Pakar manajemen yang berbeda telah menjelaskan prinsip yang berbeda berdasarkan penelitian mereka. Henry Fayol, seorang industrialis Perancis yang terkenal, telah menjelaskan empat belas prinsip manajemen dalam bukunya General and Industrial Management.
Sumber Gambar : staffingstream.wpengine.netdna-cdn.com/wp-content/uploads/management.jpg
Menjelaskan perbedaan antara ‘prinsip’ dan ‘elemen’ ia menjelaskan bahwa prinsip-prinsip manajemen pada dasarnya benar dan membangun hubungan antara sebab dan akibat, sedangkan ‘elemen’ manajemen menunjuk pada fungsinya.
Saat menyajikan prinsip-prinsip manajemen, Fayol mengingat dua hal. Pertama, daftar prinsip-prinsip manajemen tidak boleh panjang tetapi harus sugestif dan hanya prinsip-prinsip yang harus dijelaskan yang dapat diterapkan di sebagian besar situasi.
Kedua, prinsip-prinsip manajemen harus fleksibel dan tidak kaku sehingga dapat dilakukan perubahan jika diperlukan. Empat belas prinsip yang diberikan oleh Fayol adalah sebagai berikut:
(1) Pembagian Pekerjaan:
Prinsip Fayol ini memberi tahu kita bahwa sedapat mungkin seluruh pekerjaan harus dibagi menjadi beberapa bagian yang berbeda dan setiap individu harus ditugaskan hanya satu bagian dari pekerjaan sesuai dengan kemampuan dan seleranya daripada memberikan seluruh pekerjaan kepada satu orang.
Ketika individu tertentu melakukan pekerjaan yang sama berulang kali, dia akan menjadi ahli dalam melakukan bagian tertentu dari keseluruhan pekerjaan. Akibatnya, manfaat spesialisasi akan tersedia.
Sebagai contoh, sebuah perusahaan mebel mendapat pesanan untuk pembuatan 100 stand perkuliahan. Dia memiliki lima pekerja yang akan melakukan pekerjaan itu. Ada dua cara untuk menyelesaikan pesanan ini. Pertama, setiap pekerja diminta melengkapi 20 stand perkuliahan.
Metode kedua dapat mendistribusikan bagian-bagian yang berbeda dari kaki-kaki kuliah, papan atas, penyangga tengah, perakitan dan pemolesan-kepada kelima pekerja dengan cara bahwa hanya satu pekerja yang melakukan pekerjaan yang sama untuk semua 100 stan kuliah. Di sini, indikasi Fayol adalah cara kedua untuk melakukan pekerjaan ini dan bukan cara sebelumnya.
Prinsip pembagian kerja berlaku tidak hanya untuk para pekerja tetapi juga berlaku sama untuk para manajer. Misalnya, jika seorang manajer disetel untuk mengerjakan jenis aktivitas yang sama untuk jangka waktu yang lama, dia pasti akan menjadi ahli dalam pekerjaan khususnya. Akibatnya, keputusan yang lebih banyak dan bermanfaat dapat diambil dalam waktu yang relatif lebih singkat olehnya.
Keuntungan Efek Positif dari spesialisasi diperoleh, seperti peningkatan kualitas pekerjaan, peningkatan kecepatan produksi, penurunan pemborosan sumber daya.
Melanggar Efek, efek positif spesialisasi yang disebutkan di atas tidak akan tersedia.
(2) Wewenang dan Tanggung Jawab:
Menurut prinsip ini, wewenang dan tanggung jawab harus berjalan beriringan. Ini berarti bahwa ketika individu tertentu diberi pekerjaan tertentu dan dia bertanggung jawab atas hasilnya, hal ini hanya mungkin terjadi ketika dia diberi wewenang yang cukup untuk melaksanakan tanggung jawabnya.
Tidaklah pantas untuk membuat seseorang bertanggung jawab atas pekerjaan apa pun tanpa adanya wewenang. Dalam kata-kata Fayol, “Hasil dari otoritas adalah tanggung jawab. Ini adalah hasil alami dari otoritas dan pada dasarnya merupakan aspek lain dari otoritas dan kapan pun otoritas digunakan, tanggung jawab secara otomatis muncul.”
