Kepentingan dari perencanaan dalam manajemen adalah:
Perencanaan adalah fungsi manajemen yang pertama dan terpenting. Hal ini diperlukan di setiap tingkat manajemen. Tanpa adanya perencanaan semua kegiatan bisnis organisasi akan menjadi tidak berarti. Pentingnya perencanaan semakin meningkat mengingat meningkatnya ukuran organisasi dan kompleksitasnya.
Gambar milik: bloch.umkc.edu/executive-education/certificate-programs/advisor1.jpg
Perencanaan kembali menjadi penting karena lingkungan bisnis yang tidak pasti dan terus berubah. Tanpa adanya perencanaan, mungkin bukan tidak mungkin tetapi pasti sulit untuk menebak peristiwa-peristiwa yang tidak pasti di masa depan.
Fakta-fakta berikut menunjukkan manfaat perencanaan dan kepentingannya bagi organisasi bisnis:
(1) Perencanaan Memberikan Arahan:
Di bawah proses perencanaan, tujuan organisasi didefinisikan dengan kata-kata yang sederhana dan jelas. Hasil yang jelas dari ini adalah bahwa semua karyawan mendapatkan arahan dan semua upaya mereka terfokus pada tujuan tertentu. Dengan demikian, perencanaan memiliki peran penting dalam pencapaian tujuan organisasi.
Misalnya, sebuah perusahaan menetapkan target penjualan dalam proses perencanaan. Sekarang semua departemen, misalnya pembelian, personalia, keuangan, dll., akan memutuskan tujuan mereka berdasarkan target penjualan.
Dengan cara ini, perhatian semua manajer akan terfokus pada pencapaian tujuan mereka. Hal ini akan membuat pencapaian target penjualan menjadi suatu kepastian. Jadi, dengan tidak adanya tujuan, sebuah organisasi menjadi lumpuh dan tujuan-tujuan tersebut diletakkan di bawah perencanaan.
(2) Perencanaan Mengurangi Risiko Ketidakpastian:
Perencanaan selalu dilakukan untuk masa depan dan masa depan tidak pasti. Dengan bantuan perencanaan, kemungkinan perubahan di masa depan dapat diantisipasi dan berbagai aktivitas direncanakan dengan cara sebaik mungkin. Dengan cara ini, risiko ketidakpastian di masa depan dapat diminimalkan.
Misalnya, untuk menetapkan target penjualan, survei dapat dilakukan untuk mengetahui jumlah perusahaan baru yang berpeluang memasuki pasar. Dengan mengingat fakta-fakta ini dan merencanakan kegiatan di masa mendatang, kemungkinan kesulitan dapat dihindari.
(3) Perencanaan Mengurangi Kegiatan yang Tumpang Tindih dan Pemborosan:
Di bawah perencanaan, kegiatan masa depan direncanakan untuk mencapai tujuan. Akibatnya, masalah kapan, di mana, apa dan mengapa hampir diputuskan. Ini mengakhiri kekacauan dan kecurigaan. Dalam situasi seperti itu, koordinasi dilakukan di antara berbagai kegiatan dan departemen. Ini mengakhiri kegiatan yang tumpang tindih dan boros.
Akibatnya, pemborosan bergerak menuju nihil, efisiensi meningkat dan biaya mencapai tingkat terendah. Misalnya, jika diputuskan bahwa sejumlah uang akan dibutuhkan dalam bulan tertentu, manajer keuangan akan mengaturnya tepat waktu.
Dengan tidak adanya informasi ini, jumlah uang bisa lebih atau kurang dari kebutuhan pada bulan tersebut. Kedua situasi ini tidak diinginkan. Jika uang kurang dari kebutuhan, pekerjaan tidak akan selesai dan jika lebih dari kebutuhan, jumlahnya akan tetap tidak terpakai dan dengan demikian menyebabkan hilangnya bunga.
(4) Perencanaan Mempromosikan Ide-Ide Inovatif:
Jelas bahwa perencanaan memilih alternatif terbaik dari sekian banyak alternatif yang tersedia. Semua alternatif ini tidak datang kepada manajer dengan sendirinya, tetapi harus ditemukan. Saat melakukan upaya penemuan seperti itu, banyak ide baru muncul dan dipelajari secara intensif untuk menentukan yang terbaik darinya.
Dengan cara ini, perencanaan memberikan kekuatan pemikiran yang nyata pada para manajer. Ini mengarah pada lahirnya ide-ide inovatif dan kreatif. Misalnya, sebuah perusahaan ingin memperluas bisnisnya. Ide ini mengarah pada awal kegiatan perencanaan di benak manajer. Dia akan berpikir seperti ini:
Haruskah beberapa varietas lain dari produk yang ada diproduksi?
Haruskah penjualan eceran dilakukan bersama dengan grosir?
Haruskah beberapa cabang dibuka di tempat lain untuk produk lama atau yang sudah ada?
Haruskah beberapa produk baru diluncurkan?
Dengan cara ini, banyak ide baru akan muncul silih berganti. Dengan melakukan itu, dia akan terbiasa dengan mereka. Dia akan selalu berpikir untuk melakukan sesuatu yang baru dan kreatif. Dengan demikian, ini adalah situasi yang menggembirakan bagi perusahaan yang lahir melalui media perencanaan.
(5) Perencanaan Memfasilitasi Pengambilan Keputusan:
Pengambilan keputusan berarti proses pengambilan keputusan. Di bawahnya, berbagai alternatif ditemukan dan alternatif terbaik dipilih. Perencanaan menetapkan target untuk pengambilan keputusan. Ini juga menetapkan kriteria untuk mengevaluasi tindakan. Dengan cara ini, perencanaan memfasilitasi pengambilan keputusan.
(6) Perencanaan Menetapkan Standar untuk Pengendalian:
Dengan menentukan tujuan organisasi melalui perencanaan, semua orang yang bekerja di organisasi dan semua departemen diberi tahu tentang ‘kapan’, ‘apa’ dan ‘bagaimana’ melakukan sesuatu.
Standar ditetapkan tentang pekerjaan mereka, waktu dan biaya, dll. Di bawah kendali, pada saat menyelesaikan pekerjaan, pekerjaan aktual yang dilakukan dibandingkan dengan pekerjaan standar dan penyimpangan ditemukan dan jika pekerjaan belum dilakukan seperti yang diinginkan orang yang bersangkutan dimintai pertanggungjawaban.
Misalnya, seorang buruh harus mengerjakan 10 unit pekerjaan dalam sehari (ini soal perencanaan), tetapi sebenarnya dia menyelesaikan 8 unit. Jadi terdapat simpangan negatif sebesar 2 satuan. Untuk ini, dia bertanggung jawab. (Pengukuran pekerjaan aktual, pengetahuan tentang penyimpangan dan meminta tanggung jawab pekerja berada di bawah kendali.) Jadi, tanpa adanya perencanaan, pengendalian tidak mungkin dilakukan.
