Beberapa elemen penting yang terlibat dalam proses perencanaan dan pengendalian produksi dalam organisasi adalah: (a) Perencanaan; (b) Perutean; (c) Penjadwalan; (d) Pengiriman; (e) Memeriksa kemajuan atau tindak lanjut dan (f) Inspeksi.
(a) Perencanaan:
Ini adalah elemen pertama dan terpenting dari perencanaan dan pengendalian produksi. Perencanaan mengacu pada memutuskan terlebih dahulu apa yang harus dilakukan di masa depan. Sebuah departemen perencanaan terpisah didirikan dalam organisasi yang bertanggung jawab atas persiapan kebijakan dan rencana yang berkaitan dengan produksi yang akan dilakukan pada waktunya.
Saat menjelaskan konsep manajemen ilmiah, FW Taylor menekankan perlunya memisahkan fungsi perencanaan dari fungsi operasi aktual dalam suatu organisasi. Untuk keberhasilan implementasi pengendalian produksi, perencanaan produksi sangat penting. Departemen perencanaan menyiapkan berbagai bagan, manual anggaran produksi, dll., berdasarkan informasi yang diterima dari manajemen.
Rencana dan bagan atau anggaran produksi ini diberikan bentuk praktis dengan membawa berbagai elemen di bawah kendali produksi. Jika perencanaan produksi rusak, kontrol produksi pasti akan terpengaruh. Untuk mencapai target produksi, perencanaan produksi memberikan dasar yang kuat untuk pengendalian produksi.
(b) Perutean:
Perutean produksi adalah proses yang berkaitan dengan penentuan rute atau jalur yang tepat, suatu produk harus mengikuti langsung dari bahan mentah hingga transformasi menjadi produk jadi. Beberapa definisi perutean dapat dikutip di sini:—
“Routing dapat didefinisikan sebagai pemilihan jalur atau rute di mana setiap bagian harus dilalui untuk diubah dari bahan mentah menjadi produk jadi”.
—Kimball dan Kimball Jr.
“Rute produksi melibatkan perencanaan urutan yang tepat dari stasiun kerja yang akan digunakan dalam memproses bagian dari produk. Setelah tata letak ditetapkan, perutean item adalah penentuan jalur yang harus diikuti item saat diproduksi”. —James C. Lundy
“Routing adalah spesifikasi aliran atau urutan operasi dan proses yang harus diikuti dalam memproduksi lot manufaktur tertentu”.
—Alford dan Beatty
“Routing mencakup perencanaan di mana dan oleh siapa pekerjaan harus dilakukan, penentuan jalur yang harus dilalui pekerjaan dan urutan operasi yang diperlukan; itu membentuk dasar untuk sebagian besar fungsi penjadwalan dan pengiriman departemen perencanaan.
—Spriegel dan Lansburgh
Definisi-definisi yang disebutkan di atas dengan jelas menyatakan bahwa routing berkaitan dengan pemilihan jalur yang paling ekonomis dan tepat untuk produk dalam proses penyelesaian akhir dari bahan baku sampai produk jadi.
Objek perutean:
Tujuan utama dari routing adalah untuk meletakkan urutan operasi yang terbaik dan paling ekonomis untuk dilakukan dalam proses produksi. Tujuan lain dari routing adalah untuk menentukan alat dan perlengkapan yang tepat dan jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan atau menjalankan proses produksi total dalam suatu organisasi.
Perutean menjadi otomatis dan berkesinambungan dalam hal unit manufaktur berkelanjutan di mana produk standar diproduksi dengan melakukan operasi produksi standar.
Di sisi lain, dalam kasus unit pesanan kerja atau industri proses intermiten seperti pembuatan kapal, setiap produk memerlukan desain yang berbeda dan urutan operasi yang berbeda.
Prosedur diikuti dalam routing:
Dalam kasus di mana produk baru akan diproduksi, langkah-langkah berbeda dilibatkan dalam prosedur perutean total. Langkah-langkah ini adalah:
(a) Menyelesaikan analisis atau studi produk untuk memutuskan bagian mana dari produk yang akan diproduksi dan apa yang dapat dibeli dari pasar.
(b) Analisis barang untuk mengetahui jenis bahan apa yang dibutuhkan untuk memproduksi barang atau produk tersebut. Ini termasuk studi lengkap mengenai kualitas, kuantitas, jenis dan kelas bahan yang dibutuhkan.
(c) Untuk menentukan operasi manufaktur yang berbeda dan urutannya. Ini dapat dilakukan dengan mengetahui secara akurat tentang mesin dan tata letaknya. Ini juga memerlukan pengetahuan tentang peralatan sekutu, jig, perkakas dan peralatan yang dibutuhkan untuk produksi yang efisien.
