Organisasi dan Metode (O & M): Makna dan Penerimaan

Baca artikel ini untuk mempelajari tentang pengertian, penerimaan, kebutuhan, tujuan, prinsip dan langkah-langkah Organisasi dan Metode (O & M).

Arti Organisasi dan Metode (O&M):

O&M telah lama dikenal sebagai bagian penting dari manajemen kantor di banyak negara termasuk India.

Istilah “O & M” dapat digambarkan sebagai kegiatan sekelompok orang di pemerintahan atau badan publik lainnya atau di perusahaan swasta, yang diminta untuk memberi nasihat kepada administrator atau manajer tentang masalah organisasi dan metode untuk meningkatkan efisiensi. pekerja, pekerjaan yang menjadi tanggung jawab manajer-baik dengan menyediakan layanan yang lebih baik, atau lebih murah, atau keduanya.

Penerimaan O&M:

Pekerjaan O&M adalah saran. Oleh karena itu keberhasilan O&M akan tergantung pada sejauh mana atau sejauh mana saran diterima oleh manajer kantor.

Penerimaan saran tergantung pada tiga faktor:

Pekerjaan intrinsik dari nasehat.
Keterampilan staf O&M dalam merumuskan saran dan menerimanya.
Nilai yang dilekatkan manajemen pada pekerjaan O&M.

Kebutuhan O & M:

Sebuah pertanyaan akan muncul mengapa O & M sama sekali harus diadopsi di kantor.

Setelah memahami apa itu O&M, dijelaskan alasan mengapa harus diadopsi:

Pekerja kantor O&M membawa kesegaran dan independensi pandangan yang, ditambah dengan pengetahuan administrator, dapat memberi penerangan baru pada masalah.
Dia telah dilatih dalam teknik investigasi khusus.
Dia memiliki lebih banyak kesempatan untuk menguji gagasan terhadap pengalaman pekerjaan serupa yang dilakukan di tempat lain.
Dia biasanya berkonsentrasi pada satu pekerjaan dan mengambil cukup waktu untuk penyelidikan dan pemikiran sedangkan administrator harus MENGALIHKAN perhatiannya di antara banyak mata pelajaran, yang sebagian besar cenderung tampak lebih mendesak daripada masalah organisasi atau metode.
Menjadi independen dalam tindakan dia berada dalam posisi untuk mengejar setiap jalur penyelidikan yang bermanfaat, dan, sebagai bagian dari organisasi, dia tidak perlu berprasangka mendukung praktik yang mapan atau dipengaruhi oleh hubungan personel.
Dia tidak terbatas pada satu bagian atau divisi tetapi dia mencakup seluruh organisasi, secara keseluruhan.

Tujuan O&M:

Maksud atau tujuan O&M adalah:

Untuk menimbulkan kesadaran pada staf.
Penghapusan limbah di semua kegiatan merupakan tujuan utama O&M.
Peningkatan pelayanan yang diberikan oleh pekerjaan kantor.
Kodifikasi prosedur kerja.
Peningkatan akurasi.
Peningkatan alur kerja.
Peningkatan output pekerjaan yang ada.

Prinsip Operasi & Pemeliharaan:

Berikut adalah prinsip panduan O&M:

1. Prinsip Aliran Kerja:

Pekerjaan harus mengalir ke karyawan secara teratur. Aliran pekerjaan yang tidak merata terkadang sangat berat dan di lain waktu dapat diabaikan, cenderung memberikan perasaan kekesalan pada karyawan. Dia tidak pernah merasa ‘berada di puncak dunia’. Oleh karena itu, aliran kerja yang merata diinginkan.

2. Prinsip ‘Promosi’ Partisipasi Setiap Karyawan:

Ini adalah dasar untuk keberhasilan setiap aktivitas di organisasi mana pun, lebih-lebih dalam hal O&M yang melibatkan perubahan, inovasi, peningkatan yang dapat dilakukan oleh banyak karyawan. Penting untuk meningkatkan rasa partisipasi oleh semua karyawan.

3. Prinsip Pengurangan Jarak:

Surat kabar dan orang-orang di kantor harus mengikuti rute terpendek. Rute yang panjang dan berliku boros dalam hal tenaga, uang, dan efisiensi. Petugas O&M harus mempelajari rute yang diambil oleh orang dan kertas dan mengaturnya kembali sedemikian rupa sehingga mereka menempuh jarak terpendek.

4. Prinsip Penguasaan Kegiatan Kerja:

Sedapat mungkin, penyalinan ulang harus dihindari dan aktivitas pekerjaan harus digabungkan. Pada jenis pekerjaan tertentu akan dilakukan penyalinan ulang, namun setiap sistem dan jenis pekerjaan harus dipelajari oleh petugas O&M dan kombinasi pekerjaan tersebut harus dilakukan.

5. Prinsip Esensial:

Setiap kegiatan harus dibenarkan untuk esensinya dan yang tidak perlu harus dihilangkan. Prinsip esensialitas bertujuan untuk meminimalkan elemen non-produktif yang harus dikurangi menjadi minimum absolut dan apa yang disebut elemen produktif dari suatu prosedur harus dimaksimalkan.

Langkah-langkah yang Tercakup dalam Pekerjaan O&M:

Pekerjaan O&M telah menjadi penanda aktivitas penting dalam sebuah organisasi dan banyak buku telah ditulis mengenai hal ini.

Kita Akan Membatasi Diri Kita pada Langkah-Langkah Dasar:

1. Pemilihan Pekerjaan atau Penugasan:

Mungkin ada banyak area yang cocok untuk O dan M. Namun, semua pekerjaan tidak dapat dilakukan pada saat yang sama, hanya sebagian kecil yang dapat dikenai investigasi O dan M. Ada baiknya untuk berkonsultasi dengan manajer kantor, atau cabang, atau kepala departemen, sebelum penugasan dipertimbangkan lebih lanjut.

2. Formulir Pertanyaan:

Faktor-faktor berikut dipertimbangkan sehubungan dengan penyelidikan:

(a) Verifikasi tujuan

(b) Spesifikasi tanggung jawab dan tugas

Kebutuhan pengguna atau pelanggan

(d) Sistem dan metode yang digunakan

(e) Pengukuran kerja

(f) Biaya pekerjaan

(g) Penggunaan mesin dan peralatan kantor

(h) Gerakan dan usaha fisik

(i) Kondisi kerja

(j) Desain formulir.

Kami akan membahas setiap poin secara singkat:

(a) Verifikasi Tujuan:

Bentuk pertanyaan dapat diputuskan hanya dengan tujuan. Petugas OCM harus mendapatkan pernyataan tujuan dari setiap bagian terpisah dari aktivitas atau prosedur yang sedang ditinjau dari mereka yang bersangkutan.

(b) Spesifikasi Tugas dan Tanggung Jawab:

Penting untuk menyiapkan spesifikasi yang benar tentang tugas dan tanggung jawab orang-orang. Ini, tentu saja, merupakan tugas yang sangat sulit karena tidak selalu mudah untuk memberikan gambaran yang jelas dan definisi tugas dan tanggung jawab orang.

(c) Kebutuhan Pengguna atau Pelanggan:

Prosedur dan tindakan kantor harus dipelajari tidak hanya dari sudut pandang mereka yang terlibat di dalamnya tetapi juga dari sudut pandang pelanggan — apakah anggota masyarakat umum, bagian tertentu dari masyarakat, atau anggota masyarakat. sekelompok organisasi bisnis.

(d) Sistem dan Metode yang Digunakan:

Sistem perkantoran dan metode yang digunakan harus dipelajari dalam konteks objek yang diadopsi. Upaya harus dilakukan untuk menemukan cara paling sederhana dalam melakukan suatu pekerjaan.

(e) Pengukuran Pekerjaan:

Dengan pengukuran kerja, yaitu dengan mengukur jumlah kerja yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, seseorang dapat memperoleh informasi yang tepat tentang volume, kejadian, frekuensi, dan melakukan pekerjaan serta kecepatan pelaksanaannya.

(f) Biaya Pekerjaan:

Biaya pekerjaan merupakan indikasi efisiensi yang sangat berguna. Studi O dan M harus menggunakan konsep ini untuk memfasilitasi perbandingan.

(g) Penggunaan Mesin dan Peralatan Kantor:

Penyelidikan harus dilakukan terhadap mesin kantor dan peralatan yang digunakan untuk memeriksa prosedur yang terlibat.

(h) Gerakan dan Usaha Fisik:

Meskipun sebagian besar karyawan yang bekerja di kantor menggunakan otak daripada otot, sejumlah kecil upaya fisik juga terlibat, misalnya untuk menangani kertas, memindahkan file, menggunakan mesin, sesekali memindahkan furnitur, dll.

Bentuk inkuiri melibatkan pengurangan kelelahan, karena upaya fisik, aliran pekerjaan yang lancar, merancang rute sesingkat mungkin untuk aliran kertas dan pergerakan orang, dll.

(i) Kondisi Kerja:

Diketahui dengan baik bahwa kondisi kerja yang sesuai kondusif untuk bekerja. Kantor O dan M harus mengetahui situasi dan pekerjaan di mana standar kondisi kerja yang lebih tinggi daripada yang biasanya ditetapkan untuk pekerjaan harus diamati untuk meningkatkan efisiensi. Penting untuk lebih memperhatikan unit mesin untuk meminimalkan pengaruhnya terhadap pekerja yang terlibat di dalamnya dan mereka yang bekerja di unit terdekat.