Misalnya, CEO sebuah perusahaan telah menggandakan target penjualan manajer penjualan untuk tahun yang akan datang. Untuk mencapai target ini, otoritas untuk menunjuk perwakilan penjualan yang diperlukan, memasang iklan sesuai kebutuhan, dll harus diizinkan. Jika hal-hal ini tidak diperbolehkan, manajer penjualan tidak dapat dimintai pertanggungjawaban untuk tidak melakukannya
(3) Disiplin:
Disiplin sangat penting untuk setiap kinerja kerja yang sukses. Fayol menganggap disiplin berarti kepatuhan, menghormati otoritas, dan kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan.
Disiplin dapat dibangun dengan memberikan pengawasan yang baik pada semua tingkatan, menjelaskan peraturan dengan jelas, dan menerapkan sistem reward and punishment. Seorang manajer dapat memberikan contoh yang baik kepada bawahannya dengan mendisiplinkan dirinya sendiri.
Misalnya, jika karyawan melanggar janjinya untuk bekerja dengan kapasitas penuh, itu akan menjadi pelanggaran kepatuhan. Demikian pula seorang manajer penjualan memiliki wewenang untuk melakukan bisnis secara kredit.
Tetapi jika dia mengizinkan fasilitas ini bukan untuk pelanggan umum tetapi hanya untuk kerabat dan teman-temannya, maka itu berarti mengabaikan rasa hormatnya terhadap otoritasnya. (Catatan: Kedua contoh ini memberikan pesan ketidakdisiplinan yang merupakan situasi yang tidak diinginkan.)
(4) Kesatuan Komando:
Menurut prinsip kesatuan komando, seorang karyawan harus menerima perintah hanya dari satu atasan pada satu waktu dan karyawan tersebut harus bertanggung jawab hanya kepada atasan tersebut. Jika ada banyak atasan yang memberikan perintah kepada karyawan yang sama, dia tidak akan dapat memutuskan perintah mana yang harus diprioritaskan. Dengan demikian dia menemukan dirinya dalam situasi yang membingungkan.
Situasi seperti itu berdampak buruk pada efisiensi bawahan. Sebaliknya, ketika ada banyak atasan, setiap atasan ingin agar perintahnya diprioritaskan. Masalah ego ini menimbulkan kemungkinan bentrok. Akibatnya, efisiensi mereka sendiri kemungkinan akan terpengaruh.
(5) Kesatuan Arah:
Kesatuan arah berarti bahwa harus ada satu kepala untuk satu rencana untuk sekelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama. Dengan kata lain, harus ada satu rencana tindakan untuk sekelompok kegiatan yang memiliki tujuan yang sama dan harus ada satu manajer yang mengendalikannya.
Misalnya, sebuah perusahaan mobil memproduksi dua produk, yaitu skuter dan mobil, sehingga memiliki dua divisi.
Karena setiap produk memiliki pasar dan masalahnya masing-masing, maka setiap divisi harus memiliki targetnya masing-masing. Sekarang setiap divisi harus merencanakan targetnya sesuai dengan kondisi lingkungannya untuk mendapatkan hasil yang lebih baik. Perlu dibedakan antara arti kesatuan komando dan kesatuan arah.
Kesatuan komando berarti hanya ada satu manajer pada satu waktu untuk memberikan perintah kepada seorang karyawan, sedangkan kesatuan arah berarti hanya ada satu manajer yang melakukan pengendalian atas semua kegiatan yang memiliki tujuan yang sama.
Kesatuan Komando & Kesatuan Arah
Dalam hubungan ini Fayol merasa bahwa untuk menjalankan organisasi secara efisien, kesatuan pengarahan adalah penting, sedangkan kesatuan komando penting untuk meningkatkan efisiensi karyawan.
(6) Subordinasi Kepentingan Individu terhadap Kepentingan Umum:
Prinsip ini bisa disebut ‘Mengutamakan Kepentingan Umum di atas Kepentingan Individu.’ Menurut asas ini, kepentingan umum atau kepentingan organisasi di atas segalanya. Jika diminta untuk menempatkan kepentingan pribadi dan kepentingan umum dalam urutan prioritas, pasti kepentingan umum akan didahulukan.
