Elemen dalam Proses MBO:
Ada beberapa elemen yang umum untuk semua proses MBO.
Langkah-langkah dasar proses MBO dijelaskan sebagai berikut:
1. Penetapan Sasaran Pusat:
Langkah pertama dalam proses MBO adalah mendefinisikan dan memverifikasi tujuan organisasi. Tujuan ini umumnya ditetapkan oleh manajemen pusat dan biasanya dikonsultasikan dengan manajer lain. Sebelum menetapkan tujuan ini, penilaian terperinci akan dibuat dari sumber daya yang tersedia.
Survei dan penelitian pasar yang tepat akan dilakukan dan perkiraan bisnis akan dibuat. Analisis terperinci ini akan menyoroti tujuan jangka panjang dan jangka pendek yang diinginkan. Upaya harus dilakukan untuk membuat tujuan spesifik dan realistis. Setelah tujuan ditetapkan, ini harus diketahui oleh semua anggota organisasi dan akan dipahami dengan jelas oleh mereka.
2. Penetapan Sasaran Departemen dan Individu:
Setelah menetapkan tujuan organisasi, langkah selanjutnya adalah menetapkan tujuan departemen. Manajemen puncak harus mendiskusikan tujuan dengan kepala departemen sehingga tujuan dapat disepakati bersama. Setiap departemen menetapkan tujuan jangka panjang dan jangka pendeknya dengan persetujuan manajemen puncak.
Setelah menetapkan tujuan departemen, bawahan bekerja dengan manajer masing-masing untuk menetapkan tujuan mereka sendiri relatif terhadap tujuan organisasi. Tujuan partisipatif seperti itu penting karena orang menjadi sangat termotivasi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh mereka. Sasaran bawahan akan spesifik dan berjangka pendek dan menunjukkan apa yang mampu dicapai unit bawahan dalam periode waktu tertentu. Anggota individu yang terdiri dari unit juga harus berkonsultasi dengan bawahan. Dengan cara ini setiap anggota organisasi terlibat dalam penetapan tujuan.
3. Revisi Job Description:
Di bawah MBO, pengaturan ulang tujuan individu akan memerlukan revisi deskripsi pekerjaan dari berbagai posisi yang pada gilirannya akan memerlukan revisi seluruh struktur organisasi. Bagan dan manual organisasi akan diubah untuk menggambarkan perubahan yang dibawa oleh MBO. Deskripsi pekerjaan dari berbagai pekerjaan sekarang akan menentukan tujuan, tanggung jawab, dan wewenang mereka. Hubungan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain dalam organisasi juga harus ditetapkan dengan jelas.
4. Mencocokkan Sasaran dan Alokasi Sumber Daya:
Penetapan tujuan tidak berarti apa-apa kecuali sumber daya dan sarana untuk mencapai tujuan tersebut juga disediakan. Dengan demikian, bawahan harus disediakan alat dan bahan yang diperlukan oleh manajemen, sehingga mereka dapat mencapai tujuan mereka secara efektif dan efisien. Alokasi sumber daya juga harus dilakukan dengan berkonsultasi dengan bawahan. Jika tujuan ditetapkan dengan tepat, kebutuhan sumber daya dapat diukur dengan tepat yang akan membuat alokasi sumber daya menjadi sangat mudah.
5. Kebebasan Implementasi:
Tim tugas bawahan manajer harus diberikan kebebasan penuh dalam memutuskan bagaimana memanfaatkan sumber daya dan bagaimana mencapai tujuan. Akan ada sedikit atau tidak ada campur tangan dari atasan selama tim manajer-bawahan bekerja dalam keseluruhan kerangka kerja kebijakan organisasi.
6. Menetapkan Titik Pemeriksaan:
MBO memastikan pertemuan berkala antara manajer dan bawahannya untuk membahas kemajuan pencapaian target bawahan. Untuk ini, manajer harus menetapkan poin pemeriksaan atau standar kinerja untuk mengevaluasi kemajuan bawahan. Standar harus ditentukan secara kuantitatif sejauh mungkin dan bawahan harus memahaminya sepenuhnya. Praktik ini harus diikuti oleh setiap manajer dengan bawahannya dan harus mengarah pada analisis hasil utama karena target atau sasaran direpresentasikan dalam bentuk hasil. Analisis hasil utama harus direduksi menjadi tulisan.
Biasanya berisi informasi berikut:
(i) Tujuan keseluruhan dari pekerjaan bawahan.
(ii) Hasil utama yang harus dia capai untuk memenuhi tujuannya.
(iii) Prioritas selera jangka panjang dan jangka pendek yang harus dia patuhi.
(iv) Cakupan dan jangkauan bantuan yang dia harapkan dari atasannya dan manajer departemen terkait dan bantuan yang harus dia berikan ke departemen lain.
(v) Sifat informasi dan laporan yang akan diterimanya untuk melakukan evaluasi diri.
(vi) Standar dimana kinerjanya akan dievaluasi.
7. Penilaian Kinerja:
Sementara penilaian kinerja informal seorang bawahan dilakukan oleh manajernya hampir setiap hari, juga harus ada tinjauan kinerja secara berkala. Tinjauan berkala ini diperlukan karena prioritas dan kondisi terus berubah dan ini harus terus dipantau. Tinjauan ini akan membantu manajer dan bawahan dalam memodifikasi tujuan atau metode jika dan bila diperlukan. Ini meningkatkan peluang keberhasilan dalam mencapai tujuan dan memastikan tidak ada kejutan pada penilaian akhir. Penilaian kinerja berkala harus didasarkan pada standar yang adil dan terukur sehingga bawahan sepenuhnya menyadari dan memahami tingkat kinerja yang telah mereka lakukan pada setiap langkah.
8. Konseling:
Tinjauan kinerja yang dilakukan secara berkala membantu bawahan dalam meningkatkan kinerjanya di masa mendatang. Atasan akan berdiskusi dengan bawahan tentang cara dan sarana untuk menghilangkan kekurangan dalam kinerja dan menasihatinya tentang bagaimana efisiensinya dapat ditingkatkan. MBO pada dasarnya adalah proses yang berorientasi ke masa depan dan memotivasi karyawan untuk memikirkan masa depan dalam istilah “ke mana mereka akan pergi”.
Langkah-langkah dasar MBO yang diturunkan dari langkah-langkah di atas adalah:
