Baca artikel ini untuk mempelajari tentang mengadakan rapat. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti 2. Pentingnya 3. Aturan Umum dan Formalitas.

Arti:

Kata tingkah laku berarti menuntun, memimpin, mengarahkan, mengantar, menyampaikan, dsb. Harus ada pertemuan. Artinya, para peserta rapat harus dibimbing atau diarahkan sedemikian rupa sehingga mereka dapat mengadakan pembicaraan dengan damai, masing-masing mendapat kesempatan untuk mengeluarkan pendapatnya, dan keputusan diambil secara demokratis melalui pemungutan suara bebas dan pada saat yang sama semua formalitas diperhatikan agar rapat menjadi sah.

Pentingnya:

Kecuali ada arahan atau panduan yang tepat, rapat dapat berubah menjadi kekacauan dan tidak ada keputusan yang dapat dicapai. Akibatnya, tujuan pertemuan hilang. Selanjutnya, karena kurangnya arahan dan bimbingan yang tepat, formalitas tertentu mungkin tidak diperhatikan ­sehingga keabsahan rapat terpengaruh.

Dalam hal itu keputusan yang diambil dalam rapat tidak bersifat mengikat. Apa pun jenis pertemuan, baik publik maupun pribadi, itu harus dilakukan dengan benar. Setelah pemberitahuan dikeluarkan, pertanyaan tentang pelaksanaan rapat muncul saat rapat benar-benar diadakan.

Sekretaris memiliki tanggung jawab untuk mengatur pertemuan dengan mengeluarkan pemberitahuan dan membuat pengaturan lainnya. Pada saat diadakannya rapat, tanggung jawab untuk melaksanakannya ada pada ketua. Tidak ada rapat yang dapat diselenggarakan tanpa adanya ketua. Adalah tugas sekretaris untuk membantu ketua dalam segala hal agar dia dapat memimpin rapat dengan sukses.

Umumnya, ketua organisasi memimpin semua jenis rapat organisasi yang berbeda atau dapat ada ketua terpisah untuk komite atau subkomite yang berbeda. Jika tidak ada ketua tetap seperti itu, seorang ketua harus dipilih dalam rapat. Semua peserta harus bekerja sama dengan ketua sehingga pertemuan dapat berhasil dilakukan. Ketua harus fasih dengan aturan, kebiasaan dan konvensi yang terkait dengan rapat dan hanya dia yang dapat berfungsi dengan baik.

Aturan Umum dan Formalitas:

Untuk berhasil melakukan pertemuan, aturan dan formalitas berikut harus diikuti:

Aturan:

(1) Urutan Bisnis:

Agenda akan menetapkan urutan bisnis. Selain itu ada formalitas tertentu. Ada konvensi yang diterima sehubungan dengan urutan bisnis yang harus diikuti.

Urutannya seperti ini:

(a) Nama ketua secara resmi diusulkan dan diperbantukan dan kemudian ketua mengambil kursi.

(b) Sekretaris membacakan pemberitahuan atas permintaan ketua untuk mengkonfirmasikan pemberitahuan yang telah diedarkan.

(c) Sekretaris membacakan surat ucapan selamat dari beberapa orang penting atau permintaan maaf atas ketidakhadiran, dll., jika ada.

(d) Risalah rapat sebelumnya dapat dibacakan oleh sekretaris atas permintaan ketua. Setiap anggota dapat mengajukan keberatan dan meminta perubahan. Sekretaris akan membuat perubahan yang diperlukan dengan persetujuan rapat. Ketua sekarang harus mengkonfirmasi berita acara dengan menandatangani dengan tanggal.

(e) Ketua sekarang akan mengangkat hal-hal yang timbul dari risalah. Itu berarti laporan yang harus ditempatkan oleh sekretaris tentang seberapa jauh tindakan telah diambil atas keputusan yang dibuat pada rapat terakhir atau mengambil masalah yang belum selesai pada rapat terakhir.

(f) Langkah selanjutnya oleh ketua adalah memulai bisnis baru sesuai agenda, satu per satu secara berurutan. Diskusi akan berlangsung dan resolusi, akan diteruskan pada mereka.

(g) Setelah semua mata acara rapat selesai, ketua akan menanyakan apakah ada urusan lain yang akan diusulkan oleh anggota mana pun yang termasuk dalam ruang lingkup rapat.