Misalnya, jika seorang manajer mengambil suatu keputusan yang merugikan dirinya secara pribadi tetapi menghasilkan keuntungan yang besar bagi perusahaan, ia tentu harus mengutamakan kepentingan perusahaan dan mengambil keputusan yang sesuai. Sebaliknya, jika beberapa keputusan membantu manajer secara pribadi tetapi mengakibatkan kerugian besar bagi perusahaan, maka keputusan seperti itu tidak boleh diambil.
Misalnya, seorang manajer pembelian sebuah perusahaan harus membeli 100 ton bahan mentah. Putranya kebetulan menjadi pemasok bersama dengan pemasok lain di pasar. Manajer membeli bahan mentah dari perusahaan anaknya dengan harga yang lebih tinggi dari harga pasar. Ini akan menguntungkan manajer secara pribadi, tetapi perusahaan akan mengalami kerugian besar. Situasi ini tidak diinginkan.
(7) Remunerasi kepada Karyawan:
Fayol berpendapat bahwa karyawan harus mendapatkan remunerasi yang adil sehingga karyawan dan pemilik menemukan kepuasan yang sama. Merupakan tugas manajer untuk memastikan bahwa karyawan dibayar sesuai dengan pekerjaannya. Namun, jika mereka tidak dibayar dengan layak untuk pekerjaan mereka, mereka tidak akan melakukan pekerjaan mereka dengan dedikasi, kejujuran, dan kapasitas yang sempurna.
Akibatnya, organisasi harus menghadapi kegagalan. Remunerasi yang layak tergantung pada beberapa faktor seperti biaya hidup, permintaan tenaga kerja dan kemampuan mereka. Fayol merasa bahwa untuk memotivasi karyawan, selain remunerasi umum, mereka harus diberi insentif moneter dan nonmoneter.
Misalnya, anggaplah barang-barang semakin mahal dan perusahaan semakin untung. Dalam situasi seperti itu, remunerasi karyawan harus dinaikkan bahkan tanpa mereka minta. Jika ini tidak dilakukan, karyawan akan meninggalkan perusahaan pada kesempatan pertama. Biaya harus dikeluarkan untuk perekrutan baru yang akan membawa kerugian bagi perusahaan.
(8) Sentralisasi dan Desentralisasi:
Menurut prinsip ini, atasan harus mengadopsi sentralisasi yang efektif daripada sentralisasi penuh dan desentralisasi penuh. Dengan sentralisasi yang efektif, Fayol tidak berarti bahwa otoritas harus sepenuhnya tersentralisasi.
Dia merasa bahwa atasan harus menjaga otoritas pengambilan keputusan penting di tangan mereka sendiri, sedangkan wewenang untuk mengambil keputusan sehari-hari dan keputusan yang kurang penting harus didelegasikan kepada bawahan.
Rasio sentralisasi dan desentralisasi dapat berbeda dalam situasi yang berbeda. Misalnya, lebih menguntungkan untuk memiliki lebih banyak sentralisasi di unit usaha kecil dan lebih banyak desentralisasi di unit bisnis besar.
Misalnya, keputusan dalam menentukan tujuan dan kebijakan, perluasan usaha, dan lain-lain harus tetap berada di tangan atasan. Sebaliknya, kewenangan untuk pembelian bahan baku, pemberian cuti kepada karyawan, dll harus dilimpahkan kepada bawahan.
