Keuntungan Mengikuti Struktur Birokrasi untuk Mengelola Organisasi Anda!
Bentuk klasik berarti struktur birokrasi di mana ada hierarki kekuasaan dan tanggung jawab dan arah utamanya mengalir dari manajemen puncak ke tingkat pekerja yang lebih rendah melalui jajaran hierarkisnya. Pedoman ini adalah:
Sumber Gambar : 2.bp.blogspot.com/-BACFLfzL4to/UdBss-t8pvI/AAAAAAABNCE/_e8PjODHSgs/s1024/leadership2.jpg
1. Garis kewenangan harus dinyatakan dengan jelas dan harus dijalankan dari atas ke bawah organisasi:
Prinsip ini dikenal sebagai prinsip skalar dan garis wewenang disebut sebagai rantai komando. Keputusan utama dibuat dan kebijakan dirumuskan di tingkat manajemen puncak dan disaring ke bawah melalui berbagai tingkat manajemen hingga ke pekerja. Garis wewenang harus ditetapkan dengan jelas sehingga setiap orang dalam rantai komando ini mengetahui wewenangnya dan batas-batasnya.
2. Setiap orang dalam organisasi harus melapor hanya kepada satu atasan:
Ini dikenal sebagai prinsip “kesatuan komando” dan setiap orang mengetahui kepada siapa dia melapor dan siapa yang melapor kepadanya. Proses ini menghilangkan ambiguitas dan kebingungan yang dapat terjadi ketika seseorang harus melapor kepada lebih dari satu atasan.
3. Tanggung jawab dan wewenang masing-masing pengawas harus ditetapkan secara jelas dan tertulis:
Hal ini akan memperjelas peran yang tepat dari pengawas sampai batas kewenangannya. Otoritas didefinisikan sebagai “hak formal untuk meminta tindakan dari orang lain”, dan tanggung jawab adalah pertanggungjawaban otoritas itu. Dengan wewenang dan tanggung jawab yang jelas, akan lebih mudah bagi penyelia untuk melacak dan menangani masalah dan membuat keputusan cepat bila diperlukan.
4. Manajer yang lebih tinggi bertanggung jawab atas tindakan bawahannya:
Manajer atau supervisor tidak dapat memisahkan diri dari tindakan bawahannya. Oleh karena itu, ia harus bertanggung jawab atas tindakan bawahannya.
5. Wewenang dan tanggung jawab harus didelegasikan sejauh mungkin dari garis hirarki secara objektif:
Ini akan menempatkan kekuatan pengambilan keputusan di dekat operasi yang sebenarnya. Ini akan memberi manajemen puncak lebih banyak waktu luang untuk dicurahkan ke dalam perencanaan strategis dan pembuatan kebijakan secara keseluruhan. Ini sangat diperlukan dalam organisasi besar yang kompleks. Prinsip ini dikenal sebagai “desentralisasi kekuasaan” dibandingkan dengan kekuasaan terpusat di mana semua keputusan dibuat di atas.
6. Jumlah tingkatan otoritas harus sesedikit mungkin:
Ini akan membuat komunikasi lebih mudah dan jelas dan pengambilan keputusan lebih cepat. Rantai komando yang lebih panjang umumnya menghasilkan “kelalaian”, karena tanggung jawab tidak diberikan secara jelas dan karenanya menjadi ambigu. Menurut Gilmore®, sebagian besar organisasi tidak membutuhkan lebih dari enam tingkat pengawasan termasuk tingkat presiden.
7. Prinsip spesialisasi harus diterapkan sedapat mungkin:
Pembagian kerja yang tepat memfasilitasi spesialisasi. Setiap orang harus diberi satu fungsi sedapat mungkin. Aturan ini berlaku untuk individu maupun departemen. Operasi khusus akan mengarah pada efisiensi dan kualitas. Namun, setiap bidang peminatan harus saling terkait dengan sistem terpadu total melalui koordinasi semua kegiatan semua departemen.
8. Fungsi lini dan fungsi staf harus dipisahkan:
Tumpang tindih fungsi-fungsi ini akan menghasilkan ambiguitas. Fungsi lini adalah mereka yang terlibat langsung dengan operasi yang menghasilkan pencapaian tujuan perusahaan.
Fungsi staf adalah tambahan untuk fungsi lini dan menawarkan bantuan dan nasihat. Misalnya, fungsi hukum, hubungan masyarakat, dan promosi adalah semua fungsi staf. Kegiatan manajer lini dan manajer staf harus dikoordinasikan untuk mencapai hasil yang sinergis.
9. Rentang kendali harus masuk akal dan ditetapkan dengan baik:
“Rentang kendali” menentukan jumlah posisi yang dapat dikoordinasikan oleh satu eksekutif. Rentang kendali bisa sempit jika hanya ada sedikit individu yang melapor kepada manajer yang sama atau bisa juga luas jika banyak individu berada di bawah pengawasan manajer yang sama.
Namun, rentang kendali seperti itu akan bergantung pada kesamaan atau ketidaksamaan posisi-posisi bawahan dan seberapa saling ketergantungan posisi-posisi ini. Semakin saling bergantung posisi ini, semakin sulit koordinasinya. Dalam posisi saling terkait seperti itu, disarankan untuk memiliki tidak lebih dari lima atau enam bawahan yang bekerja di bawah satu eksekutif.
10. Organisasi harus sederhana dan fleksibel:
Ini harus sederhana karena lebih mudah dikelola dan harus fleksibel karena dapat dengan cepat beradaptasi dengan perubahan kondisi. Itu harus sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah diperluas atau dikurangi sesuai permintaan zaman. Selanjutnya, kesederhanaan akan membuat komunikasi lebih mudah, cepat dan akurat, yang diperlukan untuk organisasi yang sukses.
Sementara prinsip-prinsip ini, secara umum, berlaku untuk organisasi klasik seperti yang diusulkan oleh Frederick Taylor dan Henry Fayol, dan telah diadopsi untuk memfasilitasi administrasi, beberapa prinsip yang lebih baru telah berkembang yang telah menjadi bagian integral dari sebagian besar organisasi modern.
Prinsip-prinsip baru pengambilan keputusan partisipatif, menantang penugasan kerja, manajemen berdasarkan tujuan, dan desentralisasi otoritas dan segera terintegrasi dengan yang tradisional. Idenya adalah untuk merangsang kreativitas, mendorong pertumbuhan dan mengoptimalkan pemanfaatan semua sumber daya dalam mencapai tujuan organisasi.
