Evaluasi Pasca Proyek | Manajemen proyek

Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang:- 1. Arti Evaluasi Pasca Proyek 2. Tujuan Evaluasi Pasca Proyek 3. Proses 4. Pengamatan 5. Laporan 6. Tindakan.

Isi:

1. Arti Evaluasi Pasca Proyek
2. Tujuan Evaluasi Pasca Proyek
3. Proses Evaluasi Pasca Proyek
4. Pengamatan dalam Evaluasi Pasca Proyek
5. Laporan Evaluasi Pasca Proyek
6. Tindakan yang Timbul dari Evaluasi Pasca Proyek

1. Arti Evaluasi Pasca Proyek:

Evaluasi pasca proyek merupakan penilaian proyek setelah penyelesaiannya, menganalisis yang sebenarnya, dibandingkan dengan perkiraan yang diproyeksikan sehubungan dengan spesifikasi waktu, biaya dan kualitas. Evaluasi tersebut mencakup investigasi varians per konstituen tujuan proyek (dan, di dalam konstituen tersebut, elemen utama varians) yang mengarah ke penilaian situasi keseluruhan.

Penilaian proyek adalah evaluasi pra-investasi atas estimasi/prakiraan, dll. seperti yang digambarkan dalam proyek yang diusulkan yang membantu dalam mengambil keputusan yang mendukung atau menentang investasi tersebut.

Evaluasi pasca proyek, di sisi lain, adalah audit dan penilaian aktual terhadap anggaran proyek, berdasarkan mana proyek diluncurkan dan diselesaikan. Sementara ‘penilaian’ mengandung perkiraan untuk masa depan, ‘evaluasi’ adalah untuk menemukan ‘penilaian’ dari apa yang telah terjadi secara praktis.

Di India, evaluasi terhadap banyak proyek pemerintah dilakukan oleh :

sebuah. Organisasi Evaluasi Program (PEO) untuk mengevaluasi kerja Proyek Pengembangan Masyarakat,

1. Kantor Pengawas Keuangan dan Auditor Jenderal untuk Proyek Sektor Publik.

Evaluasi pasca proyek harus berpikiran terbuka dan berani mengungkapkan dan menganalisis fakta. Lembaga keuangan internasional seperti Bank Dunia telah menekankan evaluasi pascaproyek, karena hasil evaluasi tersebut sangat berguna untuk membantu dan menangani kemungkinan proyek di masa depan.

2. Tujuan Evaluasi Pasca Proyek:

Dengan proses implementasi proyek, pemilik proyek, lembaga keuangan yang terlibat dalam proyek, dan manajemen proyek semuanya diperkaya dengan pengalaman yang melimpah, serta kontraktor yang dipekerjakan untuk proyek tersebut. Tujuan evaluasi proyek setelah selesai adalah untuk belajar dari pengalaman tersebut.

Rincian evaluasi tersebut dapat ditafsirkan dan digunakan dengan cara yang berbeda sesuai dengan perspektif keprihatinan tertarik pada proyek. Tujuan mendasar, bagaimanapun, adalah kemungkinan penggunaan pengetahuan dan pengalaman berharga yang dikumpulkan dari penyelesaian proyek.

Pemilik proyek serta manajemen proyek, setelah proyek selesai, dilengkapi dengan gudang informasi, basis data yang tak ternilai yang dapat disimpan untuk kemungkinan penggunaan di masa mendatang.

Lembaga keuangan dapat menemukan dari evaluasi pasca proyek kelemahan dalam penilaian proyek pada tahap awal dan/atau kurangnya pemantauan yang diperlukan oleh dirinya sendiri selama proses pelaksanaan dll. dan, dengan demikian, mengubah kebijakan pinjamannya untuk masa depan.

Seorang kontraktor dapat mencapai target yang dijadwalkan, tetapi dalam melakukannya, menderita kerugian finansial yang parah karena ketidakmampuan dalam penawarannya, dan, dengan evaluasi pasca proyek, ia dapat menggunakan pengalamannya dan mengambil tindakan pengamanan yang diperlukan dalam tendernya untuk proyek-proyek masa depan.

Dari penjelasan di atas akan terlihat bahwa tujuan mendasar adalah untuk merekam temuan dari evaluasi, sehingga pengamatan dapat sangat membantu di masa depan.

Tujuan evaluasi pasca proyek juga mencakup kebutuhan untuk menilai situasi pada penyelesaian proyek karena evaluasi tersebut dapat mengungkapkan perlunya beberapa tindakan korektif.

3. Proses Evaluasi Pasca Proyek:

Terlepas dari semua alat dan teknik terbaru dan bantuan dari sistem otomasi yang canggih, rekam jejak proyek yang lebih besar dan kompleks pada umumnya buruk. Ada banyak contoh di mana aktual penyelesaian proyek jauh dari anggaran.