(h) Terakhir, ucapan terima kasih disampaikan kepada ketua oleh beberapa anggota.

(i) Ketua menyatakan rapat ditutup.

(2) Penundaan:

Suatu rapat dapat ditunda tanpa mentransaksikan bisnis apa pun karena kekurangan kuorum atau kapan saja setelah sedang berlangsung, untuk sementara atau mati. Ada prosedur pasti untuk penundaan.

(3) Mengeluarkan Resolusi:

Ada aturan yang harus diikuti, langkah demi langkah, untuk meloloskan resolusi. Ada aturan juga terkait pemungutan suara, baik dengan jajak pendapat atau lainnya. Langkah-langkahnya adalah: mosi, seconding, amandemen, jika ada, voting dan terakhir resolusi.

(4) Berbicara dalam Rapat:

Aturan berbicara dalam rapat adalah sebagai berikut:

(a) Seseorang dapat berbicara setelah mendapat izin dari ketua,

(b) Hanya satu orang yang boleh berbicara pada satu waktu,

(c) Ketika ketua bermaksud untuk berbicara, tidak ada orang lain yang boleh berbicara.

(d) Pada umumnya ketika berbicara seseorang akan berdiri. Namun, pada rapat ­Komite atau Dewan, seseorang dapat berbicara dalam posisi duduk.

(e) Saat berbicara, seseorang harus berbicara dengan ketua.

(f) Pidato harus relevan dan singkat.

(g) Setelah peserta berbicara tentang suatu mosi, mosi tersebut tidak boleh ditarik kembali tanpa persetujuan rapat.

(5) Meninggalkan Tempat:

Jika ada peserta yang ingin meninggalkan tempat rapat pada saat rapat sedang berlangsung, ia harus mendapat izin dari ketua.

Formalitas:

Ada formalitas tertentu yang dihormati di semua jenis pertemuan. Mereka:

(1) Kepatuhan terhadap Peraturan:

Semua aturan yang terkait dengan rapat harus dipatuhi dengan ketat. Validitas rapat dapat ditentang jika ada aturan yang dilanggar.

Aturan rapat terdiri dari tiga jenis:

(a) Aturan organisasi sebagaimana ditemukan dalam Anggaran Rumah Tangganya (dalam hal asosiasi, klub, badan publik, dll.) atau dalam Anggaran Dasar (dalam hal perusahaan).

(b) Peraturan undang-undang sebagaimana ditentukan dalam beberapa Undang-Undang, misalnya Undang-Undang Perusahaan.

(c) Tata Tertib atau ­peraturan konvensional seperti yang ditemukan di Parlemen.

Terlepas dari aturan tersebut ada kebiasaan dan konvensi. Kadang-kadang aturan harus dibingkai pada pertemuan untuk memenuhi situasi tertentu. Ketua berwenang untuk memberikan ‘keputusannya’ atas beberapa masalah kontroversial, yang akan mengikat rapat.

(2) Ketepatan waktu:

Rapat harus diadakan tepat waktu pada waktu yang dijadwalkan.

(3) Kesopanan:

Kesopanan berarti perilaku peserta yang tenang dan beradab. Dikatakan bahwa tidak hanya kuorum (secara hukum) yang harus hadir tetapi juga kesopanan (secara moral).

(4) Saling Menghormati:

Para peserta saat berbicara harus menghormati rasa hormat satu sama lain meskipun membuat komentar kritis. Ini adalah bagian dari kesopanan. Tidak ada kata-kata kotor atau menghina yang akan digunakan. Kata-kata seperti itu disebut ‘tidak parlementer’, yakni tidak boleh disebutkan dalam rapat.

(5) Supremasi Ketua:

Keyakinan kuat bahwa ketua adalah otoritas tertinggi dalam rapat. Perintah atau keputusannya harus diterima. Namun, gerakan tidak percaya terhadap ketua dapat dinaikkan.

Cek Terpental

Cek Terpental

Apa itu Cek Terpental? Cek terpental adalah situasi ketika pemrosesan cek yang dikeluarkan menjadi tidak berhasil oleh bank dan dikembalikan tanpa pemrosesan apa pun karena berbagai alasan seperti dana tidak mencukupi, ketidakcocokan tanda…

Read more