Analisis dan Pemetaan Kompetensi dalam Manajemen Kinerja

Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang:- 1. Pengertian Kompetensi 2. Analisis Kompetensi 3. Pemetaan Kompetensi.

Definisi Kompetensi:

Kompetensi adalah deskripsi tentang sesuatu yang harus mampu dilakukan oleh orang yang melakukan jenis pekerjaan tertentu. (Kualifikasi Vokasi Nasional). Dengan kata sederhana dapat dipahami sebagai persyaratan standar bagi seorang individu untuk melakukan pekerjaan dengan baik.

Ini adalah kombinasi dari:

1. Pengetahuan.
2. Keterampilan.
3. perilaku dimanfaatkan untuk meningkatkan kinerja.

Kompetensi terutama berkaitan dengan output daripada input.

Kompetensi dapat didefinisikan pada tiga tingkatan:

1. Kompetensi Inti:

Mereka merujuk pada apa yang harus dilakukan organisasi dengan baik jika ingin berhasil. Ini dapat mencakup faktor-faktor seperti orientasi pelanggan, produksi barang berkualitas unggul atau memberikan layanan berkualitas, kreativitas dan inovasi, pemanfaatan sumber daya secara efektif, mengelola biaya, mengurangi pemborosan, dll. Kompetensi inti dapat dikaitkan dengan kartu skor seimbang untuk mengukur keberhasilan organisasi sebagaimana dikembangkan oleh Kaplan dan Norton (1992).

2. Kompetensi Umum:

Kompetensi ini dimiliki oleh sekelompok orang yang melakukan pekerjaan yang sama, misalnya analis sistem, pemimpin tim, dll. Kompetensi ini mencakup aspek-aspek pekerjaan yang sama-sama mereka miliki dan menentukan kemampuan bersama, yang diperlukan untuk memberikan hasil yang diinginkan.

3. Kompetensi Khusus Peran:

Kompetensi tersebut unik untuk peran tertentu. Mereka menentukan tugas-tugas khusus yang harus mereka lakukan. Selain kompetensi umum, mereka dapat berbagi dengan orang lain yang melakukan peran serupa.

Analisis Kompetensi:

Dari aspek praktis konsep kompetensi lebih bermakna daripada kompetensi karena menyangkut apa yang dilakukan orang untuk mencapai hasil. Itu tidak mempertimbangkan bagaimana melakukannya. Jadi, itu mungkin atau mungkin tidak menghasilkan kinerja dan tren yang diperlukan untuk menghasilkan beberapa karakteristik kepribadian umum. Beberapa perusahaan telah mengadopsi istilah kapabilitas daripada kompetensi.

Bagaimana Menganalisis Kompetensi?

Untuk menganalisis kompetensi kita perlu mencari jawaban untuk pertanyaan-pertanyaan berikut:

1. Apa saja elemen dari pekerjaan ini?
2. Apa yang seharusnya dilakukan oleh pemegang pekerjaan?
3. Untuk setiap elemen, apa standar kinerja yang dapat diterima?
4. Jenis pengetahuan apa yang dibutuhkan?
5. Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk pemegang pekerjaan?
6. Bagaimana pemegang peran dan manajer mereka mengetahui bahwa tingkat kompetensi yang dibutuhkan telah tercapai?

Jawaban atas pertanyaan di atas adalah pen-down yaitu dicatat pada flipchart. Aturan brainstorming harus menerapkan kontribusi apa pun harus disambut.

Daftar jawaban tersebut kemudian didiskusikan oleh kelompok dan dituangkan dalam pernyataan. Hal ini dapat dipahami dengan baik dengan definisi kompetensi dari Glaxo Well-come yang menyatakan bahwa kompetensi adalah apa yang Anda lakukan, apa yang Anda ketahui dan bagaimana Anda melakukannya. Fitur terpenting dari pendekatan ini adalah bahwa definisi kompetensi ditulis oleh orang-orang dalam bahasa mereka sendiri yang meningkatkan penerimaan mereka.

Pendekatan Analisis Kompetensi:

Analisis kompetensi berkaitan dengan dimensi perilaku peran sementara analisis kompetensi mempertimbangkan apa yang harus dilakukan orang untuk bekerja dengan baik. Dalam suatu organisasi, jadwal kompetensi yang dibuat khusus dilakukan oleh spesialis atau konsultan manajemen atau keduanya.

Manajer lini dapat dikonsultasikan tetapi kerangka kerja diberikan kepada mereka sesuai dengan prosedur yang ditetapkan untuk proses seperti manajemen kinerja. Meskipun draf pertama dapat dikembangkan secara internal tetapi ketika dipraktikkan, perubahan yang disarankan dapat memperbaikinya lebih lanjut.