Dalam pandangan ini evaluasi pasca proyek sangat penting.

Proses evaluasi tersebut dapat dilakukan dalam dua tahap:

(a) Segera setelah penyelesaian proyek; dan

(b) Setelah selang waktu sekitar dua tahun sejak penyelesaian proyek.

(A) Evaluasi segera setelah penyelesaian proyek:

Proses evaluasi dapat dilakukan dengan metode bertanya dan meliputi:

i. Apa yang sebenarnya terjadi?

1. Bagaimana keadaan sebenarnya dibandingkan dengan perkiraan yang diproyeksikan?

aku ii. Area apa saja yang menunjukkan variasi?

Variasi seperti itu harus ditempatkan dan diselidiki secara individual berdasarkan wilayah. Hal ini karena varians yang tidak menguntungkan yang cukup besar di suatu area dapat diset-off dengan varians yang menguntungkan di area lain yang menyebabkan perbedaan yang tidak signifikan antara total aktual dan estimasi. Analisis varians kecil berkisar antara tujuh sampai delapan persen dapat dihindari.

1. Apa alasan varians tersebut dan:

(1) Berapa banyak yang tidak dapat dihindari dan bagaimana?

(2) Berapa banyak yang dapat dihindari:

(a) Apa alasan untuk variasi yang dapat dihindari tersebut?

(b) Apa lagi yang bisa dilakukan?

(c) Bagaimana dan kapan hal itu dapat dilakukan?

(B) Evaluasi setelah selang waktu sekitar dua tahun sejak penyelesaian proyek: Pertanyaannya meliputi:

sebuah. Apakah tujuan yang berkaitan dengan teknologi yang diharapkan tercapai, misalnya kualitas, kapasitas pabrik, dll.?

1. Apa alasan kekurangan, jika ada, sebagaimana dievaluasi dalam (1) di atas. Alasan kekurangan mungkin termasuk kekurangan dalam tata letak pabrik, mesin yang dipasang, standar input, dll.
2. Apa lagi yang bisa dilakukan untuk menghindari kekurangan yang dicatat seperti pada (2) di atas?
3. Apakah pangsa pasar seperti yang dibayangkan dalam proyek tercapai? Jika tidak, apa alasan untuk tidak mencapai target?

Selain itu, proses evaluasi juga harus mengarah pada penilaian tindakan korektif yang diperlukan.

4. Pengamatan dalam Evaluasi Pasca Proyek:

Mempertimbangkan volume dan kompleksitas proyek, pengamatan dalam evaluasi pasca proyek akan bervariasi tetapi, secara umum, pengamatan tersebut dapat dikelompokkan dalam dua kategori:

(a) Sukses dalam pelaksanaan proyek, dan

(b) kegagalan dalam pelaksanaan proyek,

(a) Keberhasilan dalam pelaksanaan proyek:

Keberhasilan yang terungkap dalam evaluasi diukur menurut perspektif yang berbeda dari perhatian yang tertarik pada proyek dan dapat diidentifikasi sebagai:

i. Pemilik proyek:

Pemilik proyek ingin menyebutnya sukses ketika kinerja keuangan proyek yang sebenarnya sesuai dengan harapannya dari proyek tersebut. Dia dapat memiliki beberapa tujuan untuk proyek di bawah lengannya seperti keluar untuk ‘masalah publik’ dan, karenanya, kinerja keuangan adalah tolok ukur utamanya untuk mengukur keberhasilan.

1. Lembaga keuangan:

Lembaga keuangan yang mengatur pembiayaan jangka panjang untuk proyek akan mengukur keberhasilan sesuai dengan pelunasan tepat waktu pinjaman dan bunga dari proyek sesuai persyaratan pinjaman.

aku ii. Manajemen proyek:

Manajemen proyek akan mengukur keberhasilan mengingat pelaksanaan proyek bertentangan dengan tujuan proyek. Manajemen proyek tertarik untuk mendapatkan biaya aktual yang dikeluarkan, waktu yang dihabiskan dan spesifikasi teknis yang dicapai dalam anggaran proyek sebagaimana disetujui dan disetujui.

1. Kontraktor proyek:

Bagi kontraktor, keberhasilan pelaksanaan proyek tercermin dari keuntungan finansial yang diperoleh dari jasa yang diberikan dalam pelaksanaan proyek.

v.Masyarakat pada umumnya:

Keberhasilan pelaksanaan suatu proyek akan diukur oleh masyarakat, khususnya yang mewakili penduduk sekitar proyek, melalui pelayanan yang diberikan dan/atau kenyamanan yang dinikmati darinya, misalnya dalam bidang Kesehatan, Pendidikan, Jalan, Jembatan dll.

