Artikel ini menyoroti hambatan komunikasi dengan langkah-langkah untuk mengatasinya.
Hambatan Komunikasi # 1. Hambatan Organisasi:
Beberapa hambatan organisasi untuk komunikasi adalah:
(i) Rantai Skalar Panjang:
Ketika rantai skalar, yang merupakan rute dasar perjalanan untuk semua komunikasi formal, terlalu panjang; komunikasi menjadi terlalu tertunda.
(ii) Rentang Manajemen yang Terlalu Luas:
Di mana, dalam suatu organisasi, rentang manajemen terlalu lebar; atasan mungkin tidak dapat berkomunikasi secara efektif, dengan jumlah bawahan yang terlalu banyak. (R) Rentang manajemen harus dikurangi ke tingkat optimal oleh manajemen puncak; mengingat kebutuhan komunikasi antara atasan dan bawahannya.
(iii) Sistem Komunikasi Satu Arah:
Ketika dalam suatu organisasi, sistem komunikasi hanya merupakan jalur satu arah yaitu hanya dari manajemen puncak ke bawah pada level yang lebih rendah; keluhan memang berkembang di pihak bawahan karena kurangnya umpan balik untuk komunikasi.
(R) Merancang dan memelihara jaringan komunikasi dua arah; sehingga memungkinkan komunikasi ke atas yaitu dari tingkat manajemen yang lebih rendah ke tingkat atas, untuk mendapatkan umpan balik yang diperlukan untuk komunikasi ke bawah, dan merencanakan reaksi yang sesuai untuk umpan balik tersebut.
(iv) Komunikasi yang Tidak Relevan dan Di Luar Konteks:
Situasi yang menjelaskan komunikasi yang tidak relevan dan di luar konteks, biasanya muncul; ketika tujuan organisasi tidak didefinisikan dengan jelas dan kebijakan organisasi tidak sempurna.
(R) Tujuan organisasi harus didefinisikan dengan baik dan jelas; mungkin dalam hal numerik. Selanjutnya, kebijakan organisasi harus disempurnakan oleh otoritas yang lebih tinggi yang bersangkutan; agar tidak membiarkan bawahan melakukan kebijaksanaan yang tidak perlu, saat menerapkan kebijakan tersebut.
(v) Kurangnya Fasilitas Komunikasi yang Memadai:
Kadang-kadang, di banyak organisasi, fasilitas komunikasi yang memadai seperti – telepon, interkom, peon, messenger, Photostat atau fasilitas mengetik dll. – tidak tersedia. Akibatnya, penundaan atau kemacetan komunikasi muncul, mengganggu arus komunikasi yang bebas.
(R) Manajemen harus memastikan bahwa fasilitas yang diperlukan untuk komunikasi disediakan untuk personel yang membutuhkan dalam organisasi; yang membutuhkan fasilitas tersebut terus menerus.
Hambatan Komunikasi # 2. Hambatan Linguistik:
Beberapa linguistik (yaitu yang berkaitan dengan bahasa komunikasi) hambatan komunikasi, adalah sebagai berikut:
(i) Bahasa Buruk atau Kasar:
Ketika komunikasi baik lisan maupun tulisan – diungkapkan dalam bahasa yang buruk atau kasar; sentimen penerima dipengaruhi secara emosional dan penolakan (atau reaksi) terhadap komunikasi semacam itu diundang dari pihaknya.
(r) Pengirim harus menggunakan bahasa yang santun dan bermartabat; agar tidak menyentuh sentimen penerima.
(ii) Bahasa Samar-samar:
Ketika, bahasa yang digunakan dalam menyusun komunikasi, tidak jelas (yaitu kata yang sama memiliki arti berbeda bagi individu yang berbeda); komunikasi cocok untuk bermacam-macam interpretasi; menciptakan kebingungan di benak penerima tentang makna sebenarnya yang ingin disampaikan oleh pengirim.
(R) Pesan harus disusun melalui pemilihan kata yang cermat. Lebih baik memperjelas arti kata-kata yang mungkin menjadi sumber kebingungan bagi penerimanya.