(d) Menentukan lot dengan ukuran yang tepat sehubungan dengan pesanan yang dilakukan oleh pelanggan.
(e) Kemungkinan skrap dalam pembuatan suatu produk harus ditentukan dengan tepat. Memo yang diantisipasi harus dibandingkan dengan memo yang sebenarnya. Langkah-langkah harus dilakukan untuk mengendalikan kelebihan memo.
(f) Penetapan biaya barang atau produk yang dihasilkan harus dilakukan dengan benar. Perhitungan biaya total dan biaya per unit produksi terutama merupakan tugas departemen penetapan biaya, tetapi tetap perkiraan biaya yang berkaitan dengan bahan langsung, tenaga kerja langsung, biaya langsung dan biaya tidak langsung dan overhead harus disiapkan oleh departemen produksi. Perkiraan ini akan sangat membantu departemen penetapan biaya.
(g) Informasi lengkap yang berkaitan dengan berbagai jenis formulir kontrol produksi yaitu, kartu waktu dan pekerjaan, kartu pemeriksaan dan tiket alat, dll. harus disimpan oleh manajer pekerjaan. Hal ini akan sangat membantu dalam menjalankan produksi yang terencana dan sistematis.
(h) Persiapan lembar rute merupakan langkah penting lainnya dalam prosedur routing. Lembar rute berhubungan dengan pesanan produksi tertentu. Satu lembar disiapkan untuk setiap bagian atau komponen produk.
Lembar rute juga menunjukkan urutan operasi yang akan dilakukan dan juga memuat berbagai persyaratan produksi yaitu, orang, bahan dan mesin, dll. Lembar rute juga menunjukkan jumlah unit yang akan diproduksi dan jumlah unit yang akan disertakan di setiap lot di mana produksi dilakukan dalam jumlah banyak.
Harus diingat bahwa perutean adalah proses yang kompleks dan membosankan sehingga harus dipercayakan kepada seorang ahli yang mengetahui semua seluk-beluk dan kerumitan operasi produksi.
Sejumlah faktor yaitu. pertimbangan manusia, tata letak pabrik, jenis produksi yang dilakukan dan proses yang digunakan dan jenis peralatan yang dilakukan harus diingat sebelum memilih rute yang tepat untuk produksi.
(c) Penjadwalan:
Penjadwalan dengan kata sederhana berarti penetapan waktu dan tanggal kapan setiap operasi akan dimulai dan diselesaikan. Ini adalah bagian penting dari kontrol produksi karena semua proses produksi di masa depan didasarkan padanya. Penjadwalan meletakkan pekerjaan dasar untuk semua langkah selanjutnya dalam proses produksi.
Beberapa definisi penjadwalan diberikan sebagai berikut:
“Penentuan waktu yang harus dibutuhkan untuk melakukan setiap operasi dan juga waktu yang diperlukan untuk melakukan seluruh rangkaian seperti yang diarahkan, dengan memperhitungkan semua faktor yang bersangkutan.”
—Kimball dan Kimball Jr.
“Penjadwalan melibatkan penetapan jumlah pekerjaan yang harus dilakukan dan waktu kapan setiap elemen pekerjaan akan dimulai, atau urutan pekerjaan. Ini termasuk
mengalokasikan kualitas dan tingkat output dari pabrik atau departemen dan juga tanggal atau urutan dimulainya setiap unit kerja di setiap stasiun sepanjang rute yang ditentukan.”
—Spriegel dan Lansburgh
“Penjadwalan Kerja terdiri dari penugasan waktu mulai dan selesai untuk berbagai operasi yang akan dilakukan.”
—James C. Lundy
“Perencanaan detail material, tenaga kerja dan waktu mesin, sehingga material dan suku cadang berada di tempat dan waktu yang tepat sehingga suatu pekerjaan dapat diselesaikan dalam waktu yang direncanakan dan sesuai dengan kebutuhan.”
—John D. Mclellan
Dari definisi yang disebutkan di atas, jelas bahwa penjadwalan berkaitan dengan pengalokasian waktu untuk setiap operasi produksi dan akhirnya waktu total dalam penyelesaian produksi.
Jenis penjadwalan:
Penjadwalan terdiri dari tiga jenis yaitu:
(a) Penjadwalan induk;
(b) Manufaktur atau penjadwalan operasi;
(c) Penjadwalan operasi ritel.
(a) Penjadwalan induk:
Ini berkaitan dengan periode tertentu; katakanlah sebulan, seminggu atau dua minggu. Ini berisi persyaratan produksi dari satu produk atau produk yang berbeda selama periode waktu yang ditentukan. Lebih mudah menyusun jadwal induk untuk satu produk, tetapi kesulitan muncul ketika jumlah produk lebih banyak. Ini juga dikenal sebagai jadwal keseluruhan.
