Faktor-faktor berikut akan sangat penting untuk melaksanakan rencana secara efektif:
1. Kesadaran untuk Perencanaan:
Perencanaan akan efektif hanya bila ada iklim yang tepat untuk itu. Atasan harus mencoba untuk menetapkan tujuan, meninjau berbagai tujuan dan menyusun ulang sesuai kebutuhan untuk implementasi yang efektif. Rintangan dalam cara perencanaan harus dihilangkan. Bawahan harus secara teratur diberitahu tentang kemajuan rencana. Setiap orang harus bersedia bekerja sama untuk menyukseskan rencana.
2. Inisiatif di Tingkat Atas:
Inisiatif dan dukungan dari manajemen tingkat atas sangat penting untuk membuat rencana menjadi efektif. Tujuan organisasi ditetapkan di tingkat atas. Alokasi sumber daya untuk mencapai berbagai target juga dilakukan oleh manajemen puncak. Keterlibatan manajemen tingkat bawah juga penting karena pelaksanaan akan lebih banyak pada tingkat ini.
Perumusan rencana di tingkat atas akan memastikan koordinasi antara rencana departemen yang berbeda. Pemikiran manajemen puncak akan tercermin dalam perumusan rencana. Perencanaan akan efektif hanya jika melibatkan manajemen puncak.
3. Komunikasi yang Tepat:
Komunikasi antara berbagai tingkatan dalam organisasi sangat penting. Tujuan bisnis harus dikomunikasikan kepada mereka yang akan mengimplementasikannya. Kebijakan, program prosedur yang disarankan untuk mencapai tujuan bisnis harus diketahui di tingkat operasional. Jika rencana tidak dipahami dengan baik oleh mereka yang akan mengimplementasikannya, maka rencana tersebut mungkin tidak mencapai hasil yang diinginkan.
Komunikasi tidak hanya dari atas ke bawah dan juga harus ke atas. Reaksi, saran, dan sudut pandang bawahan tentang tujuan juga harus mencapai manajemen tingkat atas sedini mungkin. Komunikasi menyediakan saluran untuk pertukaran informasi di antara berbagai orang. Tanpa perencanaan sistem komunikasi yang tepat pasti akan gagal.
4. Partisipasi dalam Perencanaan:
Proses perencanaan harus melibatkan orang-orang dari berbagai tingkatan dan bidang. Seorang manajer fungsional akan dapat merencanakan dengan baik untuk departemennya. Demikian pula, orang yang terkait dengan tugas yang berbeda akan berada dalam posisi yang lebih baik untuk merencanakan kegiatan ini. Manajemen harus mencoba untuk memperoleh pandangan dari orang yang berbeda sementara perencanaan dilakukan.
Metode dan tingkat partisipasi akan bergantung pada jenis organisasi. Mungkin ada komite untuk merumuskan berbagai rencana. Komite ini mungkin terdiri dari orang-orang dari bidang yang berbeda. Cara partisipasi lainnya bisa dengan menyiapkan anggaran di akar rumput dan kemudian bergerak ke atas. Partisipasi orang pada tingkat yang berbeda dapat membantu dalam pelaksanaan rencana yang tepat.
5. Penekanan pada Perencanaan Jangka Panjang dan Jangka Pendek:
Baik rencana jangka panjang maupun jangka pendek harus mendapatkan penekanan yang tepat. Kedua rencana harus terintegrasi untuk implementasi yang tepat. Kecenderungan umum adalah berkonsentrasi pada rencana jangka pendek. Padahal, rencana jangka pendek hanya memenuhi sebagian dari rencana jangka panjang. Rencana jangka panjang akan menetapkan tujuan akhir dan ini harus dicapai melalui rencana jangka pendek. Untuk implementasi perencanaan yang efektif, baik rencana jangka panjang maupun jangka pendek harus diberi bobot yang sama.
