Office Manual: Arti, Pentingnya dan Isi!
Arti:
Kantor, yang penting untuk setiap jenis organisasi , adalah tempat di mana berbagai aktivitas seperti komunikasi, komputasi, dan perekaman dilakukan. Setiap pekerjaan memiliki metode tersendiri untuk kinerja terbaik dan terdiri dari beberapa langkah yang harus diikuti oleh personel dan dengan bantuan berbagai jenis peralatan. Istilah ‘manual’ berarti buku pegangan yang terdiri dari beberapa ‘gerakan yang ditentukan’. Setiap orang yang ingin melakukan suatu pekerjaan secara efisien harus mengetahui langkah-langkah atau gerakan yang ditentukan yang dimaksudkan untuk kinerja terbaiknya.
Manual Perkantoran adalah sejenis buku pedoman yang berisi tentang praktek-praktek standar serta kebijakan-kebijakan organisasi untuk memberikan pengaruh terhadap praktek-praktek yang dimaksudkan untuk suatu kantor. Ini adalah buku panduan untuk anggota staf. Ini menetapkan pedoman di mana pekerjaan harus dilakukan. Ini adalah sumber informasi konstan yang dengannya personel kantor diinstruksikan dengan mudah dan otomatis.
Pentingnya:
Dalam sebuah kantor berbagai macam pekerjaan dilakukan. Merupakan tanggung jawab manajemen kantor untuk memastikan bahwa pekerjaan dilakukan secara maksimal dengan efisiensi selama jam kantor. Untuk itu para pegawai kantor memerlukan pengarahan sekaligus pengawasan. Tidak diinginkan atau tidak praktis bahwa instruksi dikeluarkan pada setiap langkah dan setiap saat.
Pekerjaan kantor terdiri dari pekerjaan rutin atau terprogram dan pekerjaan tidak terprogram. Memang benar bahwa untuk pekerjaan yang tidak terprogram, instruksi khusus harus dikeluarkan tetapi untuk pekerjaan rutin atau terprogram beberapa praktik standar harus diikuti.
Untuk pekerjaan tersebut, disiapkan manual kantor yang berisi petunjuk praktik standar dan salinan manual tersebut diserahkan kepada setiap anggota staf sebagai buku panduan. Dengan praktik seperti itu, ada penghematan waktu serta pemborosan segala jenis dapat dihindari. Ini mengarah pada aliran kerja dan ekonomi yang berkelanjutan. Oleh karena itu, pentingnya manual kantor sangat besar. Selain itu, pentingnya manual perkantoran juga dapat dirasakan dari sisi lain.
Pertama, setiap kali seseorang ditugaskan untuk suatu pekerjaan, ia juga dapat memahami sifat wewenang dan tanggung jawabnya melalui perincian pekerjaan yang diberikan dalam manual kantor.
Kedua, ia menawarkan pemeriksaan otomatis. Begitu seseorang mengetahui pekerjaannya dengan baik, menjadi tanggung jawabnya untuk melakukan pekerjaan itu dengan sebaik mungkin. Oleh karena itu, manual kantor memastikan pengendalian diri.
Umumnya, sebuah komite dibentuk dengan kepala departemen fungsional yang berbeda di kantor, untuk menyiapkan manual kantor sehingga koordinasi yang sempurna dapat dipertahankan di antara berbagai aktivitas yang dijelaskan dalam manual. Dapat dikatakan bahwa pentingnya manual kantor semakin dibuktikan karena mendorong koordinasi.
Isi:
Manual resmi berisi berbagai informasi tentang organisasi, tempat kerja (yaitu, kantor), pekerjaan dan pekerja. Semua ini harus diatur secara sistematis dan terklasifikasi agar dapat dimengerti dengan jelas.
Pengaturannya adalah sebagai berikut:
(A) Tentang Organisasi:
Umumnya, pada awalnya diberikan gambaran singkat tentang organisasi secara keseluruhan dengan tujuan utamanya dan kebijakan luasnya. Akun terperinci harus diberikan tentang produk atau layanannya karena banyak bergantung pada sifat produk atau layanan. Dengan melaluinya setiap karyawan dapat menyadari peran apa yang harus dia mainkan dalam keseluruhan kerangka kerja.
