Artikel ini menyoroti tiga jenis sistem komunikasi teratas yang digunakan untuk mentransmisikan informasi secara elektronik. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Surat Elektronik (E-mail) 2. Faks 3. Pesan Suara.
Tipe Sistem Komunikasi #1. Surat Elektronik (E-mail):
Ini adalah sistem yang memungkinkan seseorang atau kelompok untuk berkomunikasi secara elektronik dengan orang lain melalui jaringan.
Dalam kerja E-mail, pengguna mengirim pesan elektronik melalui jaringan; pesan disimpan di kotak surat elektronik penerima.
Kotak surat elektronik biasanya berupa file di server; pesan di dalamnya dapat diambil saat penerima siap menerimanya.
Pengguna juga dapat mengedit, menyimpan, menyimpan, dan mengklasifikasikan pesan dan meneruskannya ke individu lain di jaringan. Jika dua pengguna masuk ke jaringan pada saat yang sama, maka mereka dapat berkomunikasi melalui E-mail.
Beberapa sistem email memiliki kemampuan multimedia yang memungkinkan pengguna email untuk mengirim tidak hanya teks, tetapi juga suara dan masih banyak jenis perangkat lunak email; tergantung pada karakteristik masing-masing jenis yang digunakan. Surat dapat dikirim antar komputer yang berbeda atau mungkin dibatasi untuk pengguna di satu komputer. Jika suatu organisasi memiliki jenis sistem yang berbeda, sistem ini harus ditautkan untuk mengumpulkan email agar berhasil.
Manfaat:
Ini memberikan akses instan dan penyebaran informasi sehingga menghilangkan jeda waktu yang terlibat dalam penggunaan layanan pos. Pesan email tidak hilang atau sampai ke pihak yang salah. Hal ini memungkinkan organisasi untuk menjadi responsif terhadap kebutuhan pelanggan.
Biaya berkomunikasi dengan seseorang tidak ada hubungannya dengan jarak, dan dalam banyak kasus biaya tidak bergantung pada ukuran pesan. Jika kami membayar biaya untuk E-mail, biaya didasarkan pada jumlah pesan, bukan ke mana pesan dikirim. E-mail adalah cara yang hemat biaya untuk berkomunikasi dengan teman, kolega, atau rekan bisnis di mana pun mereka berada.
Kita tidak perlu khawatir mengganggu seseorang ketika kita mengirim E-mail. Surat dikirim dan dikirim oleh satu sistem komputer yang berkomunikasi dengan internet. Meskipun dimasukkan ke dalam kotak surat seseorang, penerima tidak terganggu oleh kedatangan E-mail.
Kami dapat menangani email pada waktu yang tepat. Kita tidak perlu disela ketika E-mail datang, dan kita dapat membacanya atau mengerjakannya ketika kita punya waktu. Juga, kami dapat mengirimkannya pada waktu yang tepat. Itu tidak harus ditulis atau dikirim pada saat kami tahu penerima akan tersedia.
Kita tidak perlu malu menggunakan E-mail untuk berkomunikasi dengan siapapun. E-mail tidak anonim setiap pesan membawa alamat pengirimnya tetapi kita dapat menulis kepada siapa saja yang memiliki alamat internet. Juga, semua pesan tampak sama bagi orang yang menerima email. Pesan umumnya dinilai berdasarkan apa yang ada di dalamnya, bukan dari mana asalnya.
Kami tidak memainkan tag telepon untuk membuat janji untuk berkomunikasi dengan seseorang. Sekali lagi, E-mail dikirim pada saat yang tepat dan dapat tiba bahkan ketika orang yang dikirimi email tersebut tidak sedang menggunakan komputernya. Kita bisa mengirim surat, catatan, file, data atau laporan semuanya menggunakan teknik yang sama. Kita dapat berkomunikasi dengan cepat dengan siapa pun di internet. E-mail biasanya mencapai tujuannya dalam beberapa menit atau detik.
Keterbatasan:
- Kita dapat menerima terlalu banyak E-mail dan kita harus meluangkan waktu untuk menanganinya. Kami mungkin akan memiliki beberapa batasan pada jumlah ruang melalui E-mail yang dapat digunakan pada sistem komputer yang kami gunakan. Jika kita bergabung dengan suatu kelompok kepentingan, ada kemungkinan kita akan dibanjiri dengan pesan-pesan yang mungkin tidak bernilai atau bahkan menyinggung.
Kita dapat menerima ‘email sampah’ dengan cara yang sama seperti kita menerima jenis surat sampah lainnya. Beberapa orang melihat E-mail sebagai cara murah untuk memasarkan produk atau mengiklankan. Dalam salah satu kasus ini, kami mungkin harus mengambil langkah-langkah aktif untuk menghapus E-mail yang kami terima dan mencoba untuk menghentikannya agar tidak dikirimkan kepada kami sejak awal.
- E-mail belum tentu bersifat pribadi. Karena pesan diteruskan dari satu sistem ke sistem lain, dan terkadang melalui beberapa sistem atau jaringan, ada banyak peluang bagi seseorang untuk mencegat atau membaca E-mail.
Banyak jenis sistem komputer memiliki perlindungan yang dibangun untuk menghentikan pengguna membaca email pengguna lain, tetapi masih mungkin bagi administrator sistem untuk membaca email di sistem atau bagi seseorang untuk melewati keamanan sistem komputer.
- Beberapa sistem email hanya dapat mengirim atau menerima file teks. Banyak sistem email dapat menangani pesan dalam format teks atau karakter saja. Jika kita ingin mengirim atau menerima gambar, program atau file yang dihasilkan oleh program pengolah kata, kita harus melalui beberapa langkah tambahan. Namun, beberapa program email menggunakan MIME (Multipurpose Internet Mail Extensions) dan dapat menangani pesan dalam berbagai bentuk.
- Sulit mengungkapkan emosi menggunakan E-mail. Bagaimanapun, email adalah kumpulan kata-kata. Saat kami berkomunikasi melalui email, penerima tidak mendapat manfaat dari melihat ekspresi wajah kami atau mendengar suara kami. Kita harus berhati-hati dengan humor atau sarkasme, karena mudah bagi seseorang untuk mengambil pesan kita dengan cara yang salah dan menafsirkan kata-kata kita dengan cara yang berbeda dari yang kita maksudkan.
- Dimungkinkan untuk memalsukan E-mail. Ini tidak umum, tetapi dimungkinkan untuk memalsukan alamat pengirim. Kami mungkin ingin mengambil langkah-langkah untuk mengkonfirmasi sumber E-mail yang kami terima.
Tipe Sistem Komunikasi #2. Faks:
Transmisi faks atau faci adalah jenis lain dari sistem penerbitan dan pemrosesan elektronik. Teknologi faks menggunakan telepon, modem, dan pemindai untuk mengirimkan teks dan grafik ke individu dan organisasi di seluruh dunia yang memiliki akses ke telepon. Komputer tidak diperlukan untuk mengirim faks; yang diperlukan hanyalah mesin faks di kedua ujung sambungan telepon.
Idenya sendiri sangat sederhana dan elegan. Pemindai di mesin faks memindai dokumen di satu ujung dan modem bawaan mengirimkannya. Di mesin faks, pemindai memindai dokumen dan printer mencetaknya.
Faks kadang-kadang dipandang sebagai “kurir jarak jauh”, telah menjadi bagian dari rumah, kantor, kantor kerja, dan bahkan zona perang, jurnalis yang melaporkan perang di Bosnia menggunakan mesin faks untuk mengirimkan cerita perang karena editor lebih suka melihat cerita dalam bentuk hard copy.
Diperkirakan ada 24,5 juta mesin faks di dunia saat ini. Orang Jepang, khususnya, sangat bergantung pada komunikasi faks karena bahasa mereka, dengan ribuan ideografnya, lebih mudah ditulis dengan tangan daripada mengetik di pengolah kata Jepang yang rumit.
Mesin faks dapat mengirim dokumen yang sama ke banyak pengguna. Mereka juga dapat diintegrasikan dengan aplikasi seperti pengolah kata, sehingga faks dapat diedit tanpa perlu memasukkannya kembali ke dalam komputer. Mesin faks dapat diprogram untuk mengirim faks ketika tarif telepon terendah.
Mesin faks portabel memungkinkan pengguna untuk mengambil dokumen menggunakan papan tombol telepon nada sentuh. Perkembangan yang menarik adalah modem faks yang memungkinkan pengguna mengirim atau menerima faks menggunakan PC mereka.
Jenis Sistem Komunikasi # 3. Pesan Suara:
Pesan suara memfasilitasi komunikasi lisan.
Cara kerja diilustrasikan pada gambar. 17.9, di mana pengirim mendikte pesan melalui telepon. Perangkat khusus, yang disebut codec, mengubah sinyal analog dari suara pengirim menjadi pesan digital. (Tidak seperti modem, yang mentransmisikan melalui jalur analog, codec mengubah gambar video analog dan gelombang suara menjadi sinyal digital, mengompresnya, dan mengirimkannya melalui jalur digital).
Pesan ditransmisikan melalui jaringan dan disimpan di server di ujung penerima. Lampu berkedip di telepon penerima menunjukkan bahwa ia memiliki pesan suara. Saat penerima memilih, pesan digital diambil dari server, diubah kembali menjadi bentuk analog menggunakan codec di ujung penerima dan penerima menerimanya melalui telepon.
Meskipun pesan suara adalah ide yang sederhana, ini menghilangkan sejumlah masalah, seperti “tag telepon”. Ini juga memastikan bahwa pesan sampai ke pihak yang tepat bahkan ketika pihak itu tidak tersedia. Beberapa sistem pesan suara dapat mengirim pesan yang sama ke beberapa orang, pesan ke telepon lain (misalnya, telepon rumah kita), pesan yang sama untuk referensi di masa mendatang, dan menerima pesan dari telepon mana pun, di mana pun di dunia.
Di beberapa sistem, pengguna memerlukan kata sandi untuk mengakses pesan suara, menjadikan pesan suara sebagai media yang aman untuk pesan rahasia.