Penyusunan jadwal induk bervariasi dari industri ke industri sesuai dengan jenis produksi yang dilakukan oleh mereka. Jadwal induk biasanya berisi informasi yang berkaitan dengan kebutuhan bahan langsung, perkiraan kebutuhan dalam jam kerja per produk di berbagai pusat kerja dan perkiraan biaya overhead dll.
(b) Penjadwalan manufaktur atau operasi:
Jadwal manufaktur disiapkan dalam hal proses atau jenis industri yang berkelanjutan. Dalam kasus industri produksi massal, di mana produk seragam dengan ukuran, warna dan desain yang sama diproduksi, jadwal manufaktur dapat dengan mudah disiapkan.
Tetapi jika suatu produk diproduksi dalam ukuran, jumlah, warna dan desain yang berbeda, agak sulit untuk menyiapkan jadwal produksi. Informasi penting yang terdapat dalam skedul ini berkaitan dengan nama, nomor produk, kuantitas yang akan diproduksi setiap hari, minggu atau waktu yang ditentukan lainnya.
(c) Penjadwalan operasi detail:
Jadwal jenis ini berkaitan dengan alokasi waktu untuk setiap operasi produksi dalam setiap mesin dan proses manufaktur dalam organisasi.
Perutean dan penjadwalan merupakan elemen penting dalam proses pengendalian produk. Mereka saling bergantung satu sama lain. Rute yang tepat tidak dapat ditetapkan ke suatu produk tanpa jadwal yang tepat, pada saat yang sama jadwal tidak dapat disiapkan dengan benar tanpa pengetahuan tentang rute produksi yang tepat.
(d) Pengiriman:
Dispatching berkaitan dengan proses memulai produksi sesuai dengan rencana produksi yang telah disusun sebelumnya. Ini berkaitan dengan memberikan bentuk praktis pada rencana produksi. Ini termasuk mengeluarkan perintah dan instruksi yang diperlukan serta pedoman dan informasi penting lainnya yang berkaitan dengan pekerjaan.
Beberapa definisi penting tentang pengiriman disebutkan di sini: “Definisi pengiriman yang baik adalah rutinitas pengaturan aktivitas produktif melalui pelepasan pesanan dan instruksi, sesuai dengan waktu dan urutan yang direncanakan sebelumnya, yang diwujudkan dalam lembar rute dan bagan jadwal.â €
—Afford dan Beatty
“Pengiriman memberlakukan produksi dengan merilis dan memandu pesanan manufaktur dalam urutan yang sebelumnya ditentukan oleh lembar rute dan jadwal.”
—John A. Shu bin
“Fungsi pengiriman melibatkan pemberian izin yang sebenarnya untuk melanjutkan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Hal ini serupa dalam kasus sang musafir, dengan majikannya yang akhirnya menyetujui cuti liburannya.”
—James L. Lundy
Dengan membaca definisi yang disebutkan di atas, dapat dikatakan bahwa pengiriman berkaitan dengan mewujudkan rencana produksi. Ini berkaitan dengan pencapaian pesanan produksi dengan memasok bahan, mengatur mesin dan pekerja yang dibutuhkan, untuk pesanan produksi yang berbeda.
Prosedur atau langkah-langkah yang diikuti dalam pengiriman:
Langkah-langkah berikut dilakukan dalam menjalankan fungsi pengiriman ‘:
- Mengeluarkan material dari toko ke berbagai proses produksi.
- Penugasan pekerjaan ke berbagai mesin dan tempat kerja.
- Pengadaan peralatan, perlengkapan, dan perlengkapan yang diperlukan untuk diberikan kepada pekerja jika diperlukan.
- Mengeluarkan perintah kerja yang diperlukan, memberikan instruksi dan informasi lain sehubungan dengan pekerjaan kepada para pekerja.
- Mencatat dan memelihara waktu yang dibutuhkan dari awal hingga penyelesaian setiap pekerjaan dan juga mencatat total waktu produksi.
- Setelah pekerjaan selesai, semua alat, peralatan, gambar dan bagan, dll., dikembalikan ke departemen penerbit masing-masing.
- Mencatat waktu menganggur mesin dan pekerja.
sebuah. Untuk memiliki hubungan dengan departemen perutean dan penjadwalan untuk kinerja yang efektif.
Jenis Pengiriman:
Pengiriman terdiri dari dua jenis yaitu,
(a) Terpusat dan
(b) Terdesentralisasi.
(a) Pengiriman terpusat:
Di bawah sistem ini ada bagian pengiriman terpusat dari mana pesanan dan instruksi langsung dikeluarkan untuk pekerja dan mesin. Sistem pengiriman ini memastikan kontrol dan fleksibilitas yang lebih besar dalam pengoperasiannya.
