Setiap unit bisnis memiliki masalahnya masing-masing dan ini diperhitungkan dalam menyusun rincian rencana. Namun, ada langkah-langkah dasar tertentu yang harus diikuti dalam setiap jenis perencanaan. Ketika langkah-langkah ini diikuti, proses perencanaan menjadi sistematis.
Berikut adalah penjelasan singkat dari langkah-langkah tersebut:
1. Penentuan tujuan:
Langkah pertama dalam perencanaan adalah menentukan dengan jelas tujuan bisnis. Ini adalah titik awal karena setiap orang dalam organisasi harus mengetahui apa yang ingin dicapai di masa depan. Pertama-tama, tujuan seluruh organisasi ditetapkan dan kemudian tujuan masing-masing departemen ditentukan.
Lebih baik jika tujuan ditentukan sebagai primer dan sekunder. Tujuan utama atau utama harus sangat jelas bagi setiap karyawan organisasi karena menentukan hasil yang diharapkan dan menunjukkan apa yang harus dilakukan. Namun, semua peluang masa depan harus dianalisis dengan cermat sebelum pada saat menetapkan tujuan.
2. Membangun tempat perencanaan:
Langkah kedua adalah menentukan prakiraan yang menjadi dasar perencanaan. Jika prakiraan ini akurat, proses perencanaan akan lebih bermanfaat. Prakiraan ini berhubungan dengan harga suatu produk, tingkat upah, bahan, tenaga, ketersediaan personel, dll. Faktor eksternal tertentu yang berada di luar kendali manajer seperti tingkat harga, situasi politik, dan perkembangan teknologi tidak dapat diramalkan dengan sangat akurat.
Namun faktor-faktor yang sepenuhnya dapat dikendalikan (seperti efisiensi pekerja) harus diramalkan dengan hati-hati agar hasil yang diinginkan tercapai. Itu selalu lebih baik bahwa premis disetujui dengan suara bulat oleh semua manajer.
3. Pengumpulan, analisis, dan klasifikasi informasi:
Untuk perencanaan yang efektif, semua data yang relevan harus dikumpulkan, dianalisis, dan diklasifikasikan. Saran juga harus diundang dari personel operasi. Data yang dikumpulkan harus ditabulasikan untuk memudahkan analisis. Semua data yang berguna harus dimasukkan untuk memfasilitasi analisis dan interpretasi.
4. Menentukan mata kuliah alternatif:
Langkah keempat dari perencanaan adalah menemukan arah tindakan alternatif, yaitu mengembangkan lebih dari satu arah tindakan. Misalnya, jika diperlukan lebih banyak dana, ini dapat dikumpulkan dengan berbagai cara seperti masalah modal saham, mengumpulkan pinjaman dari bank atau lembaga keuangan atau simpanan publik, dll.
Semua kursus ini harus dievaluasi dengan benar untuk menemukan tindakan yang paling berguna. Upaya harus dilakukan untuk mengurangi alternatif seminimal mungkin.
5. Mengevaluasi tindakan alternatif:
Setiap alternatif dievaluasi berdasarkan hasil dan manfaat yang diharapkan. Poin kuat dan lemah dari setiap alternatif harus ditimbang dengan hati-hati. Faktor biasa dan umum yang dipertimbangkan pada saat evaluasi alternatif adalah risiko, kekurangan modal, tujuan jangka panjang, dll.
Untuk mengefektifkan proses evaluasi, teknik yang biasa digunakan antara lain teknik statistik dan riset operasional.
6. Memilih paket:
Langkah selanjutnya adalah memilih alternatif terbaik. Ketika hasil komparatif dari alternatif yang berbeda ditabulasikan, alternatif yang tampaknya menjadi yang terbaik dipilih. Pemilihan harus dilakukan dengan hati-hati karena konsekuensi dari pemilihan tindakan tertentu sangat luas jangkauannya.
7. Pembentukan rencana derivatif:
Untuk mencapai objek rencana induk, rencana anak perusahaan atau turunan dibuat. Untuk melaksanakan rencana induk tersebut, setiap kepala departemen menyusun rencana departemennya.
Jika sebuah perusahaan memutuskan untuk mengembangkan produk baru dengan memasang mesin baru tertentu, rencana anak perusahaan akan mencakup perekrutan karyawan baru, pengadaan dana, iklan produk baru, pembelian bahan baku, dll.
8. Komunikasi rencana:
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah mengkomunikasikan rencana tersebut kepada setiap manajer dalam organisasi sehingga mereka bekerja sama dengan sepenuh hati dalam pelaksanaan rencana. Lebih baik mengasosiasikan semua manajer dalam proses perencanaan sehingga mereka mengembangkan rasa partisipasi dalam manajemen.
9. Mengontrol rencana:
Langkah terakhir dalam perencanaan adalah mengamati kemajuan suatu rencana dan mencatat kekurangan dan kelemahannya. Kekurangan ini harus diperbaiki atau diperbaiki tanpa penundaan dan semua rencana masa depan harus dibuat berdasarkan kekurangan ini. Jadi, tinjauan rencana yang berkelanjutan membantu manajemen untuk menjaga agar rencana tetap mutakhir.