(j) Desain Formulir:

Formulir adalah bagian yang sangat penting dari pekerjaan kantor. Petugas O dan M harus mempelajari prosedur yang formulirnya telah dirancang sehingga saran yang sesuai dapat dibuat.

3. Meneliti Bagaimana Pekerjaan Diorganisasikan:

Dalam metode ini faktor-faktor berikut memainkan peran penting:

(a) Struktur organisasi.

(b) Perencanaan dan pengendalian organisasi.

(d) Grading karyawanâ€”yaitu promosi, transfer dll.

(e) Manajemen staf.

Studi besar-besaran harus dilakukan oleh petugas O dan M pada poin-poin yang disarankan di atas.

4. Kumpulan Fakta dan Angka:

Pekerjaan ini harus dilakukan secara ekonomis dan selektif. Percuma masuk ke pencarian fakta buta yang mengakibatkan pengumpulan data yang tidak bisa digunakan dengan baik. Hanya fakta-fakta yang harus dikumpulkan yang relevan dengan tujuan. Petugas O dan M harus menggunakan penilaian dan pengalamannya untuk menentukan fakta yang akan dikumpulkan. Untuk mendapatkan fakta, tidak cukup mencatat apa yang telah terjadi.

Faktor-faktor berikut terlibat dalam proses:

(a) Metode untuk mendapatkan informasi

(b) Pencatatan informasi

(d) Sifat, jumlah, tujuan dan orang yang melakukan pekerjaan.

5. Studi Data dan Membentuk Kesimpulan:

Langkah selanjutnya dalam O dan M berkaitan dengan studi data dan pembentukan kesimpulan . Pemikiran dan penalaran tidak boleh dibatasi pada tahap penugasan tertentu.

Langkah-langkah berikut terlibat untuk mempelajari data:

(a) Mempelajari data

(b) Berdasarkan pengalaman dan pengetahuan

Alat statistik seperti analisis regresi, analisis korelasi, analisis faktor, dll. Juga digunakan untuk menarik interpretasi, dll., Dan untuk sampai pada suatu kesimpulan.

6. Merumuskan Usulan dan Mencari Pengaturan:

Sebuah proposal, agar dapat diterima, harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut:

(a) Harus praktis.

(b) Proposal harus diuji dengan baik. Jika tidak demikian, departemen yang seharusnya melaksanakan proposal harus melakukannya dengan sukarela dan tanpa kesulitan.

7. Menulis Laporan O dan M:

Penulisan laporan O dan M adalah puncak dari penyelidikan O dan M.

Saat menulis laporan O dan M, akan sangat membantu untuk mengingat poin-poin berikut:

(a) Diskusi

(b) Penerima

(d) Memutuskan sifat dan bentuk laporan

(e) Struktur laporan.

8. Penyampaian Laporan Formal:

Setelah laporan diselesaikan dengan benar dan formal, laporan harus diserahkan tanpa penundaan karena faktanya sudah kadaluwarsa. Saat menyerahkan laporan, penting untuk mengetahui jumlah salinan yang harus disiapkan untuk tujuan tersebut. Laporan tersebut harus diserahkan kepada eksekutif yang menugaskannya.

9. Implementasi:

Tugas petugas O dan M tidak serta merta berakhir dengan laporan.

Dia harus mengasosiasikan dirinya dengan pelaksanaan laporan dan tindakan lebih lanjut mungkin diperlukan sebagai berikut:

(a) Perubahan prosedur yang sederhana diberikan dalam laporan tetapi bila informasi lebih lanjut diperlukan, petugas O dan M harus membantu orang yang bersangkutan.

(b) Jika melibatkan perubahan prosedur yang substansial, rekomendasi harus dirumuskan secara rinci. Petugas O dan M harus memberikan semua bantuan yang mungkin dalam penerapan perubahan besar prosedur mengenai mesin dan peralatan, formulir dan alat tulis, tata letak, pelatihan dan informasi, serta program dan tabel waktu.

(d) Untuk menghilangkan kesalahpahaman tentang rekomendasi lainnya, staf O dan M dapat mengklarifikasi poin-poin rekomendasi.

10. Ulasan:

Pekerjaan O dan M membutuhkan tinjauan terus-menerus dan tindak lanjut dari hasil penugasan yang akan membantu semua pihak untuk membentuk penilaian luas tentang kegagalan atau keberhasilan pekerjaan O dan M. Dalam membuat penilaian faktor kantor harus diperhitungkan dan O dan M meninjau manajemen dan staf untuk melihat lebih dekat dan objektif pada pekerjaannya.

Ini dapat mencegah dan mengurangi klaim untuk staf tambahan, mesin dan beberapa rekomendasi, meskipun tidak segera diterima, nantinya dapat dilihat memiliki pengaruh yang bermanfaat pada organisasi pekerjaan.