(B) Tentang Kantor:
Kantor itu sendiri memiliki lokasi, akomodasi, struktur organisasi, dan hubungan otoritas. Struktur organisasi dengan pembagian vertikal dan horizontal merupakan ciri esensial, pembagian vertikal berdasarkan tingkat otoritas dan pembagian horizontal bersifat fungsional atau departemen. Struktur seperti itu tidak akan pernah kaku tetapi berubah dengan pertumbuhan dan perluasan organisasi dan jabatannya. Oleh karena itu, manual kantor dapat dimodifikasi dengan situasi yang berubah.
Bahkan tata letak kantor secara keseluruhan harus diketahui oleh personel untuk komunikasi internal yang lebih baik. Seorang karyawan harus memiliki pengetahuan tentang lokasi beberapa departemen fungsional umum seperti departemen kas, departemen pengiriman, dll. Dan bahkan kantin atau ruang medis
(C) Tentang Pekerjaan:
(1) Pekerjaan Standar:
Sebagian besar instruksi atau pedoman terkait dengan standar atau pekerjaan rutin yang dapat dengan mudah diikuti dalam keadaan apa pun. Pekerjaan standar mencakup penanganan surat, pengarsipan, dll. Manual harus menunjukkan langkah-langkah yang harus diikuti dan peralatan yang akan digunakan untuk tujuan tersebut. Di sinilah pentingnya penggunaan mesin dan bentuk.
Seorang karyawan harus memiliki pengetahuan menyeluruh tentang mesin dan peralatan, jika ada, yang akan digunakan olehnya serta bentuk-bentuk yang berhubungan erat dengan mesin. Ini adalah masalah kebijakan umum organisasi apakah dan seberapa jauh mesin dan peralatan harus digunakan. Kantor besar memiliki Departemen O&M terpisah untuk perbaikan metode dan praktik kantor. Jika demikian, manual harus menunjukkan bahwa harus ada aturan tetap bahwa setiap inovasi yang diadopsi harus diikuti.
(2) Pekerjaan Tidak Standar :
Pekerjaan non-standar di n kantor juga tidak kalah pentingnya meskipun mungkin tidak umum atau berulang kali dilakukan, misalnya menangani korespondensi asing. Kecuali itu adalah rumah ekspor-impor, korespondensi asing tidak umum. Manual harus menunjukkan langkah-langkah apa yang harus diikuti, siapa yang harus didekati untuk instruksi, dll. dalam situasi seperti itu.
(D) Tentang Karyawan:
Pada dasarnya ada dua tipe orang di kantor—eksekutif dan operatif. Tipe pertama memiliki otoritas yang lebih besar dalam pengambilan keputusan dan mengarahkan serta mengendalikan daripada kelompok yang terakhir. Namun untuk masing-masing jenis ada Aturan dan Peraturannya.
Aturan kantor berkaitan dengan:
(a) Cara perekrutan;
(b) Syarat dan ketentuan pengangkatan sehubungan dengan kompensasi, insentif, tunjangan, cuti dll.;
(c) Berbagai tunjangan, fasilitas, tindakan kesejahteraan. dll.;
(d) Jam kerja dan kehadiran; dll.
Setiap anggota staf harus menyadari komplikasi yang tidak perlu ini atau kesalahpahaman akan muncul yang menyebabkan ketidakpuasan dan keresahan yang berbahaya bagi manajemen maupun yang dikelola. Setiap anggota staf setidaknya untuk kepentingannya sendiri harus mengetahui aturan.
Staf kantor juga dapat diklasifikasikan menjadi: anggota lama dan pendatang baru. Untuk kategori terakhir mungkin ada ketentuan khusus untuk pelatihan meskipun pelatihan staf yang ada tidak jarang. Manual tersebut harus menyebutkan fasilitas pelatihan apa, jika ada, yang tersedia, baik di tempat kerja maupun di luar tempat kerja. Pelatihan pendatang baru menjadi tidak terhindarkan di mana kantor menggunakan mesin dan terutama yang canggih. Merupakan tugas supervisor atau atasan langsung dari peserta baru untuk memberi tahu dia tentang manual tersebut.
(E) Lainnya:
Ada berbagai instruksi lain yang dapat diperoleh dari manual kantor. Misalnya—tindakan apa yang harus diambil jika terjadi keadaan darurat fisik seperti kebakaran, kecelakaan, dll.; pengetahuan umum tentang mesin kantor umum dan perawatannya; konstitusi dan fungsi serikat pekerja, fasilitas rekreasi, dll.