(b) Kegagalan dalam pelaksanaan proyek:

Ada contoh di mana proyek telah selesai, ditugaskan dan berjalan, tetapi dengan evaluasi pasca proyek tampaknya ada kelebihan proyek dengan besaran yang mengkhawatirkan. Contoh seperti itu dianggap sebagai kegagalan dalam implementasi proyek.

Pembebanan proyek mencakup keterlambatan waktu aktual yang jauh melebihi jadwal proyek—dan juga pemborosan biaya aktual dibandingkan dengan biaya yang diproyeksikan. Contoh overrun seperti itu banyak (terutama di sektor publik!).

Rincian overruns tersebut dalam kasus beberapa proyek diproduksi di bawah ini:

 

 

[Sumber: Catatan Studi 6: Estimasi Biaya Proyek dari Manajemen dan Pengendalian Proyek oleh Institut Akuntan Biaya dan Pekerjaan India.]

Alasan umum untuk overruns proyek dicatat dalam evaluasi dirinci di bawah ini:

(A) Laporan Kelayakan/Detail Proyek (DPR). Laporan Kelayakan dan/atau (DPR) memuat :

i. jadwal proyek dan biaya proyek yang diremehkan;

1. kurangnya cakupan yang memadai untuk inflasi dan/atau nilai tukar mata uang, kemungkinan perubahan nilai tukar yang tidak menguntungkan;

aku ii. estimasi pendapatan/pangsa pasar yang berlebihan.

(B) Pilihan teknologi:

i. perubahan dalam teknik dan desain;

1. perubahan dalam kursus yang diinduksi pemilik-manajemen;

aku ii. perubahan teknologi yang mengarah pada keusangan teknologi.

(C) Kontrak:

i. masalah asli kontraktor;

1. kontrak yang didefinisikan dan dikelola dengan buruk;

aku ii. kontraktor yang merupakan rekanan dari pemilik proyek.

(D) Organisasi Proyek:

i. kurangnya integrasi organisasi proyek, pekerjaan, dan orang-orang;

1. kurangnya struktur yang jelas yang mengarah ke masalah otoritas, tanggung jawab, komunikasi, dan koordinasi.

(E) Kondisi Lokasi:

i. Kondisi lokasi yang buruk, termasuk masalah yang ditimbulkan oleh penduduk setempat.

(F) Kesulitan tak terduga:

Alasan overrun yang dirinci di atas menunjukkan bahwa ‘manajemen proyek’ secara komparatif kurang berkontribusi terhadap overrun tersebut. Pada kenyataannya, laporan proyek termasuk analisis proyek cenderung berfokus pada aspek ekonomi dan keuangan. Oleh karena itu, area lain seperti pemberian kontrak, administrasi kontrak, dll. yang kurang penting dalam laporan proyek dapat menyebabkan overrun yang serius.

Catatan:

Pengamatan dalam evaluasi pasca-proyek diperlukan dan dapat menjadi pedoman yang sangat berharga untuk proyek-proyek mendatang. Ketika evaluasi semacam itu dicatat secara sistematis dan tersedia melalui Institusi dan atau Masyarakat, kita dapat mengembangkan spesimen proyek model dan menghindari pemborosan sumber daya untuk sebagian besar.

Ada sejumlah Institusi/Masyarakat di dunia untuk proyek dan manajemen proyek dari proyek-proyek besar.

Beberapa di antaranya adalah:

i. Masyarakat Amerika untuk Teknik Makro.

1. Institut Program Skala Besar, AS

aku ii. Institut Manajemen Proyek AS

1. Asosiasi Proyek Besar di Inggris
2. Lembaga Riset Mitsubishi, Jepang.
3. Dewan Industri Proyek Jepang.
4. Asosiasi Kemajuan Teknik Jepang.

viii. Masyarakat Spanyol untuk Teknik Makro.

1. Forum Manajemen Proyek Australia.
2. Laporan Evaluasi Pasca Proyek:

Laporan evaluasi pasca proyek harus menyoroti rintangan utama yang dihadapi dalam proses pelaksanaan proyek, dan apakah rintangan tersebut dapat dihindari dengan mengambil langkah-langkah alternatif. Laporan juga harus menyertakan alasan perbedaan dalam hal Waktu dan Biaya—variasi tersebut lebih dari sepuluh persen dari perkiraan yang diproyeksikan.

Hal ini juga diperlukan, mengingat overrun yang signifikan, laporan evaluasi menyarankan langkah-langkah perbaikan termasuk meninjau kelayakan keuangan.

Format singkat dari laporan tersebut dengan isinya yang biasa disajikan di bawah ini:

(Demi kebaikan, laporan evaluasi juga harus ditandatangani oleh Manajer Proyek dengan tanggal.)

