Artikel ini menyoroti tiga alat pengumpulan informasi teratas untuk analisis sistem. Alatnya adalah: 1. Wawancara dan Kuesioner 2. Revisi Literatur, Prosedur dan Formulir 3. Observasi On Site.
Alat # 1. Wawancara dan Kuesioner:
Umumnya, pengamatan di tempat diarahkan terutama untuk menggambarkan dan memahami peristiwa saat terjadi.
Dengan ini, kita tidak bisa mendapatkan keuntungan.
Di sisi lain, kita perlu belajar tentang pengetahuan, perasaan, atau motivasi orang. Oleh karena itu, alat pengumpulan informasi lainnya digunakan untuk analisis.
Jika kita ingin mengetahui tentang sesuatu, kita cukup bertanya kepada seseorang tentang hal itu secara langsung, tetapi kita tidak bisa mendapatkan jawaban yang benar. Ketika ditanya dengan pertanyaan langsung, responden dapat menghasilkan informasi yang tidak valid. Informasi dapat berhasil diperoleh dengan wawancara atau kuesioner.
Alat #2. Revisi Sastra, Tata Cara dan Bentuk:
sedikit masalah sistem yang sulit, oleh karena itu, seperti pada langkah pertama, pencarian literatur melalui para profesional; referensi dan manual prosedur, studi perusahaan, publikasi pemerintah, atau studi konsultan sangat berguna. Kelemahan utama dari pencarian ini adalah waktu. Sangat sulit untuk laporan tersebut. Publikasi mungkin mahal dan informasinya mungkin ketinggalan zaman karena jeda waktu dalam publikasi.
Manual prosedur dan formulir adalah sumber yang sangat berguna bagi analis. Mereka menggambarkan pembentukan dan fungsi sistem saat ini. Manual terkini dan bagus menghemat berjam-jam waktu pengumpulan informasi. Formulir cetak banyak digunakan untuk menangkap dan memberikan informasi.
Pertanyaan-pertanyaan berikut menentukan kegunaan formulir:
- Apakah formulir mencakup semua informasi yang diperlukan? Item apa yang harus ditambahkan atau dideteksi?
- Bagaimana informasi dalam formulir membantu pengguna lain membuat keputusan yang lebih baik?
- Siapa yang menggunakan formulir? Seberapa penting mereka bagi pengguna?
- Seberapa mudah dibaca dan diikuti formulirnya?
- Berapa banyak departemen yang menerima formulir yang ada? Mengapa?
Alat # 3. Pengamatan Di Lokasi:
Alat pengumpulan informasi lain yang digunakan dalam studi sistem disebut ‘pengamatan di tempat’. Pengamatan di tempat adalah proses mengenali dan mencatat orang, objek dan mendapatkan informasi. Peran analis adalah pencari informasi yang diharapkan terlepas dari sistem yang diamati. Peran memungkinkan partisipasi dengan staf pengguna secara terbuka dan bebas.
Tujuan utama dari pengamatan di tempat adalah untuk mendapatkan sedekat mungkin dengan sistem nyata yang sedang dipelajari. Untuk alasan ini, penting bagi analis untuk memiliki pengetahuan tentang susunan umum dan aktivitas sistem. Pertanyaan-pertanyaan berikut dapat memberikan bantuan dalam pengamatan di tempat.
- Apa hubungannya dengan sistem lain dalam organisasi?
- Apakah ini penggunaan primer atau sekunder dalam organisasi?
- Siapa yang menjalankan sistem? Siapa orang-orang penting di dalamnya?
- Sistem seperti apa itu? Apa fungsinya?
- Bagaimana sejarah sistem? Bagaimana itu sampai ke tahap perkembangan yang telah ditentukan sebelumnya?
Karena, analis berperan sebagai pengamat, analis mengikuti seperangkat aturan. Saat melakukan pengamatan, dia lebih cenderung mendengarkan daripada berbicara. Selain itu, analis tidak berkonsentrasi dengan satu orang dan ‘menunjukkan keramahan terhadap orang lain.
- Pengamatan Langsung dan Tidak Langsung:
Ketika analis benar-benar mengamati subjek atau sistem yang sedang bekerja, sistem ini disebut pengamatan langsung. Jika analis menggunakan alat mekanis seperti kamera dan kaset video untuk menangkap informasi, sistem ini disebut observasi tidak langsung.
- Pengamatan Terstruktur dan Tidak Terstruktur:
Ketika pengamat mencari dan merekam, tindakan tertentu disebut pengamatan terstruktur metode tidak terstruktur menempatkan pengamat dalam situasi untuk mengamati apa yang mungkin permanen pada saat itu.
- Pengamatan Alami dan Buatan:
Pengamatan alami terjadi dalam pengaturan seperti tempat karyawan di mana pekerjaan diselesaikan oleh karyawan. Pengamatan yang dibuat-buat diatur oleh pengamat di tempat seperti laboratorium.
- Pengamatan yang Menonjol dan Tidak Mencolok:
Pengamatan obtrusif terjadi ketika responden mengetahui bahwa dia sedang diamati. Pengamatan yang tidak mengganggu terjadi secara alami atau dibuat-buat dan dalam hal ini responden tidak mengetahui tentang pengamatan tersebut.
Salah satu dari metode ini dapat digunakan dalam pengumpulan informasi. Pengamatan alami, langsung, menonjol dan tidak terstruktur sering digunakan untuk membaca sistem. Metode observasi dan pemantauan elektronik menjadi alat pengumpulan informasi yang banyak digunakan karena kecepatan, efisiensi, dan biayanya yang rendah.
Misalnya, beberapa armada truk menggunakan sistem perekam elektronik yang mencatat analisis dan melaporkan informasi (online) tentang jam dan menit kendaraan dikemudikan, dikemudikan dengan kecepatan lebih dari 60 mil per jam. Jika observasi onsite digunakan untuk sistem yang sulit maka observasi onsite memakan waktu lebih lama.
Metode pengumpulan data observasi ON site memiliki permasalahan sebagai berikut:
- Sikap dan motivasi subjek tidak dapat diamati dengan mudah, hanya tindakan yang dihasilkan darinya.
- Tidak produktif, berjam-jam sering dihabiskan dalam upaya mengamati aktivitas atau peristiwa tertentu yang hanya terjadi satu kali.
- Mengganggu pengguna, area sering menimbulkan reaksi merugikan dari staf. Oleh karena itu, persiapan dan pelatihan yang memadai adalah penting.