Ada 7 pendekatan untuk analisis kompetensi:

1. Pendapat Ahli.
2. Wawancara Terstruktur.
3. Lokakarya.
4. Analisis Fungsional.
5. Teknik Insiden Kritis.
6. Analisis Grid Perbendaharaan.
7. Penilaian Kompetensi Pekerjaan.

1. Pendapat Ahli:

Metode ini melibatkan anggota ahli dari departemen SDM, kemungkinan berdiskusi dengan pakar lainnya dan mengacu pada daftar yang diterbitkan untuk menyusun “Apa yang diperhitungkan”. Kelemahan utama dari metode ini adalah kurangnya analisis terperinci dan manajer lini tidak terlibat pada langkah apa pun sehingga mungkin tidak dapat diterima.

2. Wawancara Terstruktur:

Di sini kami membutuhkan daftar kompetensi yang disiapkan oleh para ahli dan pemegang pekerjaan. Area hasil utama (KRA) tertentu diidentifikasi untuk menganalisis karakteristik perilaku, yang membedakan pelaku pada berbagai tingkat kompetensi.

Indikator positif dan negatif yang diperlukan untuk mencapai tingkat kinerja yang tinggi dapat dianalisis sebagai berikut:

1. Penggerak pribadi (motivasi berprestasi).
2. Kekuatan analitis.
3. Pemikiran kreatif.
4. Manajemen tim.
5. Keterampilan interpersonal.
6. Keterampilan komunikasi.

Pendekatan ini terlalu mengandalkan para ahli.

3. Lokakarya:

Tim ahli (pemegang pengetahuan dan pengalaman), manajer, pemegang pekerjaan bersama dengan fasilitator (bukan dari departemen personalia) atau konsultan bekerja sama dalam sebuah lokakarya.

Kegiatan lokakarya dimulai dengan mendefinisikan bidang kompetensi terkait pekerjaan. Kemudian anggota kelompok mengembangkan contoh perilaku efektif dan kurang efektif yang dicatat di flipchart. Tugas fasilitator adalah membantu kelompok menganalisis temuannya dan membantu secara umum menetapkan dimensi kompetensi yang dapat diidentifikasi melalui perilaku.

4. Analisis Fungsional:

Analisis fungsional didasarkan pada metode yang digunakan untuk menentukan standar berbasis kompetensi untuk Standar Nasional Kejuruan. Ini menghasilkan definisi unit dan elemen kompetensi, kriteria kinerja dan berbagai pernyataan analisis fungsional dimulai dengan menjelaskan tujuan utama dari pekerjaan dan kemudian mengidentifikasi fungsi kunci yang dilakukan.

Tugas dan fungsi kemudian dibedakan sebagai kegiatan yang dilakukan di tempat kerja adalah tugas dan tujuan pekerjaan adalah fungsi utama. Hal ini dilakukan karena analisis harus fokus pada hasil kegiatan untuk menentukan standar kinerja.

5. Teknik Insiden Kritis:

Ini adalah sarana untuk memunculkan data tentang perilaku yang efektif atau kurang efektif yang terkait dengan peristiwa aktual- insiden kritis.

Teknik ini digunakan dengan kelompok pemegang pekerjaan, manajer dan pakar mereka dengan cara berikut:

1. Jelaskan apa itu teknik dan apa kegunaannya. Ini membantu untuk mengumpulkan informasi nyata mengenai perilaku yang merupakan kinerja yang baik atau buruk.
2. Membuat daftar bidang tanggung jawab utama untuk pekerjaan tertentu.
3. Setiap area pekerjaan dapat didiskusikan dan dikaitkan dengan insiden kritis.
4. Kumpulkan informasi tentang insiden kritis di bawah judul berikut

sebuah. Apa situasinya?

1. Apa yang dilakukan individu?
2. Apa hasil dari upaya individu?
3. Proses yang sama diulangi untuk setiap area tanggung jawab dan berbagai insiden penting dicatat.
4. Mengacu pada flipchart, menganalisis kejadian kritis, perilaku yang terekam ditandai dengan skala satu sampai lima.
5. Rating ini didiskusikan dan didiskusikan kembali untuk mengurangi kesalahan.
6. Analisis akhir- Ini mencantumkan kompetensi yang diinginkan, indikator kinerja untuk setiap tanggung jawab utama atau tugas utama.

6. Kotak Perbendaharaan:

Kisi perbendaharaan dapat digunakan untuk mengidentifikasi dimensi yang membedakan standar kinerja yang baik dari yang buruk. Teknik ini didasarkan pada teori konstruksi pribadi Kelly (Kelly 1955).

Konstruksi pribadi adalah cara kita memandang dunia. Mereka bersifat pribadi karena mereka sangat individual dan mereka memengaruhi cara kita berperilaku atau memandang perilaku orang lain. Aspek-aspek pekerjaan yang menerapkan ‘konstruksi’ atau penilaian ini disebut ‘elemen’.

