Artikel ini menyoroti tujuh langkah utama yang terlibat dalam melatih karyawan. Langkah-langkahnya adalah: 1. Menentukan Kebutuhan Pelatihan 2. Menetapkan Kebijakan Pelatihan 3. Menetapkan Tujuan dan Sasaran Pelatihan 4. Menyiapkan Anggaran Pelatihan 5. Menentukan Tempat Pelatihan. 6. Menentukan Metode dan Teknik yang Akan Diterapkan dalam Pelatihan 7. Menentukan Metode Evaluasi Pelatihan.
Melatih Karyawan: Langkah #1.
Menentukan Kebutuhan Pelatihan:
Langkah pertama dalam pelatihan adalah menentukan pelatihan apa, jika ada, yang diperlukan. Tugas utama dalam menilai kebutuhan pelatihan karyawan baru adalah menentukan apa yang diperlukan oleh pekerjaan itu dan memecahnya menjadi subtugas, yang masing-masing kemudian diajarkan kepada karyawan baru. Menilai kebutuhan pelatihan karyawan saat ini bisa lebih rumit, karena ada tugas tambahan untuk memutuskan apakah pelatihan adalah solusinya atau tidak.
Menurut Model Thayer & McGhee, kebutuhan pelatihan dapat diidentifikasi melalui jenis analisis berikut:
(a) Analisis Organisasi:
Ini melibatkan studi tentang seluruh organisasi dalam hal tujuannya, sumber dayanya, alokasi dan pemanfaatan sumber daya, potensi pertumbuhan dan lingkungannya. Tujuannya adalah untuk menentukan di mana penekanan pelatihan harus ditempatkan dalam organisasi.
Analisis organisasi terdiri dari:
(i) Analisis Tujuan:
Ini adalah studi tentang tujuan jangka pendek dan jangka panjang dan strategi yang diikuti di berbagai tingkatan untuk mencapai tujuan tersebut. Tujuan umum perlu diterjemahkan ke dalam target khusus dan operasional. Hal ini juga diperlukan untuk terus meninjau dan merevisi tujuan mengingat perubahan lingkungan.
(ii) Analisis Pemanfaatan Sumber Daya:
Bagaimana berbagai sumber daya organisasi yaitu. keuangan, fisik dan manusia yang dimanfaatkan adalah fokus utama dari analisis ini. Kontribusi berbagai departemen juga diperiksa dengan menetapkan indeks efisiensi untuk setiap unit. Indeks ini akan membantu untuk menentukan kecukupan alur kerja tertentu serta kontribusi sumber daya manusia.
(iii) Pemindaian Lingkungan:
Dalam analisis ini, lingkungan ekonomi, sosial, politik dan teknologi organisasi diperiksa. Hal ini diperlukan untuk mengidentifikasi faktor lingkungan yang dapat dipengaruhi oleh organisasi dan faktor yang tidak dapat dikendalikan.
(iv) Analisis Iklim Organisasi:
Iklim organisasi mencerminkan sikap karyawan. Ini juga mewakili sikap manajemen terhadap pengembangan karyawan. Tanpa dukungan manajemen yang memadai dan gaya pengawasan yang sesuai, program pelatihan tidak akan berhasil. Analisis iklim organisasi juga dapat mengungkapkan kekuatan dan kelemahannya.
(b) Analisis Tugas atau Peran:
Analisis tugas digunakan untuk menentukan kebutuhan pelatihan karyawan yang baru dalam pekerjaannya. Khususnya dengan pekerja tingkat rendah, adalah umum untuk mempekerjakan personel yang tidak berpengalaman dan melatih mereka. Di sini tujuannya adalah untuk mengembangkan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan untuk kinerja yang efektif sehingga pelatihan biasanya didasarkan pada analisis tugas.
Ini adalah studi terperinci tentang pekerjaan untuk menentukan keterampilan khusus apa yang dibutuhkan pekerjaan itu. Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan sangat membantu di sini. Ini mencantumkan tugas dan keterampilan khusus pekerjaan dan memberikan titik referensi dasar dalam menentukan pelatihan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.
