Artikel ini menyoroti tiga fitur teratas dari sistem kontrol yang baik.
Fitur Sistem Kendali Yang Baik #1. Persyaratan Perancangan Sistem Kendali:
Beberapa persyaratan sistem kontrol yang baik, di bawah kategori ini adalah sebagai berikut:
(i) Kesesuaian:
Sistem pengendalian yang baik adalah yang paling sesuai (atau sesuai) dengan kebutuhan organisasi.
Signifikansi gagasan kesesuaian sistem kontrol dapat disorot dengan mengacu pada aspek-aspek diskusi berikut:
(1) Sistem pengawasan yang sesuai untuk suatu perusahaan industri; mungkin tidak cocok untuk yang komersial.
(2) Sistem pengendalian yang sesuai untuk organisasi berskala besar; mungkin sama sekali tidak cocok untuk perusahaan skala kecil.
(3) Suatu sistem pengendalian yang sesuai untuk manajemen tingkat atas suatu organisasi; mungkin tidak memenuhi persyaratan pengendalian di tingkat manajemen yang lebih rendah, dalam organisasi yang sama.
Oleh karena itu, sistem kontrol harus dirancang dengan mempertimbangkan sifat perusahaan, skala operasi, dan tingkat manajemen – untuk mendapatkan hasil yang diinginkan darinya.
(ii) Objektivitas:
Sistem kontrol yang baik harus objektif yaitu harus didasarkan pada metode analisis ilmiah, dan bebas dari bias, opini, dan nilai-nilai manajer; sejauh pengaturan standar kinerja dan perbandingan kinerja aktual terhadap standar yang bersangkutan.
(iii) Ekspresi numerik:
Sistem kontrol yang baik harus, sejauh mungkin, dinyatakan secara numerik – untuk memfasilitasi komunikasi dan implementasinya. Bahkan aspek-aspek kualitatif dari pengelolaan harus dikuantifikasi ‘secara wajar’ untuk memberikan makna dan ketepatan pada aspek-aspek pengendalian tersebut; yang sebaliknya sulit diukur dan dikendalikan.
(iv) Berdasarkan tujuan, kebijakan, dan strategi perusahaan:
Sistem kontrol yang baik harus didasarkan pada tujuan fundamental, kebijakan dan strategi perusahaan; sehingga kerja sistem membuat kontribusi besar untuk pencapaian tujuan perusahaan.
(v) Ekonomis:
Sistem kontrol yang baik adalah sistem yang ekonomis dalam desain dan implementasinya. Ini harus menjadi investasi berharga dari sumber daya organisasi yang berharga. Menerapkan ‘formula biaya-manfaat’ yang biasa untuk bekerjanya sistem kontrol, sistem kontrol yang baik adalah sistem yang manfaatnya melebihi biaya yang terlibat dalam perancangan dan pelaksanaannya.
(vi) Kesederhanaan:
Sistem kontrol yang baik harus memiliki kesederhanaan; karena hal-hal terbesar di dunia selalu yang paling sederhana.
Sistem kontrol sederhana adalah:
- Mudah dirancang
- Mudah untuk berkomunikasi dengan operator dan
- Mudah dipahami dan dipatuhi oleh operator.
Fitur Sistem Kontrol yang Baik # 2. Persyaratan untuk Pengoperasian (atau Implementasi) Sistem Kontrol:
Beberapa persyaratan sistem kontrol yang baik, di bawah kategori ini adalah sebagai berikut:
(i) Permintaan:
Sistem kontrol yang baik harus cepat yaitu harus melaporkan penyimpangan dengan cepat; sehingga tindakan perbaikan yang diperlukan difasilitasi sebelum hal-hal berubah dari buruk menjadi lebih buruk.
(ii) Berbasis tanggung jawab:
Sistem pengendalian yang baik harus berbasis tanggung jawab dalam pengoperasiannya. Itu harus menunjukkan tanggung jawab pada personel atau departemen; siapa/siapa yang bertanggung jawab atas terjadinya penyimpangan- sehingga langkah-langkah perbaikan yang diperlukan langsung tertuju pada mereka – tanpa melibatkan unsur-unsur yang tidak bersalah.
(iii) Pengendalian poin strategis dan luar biasa:
Sistem kontrol yang baik harus strategis dan luar biasa. Sebagai sistem pengendalian strategis, ia harus berkonsentrasi pada bidang utama dari fungsi perusahaan, di mana pengendalian adalah suatu keharusan; dan mengabaikan aspek-aspek yang tidak penting dari kehidupan operasional.
Semua aspek kinerja Tom, Dick dan Harry yaitu setiap aspek tidak perlu dan tidak boleh dikontrol; karena hanya membuang-buang waktu, uang dan upaya dan hanya menghasilkan hasil yang dapat diabaikan.
Sebuah sistem strategis atau kritis mungkin dapat dibandingkan dengan sinyal lampu merah yang dipasang di persimpangan jalan; yang membuat lalu lintas berhenti sejenak pada titik kritis penyeberangan untuk menghindari kemungkinan kecelakaan yang tidak menguntungkan; Namun sebaliknya, biarkan lalu lintas berjalan lancar tanpa gangguan di jalan, setelah melewati persimpangan.
Selanjutnya, sebagai sistem kontrol yang luar biasa, ia harus mempertimbangkan besarnya penyimpangan. Penyimpangan yang cukup besar membutuhkan pengendalian yang ketat dan tindakan perbaikan segera; sedangkan penyimpangan kecil atau nominal harus ditoleransi sebagaimana yang terjadi, dalam penyebab normal dari berfungsinya perusahaan.
Fitur Sistem Kontrol Yang Baik # 3. Persyaratan Tambahan Tertentu yang Diinginkan:
Beberapa persyaratan tambahan yang diinginkan dari sistem kontrol yang baik adalah sebagai berikut:
(i) Fleksibilitas:
Sistem kontrol yang baik harus fleksibel, untuk mempertahankan validitasnya meskipun keadaan berubah.
Fleksibilitas, ke dalam sistem pengendalian, dapat ditanamkan melalui pembuatan ketentuan untuk standar kinerja alternatif – setiap alternatif menjadi valid, di bawah serangkaian keadaan asumsi yang berbeda.
(ii) Ke depan –melihat:
Sistem kontrol yang baik harus berwawasan ke depan. Ini harus mengantisipasi penyimpangan dan melakukan langkah-langkah perbaikan preventif, sebelum penyimpangan benar-benar terjadi.
(iii) Sistem pengendalian diri:
Sistem kontrol yang ideal adalah sistem yang tidak memaksakan dirinya pada orang lain; sebaliknya orang lebih suka diatur olehnya atas dasar gagasan ‘pengendalian diri’. Sistem pengendalian diri difasilitasi; ketika standar kinerja disepakati bersama antara atasan dan bawahan-melalui proses penetapan tujuan bersama.
Di bawah pengaturan seperti itu, orang merasa lebih cenderung untuk mencapai standar yang tidak dikenakan pada mereka; tetapi yang telah mereka tetapkan untuk diri mereka sendiri. Sistem kontrol semacam itu adalah cara kerja organisasi; dan sebagai instrumen untuk memotivasi bawahan menuju kinerja terbaik mereka.