(b) Pengiriman terdesentralisasi:
Ini hanyalah kebalikan dari metode pertama. Di bawah sistem ini, perintah kerja dikirim ke mandor masing-masing departemen. Merupakan tugas kepala departemen untuk menyesuaikan proses dan urutan pekerjaan sesuai dengan kebutuhan departemen.
Sistem ini meminimalkan penundaan produksi, duplikasi posting, dan kelemahan lain yang terlibat dalam pengiriman terpusat. Kelemahan paling penting dari sistem ini adalah adanya kesulitan dalam mencapai koordinasi di berbagai departemen dan lebih banyak pekerjaan klerikal yang terlibat.
Macam-macam kartu dan formulir yang digunakan dalam menjalankan fungsi dispatching adalah:
(i) Permintaan material:
Ini dikirim oleh pekerja yang mengerjakan pekerjaan berbeda untuk mendapatkan pasokan bahan dari toko.
(ii) Kartu Pekerjaan:
Kartu-kartu ini dikeluarkan untuk setiap pekerja individu yang memasukkan kinerjanya dan waktu yang dibutuhkan untuk suatu pekerjaan.
(iii) Tiket pindah:
Tiket ini mengesahkan pergerakan material di antara berbagai operasi produksi.
(iv) Karcis alat dan pengukur:
Tiket ini mengesahkan penerbitan berbagai alat dan perlengkapan dari toko.
(v) Kartu Pemeriksaan:
Kartu-kartu ini menunjukkan jumlah pekerjaan yang lulus dan ditolak di setiap titik inspeksi.
(e) Memeriksa kemajuan atau Tindak Lanjut:
Fungsi tindak lanjut atau percepatan berkaitan dengan evaluasi dan penilaian pekerjaan yang dilakukan. Jika barang akan diproduksi sesuai rencana, tindak lanjut atau percepatan yang tepat harus dilakukan. Prosedur tindak lanjut yang direncanakan dengan baik sangat membantu dalam menemukan kesalahan dan cacat dalam pekerjaan dan juga menyarankan tindakan perbaikan.
Dalam kata-kata Betel, Atwater dll.,
“Follow up atau percepatan adalah cabang prosedur pengawasan produksi yang mengatur kemajuan bahan dan bagian melalui proses produksi” Fungsi follow up dilakukan oleh ‘follow up man’. Orang-orang ini bertindak sebagai perantara antara berbagai departemen yang menghasilkan koordinasi di antara mereka. ‘Follow-up men’ juga disebut sebagai expeditors, ‘go-betweens’, ‘stock chasers’ dan ‘progress-men’ dll.
Fungsi tindak lanjut dapat diterapkan sesuai dengan tata letak produk atau proses. Tindak lanjut di bawah tata letak produk lebih mudah dilakukan karena orang tindak lanjut bertanggung jawab atas kemajuan satu produk dari pemeriksaan hingga pengemasan.
Di sisi lain, tindak lanjut di bawah tata letak proses sulit dilakukan karena departemen yang tersebar. Pria tindak lanjut yang berbeda ditunjuk di departemen yang berbeda yaitu, departemen bubut, departemen pengelasan dan departemen finishing dll.
Singkatnya unsur tindak lanjut berkaitan dengan tiga langkah berikut yaitu,
(a) Meninjau situasi saat ini sehubungan dengan bahan, barang dalam proses dan produk jadi.
(b) Mempercepat kinerja departemen-departemen yang tertinggal.
(c) Menghilangkan hambatan di jalan produksi untuk kelancaran dan kelancaran produksi.
(f) Inspeksi:
Ini adalah komponen terakhir namun tidak kalah pentingnya dalam proses perencanaan dan pengendalian produksi. Fungsi inspeksi terutama dilakukan untuk memastikan apakah kualitas produk yang diinginkan telah tercapai atau belum. Inspeksi dilakukan pada berbagai tingkat aktivitas produksi.
Dalam kata-kata Kimball dan Kimball Jr.
“Inspeksi adalah seni membandingkan bahan, produk, atau kinerja dengan standar yang ditetapkan.”
Inspeksi produk pada setiap tahap yaitu, bahan baku, barang dalam proses atau barang setengah jadi dan barang jadi dapat dilakukan. Pabrik, mesin, peralatan dan peralatan yang digunakan dalam produksi juga dapat diperiksa. Untuk melakukan inspeksi, laboratorium khusus dapat didirikan. Manfaat paling penting yang diperoleh dari inspeksi adalah memastikan kualitas yang telah ditentukan sebelumnya dan meminimalkan pemborosan dan produk yang ditolak.
