Baca artikel ini untuk mempelajari tentang arti, tujuan, pentingnya dan prinsip-prinsip komunikasi.
Arti dan Hakikat Komunikasi :
Pertukaran informasi atau penyampaian informasi, ide atau pemikiran dari satu orang ke orang lain atau dari satu ujung ke ujung lainnya adalah komunikasi. Menurut McFarland komunikasi adalah, “suatu proses interaksi yang bermakna di antara manusia. Lebih khusus lagi, itu adalah proses dimana makna dirasakan dan pemahaman dicapai di antara manusia.” Newman dan Summer mendefinisikan komunikasi sebagai “pertukaran fakta, ide, pendapat atau emosi oleh dua orang atau lebih.”
Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari satu orang ke orang lain. Tujuan komunikasi memahami informasi. Apa pun yang ingin dikatakan seseorang kepada seseorang harus dipahami dengan jelas olehnya, jika tidak, tujuan komunikasi itu sendiri akan dikalahkan.
Dalam sebuah organisasi, komunikasi memfasilitasi aliran informasi dan pemahaman antara orang dan departemen yang berbeda melalui media yang berbeda dengan menggunakan semua saluran dan jaringan. Aliran informasi ini sangat penting untuk keefektifan manajerial dan pengambilan keputusan pada umumnya dan untuk manajer sumber daya manusia pada khususnya karena dia harus berhubungan dengan manajer dari berbagai departemen, karyawan dan pekerja serta pemimpin serikat pekerja.
Komunikasi dengan demikian membantu memahami orang dengan lebih baik menghilangkan kesalahpahaman dan menciptakan kejernihan pikiran dan ekspresi. Itu juga mendidik orang. Komunikasi dapat tertulis atau lisan, formal, informal, dan ke atas, ke bawah, horizontal, diagonal, interpersonal, intrapersonal, antardepartemen, intra-organisasi.
Komunikasi membawa orang bersama-sama, lebih dekat satu sama lain. Komunikasi merupakan fungsi manajemen penting yang terkait erat dengan semua fungsi manajerial lainnya. Ini menjembatani kesenjangan antara individu dan kelompok melalui aliran informasi dan pemahaman di antara mereka. Informasi merupakan aspek yang paling vital untuk komunikasi. Ini adalah informasi yang ditransmisikan, dipelajari, dianalisis dan ditafsirkan dan disimpan. Oleh karena itu, manajer harus meluangkan waktu untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menyimpan informasi untuk pengambilan keputusan dan bisnis rutin sehari-hari.
Tujuan Komunikasi:
Manajemen menyelesaikan sesuatu melalui orang lain. Oleh karena itu, orang-orang yang bekerja dalam organisasi harus diberi tahu bagaimana melakukan pekerjaan yang ditugaskan kepada mereka dengan cara sebaik mungkin. Komunikasi merupakan hal yang penting dalam setiap organisasi.
Tujuan komunikasi dapat diringkas sebagai berikut:
1. Arus Informasi:
Informasi yang relevan harus mengalir terus menerus dari atas ke bawah dan sebaliknya. Staf di semua tingkatan harus terus mendapat informasi tentang tujuan organisasi dan perkembangan lain yang terjadi dalam organisasi. Perhatian harus diberikan agar tidak ada yang salah informasi. Informasi tersebut harus sampai ke petahana dalam bahasa yang dapat dia pahami dengan lebih baik. Penggunaan kata-kata sulit harus dihindari. Informasi yang tepat harus mencapai orang yang tepat, pada waktu yang tepat melalui orang yang tepat.
2. Koordinasi:
Melalui komunikasi upaya semua staf yang bekerja di organisasi dapat dikoordinasikan untuk pencapaian tujuan organisasi. Koordinasi semua personel dan upaya mereka adalah inti dari manajemen yang dapat dicapai melalui komunikasi yang efektif.
3. Keterampilan Manajemen Pembelajaran:
Komunikasi memfasilitasi aliran informasi, ide, kepercayaan, persepsi, nasihat, pendapat, perintah dan instruksi, dll. Kedua cara yang memungkinkan manajer dan staf pengawas lainnya untuk mempelajari keterampilan manajerial melalui pengalaman orang lain. Pengalaman pengirim pesan tercermin di dalamnya yang dapat dipelajari oleh penerima pesan dengan menganalisis dan memahaminya.