Efek positif
(i) Mengurangi beban kerja atasan
(ii) Keputusan yang lebih baik dan cepat
(iii) Peningkatan dorongan kepada bawahan
Efek Pelanggaran
(i) Peningkatan beban kerja yang tidak perlu dari atasan dalam hal sentralisasi dan bawahan dalam hal desentralisasi
(ii) Keputusan yang tidak sabar dan salah oleh atasan jika terjadi sentralisasi total dan keputusan yang lemah oleh bawahan jika terjadi desentralisasi total
(iii) Penurunan dorongan kepada bawahan jika terjadi sentralisasi total
(9) Rantai Skalar:
(i) Arti Rantai Skalar:
Ini mengacu pada garis otoritas formal yang bergerak dari peringkat tertinggi ke peringkat terendah dalam garis lurus,
(ii) Pendapat Fayol:
Rantai ini harus diikuti dengan ketat. Artinya setiap komunikasi harus bergerak dari atas ke bawah dan sebaliknya dalam satu garis lurus. Kondisi penting di sini adalah tidak ada langkah (post) yang harus diabaikan selama komunikasi.
(aku aku aku) Tangga Fayol:
Fayol telah menjelaskan prinsip ini dengan bantuan sebuah tangga.
Misalnya, di sebuah perusahaan karyawan ‘F’ ingin berhubungan dengan karyawan ‘P’. Menurut prinsip rantai skalar ‘F’ harus mencapai ‘A’ melalui medium E,D,C,B dan kemudian bersentuhan dengan L,M,N,0 akan mencapai ‘P’. Jadi ‘F’ harus mengambil bantuan dari semua sembilan langkah (posting) untuk memiliki kontak bisnis dengan ‘P’.
(iv) Kegunaan:
Karena sistem otoritas dan komunikasi yang lebih jelas, masalah dapat diselesaikan lebih cepat.
(v) Papan Geng:
Ini adalah pengecualian dari prinsip rantai skalar. Konsep ini dikembangkan untuk menjalin kontak langsung dengan karyawan yang setara dalam keadaan darurat untuk menghindari keterlambatan komunikasi.
Misalnya, seperti yang ditunjukkan pada diagram, karyawan ‘F’ dapat berhubungan langsung dengan karyawan ‘P’. Tetapi untuk melakukannya, karyawan ‘F’ dan ‘P’ harus meminta izin terlebih dahulu dari atasan langsung mereka ‘E’ dan ‘O’. Rincian pembicaraan mereka juga harus diberikan kepada mereka.
(10) Urutan:
Menurut prinsip ketertiban, orang yang tepat harus ditempatkan pada pekerjaan yang tepat dan hal yang benar harus ditempatkan pada tempat yang tepat. Menurut Fayol, setiap perusahaan harus memiliki dua pesanan yang berbeda-Pesanan Material untuk Sumber Daya Fisik dan Tatanan Sosial untuk Sumber Daya Manusia.
Menjaga sumber daya fisik agar tetap teratur berarti ‘tempat yang tepat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu di tempat yang tepat’. Demikian pula, menjaga ketertiban sumber daya manusia berarti ‘tempat bagi setiap orang dan setiap orang di tempat yang telah ditentukan’.
Mempertahankan kedua pesanan ini dengan benar akan memastikan bahwa setiap orang mengetahui tempat kerjanya, apa yang harus dia lakukan dan dari mana dia akan mendapatkan materi yang dibutuhkannya. Konsekuensinya, semua sumber daya yang tersedia dalam organisasi akan dimanfaatkan dengan baik.
Gang Plank: Catatan Khusus
Gang Plank hanya dapat didirikan dengan karyawan yang sederajat atau selevel. Misalnya, dalam contoh ini tidak ada papan gang yang dapat dibuat antara F dan O.
Misalnya, seorang karyawan yang bekerja di pabrik harus mengetahui tempat atau sumber dari mana dia bisa mendapatkan alatnya jika diperlukan. Demikian pula, dia harus mengetahui tempat di mana penyelianya akan tersedia jika diperlukan.
Namun, penting untuk dicatat bahwa tidak cukup untuk memiliki tempat yang dialokasikan untuk kotak peralatan dan untuk pengawas tetapi ketersediaan keduanya di tempat yang telah ditentukan sangatlah penting. Jika tidak demikian, dapat menyebabkan kerugian besar akibat kerusakan mesin.
(11) Ekuitas:
Prinsip ini mengatakan bahwa manajer harus memperlakukan bawahannya dengan cara yang adil dan baik sehingga mereka mengembangkan rasa dedikasi dan keterikatan pada pekerjaan mereka. Semua karyawan harus diperlakukan sama dan tidak memihak.
