Empat langkah yang terlibat dalam proses perencanaan karir adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis kebutuhan dan aspirasi karyawan 2. Menganalisis Peluang Karir 3. Mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian 4. Rencana tindakan dan tinjauan berkala.
Karyawan bergabung dengan organisasi untuk memenuhi tujuan dan aspirasi karir mereka, di satu sisi, dan organisasi memberi mereka peluang yang tersedia bersama mereka, di sisi lain. Perbedaan antara aspirasi karyawan dan peluang organisasi, jika ada, menimbulkan situasi konflik antara keduanya.
Jika konflik, atau katakanlah, ketidaksesuaian dibiarkan bertahan, karyawan mengalami ketidakpuasan dan, pada gilirannya, menarik diri dari keterlibatan aktif dalam pengejaran produktif. Hal yang sama menggarisbawahi perlunya perencanaan karir. Perencanaan karir adalah proses untuk membantu karyawan mencapai kecocokan yang lebih baik antara tujuan karir mereka dan peluang yang tersedia dalam organisasi.
Perencanaan karir sebagai suatu proses melibatkan langkah-langkah berikut:
1. Menganalisis kebutuhan dan aspirasi karyawan:
Terkadang, sebagian besar karyawan tidak mengetahui jangkar dan aspirasi karir mereka. Organisasi juga menganggap tujuan karir dan aspirasi karyawan yang tidak perlu selaras dengan kenyataan. Oleh karena itu, pertama-tama, analisis terhadap jangkar, aspirasi dan tujuan karir karyawan harus dilakukan melalui penilaian yang objektif.
Penilaian ini didasarkan pada inventaris personel. Karena sebagian besar karyawan tidak memiliki gagasan yang jelas tentang jangkar dan aspirasi karir mereka, oleh karena itu, mereka perlu diberi informasi sebanyak mungkin tentang hal-hal ini yang menginformasikan jenis pekerjaan apa yang paling cocok untuk karyawan dengan mempertimbangkan keterampilan, pengalaman dan memperhitungkan bakat.
2. Menganalisis Peluang Karir:
Setelah aspirasi karir dan tujuan karyawan diketahui, ada kebutuhan untuk menganalisis berbagai peluang karir yang tersedia untuk ditawarkan di bawah jalur karir yang berlaku di organisasi. Jenjang karir menunjukkan perkembangan karir. Di sini juga, karena banyak karyawan mungkin tidak menyadari jalur kemajuan karir mereka sendiri, hal ini perlu diberitahukan kepada mereka.
Kadang-kadang organisasi dapat menawarkan peningkatan karir pada tingkat tertentu baik untuk rekrutmen langsung muda maupun untuk karyawan yang lebih tua melalui promosi. Mengenali berbagai jenis jangkar karir dan aspirasi dari dua jenis karyawan, organisasi perlu menguraikan jalur karir yang seimbang antara karyawan internal dengan pengalaman tetapi tanpa gelar profesional dan karyawan baru dengan gelar profesional yang sangat baik tetapi kurang pengalaman.
3. Mengidentifikasi kesesuaian dan ketidaksesuaian:
Pada tahap ini dikembangkan mekanisme untuk mengidentifikasi kesesuaian antara aspirasi karir karyawan dengan sistem karir organisasi. Ini membantu mengidentifikasi area tertentu di mana ketidakcocokan atau ketidaksesuaian terjadi. Hal ini dilakukan dengan menghubungkan pekerjaan yang berbeda dengan peluang karir yang berbeda. Mekanisme kecocokan dan ketidaksesuaian antara aspirasi dan peluang karir memungkinkan organisasi untuk mengembangkan tujuan karir yang realistis, baik jangka panjang maupun jangka pendek.
4. Rencana aksi dan tinjauan berkala:
Setelah mengidentifikasi ketidaksesuaian tersebut, maka perlu dirumuskan strategi alternatif untuk menghadapi hal yang sama.
Beberapa strategi yang diterapkan oleh beberapa organisasi antara lain sebagai berikut:
(a) Perubahan sistem karir dengan menciptakan jalur karir baru, insentif baru, dan penghargaan baru dengan mendesain ulang pekerjaan untuk pergerakan lateral.
(b) Perubahan harapan dan aspirasi karyawan dengan menciptakan kebutuhan baru, tujuan baru, dan aspirasi baru.
(c) Mencari basis integrasi baru melalui pemecahan masalah, negosiasi, kompromi, dll.
Setelah memulai strategi-strategi ini, penting juga untuk meninjau hal yang sama dari waktu ke waktu. Tinjauan semacam itu akan memungkinkan organisasi untuk mengetahui apakah rencana tersebut berkontribusi pada pemanfaatan sumber daya manusia yang efektif dengan mencocokkan aspirasi karyawan dengan kebutuhan pekerjaan.
Ini juga akan membantu karyawan mengetahui ke arah mana dia bergerak dan keterampilan apa yang dia butuhkan untuk menghadapi situasi organisasi yang muncul dan menantang. Alpin dan Gester telah menyarankan kerangka proses perencanaan karir yang ditujukan untuk mengintegrasikan kebutuhan individu dan organisasi. Ini disajikan pada Gambar 9.2.
