Dalam organisasi yang berorientasi kualitas total saat ini, proses komunikasi meluas ke seluruh organisasi dalam beberapa cara yang berbeda, baik secara formal maupun informal. Ketika organisasi menjadi lebih beragam, kualitas dan kejelasan komunikasi di semua tingkatan menjadi sangat penting.
Sumber Gambar : 2.bp.blogspot.com/_CAGkPGfYbMc/TBTgpMRr/connected.jpg
Jalur formal dan informal dijelaskan sebagai berikut:
Komunikasi Resmi:
Komunikasi formal mengikuti rantai komando dan diakui sebagai resmi. Dalam organisasi birokrasi klasik, arus komunikasi terutama dari atas ke bawah. Dalam struktur organisasi saat ini, komunikasi mengalir dari atas ke bawah, dari bawah ke atas dan secara horizontal dan berkoordinasi dengan semua sistem dan proses lintas fungsi.
Komunikasi ke bawah:
Komunikasi ke bawah adalah dari atasan ke bawahan atau dari manajemen puncak yang disaring ke pekerja melalui berbagai pusat komunikasi hierarkis di antaranya dan dapat mencakup alat manajerial standar seperti pernyataan filosofi organisasi dan arahan organisasi, prosedur operasi standar, kualitas standar prosedur pengendalian, peraturan keselamatan dan materi terkait lainnya. Saluran ke bawah digunakan untuk memberikan instruksi kerja kepada karyawan dan informasi lain yang diperlukan untuk melaksanakan wewenang yang didelegasikan.
Agar komunikasi ini menjadi efektif, para pekerja harus diberi tahu tidak hanya apa yang diharapkan dari mereka tetapi juga mengapa mereka melakukannya dan mengapa kontribusi mereka penting bagi organisasi. Hal ini meningkatkan rasa penerimaan di pihak pekerja. Penting juga bahwa komunikasi disampaikan kepada pekerja dalam bahasa yang dapat mereka pahami.
Misalnya, operator mesin mungkin tidak mengerti banyak tentang filosofi organisasi atau terminologi khusus tentang perencanaan strategis atau dinamika teknologi. Oleh karena itu, pekerja harus dikomunikasikan dalam bahasa dan persepsi mereka sendiri.
Juga sebagian besar pekerja dikondisikan untuk menerima komunikasi dari atasan langsung mereka dan karenanya pesan harus disaring melalui saluran normal dan diedit di jalan turun untuk tujuan penyederhanaan jika diperlukan tanpa kehilangan isi atau maksud dari pesan tersebut. Penting agar tidak ada gangguan komunikasi di tingkat mana pun atau dari sumber mana pun.
Kisah lucu tentang kehilangan dan distorsi informasi berikut yang dapat terjadi dalam komunikasi ke bawah diadopsi dari JW Gould:
Seorang Kolonel mengeluarkan arahan berikut kepada pejabat eksekutifnya:
“Besok malam kira-kira jam 2000, Komet Halley akan terlihat di kawasan ini, peristiwa yang hanya terjadi sekali dalam 75 tahun. Mintalah orang-orang itu jatuh di area batalion dengan seragam, dan saya akan menjelaskan fenomena langka ini kepada mereka. Jika hujan, kita tidak akan bisa melihat apa-apa, jadi kumpulkan orang-orang di teater dan saya akan menunjukkan filmnya kepada mereka.”
Pesan ini disaring sebagai berikut:
i. Pejabat Eksekutif kepada Komandan Kompi:
“Atas perintah Kolonel, besok pukul 20.00, Komet Halley akan muncul di atas area batalion. Jika hujan, jatuhkan orang-orang dengan seragam. Kemudian berbaris ke teater di mana fenomena langka akan terjadi, sesuatu yang hanya terjadi setiap 75 tahun sekali.”
- Komandan Kompi kepada Letnan:
“Atas perintah Kolonel dengan seragam pada jam 2000 besok malam, Komet Halley yang fenomenal akan muncul di teater. Jika terjadi hujan di area batalion, kolonel akan memberikan perintah lain, sesuatu yang terjadi setiap 75 tahun sekali”.
Letnan ke Sersan:
“Besok pukul 20.00, Kolonel akan muncul di teater bersama Komet Halley, sesuatu yang terjadi setiap 75 tahun. Jika hujan, Kolonel akan memerintahkan Komet di area batalion dengan seragam”.
Sersan ke Pasukan:
“Saat hujan besok pada pukul 20.00, Jenderal Halley berusia 75 tahun yang fenomenal, ditemani oleh Kolonel, akan mengendarai Kometnya melalui teater area batalion dengan seragam”.
Komunikasi ke atas:
Komunikasi ke atas bergerak ke arah yang berlawanan dan didasarkan pada sistem permintaan komunikasi yang dirancang oleh manajemen untuk menerima informasi dari tingkat operasional. Informasi ini dapat terdiri dari item pelaporan standar seperti laporan produksi dan sebagainya.
Manajemen puncak yang selalu memperhatikan peningkatan dan produktivitas yang lebih tinggi dan ingin mengetahui reaksi karyawan terhadap perubahan kebijakan atau prosedur tertentu dan efektivitas instruksi operasional yang dikeluarkan akan terisolasi jika tidak ada atau komunikasi ke atas yang buruk. Komunikasi ke atas menyediakan saluran yang jelas untuk mentransmisikan informasi, pendapat, dan sikap melalui saluran organisasi.
