Berbagai kemungkinan organisasi untuk manajemen proyek diklasifikasikan menjadi dua kelompok sebagai (A) Organisasi Tradisional dan (B) Struktur Perincian.
A. Organisasi Adat:
- Organisasi yang Dikelola Pemilik:
Hal ini berlaku untuk proyek kecil yang dikelola oleh pemilik proyek dengan kontraktor dan subkontraktor, dimana pemilik mencurahkan upaya yang diperlukan dalam pengelolaan proyek.
Bagan organisasi akan muncul sebagai:
Dalam jenis organisasi kecil ini, pemilik proyek dibantu sepanjang waktu atau paruh waktu oleh fungsionaris lain, misalnya Akuntan, Insinyur, dll. yang mungkin menjadi bagian dari total organisasinya, yang memberikan bantuan fungsional untuk proyek tersebut, jika diperlukan. . Sistem biaya proyek, dalam kasus seperti itu, juga mengikuti sistem akuntansi tradisional.
- Organisasi untuk Proyek Berukuran Sedang:
Di mana pemilik masih memegang kendali untuk manajemen proyek tetapi lebih memilih untuk melaksanakan implementasi dengan bantuan seorang manajer proyek.
Bagan organisasi akan muncul sebagai:
Dalam jenis organisasi ini, pemilik proyek menganggap manajer proyek sebagai penanggung jawab utama atas implementasi dan dia secara fungsional dibantu sepanjang waktu atau paruh waktu oleh Insinyur, Akuntan, Pembeli, dll. mengingat volume pekerjaan yang terlibat dalam proyek.
Di sini sekali lagi sistem biaya mengikuti akuntansi biaya tradisional dan kontrol masih dilakukan oleh pemilik proyek mengikuti prosedur pengendalian internal yang biasa.
Diasumsikan bahwa baik Insinyur, Akuntan, dll. Sudah dipekerjakan dalam organisasi dan memberikan bantuan fungsional untuk proyek jika diperlukan.
- Organisasi Fungsional :
Di bawah jenis organisasi ini, semua pekerjaan dilakukan oleh kelompok fungsional spesialis yang memberikan keahlian teknis yang relevan di bidangnya masing-masing menuju pelaksanaan proyek. Ada dua jenis organisasi yang berbeda di bawah grup ini, satu tanpa Manajemen Proyek sebagai kepala fungsional terpisah dan satu lagi dengan Manajemen Proyek.
Bagan organisasi adalah sebagai berikut:
Bagan organisasi fungsional:
Jenis organisasi dengan lima tingkat hierarki yang berbeda ini tidak memiliki kepala fungsional terpisah sebagai manajemen proyek tetapi pelaksanaan proyek dilakukan oleh masing-masing fungsionaris mengikuti sistem biaya dan akuntansi yang berlaku untuk seluruh organisasi.
Organisasi fungsional dengan manajemen proyek:
Di bawah jenis organisasi ini, manajemen proyek itu sendiri merupakan fungsi yang teridentifikasi dan manajer proyek memiliki tim proyek yang ditunjuk. Semua anggota tim harus melapor kepada manajer proyek. Perusahaan yang sering memiliki proyek untuk pertimbangan dan/atau implementasi memerlukan organisasi struktural.
Dengan demikian, yang dipetakan di bawah ini:
Sistem biaya proyek di bawah organisasi ini diikuti secara independen oleh manajer proyek. Sistem biaya, bagaimanapun, cocok dengan sistem akuntansi organisasi. Manajer proyek memiliki otoritas eksekutif independen atas pelaksanaan proyek dalam biaya proyek yang dianggarkan dan jadwal proyek yang disetujui. Manajer proyek harus melapor kepada Chief Executive.
- Organisasi Gugus Tugas:
Seiring dengan pertumbuhan organisasi dan kompleksitas proyek yang dikerjakannya, struktur organisasi menjadi satu kesatuan dengan berbagai dukungan fungsional.
Dalam organisasi seperti itu, kepala fungsional, yang merupakan spesialis dalam fungsinya masing-masing, dipercayakan dengan otoritas tertinggi sehubungan dengan fungsi yang relevan dan memberikan dukungan fungsional khusus kepada anggota tim proyek.
