Artikel ini menyoroti tujuh langkah utama yang terlibat dalam merancang program pelatihan bagi karyawan. Langkah-langkahnya adalah: 1. Penanggung Jawab Pelatihan 2. Pemilihan dan Motivasi Peserta Pelatihan 3. Persiapan Pelatih 4. Materi Pelatihan 5. Waktu Pelatihan 6. Uji Coba Kinerja 7. Tindak Lanjut.
Langkah # 1. Tanggung Jawab Pelatihan:
Agar efektif, program pelatihan harus diatur dengan baik. Pelatihan adalah tugas yang cukup berat yang tidak dapat dilakukan oleh satu departemen saja.
Tanggung jawab untuk pelatihan dapat dibagi di antara yang berikut:
(a) Manajemen Puncak:
Itu harus membingkai dan mengesahkan kebijakan pelatihan dasar, meninjau dan menyetujui rencana dan program pelatihan dan menyetujui anggaran pelatihan.
(b) Departemen Personalia:
Departemen Personalia harus merencanakan, menetapkan dan mengevaluasi program instruksional.
(c) Pengawas Lini:
Pengawas Lini harus melaksanakan dan menerapkan berbagai rencana pengembangan.
(d) Karyawan:
Karyawan harus memberikan umpan balik, revisi dan saran untuk perbaikan dalam program.
Langkah #2. Pemilihan dan Motivasi Peserta Pelatihan:
Pemilihan peserta pelatihan yang tepat sangat penting untuk mendapatkan hasil yang permanen dan menguntungkan. Penting untuk memutuskan siapa yang akan menjadi karyawan baru atau lama yang terlatih, pekerja tidak terampil atau setengah terampil, penyelia atau eksekutif.
Seleksi kandidat untuk pelatihan harus dilakukan hanya setelah penyaringan yang cermat terhadap calon karyawan untuk keefektifan program. Penting juga untuk menciptakan keinginan untuk belajar. Karyawan akan tertarik pada pelatihan jika mereka percaya bahwa itu akan menguntungkan mereka secara pribadi.
Seorang peserta pelatihan harus diberikan informasi latar belakang yang tepat sebelum dia mulai mempelajari keterampilan kerja baru dan mendapatkan pengetahuan. Pelatih harus menjelaskan kepada peserta tentang pentingnya pekerjaan, hubungannya dengan alur kerja, dan pentingnya pembelajaran. Pelatih tidak boleh melupakan kebaruan peserta pelatihan dalam program pelatihan.
Langkah #3. Persiapan Pelatih:
Keberhasilan program pelatihan tergantung pada pelatih atau instruktur. Pelatih harus memiliki kualifikasi yang baik dan dapat diperoleh dari dalam atau luar organisasi. Harus diputuskan sebelumnya apa yang akan diajarkan dan bagaimana caranya. Dia harus dapat membagi pekerjaan menjadi bagian-bagian yang logis sehingga dia dapat mengajar satu bagian pada satu waktu tanpa kehilangan perspektifnya secara keseluruhan.
Karena pelatihan didasarkan pada kebutuhan organisasi, pelatih harus memiliki gambaran yang jelas tentang tujuan pelatihan. Pelatih membutuhkan keahlian profesional untuk memenuhi tanggung jawabnya.
Jika dia kurang informasi tentang proses pelatihan atau hanya tahu sedikit tentang kemungkinan hubungan antara pelatihan dan manajemen, dia berhak mendapatkan perlakuan biasa. Pelatih harus menjelaskan dan jika perlu, mendemonstrasikan operasi langkah demi langkah dan harus mengizinkan peserta untuk mengulang operasi ini. Dia juga harus mendorong pertanyaan dari peserta pelatihan.
Langkah #4. Materi Pelatihan:
Materi pelatihan dapat berupa catatan studi, studi kasus, pamflet, bagan, brosur, manual, slide film dll. Materi dapat disiapkan di bagian pelatihan dengan bantuan pembimbing. Materi tertulis harus dibagikan di antara peserta pelatihan sehingga mereka dapat mempersiapkan diri di kelas kuliah dan dapat memahami operasi dengan cepat dan menghilangkan keraguan mereka, jika ada.
Langkah #5. Periode Pelatihan:
Lamanya masa pelatihan tergantung pada keterampilan peserta, tujuan pelatihan, kemampuan belajar peserta dan media pelatihan yang digunakan. Waktu pelatihan, apakah sebelum atau sesudah atau selama jam kerja, harus diputuskan oleh Manajer Personalia dengan mempertimbangkan kerugian produksi dan keuntungan yang akan dicapai melalui pelatihan.
Langkah #6. Uji Coba Performa:
Peserta pelatihan diminta untuk melakukan pekerjaan itu beberapa kali secara perlahan. Kesalahannya diperbaiki dan jika perlu langkah-langkah rumit dijelaskan lagi. Segera setelah peserta pelatihan menunjukkan bahwa dia dapat melakukan pekerjaan dengan benar, dia ditempatkan sendiri dan pelatihan selesai.
Langkah #7. Tindak Lanjut:
Pada langkah ini, efektivitas program pelatihan dinilai. Umpan balik yang dihasilkan melalui tindak lanjut akan membantu mengungkapkan kelemahan atau kesalahan, jika ada. Supervisor harus memiliki kewaspadaan konstan pada orang dan kinerjanya.
Jika dia masih menghadapi kesulitan dalam pekerjaannya, dia harus diberi bimbingan penuh oleh atasan langsung dan harus diinisiasi untuk mengajukan pertanyaan untuk menghilangkan keraguan. Jika perlu, instruksi dapat diulang sampai peserta belajar apa yang telah diajarkan kepadanya. Tindakan tindak lanjut memperkuat proses pembelajaran. Ini juga membantu dalam merancang program pelatihan di masa depan.