(c) Analisis Tenaga Kerja:
Dalam analisis tenaga kerja, orang-orang yang akan dilatih dan perubahan yang diperlukan dalam pengetahuan, keterampilan, dan bakat seorang karyawan ditentukan.
Ada tiga masalah yang akan dipecahkan dalam analisis ini:
(i) Apakah kinerja memuaskan dan pelatihan diperlukan.
(ii) Apakah karyawan tersebut mampu dilatih dan area khusus yang membutuhkan pelatihan.
(iii) Apakah pelatihan akan meningkatkan kinerja karyawan dalam pekerjaannya.
Pilihan pelatihan lainnya seperti modifikasi dalam pekerjaan atau proses juga harus diperhatikan. Pengamatan pribadi, ulasan kinerja, laporan pengawasan, tes diagnostik membantu mengumpulkan informasi yang diperlukan dan memilih opsi pelatihan tertentu yang mencoba meningkatkan kinerja pekerja individu.
Perlu ditekankan bahwa semua pelatihan harus diarahkan pada pemenuhan kebutuhan yang ditetapkan untuk perusahaan secara keseluruhan, untuk fungsi tertentu atau kelompok karyawan atau untuk individu.
Melatih Karyawan: Langkah #2.
Menetapkan Kebijakan Pelatihan:
Kebijakan perusahaan memainkan peran penting dalam perumusan dan perancangan program pelatihan. Setiap organisasi harus memiliki kebijakan pelatihan yang mapan. Kebijakan tersebut merupakan tanggung jawab manajemen puncak untuk pelatihan karyawan dan terdiri dari aturan dan prosedur yang mengatur standar dan ruang lingkup pelatihan dan pengembangan.
Melatih Karyawan: Langkah #3.
Menetapkan Tujuan dan Sasaran Pelatihan:
Setelah kebutuhan pelatihan khusus telah ditentukan dan kebijakan yang berkaitan dengannya ditetapkan, tibalah tahap untuk menetapkan tujuan dan sasaran pelatihan untuk memenuhi kebutuhan ini. Secara garis besar, tujuan langsung dari pelatihan adalah untuk membantu karyawan meningkatkan kinerja pada pekerjaannya saat ini. Tujuan jangka panjang adalah untuk membimbing orang yang memenuhi syarat dalam persiapan untuk posisi yang melibatkan tanggung jawab yang lebih besar.
Jenis Tujuan dan Sasaran Utama:
(i) Tujuan Operasional:
Terutama berkaitan dengan efisiensi dalam kerja organisasi dan output seperti peningkatan penjualan, pengurangan biaya dan peningkatan produktivitas.
(ii) Tujuan Kinerja:
Berkaitan dengan kinerja individu dalam hal efisiensi dan kualitas, kinerja efektif organisasi dalam dana yang dialokasikan sambil tetap memperhatikan pemenuhan tujuan perusahaan dan jumlah manfaat yang diperoleh.
(iii) Tujuan Instruksional:
Berkaitan dengan pemahaman peserta pelatihan dan penerapan pelajaran atau instruksi yang diterima selama proses pembelajaran, yang umumnya dapat dievaluasi pada akhir program pelatihan dengan semacam tes objektif.
(iv) Tujuan Reaksi:
Ini terutama bersifat subyektif. Peserta yang sangat hidup dengan situasi belajar memberikan ekspresi perasaan mereka dan keluar dengan reaksi tentang program pelatihan. Ini membantu meningkatkan konten program dan metode instruksional.
(v) Tujuan Pertumbuhan Pribadi:
Indikasi merangsang perasaan percaya diri, kompetensi diri, citra diri dan aspek lain dari realisasi diri.
(vi) Tujuan Inovasi atau Perubahan:
Ini membentuk jenis tujuan yang sangat penting yang terutama bersifat perkembangan dan memiliki efek dan pengembalian yang besar.
Melatih Karyawan: Langkah #4.
