Baca artikel ini untuk mempelajari Dokumentasi Transaksi Perdagangan Internasional. Setelah membaca artikel ini, Anda akan belajar tentang: 1. Arti Dokumentasi Perdagangan 2. Konsekuensi dokumentasi yang tidak lengkap 3. Adaptasi Sistem Dokumentasi Terpadu di India.
Arti Dokumentasi Perdagangan:
Dokumentasi perdagangan dianggap sebagai konstituen penting dari penjualan internasional karena transaksi ekspor melibatkan banyak pekerjaan dokumentasi yang rumit. Dokumentasi perdagangan memfasilitasi transaksi internasional, melindungi kepentingan eksportir dan importir yang berlokasi di dua negara berbeda yang diatur oleh undang-undang dan kerangka kerja legislatif yang berbeda.
Keberhasilan pelaksanaan pesanan ekspor yang memastikan pengiriman fisik barang dan pengiriman uang hasil penjualan sama pentingnya dengan pengadaan pesanan ekspor dan sumber atau produksi barang untuk ekspor. Seorang manajer ekspor harus melakukan pendokumentasian dengan cermat sehingga terhindar dari masalah yang berkaitan dengan kelancaran arus barang dan mendapatkan kiriman uang dari importir luar negeri.
Dokumen tertentu sangat penting dalam perdagangan internasional sebagai masalah ‘kebiasaan perdagangan internasional’ dan konvensi yang mengatur praktik perdagangan internasional.
Selain itu, beberapa dokumen diperlukan untuk memenuhi persyaratan undang-undang baik negara pengekspor maupun pengimpor, seperti kontrol perdagangan ekspor impor, peraturan devisa, inspeksi pra-pengiriman, persyaratan cukai dan bea cukai pusat, dll.
Dalam transaksi perdagangan internasional, sejumlah perantara perdagangan dan otoritas pemerintah pasti terlibat, seperti lembaga pemerintah yang memantau perdagangan internasional, misalnya DJFT, dewan promosi ekspor, lembaga inspeksi ekspor, perusahaan pelayaran, perusahaan ekspedisi, perusahaan asuransi, bank, pelabuhan kepercayaan, cukai pusat, otoritas pabean, dll., yang memiliki persyaratan dokumenter sendiri.
Kepatuhan yang ketat terhadap formalitas prosedural dan memenuhi persyaratan dokumentasi membutuhkan perencanaan yang cermat dan keterampilan yang diinginkan untuk penyelesaian pesanan ekspor yang berhasil.
Konsekuensi dari dokumentasi yang tidak lengkap:
Dokumentasi yang buruk dapat mengakibatkan sejumlah masalah dalam melaksanakan pesanan ekspor yang dapat menimbulkan biaya tambahan bagi eksportir.
Biaya ini dapat terdiri dari tiga jenis:
i. Biaya beban bunga yang dikeluarkan oleh eksportir sebagai akibat dari keterlambatan penerimaan pembayaran
- Biaya untuk memperbaiki masalah, seperti tagihan telepon, biaya kurir untuk mengirimkan dokumen pengganti, biaya bank untuk mengubah dokumen, seperti letter of credit dan, mungkin, kehilangan perlindungan asuransi kredit
aku ii. Mungkin yang paling serius, tetapi juga yang paling sulit dihitung, adalah biaya hubungan antara eksportir dan pelanggan. Lebih sering daripada tidak, pelanggan baru akan sangat kecewa dengan dokumentasi yang buruk dan masalah yang menyebabkan dia enggan melakukan bisnis lebih lanjut dengan eksportir tersebut.
Jumlah dokumen yang diperlukan untuk ekspor dan impor sangat bervariasi antar negara.
Hanya diperlukan dua dokumen masing-masing untuk ekspor dan impor dari Prancis, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 18.9, sedangkan tiga dan empat dari Kanada, masing-masing empat dokumen dari Singapura dan Inggris, masing-masing empat dan lima dari AS, Jerman dan Jepang, lima dan tujuh dari UEA, tujuh dan enam dari China, delapan dan tujuh dari Brasil, masing-masing delapan dan sembilan dokumen untuk ekspor dan impor, dari India dan Afrika Selatan.
Namun, masing-masing 13 dokumen untuk ekspor dan impor diperlukan dari Republik Kyrgyz, masing-masing 10 dari Oman, sembilan dan delapan dari Kenya, dan masing-masing delapan dan 13 dokumen untuk ekspor dan impor, dari Federasi Rusia.
Adaptasi Sistem Dokumentasi Terpadu di India:
Sebelum tahun 1990, bentuk dokumen dan formalitas terkait yang telah dikembangkan oleh berbagai lembaga pemerintah dan otoritas di India ditujukan untuk memenuhi kebutuhan masing-masing dengan sedikit memperhatikan hubungan antar dokumen yang berbeda dan pengaruhnya terhadap beban dokumentasi total dalam sebuah transaksi ekspor. Misalnya, kuotasi dan faktur yang dibuat oleh berbagai eksportir biasanya sangat berbeda.
Bahkan dokumen peraturan yang digunakan oleh berbagai departemen pemerintah hanya memiliki sedikit sinergi. Selain itu, semua dokumen ini harus disiapkan secara individual dan terpisah, yang sangat rentan terhadap kesalahan dan ketidaksesuaian. Akibatnya, dokumentasi ekspor di India menjadi sangat rumit dan tumpang tindih.
Aligned Documentation System (ADS) adalah metodologi untuk membuat informasi pada sekumpulan formulir standar yang dicetak pada kertas dengan ukuran yang sama sedemikian rupa sehingga item dengan spesifikasi yang identik menempati posisi yang sama pada setiap formulir.
Tujuan dasar ADS adalah:
(a) Menyederhanakan dan memprioritaskan informasi yang dibutuhkan oleh berbagai kepentingan komersial dan lembaga pemerintah serta menyelaraskannya dalam format standar.
(b) Untuk mencapai penghematan waktu dan usaha yang terlibat dalam metodologi dokumentasi ekspor yang berlaku
Dokumen komersial di bawah ADS disiapkan di atas kertas ukuran A4 yang seragam dan standar (210 mm x 297 mm) sedangkan dokumen peraturan disiapkan di atas kertas skala penuh (34,5 cm x 21,5 cm). Semua dokumen diselaraskan satu sama lain sedemikian rupa sehingga item informasi umum diberikan dalam slot relatif yang sama di setiap dokumen yang disertakan dalam sistem.
Berdasarkan kunci tata letak PBB, ADS memberikan alternatif yang efektif untuk metode persiapan dokumen ekspor yang berulang, lamban, dan tidak produktif. Sistem dokumentasi ADS di India diimplementasikan pada tahun 1990-91.
Untuk tujuan pemahaman manajer ekspor, dokumen-dokumen ini dapat dibagi menjadi dua kategori utama, yaitu dokumen komersial dan peraturan. Gambaran umum dokumen ekspor pra-pengiriman dirangkum dalam Gambar 18.10. 