Sementara secara administratif tim proyek terdiri dari kelompok fungsional dalam tim yang bertanggung jawab kepada manajer proyek, mereka menerima dukungan fungsional dari hierarki fungsional organisasi (ditunjukkan dengan garis putus-putus pada bagan).
Jenis ini berlaku untuk organisasi besar di mana keseragaman fungsional dipertahankan dan manajer proyek meskipun kepala manajemen proyek biasanya tidak dapat keluar dari prosedur fungsional perusahaan atau mengarahkan, dengan demikian, ke anggota timnya sendiri yang mewakili gugus tugas proyek.
Bagan organisasi dalam kasus tersebut diilustrasikan di bawah ini:
Dalam organisasi seperti itu, sistem biaya proyek dikembangkan dalam kerangka sistem yang diperkenalkan oleh kepala Keuangan dan Administrasi organisasi dan sistem tersebut diikuti oleh ‘Keuangan dan Administrasi Proyek’.
- Organisasi Divisi Produk:
Struktur organisasi, dengan demikian, dibangun di mana setiap divisi produk dianggap sebagai pusat biaya independen dengan tanggung jawab dan akuntabilitas masing-masing kepala divisi masing-masing. Di bawah organisasi seperti itu, proyek muncul sebagai divisi produk independen dan manajer proyek menikmati otoritas lini lengkap dalam domainnya dengan tim proyek melapor langsung ke manajer proyek.
Meskipun organisasi semacam itu dapat menghasilkan persaingan yang sehat antar divisi, kecuali jika sebuah organisasi benar-benar cukup besar, kompartemen independen seperti itu akan mengalami:
sebuah. Meningkatkan biaya karena duplikasi fungsi spesialis di divisi yang berbeda;
- Keseragaman dalam budaya perusahaan.
Di bawah organisasi tersebut, sistem biaya proyek yang dikembangkan untuk proyek diperkenalkan oleh departemen ‘Keuangan dan Administrasi Proyek’ dalam tim proyek.
- Organisasi Matriks:
Jenis organisasi ini merupakan pengembangan lebih lanjut dari proyek Task-Force Organization. Organisasinya cukup besar, menjalankan sejumlah proyek secara bersamaan dengan manajer proyek dan tim proyek yang berbeda.
Tentu saja, untuk memiliki keseragaman dalam tujuan dan fungsi (sebagai budaya perusahaan) serta dengan konsep satu bos, manajer proyek yang berbeda dalam organisasi tersebut melapor ke satu Manajemen Proyek.
Sementara bantuan untuk fungsi spesialis berasal dari Manajemen Fungsional masing-masing, kepala administrasi proyek adalah manajer proyek dan, kemudian, Manajemen Proyek tertinggi. Harapan dari manajer proyek di organisasi semacam itu sangat tinggi. Jenis organisasi ini juga menghasilkan elemen kompetitif yang sehat di dalam manajer proyek yang berbeda.
Dalam organisasi seperti itu, sebagian besar keberhasilan tim proyek bergantung pada kualitas ‘personil’ manajer proyek dan atribut terpenting bagi manajer proyek adalah kualitas ‘kepemimpinan’ yang memungkinkannya membentuk tim proyek yang terjalin dengan baik.
Demonstrasi kepemimpinan seperti itu termasuk sering berinteraksi dengan anggota tim, mendelegasikan otoritas dalam batas untuk menghasilkan kepercayaan yang cukup besar yang mengarah ke solusi dari banyak masalah kecil di tingkat yang lebih rendah dan dengan demikian menghasilkan rasa memiliki dalam tim.
Gaya pengambilan keputusan partisipatif sangat penting dalam memperoleh kepemimpinan, karena kepemimpinan dalam arti sebenarnya tidak dapat dituntut tetapi diperoleh.
Pengembangan filosofi ini dalam tim adalah sebuah proses dan ditunjukkan seiring dengan kemajuan proyek sehingga, di bagian selanjutnya, manajer proyek lebih banyak berurusan dengan fungsi administratif daripada hal-hal teknis.