Organisasi harus menyediakan iklim yang kondusif untuk mendorong komunikasi ke atas tersebut. Iklim ini dapat ditimbulkan oleh kebijakan “pintu terbuka” di mana para pekerja tahu bahwa atasan mereka selalu ada untuk berdiskusi tentang masalah dan kekhawatiran. Sistem harus memastikan bahwa atasan telah mengembangkan keterampilan mendengarkan serta sikap yang tulus dan simpatik terhadap masalah pekerja. Peluang untuk komunikasi ke atas ini mendorong karyawan untuk menyumbangkan ide-ide berharga untuk meningkatkan efisiensi organisasi.
Teknik pengambilan keputusan partisipatif dapat mengembangkan banyak komunikasi ke atas dengan melibatkan bawahan secara informal atau secara formal mengizinkan partisipasi mereka. Dengan demikian umpan balik informasi ke atas dapat dimanfaatkan dengan baik di pusat keputusan untuk menilai hasil kinerja organisasi dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.
Komunikasi horisontal:
Komunikasi horizontal adalah aliran informasi lateral yang terjadi baik di dalam maupun antar departemen. Secara umum, ini adalah komunikasi di antara yang sederajat. Pesan yang mengalir secara lateral dicirikan oleh upaya koordinasi sehingga anggota pada level organisasi yang sama dapat berbagi informasi tanpa melibatkan atasan mereka. Komunikasi ini lebih bersifat informal dan diperlukan dalam mempromosikan iklim organisasi yang mendukung.
Misalnya, supervisor di level yang sama, tetapi dari departemen yang berbeda, makan siang bersama atau minum kopi bersama, dapat mendiskusikan dan mengatur kegiatan mereka sedemikian rupa sehingga saling melengkapi dan prosesnya bermanfaat bagi perusahaan secara keseluruhan. Jenis komunikasi ini sangat sering terjadi antara unit lini dan unit staf. Manajer produksi dan manajer pemasaran sering berkomunikasi satu sama lain secara langsung untuk membahas masalah dan masalah umum.
Komunikasi transaksional:
Wenburg dan Wilmont menyarankan bahwa komunikasi, alih-alih menjadi “ke atas” atau “ke bawah”, yang merupakan antar-komunikasi, harus menjadi komunikasi “transaksional” yang saling menguntungkan dan timbal balik karena “semua orang terlibat dalam pengiriman (encoding) dan penerimaan (decoding). ) pesan secara bersamaan. Setiap orang terus-menerus berbagi dalam proses encoding dan decoding dan setiap orang saling mempengaruhi”.
Dalam proses komunikasi transaksional, komunikasi bukan sekadar aliran informasi, tetapi mengembangkan hubungan pribadi antara atasan dan bawahan. Keterkaitan ini sangat penting untuk upaya kerja sama dan kerja sama ini meningkatkan kualitas operasi. Seperti yang disarankan Katz dan Kahn, ada lima tujuan yang dilayani oleh komunikasi atasan-bawahan. Ini adalah:
1) Memberikan instruksi dan arahan kerja
2) Untuk memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasi.
3) Untuk mendidik karyawan tentang mengapa pekerjaan mereka penting.
4) Untuk memberikan umpan balik kepada bawahan tentang kinerja mereka tentang seberapa baik yang mereka lakukan dan bagaimana mereka dapat meningkatkannya.
5) Untuk memberikan informasi tipe ideologis untuk memfasilitasi indoktrinasi tujuan.
Telah ditemukan bahwa di sebagian besar jenis organisasi klasik, hanya dua tujuan pertama dari lima tujuan ini yang secara umum tercapai. Perhatian terhadap ketiga tujuan lainnya akan berdampak sangat positif terhadap iklim organisasi. Seperti yang ditunjukkan oleh Katz dan Kahn, “jika orang tersebut mengetahui alasan penugasannya, ini akan memastikan pelaksanaan pekerjaannya lebih efektif, dan jika dia memiliki pemahaman tentang apa pekerjaannya dalam kaitannya dengan subsistemnya, dia lebih mungkin untuk mengidentifikasi dengan tujuan organisasi”. Untuk mencapai kelima tujuan komunikasi tersebut secara efektif, diperlukan adanya komunikasi atasan-bawahan yang efektif yang membutuhkan perhatian yang cermat terhadap kebutuhan dan psikologi penerima komunikasi di kedua ujungnya. Dengan demikian, komunikasi transaksional mensyaratkan bahwa atasan dan bawahan bekerja sama dan memiliki hubungan pribadi serta hubungan profesional sehingga mereka dapat mendiskusikan masalah dengan lebih damai dan mencari solusi bersama.
Komunikasi Informal:
Selain saluran formal, organisasi juga memiliki saluran komunikasi informal. Saluran komunikasi informal muncul dari hubungan sosial yang berkembang dalam organisasi dan meskipun ini tidak diperlukan atau dikendalikan oleh manajemen, mereka dapat mengkomunikasikan beberapa hal penting kepada manajemen yang tidak akan tersedia atau tidak mungkin dilakukan melalui saluran formal.
Juga dikenal sebagai “selentingan”, informasi yang dibawa oleh saluran informal seringkali cukup akurat. Faktanya, sebuah penelitian terkenal menemukan bahwa sekitar 80 persen informasi yang disampaikan melalui selentingan adalah benar. Namun, 20 persen sisanya seringkali dapat menimbulkan masalah serius, ketika menimbulkan desas-desus yang tidak berdasar. Rumor adalah kepercayaan yang belum diverifikasi yang beredar secara umum.
Sebuah rumor, ketika diteruskan dapat menjadi sangat kompleks sehingga seluruh makna diubah pada akhirnya atau menjadi terlalu disederhanakan sehingga beberapa detail penting yang sulit diingat akan dihilangkan sebelum mencapai penerima akhir. Manajer yang bijak membuka telinga mereka terhadap desas-desus semacam itu dan memperhatikannya sehingga dapat dikoreksi dan tidak menjadi destruktif.
