Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Organisasi dan Metode (O & M). Setelah membaca artikel ini Anda akan mempelajari tentang: 1. Pengertian Organisasi dan Metode (O&M) 2. Aspek Organisasi dan Metode (O&M) 3. Kelebihan 4. Kerugian.
Definisi Organisasi dan Metode (O&M):
Pengecekan pekerjaan kantor secara terus menerus di setiap tahapan dan penelitian berkelanjutan untuk perbaikan dan penyederhanaan metode kantor secara kolektif dikenal sebagai Organisasi dan Metode atau studi O&M. Penyederhanaan Pekerjaan Kantor adalah nama Amerika untuk apa yang dikenal sebagai studi O&M.
Ide ini berkembang selama Perang Dunia Kedua untuk perbaikan administrasi di kantor-kantor Pemerintah. Kemudian diadopsi dalam perusahaan bisnis besar. Sekarang sedang dicoba bahkan dalam masalah kecil. Seorang individu dapat ditunjuk atau departemen terpisah dapat dibentuk untuk tujuan tersebut.
Departemen semacam itu harus independen dari yang lain dan personel departemen ini tidak boleh terlibat dalam pekerjaan rutin apa pun di kantor. Jasa Konsultan Manajemen dari luar dapat dicari. Penugasan O&M dapat untuk satu jenis kegiatan seperti, penggunaan formulir, sarana komunikasi, dll. atau untuk seluruh organisasi kantor .
Aspek Organisasi dan Metode (O&M):
Ada lima aspek penugasan O&M. Mereka:
(a) Menentukan Tujuan Penugasan:
Mula-mula harus diketahui secara jelas apa tujuan atau objek penugasan tersebut. Itu harus ditulis dan kemudian rencana tindakan harus ditulis.
(b) Merencanakan Penugasan:
Seperti pekerjaan lainnya, perencanaan juga diperlukan untuk studi O&M. Apa yang akan menjadi prosedur dan luas studi tergantung pada ukuran departemen atau departemen yang diteliti dan wilayah operasi.
(c) Mengumpulkan Data:
Data yang berbeda harus dikumpulkan tentang departemen atau departemen terkait. Hal ini dapat dilakukan dengan menerbitkan formulir Kuesioner ke departemen. Data yang dikumpulkan harus memiliki relevansi dengan studi O&M jika tidak akan terjadi pemborosan waktu, uang, dan tenaga.
(d) Membuat Analisis Prosedur:
Setiap tahapan prosedur kantor harus dianalisis dengan cermat. Pertanyaan akan dibuat pada setiap aspek prosedur-tentang tujuannya, tentang metodenya, tentang formulir dan dokumen yang digunakan, tentang waktu yang dibutuhkan dan juga tentang orang yang melakukannya.
(e) Membuat Proposal:
Setelah fakta dikumpulkan dan pertanyaan diselesaikan, garis besar tentang perbaikan prosedur disiapkan. Mungkin ada sejumlah metode alternatif yang lebih baik. Metode terbaik sebagai rekomendasi diajukan sebagai usulan tindakan yang diperlukan oleh administrasi. Proposal dapat mencakup saran untuk mempekerjakan staf tambahan atau penghematan.
Saran tersebut mungkin akan dibenci oleh staf klerikal jika mereka berpikir bahwa kepentingan mereka akan terpengaruh secara buruk. Manajer kantor harus memperkenalkan perubahan dengan cara yang sangat bijaksana untuk memastikan dukungan dari staf klerikal.
Keberhasilan studi O&M tergantung pada kerjasama staf. Tim studi O&M tidak boleh diperlakukan sebagai ‘komisi pencarian kesalahan’. Obyek studi O&M adalah membuat staf berwawasan efisiensi. Prosedur baru dan lebih baik dapat diberikan percobaan di awal dan akhirnya diadopsi.
Perubahan yang diperlukan harus dibuat dalam Office Manual yang merupakan buku pegangan di mana prosedur untuk setiap jenis pekerjaan kantor dicatat. Setiap anggota staf dapat diberikan salinan Manual Kantor untuk referensi siap pakai.
Secara keseluruhan, studi O&M atau penyederhanaan pekerjaan sedikit banyak telah menjadi bagian dari administrasi kantor saat ini. Penyederhanaan kerja meningkatkan kecepatan dan memfasilitasi mekanisasi. Pada akhirnya ada pengurangan biaya.
mempersiapkan prosedur kantor^ harus diingat bahwa efisiensi dan ekonomi adalah hal yang mendasar. Sedapat mungkin duplikasi pekerjaan harus dihindari. Terlalu banyak dan tidak perlu menulis, terlalu banyak pekerjaan kertas, terlalu banyak pemeriksaan dan upaya sia-sia untuk menyederhanakan pekerjaan yang pada dasarnya rumit, adalah buruk. Ada batas penyederhanaan.
Keuntungan O&M:
(a) Secara keseluruhan, penerapan teknik O&M mengarah pada peningkatan metode operasi, organisasi secara keseluruhan dan administrasinya.
(b) Khususnya manfaat dari penyederhanaan pekerjaan, komunikasi yang lebih cepat, kontrol yang lebih efektif, pencegahan dan pengurangan langkah-langkah yang salah, dll.
(c) Mungkin ada pengenalan teknik operasi baru serta peralatan baru yang menghasilkan produktivitas yang lebih tinggi.
(d) Ada peningkatan umum staf karena lebih berhati-hati dalam seleksi dan pelatihan.
(e) Pengukuran kerja dan evaluasi kerja menjadi lebih praktis yang bermanfaat bagi staf karena tingkat remunerasi, promosi, dsb. bergantung padanya.
(f) Ada keamanan yang lebih besar karena banyak jenis pemborosan, penipuan, dll., terdeteksi dan dicegah.
(g) Akhirnya, ada pengurangan biaya dan peningkatan prestise organisasi.
Kerugian O&M:
(a) Itu sendiri merupakan urusan yang mahal.
(b) Organisasi kecil tidak mampu untuk memiliki departemen terpisah untuk O & M, meskipun layanan ahli dalam lini dapat diperoleh berdasarkan kontrak.
(c) Sulit untuk membuat penerapan O & M yang tepat. Terlalu banyak penyederhanaan pekerjaan tidak baik.
