Audit Kepegawaian: Pengertian, Arti, Tujuan dan Detail Lainnya!
Definisi:
Mari kita coba menelusuri asal-usul istilah ‘audit’. Kata ‘audit berasal dari kata Latin ‘audire’ yang berarti mendengar. Di masa lalu, setiap kali pemilik badan usaha mencurigai penipuan, mereka menunjuk seseorang untuk memeriksa rekening dan mendengar penjelasan yang diberikan oleh orang yang bertanggung jawab untuk menyimpan rekening.
Audit pada masa itu tertarik untuk memastikan apakah orang yang bertanggung jawab untuk memelihara rekening telah mempertanggungjawabkan semua penerimaan dan pembayaran kepada prinsipalnya dengan benar dan untuk menemukan penipuan dan kesalahan. Kemudian, itu hanya audit kas. Objek audit modern tidak terbatas pada verifikasi kas tetapi untuk melaporkan posisi keuangan perusahaan seperti yang diungkapkan oleh Neraca dan Laporan Laba Rugi.
Sekarang audit telah digunakan sebagai bagian dari fungsi kontrol. Ini dapat didefinisikan sebagai pemeriksaan dan evaluasi kebijakan, prosedur, dan praktik di semua fase bisnis untuk mencapai administrasi organisasi yang paling efektif. Mari kita definisikan audit personalia
Arti dan Tujuan:
“Memperluas arti umum audit ke bidang manajemen personalia, audit personalia dapat didefinisikan sebagai analisis dan evaluasi kebijakan, prosedur, dan praktik personel untuk menentukan efektivitas manajemen personel/sumber daya manusia dalam suatu organisasi. Dengan kata lain, audit personalia adalah tinjauan berkala untuk mengukur efektivitas manajemen personalia dan untuk menentukan langkah-langkah yang diperlukan untuk penggunaan sumber daya manusia yang lebih efektif.
Menguraikan perlunya evaluasi personel, Gordon” menyatakan bahwa tujuan utama manajemen personalia adalah untuk “meningkatkan produktivitas” masing-masing karyawan dan dengan demikian meningkatkan “efektivitas organisasi” dengan pemanfaatan yang lebih baik dari sumber daya manusia perusahaan.
Menurut Gray “tujuan utama audit personalia adalah untuk mengetahui bagaimana berbagai unit berfungsi dan bagaimana mereka dapat memenuhi kebijakan dan pedoman yang telah disepakati; dan untuk membantu seluruh organisasi dengan mengidentifikasi kesenjangan antara tujuan dan hasil, karena produk akhir dari evaluasi harus merumuskan rencana untuk koreksi penyesuaian .”
Tujuan audit personalia dapat dicantumkan secara lebih teratur sebagai berikut:
- Mengkaji ulang seluruh sistem organisasi praktik sumber daya manusia, yaitu memperoleh, mengembangkan, mengalokasikan, dan memanfaatkan sumber daya manusia dalam organisasi.
- Untuk mengevaluasi keefektifan berbagai kebijakan dan praktik kepegawaian.
- Untuk mengidentifikasi kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaan praktik sumber daya manusia dalam organisasi.
- Untuk memodifikasi praktik sumber daya manusia yang ada untuk memenuhi tantangan manajemen personalia/sumber daya manusia.
Cakupan:
Cakupan audit personalia sangat luas. Ini mewakili pendekatan yang mencakup; yaitu, diasumsikan bahwa manajemen sumber daya manusia melibatkan lebih dari sekadar praktik merekrut, merekrut, mempertahankan, dan memecat karyawan. Dengan kata lain, audit personalia tertarik pada semua program yang berkaitan dengan karyawan terlepas dari mana asalnya.
Dengan cara ini, area audit personalia meliputi perekrutan, seleksi, analisis pekerjaan, pelatihan, pengembangan manajemen, promosi dan transfer, hubungan kerja, pengembangan moral, tunjangan karyawan, administrasi upah dan gaji, perundingan bersama, hubungan industrial dan komunikasi. Selanjutnya, bidang-bidang seperti kepemimpinan, keluhan, dan penilaian kinerja serta mobilitas karyawan juga termasuk dalam ruang lingkup audit personalia.
Dale Yoder telah menguraikan ruang lingkup audit personel berdasarkan area dan level sebagai berikut:
Proses 
:
Audit kepegawaian harus menyelidiki lebih dalam, mengevaluasi program kepegawaian, kebijakan, filosofi dan teori. Untuk itu, perlu diputuskan tingkat audit yang sesuai seperti hasil, program, kebijakan, filosofi, dll., sebelum benar-benar memulai audit personalia. Pengalaman menunjukkan bahwa evaluasi berdasarkan hasil terkadang menjadi dangkal. Misalnya, tingkat absensi yang tinggi dapat disebabkan oleh berbagai penyebab.
Untuk menyelidiki lebih dalam, proses audit personalia meliputi langkah-langkah berikut:
(i) Mengidentifikasi indeks, indikator, rasio statistik, dan angka bruto dalam beberapa kasus.
(ii) Meneliti variasi dalam kerangka waktu dibandingkan dengan periode sebelumnya yang serupa.
(iii) Membandingkan variasi departemen yang berbeda selama periode waktu yang berbeda,
(iv) Meneliti variasi periode yang berbeda dan kemudian membandingkannya dengan unit serupa yang bekerja di wilayah tersebut,
(v) Menggambar tren, memastikan distribusi frekuensi dan korelasi di antara mereka.
(vi) Menyiapkan laporan dan mengirimkannya ke manajemen puncak untuk informasi dan tindakan.
Menurut VSP Rao, pertanyaan berikut dapat diajukan untuk mengevaluasi kebijakan, prosedur, dan praktik personel:
(i) Apa itu? (yakni, kebijakan/prosedur/praktik).
(ii) Bagaimana mereka terbentuk?
(iii) Bagaimana mereka dikomunikasikan kepada berbagai manajer dan pemberi kerja terkait?
(iv) Bagaimana mereka dipahami oleh masing-masing pemberi kerja, penyelia dan manajer pada tingkat yang berbeda?
(v) Apakah mereka konsisten dengan filosofi organisasi manajemen dan filosofi manajemen sumber daya manusia?
(vi) Apakah mereka konsisten dengan tren yang ada terhadap manajemen dan penelitian sumber daya manusia?
(vii) Pengendalian apa yang ada untuk memastikan penerapannya yang efektif dan seragam?
(viii) Tindakan apa yang ada untuk memodifikasinya agar memenuhi persyaratan organisasi?
