Artikel ini menyoroti delapan langkah teratas yang terlibat dalam siklus pembelian bahan.
Langkah # 1. Menerima dan menganalisis daftar permintaan pembelian:
Permintaan pembelian dimulai dengan departemen atau orang yang akan menjadi pengguna akhir. Dalam lingkungan perencanaan kebutuhan material, perencana merilis pesanan terencana yang memberi otorisasi kepada departemen pembelian untuk melanjutkan dan memproses pesanan pembelian.
Daftar permintaan pembelian paling sedikit memuat informasi sebagai berikut:
sebuah. Identitas pencetus, persetujuan yang ditandatangani, dan rekening yang dikenai biaya.
- Spesifikasi material.
- Kuantitas dan satuan ukuran.
- Tanggal dan tempat pengiriman yang diperlukan.
- Informasi tambahan lainnya yang diperlukan.
Langkah # 2. Memilih pemasok:
Mengidentifikasi dan memilih pemasok merupakan tanggung jawab penting dari departemen pembelian. Untuk item rutin atau yang belum pernah dibeli sebelumnya, daftar pemasok yang disetujui disimpan. Jika barang tersebut belum pernah dibeli sebelumnya atau tidak ada pemasok yang dapat diterima di file, pencarian harus dilakukan.
Jika pesanan bernilai kecil atau untuk barang standar, pemasok mungkin dapat ditemukan di katalog, jurnal perdagangan, atau direktori.
Langkah #3. Meminta penawaran:
Untuk item utama, biasanya diinginkan untuk mengeluarkan permintaan penawaran. Ini adalah pertanyaan tertulis yang dikirim ke banyak pemasok untuk memastikan bahwa kutipan yang kompetitif dan andal diterima. Ini bukan pesanan penjualan. Setelah pemasok menyelesaikan penawaran dan mengembalikannya kepada pembeli, penawaran dianalisis untuk harga, kepatuhan terhadap spesifikasi, syarat dan ketentuan penjualan, pengiriman, dan syarat pembayaran.
Untuk barang-barang yang spesifikasinya dapat ditulis secara akurat, pilihannya mungkin dibuat berdasarkan harga, pengiriman, dan ketentuan penjualan. Untuk item yang spesifikasinya tidak dapat ditulis secara akurat, item yang dikutip akan bervariasi. Kutipan harus dievaluasi untuk faktor teknis dan harga. Biasanya departemen pengeluaran dan pembelian terlibat dalam pengambilan keputusan.
Langkah #4. Menentukan harga yang tepat:
Ini adalah tanggung jawab departemen pembelian dan terkait erat dengan pemilihan pemasok. Bagian pembelian juga bertanggung jawab atas negosiasi harga dan akan berusaha mendapatkan harga terbaik dari pemasok.
Langkah # 5. Mengeluarkan pesanan pembelian:
Pesanan pembelian adalah penawaran yang sah untuk membeli. Setelah diterima oleh pemasok, itu menjadi kontrak hukum untuk pengiriman barang sesuai dengan syarat dan ketentuan yang ditentukan dalam perjanjian pembelian. Pesanan pembelian disiapkan dari permintaan pembelian atau kutipan dan dari informasi tambahan lainnya yang diperlukan.
Salinan dikirim ke pemasok; salinan disimpan dengan pembelian dan juga dikirim ke departemen lain seperti akuntansi, departemen asal, dan penerimaan.
Langkah #6. Tindak lanjut dan pengiriman:
Pemasok bertanggung jawab untuk mengirimkan barang yang dipesan tepat waktu. Departemen pembelian bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pemasok melakukan pengiriman tepat waktu. Jika ada keraguan bahwa tanggal pengiriman dapat dipenuhi, bagian pembelian harus mengetahui masalahnya tepat waktu dan mengambil tindakan korektif.
Ini mungkin melibatkan percepatan transportasi, sumber pasokan alternatif, bekerja sama dengan pemasok untuk memecahkan masalahnya, atau penjadwalan ulang produksi.
Departemen pembelian juga bertanggung jawab untuk bekerja sama dengan pemasok dalam setiap perubahan persyaratan pengiriman. Permintaan barang berubah seiring waktu, dan mungkin perlu untuk mempercepat pengiriman barang tertentu atau mendorong pengiriman barang lain. Pembeli harus memberi tahu pemasok tentang persyaratan yang sebenarnya sehingga pemasok dapat menyediakan apa yang diinginkan dan kapan.
Langkah #7. Menerima dan menerima barang:
Ketika barang diterima, departemen penerima memeriksa barang untuk memastikan bahwa barang yang benar telah dikirim, dalam jumlah yang tepat, dan bill of lading disediakan oleh pengangkut. Departemen penerima kemudian menerima barang dan menulis laporan penerimaan yang mencatat adanya perbedaan. Jika pemeriksaan lebih lanjut diperlukan, seperti dengan kontrol kualitas, barang dikirim ke kontrol kualitas atau ditahan di sana untuk diperiksa.
Jika barang yang diterima dalam keadaan rusak, bagian penerima akan memberitahu bagian Pur Purchasing dan menahan barang untuk tindakan lebih lanjut. Asalkan barang sudah sesuai pesanan dan tidak memerlukan pemeriksaan lebih lanjut, barang tersebut akan dikirim ke departemen asal atau ke inventaris.
Salinan laporan penerimaan kemudian dikirim ke departemen pembelian dengan mencatat setiap perbedaan atau ketidaksesuaian dari pesanan pembelian. Jika pesanan dianggap lengkap dalam segala hal, departemen penerima menutup salinan pesanan pembeliannya dan memberi tahu departemen pembelian sesuai dengan itu.
Jika tidak, pesanan pembelian diadakan terbuka menunggu penyelesaian. Jika barang juga telah diperiksa oleh bagian kontrol kualitas, mereka juga akan memberi tahu bagian pembelian apakah barang tersebut telah diterima atau tidak.
8. Menyetujui tagihan pemasok untuk pembayaran:
Ketika faktur pemasok diterima, ada tiga informasi yang harus disetujui – pesanan pembelian, laporan penerimaan, dan faktur. Item dan jumlahnya harus sama; harga, dan perpanjangan harga, harus sama pada pesanan pembelian dan faktur.
Semua diskon dan ketentuan pesanan pembelian asli harus diperiksa dengan faktur. Merupakan tugas departemen pembelian untuk memverifikasi ini dan menyelesaikan perbedaan apa pun. Setelah disetujui, faktur dikirim ke hutang untuk pembayaran.