Struktur organisasi tersebut selanjutnya ditunjukkan oleh bagan organisasi:
Manfaat untuk organisasi matriks tersebut adalah:
sebuah. Fungsi spesialis sudah tersedia dalam organisasi dan, dengan demikian, juga ekonomis.
- Ada keseragaman dalam sistem perusahaan dan prosedur kontrol administratif, kebijakan akuntansi, dll.
Organisasi ini dapat menimbulkan masalah ketika sikap kepala fungsional bias. Dalam jenis masalah ini kepala eksekutif datang untuk menyelamatkan dan memecahkan masalah tersebut.
Sistem biaya proyek di bawah organisasi tersebut ditarik dalam kerangka kebijakan akuntansi organisasi dan klasifikasi akun. Lebih mudah untuk perbandingan dalam organisasi karena akunnya seragam.
B. Struktur Perincian:
Di bawah metode manajemen proyek modern, proyek-dalam proses pelaksanaannya-dipecah menjadi tingkat kegiatan; penataan proyek seperti itu disebut Work Breakdown Structures (WBS). WBS kemudian diintegrasikan dengan organisasi yang kembali dipecah menjadi kelompok fungsional dari tim proyek yang bertanggung jawab atas bagian dari pekerjaan proyek sebagaimana tercermin dalam WBS.
Perincian organisasi ini disebut Organization Breakdown Structure (OBS).
WBS dan OBS dapat dijelaskan di bawah ini:
- Work Breakdown Structure (WBS):
Menurut WBS, seluruh pekerjaan proyek pertama-tama dipecah menjadi kategori pekerjaan misalnya sipil, listrik dll. dan kemudian, pada tingkat berikutnya, ke aktivitas dalam kategori tersebut dan dengan demikian, pada akhirnya, aktivitas dipecah lebih lanjut ke permukaan tanah. .
Dengan demikian, analisis dan pemecahan pekerjaan per kategori dilanjutkan sampai proyek sepenuhnya ditentukan dan diidentifikasi dalam kaitannya dengan pekerjaan tingkat dasar yang akan dilakukan untuk menyelesaikan proyek.
Ilustrasi WBS yang disederhanakan dari sebuah proyek konstruksi ditunjukkan berikut ini:
Setiap kategori pekerjaan di level diperluas lebih lanjut ke level 3 (seperti yang diilustrasikan dalam kasus Plumbing di bagan). Mempertimbangkan sifat dan ukuran proyek, pekerjaan dapat dibagi dan dibagi lagi agar sesuai dengan sistem hingga tingkat paket pekerjaan terakhir.
- Organization Breakdown Structure (OBS) dan Coding :
Sementara WBS mewakili divisi dan sub-divisi ke tingkat paket pekerjaan, organisasi mengalokasikan tanggung jawab pekerjaan dan paket pekerjaan tersebut kepada individu (di bagian fungsional yang relevan dalam organisasi).
Organisasi proyek yaitu, bagian dari keseluruhan organisasi perusahaan yang terlibat dalam pelaksanaan proyek dipecah menjadi individu, kelompok, dll. Yang bertanggung jawab dalam organisasi proyek untuk melaksanakan pekerjaan spesifik sebagaimana diidentifikasi dalam WBS.
OBS, menunjukkan elemen fungsional organisasi, terintegrasi dengan WBS dan kita dapat menemukan gambaran yang jelas tentang paket pekerjaan serta tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Keterkaitan antara pekerjaan dan organisasi ini, sekali lagi, secara sistematis, diidentifikasi dengan mengikuti struktur kode dimana kode untuk paket pekerjaan diperluas lebih lanjut dengan kode tanggung jawab.
Pengembangan kode komposit yang menunjukkan keterkaitan antara OBS dan WBS menjadi berguna sebagai kode pusat biaya yang teridentifikasi. Kode pusat biaya yang sama kemudian digunakan oleh rencana akun biaya proyek dan basis data informasi proyek.
