Untuk membuat pendelegasian lebih efektif, ada panduan, aturan, dan prinsip penting tertentu. Ini adalah sebagai berikut:
- Kejelasan Pendelegasian:
Apakah khusus atau umum, tertulis atau tidak tertulis, pendelegasian wewenang harus jelas dalam hal isi, hubungan fungsional, ruang lingkup, dan penugasannya. Ambiguitas menyebabkan hasil yang buruk dan cenderung membuat pendelegasian menjadi kurang efektif.
Prinsip kejelasan pendelegasian juga berarti mendefinisikan dengan jelas hubungan horizontal dan vertikal dari posisi masing-masing bawahan ke posisi lain dalam organisasi. Setiap bawahan harus mengetahui posisinya sendiri dalam struktur organisasi dan juga harus mengetahui bagaimana posisinya dalam hierarki manajemen secara keseluruhan.
Setiap manajer harus mengetahui semua orang yang bekerja di bawahnya dan juga mereka yang menempati posisi lebih tinggi darinya di dalam organisasi. Ini membantu dalam mencari panduan dan juga dalam memberikan panduan dalam hal rantai skalar yang ditetapkan dalam organisasi.
Delegasi tertulis khusus membantu manajer dan penerima wewenang. Tetapi ketika seseorang naik ke eselon struktur organisasi, pendelegasian khusus seperti itu menjadi semakin sulit.
Prinsip kejelasan tidak boleh diartikan bahwa hubungan otoritas antara bawahan dan senior, setelah terjalin, menjadi tidak dapat diubah . Dengan adanya perubahan dalam pekerjaan, pendelegasian wewenang harus dimodifikasi secara tepat.
- Delegasi Konsisten dengan Hasil yang Diharapkan:
Sebelum melanjutkan pendelegasian wewenang yang sebenarnya kepada bawahan, seorang manajer harus mengetahui pekerjaan dan hasil yang diharapkan dari pendelegasian tersebut. Hanya wewenang sebanyak itu yang cukup untuk mencapai hasil yang harus didelegasikan. Prinsip ini beroperasi dengan alasan bahwa tujuan ditetapkan, rencana dibuat, dan pekerjaan ditetapkan untuk mencapai atau mengimplementasikan tujuan tersebut. Prinsip ini juga membantu meminimalkan bahaya pendelegasian wewenang yang terlalu banyak atau terlalu sedikit.
- Tanggung Jawab Tidak Dapat Didelegasikan:
Kewajiban untuk menyelesaikan tugas yang ditandatangani adalah mutlak dan tidak terbagi ketika wewenang didelegasikan kepada bawahan. Kepala eksekutif bahkan setelah pendelegasian tetap bertanggung jawab kepada dewan direksi untuk manajemen dan pengawasan seluruh perusahaan.
Jika prinsip ini dilanggar, tiga konsekuensi penting akan mengikuti:
(a) Jika seorang manajer dapat mengalihkan kewajiban bersama dengan pendelegasian wewenang kepada bawahannya, aturan rantai komando tunggal akan dilanggar.
(b) Manajemen di puncak akan memiliki tanggung jawab yang besar namun tidak akan bertanggung jawab atas hasilnya.
(c) Jika seorang manajer diperbolehkan untuk mendelegasikan bahkan kewajibannya, tidak akan ada cara untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa.
Jadi, ketika wewenang didelegasikan, kewajiban tidak diturunkan ke organisasi; tanggung jawab yang agak baru dibuat di setiap tingkat.
Paritas otoritas dan tanggung jawab:
Setiap kali otoritas didelegasikan, tanggung jawab masuk dan berdampingan dengan otoritas. Bawahan dapat dimintai pertanggungjawaban atas tugas yang diberikan kepada mereka sejauh wewenang yang didelegasikan kepada mereka untuk penyelesaiannya.
Oleh karena itu, seorang manajer penjualan tidak dapat dianggap bertanggung jawab atas kegagalan produksi yang tidak diberikan wewenang kepadanya . Begitu juga petugas toko tidak dapat dimintai pertanggungjawaban atas pengeluaran bahan terhadap indentasi yang salah yang diterima dari manajer toko. Oleh karena itu, wewenang dan tanggung jawab harus berhubungan dengan penugasan yang sama.
Prinsip pengecualian:
Otoritas didelegasikan untuk menekan proses pengambilan keputusan sedekat mungkin dengan sumber informasi dan tindakan. Penerima otoritas harus memanfaatkannya dengan tepat dan mengambil semua keputusan yang termasuk dalam lingkup otoritas.
Hanya dalam kasus luar biasa, ketika mereka tidak dapat mengambil keputusan di tingkat mereka sendiri, mereka harus merujuk mereka ke atas untuk dipertimbangkan dan diputuskan oleh atasan.
Dengan mendelegasikan wewenang, seorang manajer tidak membebaskan dirinya dari tanggung jawabnya . Oleh karena itu, penting bagi seorang manajer untuk merancang teknik pengendalian yang sesuai untuk memastikan bahwa wewenang yang didelegasikan digunakan dengan benar dan hasil yang dicapai sesuai harapan.
Menyatukan otoritas dari dua atau lebih manajer sebelum masalah dapat diselesaikan atau keputusan dibuat digambarkan sebagai otoritas yang terpecah.
Otoritas bersama:
Kedatangan atasan kepada bawahan untuk membuat keputusan dikenal dengan pembagian wewenang.