Sekelompok orang berkonsentrasi pada elemen tertentu (pekerjaan atau tugas pemegang pekerjaan) dan mengembangkan konstruksi untuk mereka. Ini membantu untuk menentukan kualitas yang menunjukkan persyaratan penting untuk kinerja yang sukses.

Prosedur yang diikuti oleh ‘analis’ disebut metode elisitasi ‘triadik’ dan melibatkan langkah-langkah berikut:

1. Identifikasi elemen pekerjaan yang akan dianalisis.
2. Buat daftar tugas di kartu.
3. Gambarlah tiga kartu secara acak dari satu pak kartu dan mintalah anggota kelompok untuk memilih satu yang ganjil dari sudut pandang kualitas dan karakteristik yang diperlukan untuk melakukannya.
4. Cobalah untuk mendapatkan definisi yang lebih spesifik tentang kualitas-kualitas ini dalam bentuk perilaku yang diharapkan.
5. Sekali lagi, tarik tiga kartu dari pak dan ulangi langkah 3 & 4. Ulangi proses tersebut kecuali semua kartu telah dianalisis.
6. Buat daftar semua konstruksi dan mintalah anggota kelompok untuk menilai setiap tugas pada setiap kualitas dengan menggunakan skala enam atau tujuh poin.
7. Kumpulkan dan analisis skor untuk menilai kepentingan relatifnya.

Analisis perbendaharaan-kisi membantu orang untuk mengartikulasikan pandangan mereka dengan mengacu pada contoh-contoh spesifik. Lebih mudah untuk mengidentifikasi kompetensi perilaku yang diperlukan dalam suatu pekerjaan dengan membatasi area melalui teknik triadik. Metode analisis ini cukup detail dan memakan waktu.

7. Penilaian Kompetensi Pekerjaan:

Metode penilaian kompetensi kerja seperti yang dijelaskan oleh Spencer & Spencer (1993) dan ditawarkan oleh Hay/Mc Ber, didasarkan pada penelitian David Mc Clelland tentang variabel kompetensi apa yang memprediksi kinerja pekerjaan.

Dia mendaftarkan 20 kompetensi di bawah enam kelompok:

1. Klaster Prestasi.
2. Membantu/ Pelayanan.
3. Pengaruh.
4. Manajerial.
5. Kognitif.
6. Efektivitas Pribadi.

Metode penilaian kompetensi digunakan untuk memodelkan kompetensi untuk peran generik yaitu untuk posisi yang mirip dengan banyak pemegang pekerjaan dan tanggung jawab dasar yang sama.

Metode ini dimulai dengan mengumpulkan panel manajer ahli untuk mengungkapkan visi mereka, tentang pekerjaan, tugas, tanggung jawab, komponen pekerjaan yang sulit, kemungkinan perubahan peran di masa depan dan kriteria yang menjadi dasar pengukuran kinerja pemegang pekerjaan. Para anggota mencalonkan beberapa anggota untuk menjadi luar biasa atau memuaskan.

Langkah selanjutnya adalah melakukan ‘wawancara peristiwa perilaku’ dengan pemegang pekerjaan yang dinominasikan untuk berfokus pada perbedaan antara konsep seseorang dan apa yang sebenarnya dilakukan seseorang. Ini menggunakan strategi penyelidikan terstruktur daripada serangkaian pertanyaan standar. Wawancara investigasi ini membantu mengumpulkan data kinerja yang paling akurat.

Mengikuti analisis ini, pembedaan dapat dilakukan antara orang-orang yang berprestasi unggul dan rata-rata dalam bentuk:

1. a) Kompetensi yang dimiliki oleh para pelaku unggul.
2. b) Kegiatan yang dilakukan oleh orang yang berkinerja rata-rata.
3. c) Kompetensi dan kriteria rata-rata untuk yang berkinerja unggul dan rata-rata.

Pemetaan Kompetensi:

Konsep kompetensi pertama kali dipopulerkan oleh Boyatzis (1982). Dia menyatakan bahwa ada berbagai faktor yang membedakan sukses dari manajer yang kurang sukses. Faktor-faktor tersebut meliputi kualitas pribadi, motif, pengalaman & karakteristik perilaku.

Dia mendefinisikan ‘kompetensi’ sebagai kapasitas yang ada pada seseorang yang mengarah pada perilaku yang memenuhi tuntutan pekerjaan dalam parameter lingkungan organisasi & yang pada gilirannya membawa hasil yang diinginkan. Ini adalah proses di mana seseorang menilai dan menentukan kekuatannya sebagai pekerja individu.