Mempersiapkan Anggaran Pelatihan:
Penyusunan anggaran pelatihan secara khusus berkaitan dengan alokasi dana yang akan disediakan untuk pelatihan guna melaksanakan kegiatan pelatihan seperti yang direncanakan dalam rencana.
Melatih Karyawan: Langkah #5.
Memutuskan Tentang Tempat Pelatihan:
Keputusan tentang tempat pelatihan selalu bergantung pada jenis pelatihan yang akan diberikan. Untuk pelatihan ‘di perusahaan’ dan ‘di tempat kerja’ , tempat biasanya adalah pabrik itu sendiri. Dalam hal pelatihan di luar pekerjaan dan pelatihan melalui sumber eksternal, tempat pelatihan harus agak jauh dari lingkungan kerja peserta pelatihan. Tempat pelatihan akan menjadi tempat di mana lembaga luar berada.
Melatih Karyawan: Langkah #6.
Memutuskan Tentang Metode dan Teknik yang Akan Diterapkan dalam Pelatihan:
Secara garis besar, metode dan teknik pelatihan bervariasi dari sistem pembelajaran yang tidak terorganisir dari rekan kerja hingga metode pengajaran yang lebih sistematis melalui teks yang diprogram. Tidak heran, pelatihan dapat berkisar dari instruksi yang sangat spesifik dalam prosedur yang harus diadopsi saat melakukan pekerjaan tertentu, hingga instruksi yang sangat umum mengenai ekonomi dan masyarakat.
Faktor-faktor yang secara umum penting dalam pemilihan atau pemilihan metode atau teknik tertentu untuk pelatihan adalah:
(a) Kedalaman pengetahuan, sifat keterampilan yang dibutuhkan dalam pekerjaan tertentu untuk diisi.
(b) Latar belakang peserta pelatihan untuk menilai kapasitas dan potensi mereka dan memastikan bakat mereka.
(c) Berbagai jenis masalah operasional yang dihadapi oleh organisasi atau untuk pencapaian tujuan spesifik organisasi lainnya yang memaksa mereka untuk menggunakan metode dan teknik tertentu.
(d) Pertimbangan fasilitas dalam hal biaya, waktu, material, perlengkapan dll, yang tersedia untuk pelatihan tertentu dan untuk situasi tertentu.
(e) Jumlah orang yang akan dilatih dan dikembangkan.
Dalam memanfaatkan metode dan teknik ini, diperlukan kebijaksanaan dan penilaian terbaik oleh pelatih atau instruktur, untuk menggunakan metode ini, sesuai dengan kebutuhan pekerjaan tertentu, individu dan kelompok, tentu saja dengan keseimbangan yang baik. keuntungan dan kerugian dari metode atau teknik / metode atau teknik tertentu dan tetap melihat tujuan spesifik organisasi juga.
Melatih Karyawan: Langkah #7.
Menentukan Metode Evaluasi Pelatihan:
Mengevaluasi pelatihan pada dasarnya berkaitan dengan sejauh mana pencapaian tujuan sebagaimana ditetapkan dalam rencana pelatihan. Ini adalah pengukuran efektivitas kinerja setelah pelatihan dan mengumpulkan umpan balik yang berguna untuk pelatihan di masa mendatang.
Empat metode yang berhasil digunakan untuk evaluasi pelatihan adalah:
(i) Menilai dan mengukur reaksi peserta dalam berbagai aspek yang dituangkan dalam program pelatihan.
(ii) Menilai dan mengukur seberapa jauh pembelajaran telah bermanfaat dan efektif, yaitu apa yang sebenarnya telah dicapai melalui pengetahuan, pemahaman, dan keterampilan baru oleh para peserta. Hal ini dilakukan melalui tes.
(iii) Mengevaluasi perubahan sikap dan perilaku yang baru dan berbeda dalam kinerja pekerjaan para peserta seperti yang diamati oleh penyelia mereka sendiri, rekan mereka, dan kolega atau rekanan para peserta
(v) Mengukur hasil atau perubahan dalam hal biaya, keluhan, kualitas dan produksi.