Ilustrasi integrasi WBS dan OBS dari proyek yang disederhanakan, bersama dengan kemungkinan sistem pengkodean, ditunjukkan pada bagan di bawah ini. Dia. menunjukkan hubungan timbal balik antara kelompok operasional dalam organisasi (yang kami maksud adalah bagian organisasi proyek hanya dalam organisasi total yang tidak ditunjukkan dalam bagan) dan paket pekerjaan.
Bagan tersebut mengilustrasikan proyek sederhana dari sebuah organisasi sederhana, dengan perincian imajiner. Mempertimbangkan volume dan kompleksitas proyek, struktur dapat ditunjukkan dengan sub-divisi lebih lanjut di tingkat bawah.
Kemungkinan sistem pengkodean, ditunjukkan pada bagan di bawah ini:
- Pengodean Struktur Perincian:
Dengan menetapkan hubungan antara WBS dan OBS diikuti dengan pengkodean yang sistematis, nomor kode apa pun dalam bagan akan mengidentifikasi dirinya sebagai pusat biaya bersama dengan perincian tentang:
sebuah. Apa itu paket kerja?
- Siapa yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan seperti itu?
- Informasi lebih lanjut terkait dengan pusat biaya.
Dengan demikian, 33 032 pada bagan menunjukkan bahwa itu mewakili pekerjaan struktural yang terkait dengan operasi pemipaan proyek (karena dua digit pertama, yaitu 33, terkait dengan ‘Plumbing’ dan 032 untuk ‘Struktur’ dalam Pekerjaan Teknik. Kode ini bisa diperluas lagi ke pekerjaan struktural untuk tangki air, pekerjaan struktural untuk saluran pipa, dll.).
Pengkodean struktur perincian harus sederhana dan sistematis sehingga dapat dipahami oleh setiap anggota tim proyek dan juga oleh organisasi karena mewakili kode alamat bagian dari struktur terintegrasi. Daftar kode-kode ini sama dengan daftar pusat biaya dalam rencana akun yang sistematis dan menjadi dokumen permanen yang hidup untuk proyek tersebut.
Bahkan sebelum operasi yang sebenarnya, semua perkiraan untuk pelaksanaan proyek termasuk biaya proyek, jadwal proyek yang relevan dengan pekerjaan juga harus ditunjukkan terhadap kode tersebut.
- Pembiayaan dan Administrasi Proyek:
Dalam tim proyek, Keuangan dan Administrasi proyek memainkan peran penting. Sebagai bagian dari diskusi kita tentang organisasi proyek, kita harus menyebutkan fungsi khusus dari keuangan dan administrasi proyek.
Tujuan dari manajemen proyek dalam organisasi adalah untuk menyelesaikan proyek:
sebuah. Dalam jadwal proyek;
- Dalam perkiraan biaya proyek; dan
- Dengan kualitas yang diharapkan.
Manajemen proyek dengan fungsi multidisiplin bertanggung jawab dengan tujuan ini. Akuntan proyek bertanggung jawab kepada manajer proyek dalam menyediakan, antara lain, layanan pemantauan dan akuntansi biaya proyek beserta kemajuan proyek untuk membantu manajernya meninjau dan mengendalikan biaya.
Sistem biaya proyek yang diikuti oleh Pembiayaan dan Administrasi Proyek harus memastikan bahwa:
i. Biaya-biaya dikeluarkan hanya sehubungan dengan kegiatan-kegiatan yang diproyeksikan disetujui;
- Biaya dikumpulkan dan diperhitungkan terhadap kegiatan yang diproyeksikan relevan;
aku ii. Hubungan antara biaya aktual yang dikeluarkan (sekali lagi, sesuai aktivitas) dengan estimasi biaya, yang telah disetujui oleh manajemen;
- Kemungkinan kelebihan biaya disorot pada tahap awal, menempatkan aktivitas di mana biaya sebenarnya, atau mungkin, melebihi perkiraan biaya.
Untuk memiliki pengendalian internal yang tepat dalam organisasi secara keseluruhan, akuntan proyek, bagaimanapun, mungkin secara fungsional bertanggung jawab kepada Kepala Akuntan organisasi yang berada di kantor pusat organisasi dan berurusan dengan keuangan dan akun seluruh organisasi, proyek menjadi bagian darinya.