4. Mempersiapkan Orang untuk Menerima Perubahan:
Komunikasi yang tepat dan efektif adalah alat penting di tangan manajemen organisasi mana pun untuk membawa perubahan keseluruhan dalam kebijakan, prosedur, dan gaya kerja organisasi dan membuat staf menerima dan merespons secara positif.
5. Mengembangkan Hubungan Manusia yang Baik:
Manajer dan pekerja serta staf lainnya bertukar ide, pemikiran, dan persepsi satu sama lain melalui komunikasi. Ini membantu mereka untuk lebih memahami satu sama lain. Mereka menyadari kesulitan yang dihadapi oleh rekan-rekan mereka di tempat kerja. Ini mengarah pada promosi hubungan manusia yang baik dalam organisasi.
6. Gagasan Bawahan Didorong:
Komunikasi memfasilitasi mengundang dan mendorong ide-ide dari bawahan pada kesempatan-kesempatan tertentu pada tugas apapun. Ini akan mengembangkan pemikiran kreatif. Menghormati ide-ide bawahan akan semakin memotivasi mereka untuk bekerja keras dan rasa memiliki terhadap organisasi akan berkembang. Ini akan memberi mereka dorongan untuk berbagi informasi dengan atasan mereka tanpa ragu-ragu. Para manajer harus mengetahui ide, pemikiran, komentar, reaksi dan sikap bawahan mereka dan bawahan harus mengetahui hal yang sama dari staf level terendah dari departemen masing-masing.
Pentingnya Komunikasi:
Komunikasi yang efektif sangat penting untuk manajemen yang efisien dan untuk meningkatkan hubungan industrial. Di dunia modern, pertumbuhan telekomunikasi, teknologi informasi dan persaingan yang semakin ketat serta kompleksitas produksi telah meningkatkan pentingnya komunikasi dalam organisasi besar dan kecil terlepas dari jenis dan jenisnya. Seorang eksekutif perusahaan harus berada dalam posisi untuk berkomunikasi secara efektif dengan atasannya, rekan kerja di departemen lain dan bawahan. Ini akan membuatnya bekerja dengan baik dan memungkinkan dia memberikan seratus persen untuk organisasi.
Poin-poin berikut dapat menggambarkan pentingnya komunikasi dalam manajemen sumber daya manusia:
1. Dasar Aksi:
Komunikasi bertindak sebagai dasar untuk setiap tindakan. Memulai aktivitas apa pun dimulai dengan komunikasi yang membawa informasi yang diperlukan untuk memulai.
2. Perencanaan Menjadi Mudah:
Komunikasi memfasilitasi perencanaan. Perencanaan dipermudah dengan komunikasi. Setiap jenis informasi mengenai kebutuhan sumber daya manusia dari setiap departemen organisasi dengan kualifikasi mereka, jenis dan jenis pekerjaan dll dapat dikumpulkan melalui komunikasi yang membantu dalam perencanaan sumber daya manusia. Kebijakan dan program untuk akuisisi mereka dapat disiapkan dan dilaksanakan. Dalam seluruh proses komunikasi memainkan peran penting, itu juga memfasilitasi perencanaan manajerial organisasi.
3. Sarana Koordinasi:
Komunikasi adalah alat penting untuk mengkoordinasikan upaya berbagai orang yang bekerja dalam organisasi.
4. Bantuan dalam Pengambilan Keputusan:
Informasi yang dikumpulkan melalui alat bantu komunikasi dalam pengambilan keputusan. Komunikasi memfasilitasi akses ke informasi penting yang diperlukan untuk mengambil keputusan.
5. Memberikan Kepemimpinan yang Efektif:
Keterampilan komunikasi membawa manajer dekat dengan bawahannya dan bertukar ide dan mengajukan proposal yang sesuai, mengetahui pendapat mereka, mencari nasihat dan membuat keputusan. Hal ini memungkinkan seorang manajer untuk mendapatkan kepercayaan dari bawahannya melalui komunikasi terus-menerus dengan mereka dan menghilangkan kemungkinan kesalahpahaman. Dengan cara ini dia memimpin orang-orangnya untuk mencapai tujuan organisasi.