(iii) Bahasa Teknis:
Terkadang, pengirim komunikasi mungkin menggunakan bahasa teknis misalnya tentang produksi, teknik atau manajemen keuangan, dll.; sambil menyusun komunikenya sehingga menimbulkan masalah t bagi penerima biasa untuk memahami arti dari komunike tersebut. Dalam kasus seperti itu, tujuan komunikasi digagalkan.
(R) Penggunaan bahasa teknis harus dihindari, sejauh mungkin. Namun, di mana penggunaan bahasa teknis tidak dapat dihindari; istilah-istilah teknis harus dijelaskan atau diterjemahkan ke dalam bahasa orang awam.’
Hambatan Komunikasi #3. Hambatan pada Pihak Pengirim Komunikasi:
Beberapa hambatan komunikasi yang timbul pada pihak pengirim komunikasi adalah sebagai berikut:
(i) Komunikasi Tidak Terencana:
Kadang atasan yaitu pengirim komunikasi, tidak pernah peduli merencanakan komunikasi entah karena malas atau karena tekanan pekerjaan; dan membuat atau mengeluarkan komunikasi kepada bawahan, dengan cara yang kasar dan santai.
Akibatnya, bawahan, yaitu penerima, hanya mendapat gambaran setengah hati dan gamblang tentang apa yang sebenarnya ingin disampaikan atasan kepada mereka; mana keadaan menyebabkan banyak masalah organisasi dan operasional.
(R) Pengirim harus bersiap-siap untuk berkomunikasi; dan pastikan untuk merencanakan komunikasi, sebelum memasukkannya ke dalam jalur transmisi ke penerima.
(ii) Pesan yang Dinyatakan dengan Buruk:
Kadang-kadang, atasan, bahkan dengan bersiap-siap untuk berkomunikasi, tidak dalam posisi untuk melakukan komunikasi yang efektif, karena satu atau lebih dari kekosongan berikut – menghasilkan apa yang disebut ‘pesan yang diekspresikan dengan buruk’:
- Pengorganisasian gagasan yang buruk
- Kurangnya koordinasi
- Kosakata yang tidak memadai
- Pengulangan
- Kalimat canggung
- Kelalaian ceroboh dll.
(R) Pengirim harus memperhatikan aspek-aspek di atas saat menyusun pesan; khususnya, mencari koordinasi ide – menggunakan kosa kata yang memadai dan menghindari penggunaan kalimat yang janggal. Singkatnya, pengirim harus mahir membuat draf.
Dalam hal sebaliknya, ia harus mencari jasa dan konsultasi ahli, dalam seni penyusunan tanpa ragu-ragu. Bagaimanapun, pesan yang disusun harus terlihat seperti komunikasi yang terintegrasi dan kompak.
(iii) Asumsi yang Tidak Diklarifikasi atau Asumsi yang terlalu banyak:
Penghalang ini sangat berkaitan dengan keadaan pikiran pengirim; saat melakukan komunikasi. Terkadang ada asumsi yang tidak jelas dalam pesan yang menimbulkan kebingungan bagi penerima atau ada terlalu banyak asumsi yang diasumsikan oleh pengirim, yang membingungkan penerima.
(R) Atasan harus mengklarifikasi asumsi, dengan cara menyisipkan catatan kaki pada komunikasi, menjelaskan atau mengklarifikasi asumsi. Selanjutnya, terlalu banyak asumsi harus dihindari; dan hanya asumsi relevan yang harus dibuat, yang selanjutnya harus diklarifikasi.
(iv) Komunikasi Egoistik:
Beberapa atasan melakukan komunikasi egois kepada bawahan; hanya untuk memuaskan ego palsu mereka dan membuat bawahan terkesan dengan kekuatan, status, dan otoritas mereka, dalam melakukannya. Komunikasi semacam itu hanya membuang-buang waktu baik pengirim maupun penerima; dan tidak membuat kontribusi yang berarti untuk tujuan organisasi.
(R) Atasan harus menghentikan diri dari membuat komunikasi egois; mengingat pepatah lama bahwa ‘kesombongan telah (memiliki) kejatuhan.’ Mereka harus menganggap ego mereka sendiri hanya sebagai bawahan organisasi dan tujuan dasarnya.
