Elemen dasar dari fungsi khusus yang membentuk distribusi fisik meliputi (i) Penanganan material; (ii) perencanaan dan pengendalian persediaan; (iii) pemrosesan order; (iv) transportasi ; dan (v) sistem komunikasi untuk mengintegrasikan proses distribusi fisik.’
Unsur-unsur tersebut dijelaskan di bawah ini:
1. Penanganan Material:
Ini melibatkan pemindahan produk masuk dan keluar dari stok. Ini terdiri dari tugas-tugas rutin yang dapat dilakukan melalui mekanisasi dan standardisasi. Efisiensi ditingkatkan melalui penggunaan pemrosesan data elektronik untuk mengontrol sistem konveyor, pengambilan pesanan, dan kelemahan lalu lintas lainnya.
Layanan penanganan mekanis modern dan pengemasan pelindung telah meningkatkan tingkat layanan pelanggan dan pada saat yang sama menurunkan biaya distribusi fisik. Layanan penanganan material dan pengemasan juga telah mempercepat pemrosesan pesanan dan pergerakan kiriman.
2. Perencanaan dan Pengendalian Inventaris:
Persediaan mengacu pada stok produk yang dimiliki perusahaan dan siap untuk dijual kepada pelanggan. Persediaan disimpan untuk memenuhi permintaan pasar dengan segera. Persediaan adalah mata rantai yang menghubungkan pesanan pelanggan dan aktivitas produksi perusahaan.
Infact seluruh manajemen distribusi fisik berputar di sekitar manajemen persediaan. Manajemen inventaris adalah jantung dari permainan distribusi fisik.
Manajer pemasaran melakukan perencanaan persediaan untuk mengembangkan bermacam-macam produk yang memadai untuk pasar sasaran dan juga mencoba mengendalikan biaya yang terlibat dalam memperoleh dan memelihara persediaan.
Manajer pemasaran umumnya mengambil tiga keputusan saat melakukan manajemen inventaris, yaitu, (i) bagaimana pelacakan dapat disimpan, berdasarkan lokasi, jumlah, dan kondisi inventaris sehari-hari? (ii) Bagaimana cara terbaik untuk menyalurkan informasi inventaris kepada manajer produksi atau pembeli untuk dijual kembali guna membantu mereka menjadwalkan aktivitas mereka? (iii) Informasi inventaris apa yang dapat digunakan departemen lain dalam organisasi untuk membantu mereka menjalankan fungsinya secara efisien?
3. Pemrosesan Pesanan:
Pemrosesan pesanan dan kontrol inventaris saling terkait satu sama lain. Pemrosesan pesanan dianggap sebagai kunci layanan dan kepuasan pelanggan. Ini termasuk menerima, merekam, mengisi, dan merakit produk untuk dikirim. Jumlah waktu yang dibutuhkan dari tanggal penerimaan pesanan sampai dengan tanggal pengiriman barang harus masuk akal dan sesingkat mungkin.
Ini terdiri dari melakukan proses yang diperlukan untuk membuat pesanan tertentu diproses dengan cepat, akurat, dan efisien. Manajer pemasaran harus memutuskan tentang ini bersama dengan masalah seperti apa cara paling efisien untuk menagih pelanggan; bagaimana cara kerja kertas dapat diminimalkan? Dan bagaimana fungsi fisik perakitan pesanan lebih efisien?
4. Transportasi:
Ini adalah elemen penting dari distribusi fisik. Ini melibatkan pengintegrasian keuntungan dari setiap metode transportasi dengan mengadopsi wadah dan produsen penanganan fisik untuk mengizinkan transfer di antara berbagai jenis pengangkut.
Misalnya, untuk menempatkan peti kemas di gerbong datar kereta api dan kemudian memuat peti kemas ke kendaraan bermotor disebut “piggy back” dan jika peti kemas diturunkan ke pengangkut air, itu disebut “flash back”. Pertukaran kontainer antara pengangkut udara dan truk disebut sebagai “Truk udara” atau “birdy back”.
Manajer pemasaran harus memutuskan untuk (i) mode atau kombinasi moda transportasi apa (kereta api, truk, saluran pipa, saluran air atau udara) yang harus digunakan untuk mengangkut produk ke gudang dan dari sana ke pelanggan? (ii) Jika biaya transportasi dikurangi dan tingkat layanan pelanggan yang diinginkan tetap dipertahankan.
5. Komunikasi:
Ini adalah proses penyampaian informasi dan pemahaman dari satu orang ke orang lain. Ini termasuk sistem informasi yang harus menghubungkan produsen, perantara, dan pelanggan. Komputer, sistem memori, peralatan layar, dan teknologi komunikasi lainnya memfasilitasi arus informasi di antara anggota lain dalam saluran tersebut.
Seorang manajer untuk menjadi sukses harus mengembangkan sistem komunikasi yang efektif. Sehingga dia dapat mengeluarkan instruksi, menerima reaksi bawahan, dan membimbing serta memotivasi mereka.
6. Struktur Organisasi:
Penanggung jawab distribusi fisik harus mengoordinasikan semua Kegiatan ke dalam sistem yang efektif untuk menyediakan layanan pelanggan yang diinginkan dengan cara yang paling efisien. Contoh pertimbangan organisasi adalah: (i) Bagaimana lima elemen distribusi fisik dapat dikoordinasikan dengan baik sehingga hasil upaya tim? Bagaimana pemikiran kompartementalisasi dapat dihindari? (ii) Jika kepala pusat dibentuk untuk mengarahkan semua kegiatan distribusi fisik, kepada siapa ia harus melapor—Kepala Pemasaran atau Kepala Pejabat Eksekutif?