Ini umumnya memeriksa dua bidang:

1. Kecerdasan emosional atau EQ.
2. Kekuatan individu dalam bidang-bidang seperti struktur tim, kepemimpinan & pengambilan keputusan.

Biasanya, seseorang mungkin menemukan dirinya memiliki kekuatan di sekitar 5 sampai 6 bidang. Terkadang area di mana kekuatan tidak ada, layak untuk dikembangkan. Dengan demikian, pemetaan kompetensi dapat menunjukkan menemukan pekerjaan yang sesuai dengan kekuatan seseorang atau menemukan suatu departemen, di tempat kerja seseorang saat ini di mana kekuatan pekerja dapat dimanfaatkan.

Masalah umum dengan pemetaan kompetensi adalah bahwa ketika dilakukan oleh organisasi mungkin tidak ada ruang bagi individu untuk bekerja di bidang yang dapat memanfaatkan kompetensinya dengan sebaik-baiknya. Jika tidak dilakukan dengan benar, hal itu dapat memberikan manfaat jangka pendek & mengakibatkan ketidakbahagiaan yang lebih besar di pihak masing-masing karyawan.

Peta Kompetensi:

Peta kompetensi adalah daftar kompetensi individu yang mewakili faktor paling penting untuk sukses dalam pekerjaan tertentu, departemen, organisasi atau industri yang merupakan bagian dari rencana karir individu saat ini.

Pemetaan Kompetensi:

Ini adalah proses yang digunakan individu untuk mengidentifikasi dan menjelaskan kompetensi yang paling penting untuk sukses dalam situasi kerja.

Meskipun definisi ‘pemetaan kompetensi’ di atas mengacu pada karyawan individu, organisasi juga “memetakan” kompetensi tetapi dari perspektif yang berbeda.

Mereka memetakan kompetensi menggunakan satu atau lebih dari empat strategi berikut:

(i) Luas organisasi.

(ii) Rangkaian kompetensi kelompok kerja atau unit bisnis.

(iii) Perangkat kompetensi khusus posisi.

(iv) Kompetensi ditetapkan relatif terhadap tingkat kontribusi karyawan.

Mengapa Individu Harus Memetakan Kompetensinya?

(i) Ini membantu individu untuk mendapatkan pemahaman yang jelas tentang daya jual yang sebenarnya di pasar kerja saat ini.

(ii) Memproyeksikan penampilan sebagai kandidat “canggih” dan dipersiapkan dengan baik yang telah mengambil jalur untuk mempelajari kompetensi & memetakannya sebelum wawancara.

(iii) Membantu mengembangkan rasa percaya diri yang berasal dari mengetahui keunggulan kompetitif seseorang.

(iv) Mengamankan masukan penting untuk melanjutkan pengembangan-satu set istilah penting untuk digunakan dalam menggambarkan keahlian yang berasal dari pengalaman karir sebelumnya.

(v) Ini mengembangkan kemampuan untuk membandingkan kompetensi aktual seseorang dengan kompetensi yang disukai organisasi atau posisi untuk membuat Rencana Pengembangan Individu.

Bagaimana seorang individu dapat melakukan Pemetaan Kompetensi?

Individu dapat menyelesaikan pemetaan kompetensinya sendiri dengan menyelesaikan serangkaian langkah logis seperti:

1. Temukan dan temukan sumber daya kompetensi yang relevan.
2. Identifikasi kompetensi individu saat ini dan kemudian tentukan kompetensi teratas.
3. Tentukan kompetensi teratas dengan daftar perilaku yang telah ditunjukkan individu di masa lalu.
4. Untuk setiap perilaku kunci, identifikasikan contoh kinerja masa lalu.
5. Siapkan penjelasan verbal dari contoh-contoh tersebut.
6. Gunakan kompetensi teratas & contoh perilaku utama untuk menulis atau merevisi resume individu.

Beberapa Tantangan Umum yang Dihadapi Individu Saat Memetakan Kompetensinya:

1. Pemetaan kompetensi yang efektif membutuhkan wawasan kompetensi yang diperlukan untuk sukses di bidang karir individu. Sulit untuk menemukan deskripsi jabatan berbasis kompetensi.
2. Sulit bagi banyak individu untuk membuat peta kompetensi mereka sendiri, mengingat pengalaman yang terbatas dengan kompetensi, definisi perilaku mereka serta beberapa kelemahan tentang pencapaian mereka sebelumnya.
3. Tantangan umum lainnya yang dihadapi oleh banyak konsultan karir adalah menghadapi orang-orang yang kurang nyaman di bidang ini.
4. Beberapa studi penelitian mengatakan bahwa beberapa kompetensi dapat dilatih & beberapa tidak dapat dikembangkan oleh individu, terlepas dari tingkat upaya pribadinya.