(v) Ketakutan akan Tantangan terhadap Otoritas:
Beberapa atasan mungkin enggan (atau ragu-ragu) untuk melakukan komunikasi yang penting sekalipun kepada bawahan; takut bahwa umpan balik atau reaksi apa pun terhadap komunikasi mereka dapat menantang otoritas mereka. Dalam situasi psikologis seperti itu, mereka lebih memilih untuk menghindari komunikasi apa pun. Hal ini kembali mengundang masalah organisasi.
(R) Atasan harus cukup berani untuk mentolerir kritik atas komunikasi mereka, dari pihak bawahan. Mereka harus secara bertahap mendapatkan ‘kepercayaan diri’ dan membuat komunikasi yang lebih baik, di masa depan.
Hambatan Komunikasi #4. Hambatan pada Pihak Penerima Komunikasi:
Beberapa hambatan komunikasi yang timbul dari pihak penerima adalah sebagai berikut:
(i) Tidak Ada Perhatian:
Begitu banyak penerima komunikasi tidak memperhatikannya; baik karena ketegangan yang ditimbulkan oleh masalah pribadi dan keluarga, atau karena terbebani dengan masalah darurat lainnya. Dalam situasi seperti itu, tujuan pengirim, dalam melakukan komunikasi, digagalkan.
(R) Komunikasi harus dibuat singkat, sederhana dan menarik; untuk mendapatkan perhatian langsung dari penerima. Selain itu, penerima harus menganggap itu kewajiban moral mereka yang jujur untuk memperhatikan komunikasi, demi kepentingan organisasi yang menjadi prasyarat motivasi mereka.
(ii) Evaluasi Dini:
Banyak penerima, khususnya bawahan, melakukan evaluasi komunikasi yang terlalu dini; bahkan sebelum komunikasi sepenuhnya dikomunikasikan kepada mereka. Dalam kasus seperti itu, kesalahpahaman dan keluhan berkembang antara pengirim dan penerima komunikasi.
(R) Penerima harus memastikan untuk tidak melakukan evaluasi komunikasi yang terlalu dini. Mereka harus menunggu pengirim menyelesaikan komunikasi. Ini hanya membutuhkan kesabaran dari pihak penerima.
Hambatan Komunikasi # 5. Hambatan Lain-Lain:
Beberapa hambatan lain untuk komunikasi adalah sebagai berikut:
(i) Hambatan Mekanis:
Dalam beberapa kasus, peralatan mekanis, yang digunakan dalam proses komunikasi, mungkin mengalami kerusakan mekanis yang menyebabkan misalnya distorsi pesan karena kesalahan teknis pada saluran telepon atau pemutusan sambungan telepon secara tiba-tiba yang membuat komunikasi tidak lengkap, dll. menciptakan masalah komunikasi yang serius. Dalam beberapa kasus lain, peon, kurir, dll. yang dipekerjakan untuk menyampaikan pesan, mungkin tidak menyampaikan komunikasi yang tepat, seperti yang dimaksudkan oleh pengirim.
(R) Untuk perangkat mekanis yang digunakan dalam proses komunikasi, manajemen harus memperhatikan pemeliharaan dan perbaikannya. Bagaimanapun, perangkat mekanis, seperti sistem telepon, dll. Harus selalu diperbarui.
Namun, dalam beberapa kasus, mungkin tidak ada solusi untuk kerusakan mekanis – karena faktor-faktor di luar kendali manajemen; dalam hal ini, media atau metode komunikasi alternatif harus digunakan oleh pengirim.
Di mana pesan, dll. Diusulkan untuk disampaikan oleh prajurit, utusan, dll. Penekanannya harus pada pengiriman pesan tertulis melalui mereka. Dalam hal penyampaian pesan secara lisan, orang-orang yang terampil atau terlatih, dll. harus dipekerjakan, untuk tujuan penyampaian pesan.
(ii) Kehilangan Penularan dan Retensi yang Buruk:
Biasanya ada kehilangan isi pesan; ketika sedang dalam perjalanan transmisi melalui berbagai tautan dalam rantai skalar terutama ketika komunikasi dilakukan secara lisan. Juga terkait dengan fenomena retensi pesan yang buruk oleh penerima, sebagai masalah daya hafalan yang buruk, dengan sebagian besar individu.
(R) Penekanan pengirim harus pada pembuatan komunikasi tertulis, yang diulangi secara wajar; untuk mengatasi hambatan tersebut.