 

1. Pengamatan:

i. Kegiatan dan urutan kegiatan seperti yang benar-benar diikuti dalam pelaksanaan proyek terhadap jadwal proyek yang dianggarkan.

1. Waktu yang dihabiskan dan biaya yang dikeluarkan per kegiatan terhadap anggaran. Rincian eskalasi harga dibandingkan dengan anggaran.

aku ii. Alasan selisih lebih dari 10% anggaran, baik dalam hal Waktu maupun Biaya.

1. Tenaga kerja yang dipekerjakan sebagai:

(1) staf sendiri; diperbolehkan lembur

(2) pekerja lepas dan pekerja pihak ketiga berdasarkan kontrak.

1. Kontraktor utama ditunjuk; apakah mereka cukup berpengalaman dan penampilan mereka; kompensasi yang dibayarkan, apakah cukup kompetitif.
2. Mesin dan peralatan:

(1) Dibeli

(2) Dipekerjakan, dengan jam mesin yang digunakan.

1. Sumber daya yang dibutuhkan untuk pelaksanaan proyek—apakah tersedia cukup dan tepat waktu, atau dijatah dan/atau tidak tepat waktu—untuk meningkatkan biaya bunga.

viii. Ketidakpastian teknis yang dihadapi dan langkah-langkah alternatif yang diambil.

1. Strategi cadangan untuk area berisiko dilakukan.
2. Pengaruh faktor eksternal—misalnya harga, peraturan baru, campur tangan politik, faktor masyarakat dll—yang dihadapi dan konsekuensinya.
3. campur tangan pemilik proyek.
4. Tindakan perbaikan yang disarankan:

6. Tindakan yang Timbul dari Evaluasi Pasca Proyek:

Evaluasi pasca proyek juga mencakup saran untuk tindakan perbaikan, yang berasal dari evaluasi tersebut. Temuan dan saran yang relevan akan bervariasi dari kasus ke kasus. Setelah proyek selesai dan aset dibangun, keberhasilan mendasar dari proyek dicapai dengan membangkitkan ekonomi sendiri, sehingga dapat bertahan hidup.

Proyek tersebut ketika dilaksanakan dapat menjadi sumber lapangan kerja, dapat memasok kebutuhan pasar tertentu atau memimpin peran untuk mengembangkan industri kecil dan pendukung lainnya. Tetapi faktanya tetap bahwa itu harus bermanfaat untuk bertahan dan bertahan. Dengan tujuan ini, saran untuk tindakan perbaikan akan tergantung pada kebutuhan yang divisualisasikan dalam proses evaluasi.

Kemungkinan kemungkinan untuk tindakan tersebut adalah:

1. Tindakan yang mungkin dilakukan ketika evaluasi pascaproyek menemukan bahwa proyek telah melampaui batas

Overrun meningkatkan biaya proyek dan mempengaruhi profitabilitas keuangan sebagai:

i. Ini meningkatkan biaya modal yang digunakan;

1. Ini meningkatkan biaya penyusutan; dan

aku ii. Ini menyebabkan hilangnya ‘penjualan’.

Dalam situasi ini, ketika kenaikan biaya proyek disebabkan alasan selain inefisiensi operasional dalam pelaksanaan proyek seperti yang mungkin terungkap dari evaluasi, saran harus menaikkan harga produk-sejauh pasar dapat menyerap. Biaya inefisiensi tidak boleh diteruskan ke pelanggan kecuali, tentu saja, ketika pasar dapat menanggung kenaikan harga!

Poin yang perlu diperhatikan sebelum tindakan tersebut adalah:

i. Penyesuaian harga harus dilakukan hanya setelah melakukan analisis pasar baru.

1. Pasca penyerbuan, proyek tersebut mendarat dengan struktur keuangan yang berbeda dari rincian yang disebutkan DPR. Evaluasi pasca proyek mungkin menyarankan penerbitan saham/surat utang “Hak” publik setelah dibenarkan, dengan demikian, dengan perhitungan profitabilitas baru dan perkiraan kas.
2. Kemungkinan tindakan ketika evaluasi pasca proyek menemukan kebutuhan akan teknologi baru :

Impor teknologi mungkin diperlukan untuk eksploitasi yang diperlukan dan menguntungkan dari proyek yang sudah selesai. Situasi tersebut mungkin merupakan hasil dari ketidakpastian teknologi yang awalnya dipertimbangkan atau karena keusangan teknologi.

Teknologi tambahan yang direkomendasikan dapat berupa:

i. perluasan kapasitas yang dibutuhkan untuk memenuhi profitabilitas; ‘

1. pengembangan produk sampingan/joint product; atau

aku ii. kebutuhan pasar.

Tujuannya adalah penggunaan ekonomis dari infrastruktur yang sudah dibangun.