Rencana Proyek Peningkatan: 5 Tahapan Pengembangan Rencana Proyek Perbaikan!
Setelah memilih proyek untuk perbaikan, tim perbaikan proyek dibentuk. Tim harus terdiri dari perwakilan dari departemen yang paling dekat hubungannya dengan masalah yang dipilih. Itu juga harus mencakup perwakilan dari setiap departemen atau unit yang harus terlibat dalam penerapan strategi perbaikan.
Untuk memulainya, tim perbaikan proyek harus mengembangkan rencana perbaikan. Langkah pertama adalah mengembangkan pernyataan misi untuk tim. Kemudian berdasarkan ini, rencana dapat dikembangkan.
Lima tahap untuk mengembangkan rencana adalah:
(i) Memahami prosesnya:
Sebelum mencoba untuk meningkatkan proses, pastikan bahwa setiap anggota tim benar-benar memahaminya. Tim harus menemukan jawaban atas pertanyaan seperti (a) Bagaimana cara kerjanya, (b) apa yang seharusnya dilakukan? (c) Apa praktik terbaik yang diketahui berkaitan dengan proses?
(ii) Hilangkan kesalahan:
Saat menganalisis prosesnya, tim dapat mengidentifikasi kesalahan yang jelas yang dapat dengan cepat dihilangkan. Kesalahan seperti itu harus dihilangkan sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.
(iii) Hapus kendur:
Pada tahap ini, semua langkah dalam proses dianalisis untuk menentukan apakah mereka memiliki tujuan tertentu dan jika demikian, tujuan apa yang mereka layani. Dalam organisasi mana pun, orang dapat terus menggunakan proses yang ada secara rutin tanpa memikirkan mengapa sesuatu dilakukan dengan cara tertentu, apakah dapat dilakukan dengan lebih baik dengan cara lain atau apakah perlu dilakukan sama sekali.
(iv) Kurangi variasi:
Variasi dalam suatu proses dapat diakibatkan oleh penyebab umum atau penyebab khusus. Variasi kecil disebabkan oleh penyebab umum yang selalu ada dalam suatu proses. Penyebab khusus menghasilkan variasi kinerja yang lebih besar dan tidak selalu ada. Penyebab khusus untuk variasi harus diidentifikasi dan strategi dirumuskan untuk menghilangkan penyebab tersebut.
(v) Rencana untuk peningkatan berkelanjutan:
Setelah proses distabilkan dengan menghilangkan penyebab khusus menggunakan strategi yang tepat, perbaikan yang dilakukan harus digabungkan secara berkelanjutan sehingga perbaikan berkelanjutan menjadi aktivitas normal dalam bisnis. Siklus “plan-do-check-act†berlaku di sini. Di. pendekatan ini, setiap kali masalah atau potensi masalah teridentifikasi, rencana perbaikan dikembangkan (plan), dilaksanakan (do, monitoring (check) dan disempurnakan sesuai kebutuhan (act).
