Perencanaan harus tepat dan efektif untuk keberhasilan organisasi. Menurut Koontz dan O’Donnell, langkah-langkah berikut ini perlu diambil untuk mengefektifkan perencanaan:
1. Ciptakan iklim untuk perencanaan:
Iklim yang kondusif harus disediakan agar kegiatan berjalan dengan lancar dan sistematis serta sesuai rencana.
Perencanaan tidak boleh dibiarkan begitu saja. Urutan bertahap perlu dibuat agar manajer puncak dapat menghilangkan hambatan perencanaan.
Hal ini dapat dicapai dengan menetapkan tujuan yang jelas, perencanaan yang realistis, dan menawarkan informasi yang diperlukan dan bantuan staf yang tepat di berbagai tingkatan jika diperlukan.
2. Dukungan dari manajemen puncak:
Karena perencanaan sifatnya meresap maka konsep perencanaan harus dimulai di tingkat atas organisasi. Dengan kata lain, perencanaan tidak dapat dimulai sampai dan kecuali manajemen puncak mendukung konsep ini dan memberikan perhatian terus menerus. Mereka harus bersedia mengulurkan tangan membantu, kapan pun dibutuhkan.
3. Partisipasi Setara:
Rencana hanya dapat diimplementasikan jika karyawan mengakui konsep ini dan siap untuk berpartisipasi dalam keseluruhan proses. Jadi, perlu untuk mengamankan penerimaan dan komitmen dari masing-masing dan semua orang dalam organisasi.
Salah satu cara untuk meningkatkan komitmen adalah dengan mendorong partisipasi bawahan dalam proses perencanaan. Perencanaan menjadi hidup ketika karyawan terlibat dalam menetapkan tujuan dan menentukan cara untuk mencapainya.
4. Komunikasi yang tepat:
Tidak ada yang mungkin dalam organisasi sampai dan kecuali ada jaringan komunikasi yang tepat dan berkembang dengan baik maka tujuan, premis dan kebijakan harus dikomunikasikan dengan baik kepada orang-orang. Orang harus tahu apa yang seharusnya mereka lakukan, kapan, bagaimana dan di mana. Batas waktu juga harus dikomunikasikan sebelumnya.
5. Integrasi:
Semua rencana yang telah dirumuskan harus benar-benar seimbang dan terintegrasi dengan Pernyataan Misi organisasi. Mereka harus saling mendukung dan tidak boleh bekerja dengan tujuan yang berlawanan. Setiap upaya harus dilakukan untuk memastikan bahwa ada pemborosan upaya dan sumber daya seminimal mungkin sehingga hasil perencanaan lebih dari biaya yang terlibat.
6. Pemantauan ketat:
Perencanaan harus dilakukan secara teratur dan penilaian mengingat sifat lingkungan yang dinamis yang mencakup baik perubahan internal maupun eksternal. Cara terbaik untuk mengaktifkan pemantauan yang tepat adalah dengan menjaga agar rencana tetap fleksibel sejauh mungkin.