Fayol memberi tahu kita sehubungan dengan prinsip ini bahwa tidak boleh ada perlakuan yang sama antara orang yang pekerjaannya benar-benar baik dan orang yang pada dasarnya lalai.
Sebaliknya, yang terakhir harus diperlakukan dengan tegas. Melakukan hal itu akan adil. Karena sudut pandang inilah Taylor telah mempresentasikan metode remunerasi diferensialnya.
(12) Stabilitas Personil:
Dari sudut pandang manajemen, sangat berbahaya untuk sering mengganti karyawan karena ini merupakan cerminan dari manajemen yang tidak efisien. Oleh karena itu, menurut prinsip ini harus ada stabilitas masa kerja karyawan agar pekerjaan tetap efisien.
Fayol berpendapat bahwa ketidakstabilan masa kerja karyawan adalah penyebab buruknya manajemen dan hasil. Tingkat perputaran tenaga kerja yang tinggi akan mengakibatkan peningkatan biaya karena memilih mereka berkali-kali, dan memberi mereka pelatihan lagi.
Ini juga menurunkan prestise organisasi dan menciptakan rasa tidak aman di antara karyawan yang membuat mereka sibuk mencari jalan kerja baru. Akibatnya, rasa dedikasi tidak dapat diciptakan di antara mereka.
Misalnya, jika pekerja di suatu perusahaan tidak diperlakukan dengan baik dan suasana di perusahaan juga tidak sehat, maka pekerja tidak akan bertahan lama. Dengan kata lain, mereka akan meninggalkan perusahaan pada kesempatan pertama yang tersedia. Situasi ini benar-benar berbahaya.
Misalnya, seorang buruh menyelesaikan 10 unit barang dalam sehari. Buruh lain yang kebetulan kerabat pengawas menyelesaikan 8 unit tetapi keduanya mendapat upah yang sama. Ini melanggar prinsip kesetaraan. Buruh kedua harus mendapat upah lebih sedikit dari buruh pertama.
(13) Prakarsa:
Inisiatif berarti kapasitas untuk bekerja sambil mengekspresikan pikiran seseorang. Menurut Fayol, adalah tugas manajer untuk mendorong rasa inisiatif di antara karyawannya untuk melakukan suatu pekerjaan atau mengambil suatu keputusan tetapi dalam batas wewenang dan disiplin.
Ini hanya mungkin terjadi jika manajer mau menerima pemikiran bawahannya. Dengan demikian, bawahan akan menyajikan ide-ide baru dan berguna berkali-kali dan secara bertahap mereka akan menjadi bagian integral dari organisasi. Untuk menyukseskan proses ini, seorang manajer harus meninggalkan rasa gengsinya yang palsu.
Misalnya, seorang penjual menyarankan kepada manajer penjualannya untuk menerapkan teknik periklanan baru. Manajer penjualan menyuruhnya pergi dengan mengatakan kepadanya bahwa itu tidak mungkin dan mengabaikan saran itu sama sekali.
Dalam situasi seperti itu penjual, yang telah ditegur dan diremehkan, tidak akan berani menawarkan saran apa pun di masa depan karena keinginannya untuk mengambil inisiatif telah ditekan.
Sebaliknya, jika sarannya didengarkan baik-baik (walaupun tidak untuk dilaksanakan) dia bisa memberanikan diri untuk menawarkan beberapa saran di masa depan. Tindakan seperti itu hanya akan mendorong inisiatifnya.
Efek positif
(i) Peningkatan daya pikir karyawan
(ii) Kerja sama karyawan dalam melaksanakan keputusan
(iii) Peningkatan rasa keterikatan pada organisasi Violating Effect
(iv) Menurunnya daya pikir karyawan
(v) Suasana tidak kooperatif
(vi) Menurunnya keterikatan karyawan terhadap perusahaan
(14) Setia kawan:
Sesuai prinsip ini, seorang manajer harus terus berupaya untuk mengembangkan semangat tim di antara bawahan. Untuk melakukan ini, dia harus menggunakan kata ‘Kami’ alih-alih” selama percakapan dengan bawahan.
