakan tunjangan sakit, cacat, kecelakaan dan pensiun melalui asuransi dan skema lainnya.
F. Pencatatan, Audit dan Riset:
(i) Mengembangkan sistem pencatatan yang baik.
(ii) Merumuskan daftar periksa untuk melaksanakan audit personalia tahunan.
(iii) Untuk melakukan penelitian tentang berbagai subjek yang menarik bagi organisasi,
(iv) Melakukan kontak dengan organisasi manajemen profesional yang menjadi sumber bahan penelitian (dapat dilakukan dengan menjadi anggota atau menghadiri konferensi, dll.).
