Manajemen telah didefinisikan dalam bentuk proses. Di bawah proses manajemen (perencanaan, pengorganisasian, penempatan staf, pengarahan dan pengendalian), banyak kegiatan yang saling terkait satu sama lain di dalamnya. Kegiatan ini dikenal sebagai fungsi atau unsur manajemen.
Sumber Gambar: tnphtc.org/wp-content/uploads/HSA1.png
Fungsi penting dari manajemen adalah:
(1) Perencanaan:
Ini mengacu pada berpikir sebelumnya. Dengan kata lain, perencanaan adalah penentuan tindakan di masa depan untuk mencapai hasil yang diinginkan. Dalam perencanaan dipastikan apa yang harus dikerjakan, bagaimana mengerjakannya dan siapa yang mengerjakannya.
Jika sebelum memulai pekerjaan semua poin ini tidak diperhatikan maka tujuan bisnis tidak dapat dicapai.
Perencanaan adalah proses yang panjang, untuk penyempurnaan yang diambil langkah-langkah berikut:
(i) Menetapkan tujuan (ii) Mengembangkan premis (iii) Mengidentifikasi alternatif tindakan (iv) Mengevaluasi program alternatif (v) Memilih alternatif (vi) Mengimplementasikan rencana (vii) Tindak lanjut
(2) Pengorganisasian:
Ini mengacu pada penyesuaian yang harmonis dari berbagai bagian untuk mencapai tujuan bersama. Agar fungsi pertama manajemen (yaitu, perencanaan) berfungsi, ‘struktur peran’ perlu disusun dan dipertahankan.
Proses menciptakan struktur peran ini dikenal sebagai pengorganisasian. Perencanaan hanyalah untuk menuliskan beberapa ide, tetapi untuk mengubah ide itu menjadi kenyataan, diperlukan sekelompok orang.
Selanjutnya, untuk mengefektifkan kegiatan kelompok masyarakat ini, diperlukan pengorganisasian. Di bawah ini, seluruh proyek dibagi menjadi berbagai pekerjaan kecil, untuk menugaskan pekerjaan ini ke pos yang ditunjuk (yang akan memperjelas bahwa pekerjaan tertentu akan dilakukan di pos mana), untuk menyatukan berbagai pekerjaan menjadi satu departemen, untuk memperjelas hak dan kewajiban. karyawan yang akan diangkat di berbagai pos, dan untuk menentukan hubungan antara berbagai pos (karyawan).
Langkah-langkah berikut diambil untuk menyelesaikan fungsi pengorganisasian manajemen:
(i) Identifikasi dan Pembagian Kerja (ii) Departementalisasi (iii) Pembagian Tugas (iv) Menjalin Hubungan Pelaporan
(3) Staf:
Ini mengacu pada mengisi dan menjaga mengisi pos dengan orang-orang. Dalam perencanaan, ide-ide diberikan bentuk tertulis, sebaliknya pengorganisasian, dengan tujuan mengubah ide-ide tersebut menjadi kenyataan, menyiapkan struktur berbagai pos.
Setelah pengorganisasian, datanglah staf yang menempatkan orang di pos-pos ini sehingga pekerjaan dapat dilakukan. Mengingat keberhasilan suatu organisasi berbanding lurus dengan seberapa cekatan setiap pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya, maka fungsi kepegawaian menjadi semakin penting.
Langkah-langkah berikut diambil untuk melengkapi fungsi kepegawaian manajemen:
(i) Memperkirakan kebutuhan tenaga kerja
(ii) Perekrutan
(iii) Seleksi
(iv) Penempatan dan Orientasi
(v) Pelatihan dan Pengembangan
(4) Mengarahkan:
Ini mengacu pada instruksi, membimbing, berkomunikasi dan menginspirasi orang-orang dalam organisasi. Di bawah mengarahkan berikut empat kegiatan termasuk:
(i) Pengawasan (ii) Komunikasi
(iii) Kepemimpinan (iv) Motivasi
Gambaran singkat dari keempat kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
(i) Pengawasan:
Ini mengacu pada memantau kemajuan pekerjaan rutin bawahan seseorang dan membimbing mereka dengan benar. Pengawasan merupakan elemen penting dari fungsi mengarahkan manajemen. Pengawasan memiliki ciri penting bahwa kontak tatap muka antara atasan dan bawahannya adalah suatu keharusan,
(ii) Komunikasi:
Ini mengacu pada seni mentransfer fakta, ide, perasaan, dll. Dari satu orang ke orang lain dan membuatnya memahaminya. Seorang manajer harus terus-menerus memberi tahu bawahannya tentang apa yang harus dilakukan, bagaimana melakukannya, dan kapan melakukan berbagai hal.
Juga, sangat penting untuk mengetahui reaksi mereka. Untuk melakukan semua ini menjadi penting untuk mengembangkan fasilitas komunikasi yang efektif. Komunikasi dengan mengembangkan saling pengertian menanamkan rasa kerjasama yang membangun lingkungan koordinasi dalam organisasi.
(aku aku aku) Kepemimpinan:
Ini mengacu pada mempengaruhi orang lain sedemikian rupa untuk membuat mereka melakukan apa yang diinginkan pemimpin mereka. Kepemimpinan memegang peranan penting dalam mengarahkan. Hanya melalui kualitas ini, seorang manajer dapat menanamkan kepercayaan dan semangat di antara bawahannya.
(iv) Motivasi:
Ini mengacu pada proses yang menggairahkan orang untuk bekerja untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Di antara berbagai faktor produksi, hanya faktor manusia yang bersifat dinamis dan memberikan mobilitas kepada sumber daya fisik lainnya. Jika sumber daya manusia menjadi statis maka sumber daya lainnya secara otomatis menjadi tidak bergerak.
Oleh karena itu, menjadi penting untuk memotivasi sumber daya manusia agar tetap dinamis, sadar dan bersemangat untuk melakukan tugasnya. Insentif moneter dan non-moneter diberikan kepada karyawan untuk motivasi.
(5) Pengendalian:
Ini mengacu pada membawa hasil aktual lebih dekat ke hasil yang diinginkan.
Di bawah ini, manajer memantau apakah pekerjaan dilakukan sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau tidak. Ia juga memeriksa apakah kualitas dan kuantitas pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan standar/parameter yang telah ditentukan atau tidak.
Penyimpangan kemudian diperiksa dengan mencocokkan kinerja aktual dengan standar yang telah ditentukan sebelumnya. Setelah tindakan korektif ini diambil untuk penyimpangan negatif sehingga perbedaan antara hasil aktual dan hasil yang diinginkan dapat diminimalkan.
Dengan demikian, dengan penegakan proses pengendalian semua hambatan yang menghalangi kemajuan pekerjaan dihilangkan dan upaya semua orang mulai mendekati arah yang diinginkan, dalam bentuk kesimpulan, proses pengendalian memiliki lima langkah utama:
(i) Menetapkan standar kinerja
(ii) Pengukuran kinerja aktual
(iii) Perbandingan kinerja aktual dengan standar
(iv) Menganalisis penyimpangan
(v) Mengambil tindakan korektif.