6. Meningkatkan Semangat dan Motivasi:
Sistem komunikasi yang efektif menanamkan kepercayaan di antara bawahan dan pekerja memastikan perubahan dalam sikap dan perilaku mereka. Penyebab utama konflik dan ketidakpuasan adalah kesalahpahaman yang dapat dihilangkan melalui keterampilan komunikasi. Penghapusan kesalahpahaman membuat manajer dan bawahannya saling memahami dan menciptakan hubungan industrial yang baik. Ini meningkatkan moral orang-orang dan memotivasi mereka untuk bekerja lebih keras.
Prinsip Komunikasi:
Kurangnya komunikasi yang efektif membuat sebuah organisasi cacat. Jadi untuk memiliki komunikasi yang efektif, prinsip-prinsip tertentu harus diikuti.
Mereka adalah sebagai berikut:
1. Kejelasan:
Prinsip kejelasan berarti komunikator harus menggunakan bahasa yang mudah dimengerti. Pesan harus dipahami oleh penerima. Kata-kata yang digunakan harus sederhana dan tidak ambigu. Bahasa tidak boleh menimbulkan kebingungan atau kesalahpahaman. Bahasa adalah media komunikasi; oleh karena itu harus jelas dan dapat dimengerti.
2. Kecukupan dan Konsistensi:
Komunikator harus hati-hati memperhitungkan bahwa informasi yang akan dikomunikasikan harus lengkap dan memadai dalam segala hal. Pesan yang tidak memadai dan tidak lengkap menciptakan kebingungan dan menunda tindakan yang akan diambil. Informasi yang memadai harus konsisten dengan tujuan organisasi, rencana, kebijakan dan prosedur. Pesan yang tidak konsisten dapat merusak dan mendistorsi kepentingan perusahaan.
3. Integrasi:
Prinsip integrasi menggambarkan bahwa melalui komunikasi upaya sumber daya manusia organisasi harus terintegrasi menuju pencapaian tujuan perusahaan. Tujuan utama dari komunikasi adalah untuk mencapai target yang telah ditetapkan. Komunikasi harus bertujuan mengkoordinasikan kegiatan orang-orang di tempat kerja untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Ekonomi:
Penggunaan sistem komunikasi yang tidak perlu akan menambah biaya. Sistem komunikasi harus digunakan secara efisien, tepat waktu yaitu pada waktu yang tepat dan pada saat diperlukan. Ekonomi dalam penggunaan sistem komunikasi dapat dicapai dengan cara ini.
5. Umpan balik:
Tujuan komunikasi akan dikalahkan jika umpan balik tidak diambil dari penerima. Konfirmasi penerimaan pesan dalam perspektif yang benar dari penerimanya memenuhi objek komunikasi. Umpan balik sangat penting hanya dalam hal komunikasi tertulis dan pesan yang dikirim melalui pembawa pesan. Dalam hal jenis komunikasi lisan, umpan balik segera diketahui.
6. Kebutuhan Jaringan Komunikasi:
Rute yang dilalui komunikasi dari pengirim atau komunikator ke penerima atau komunikasi mengacu pada jaringan komunikasi. Untuk komunikasi yang efektif jaringan ini sangat penting. Efektivitas manajerial juga akan tergantung pada ketersediaan jaringan yang memadai.
7. Perhatian:
Pesan yang dikomunikasikan harus menarik perhatian staf penerima dan memastikan tindakan darinya dalam perspektif yang benar. Manajer yang efisien, tulus, dan cepat berhasil menarik perhatian bawahannya terhadap apa yang disampaikannya.
Ini adalah psikologi orang-orang bahwa mereka memperhatikan atasan mereka dengan cermat dan kemudian menanggapi perintah atau instruksi mereka. Atasan yang malas dan tidak tulus gagal mendapatkan dukungan untuk diri mereka sendiri dan instruksi mereka biasanya tidak dianggap serius oleh bawahan mereka. Mengikuti prinsip-prinsip di atas akan membuat komunikasi efektif, meminimalkan masalah hubungan manusia dan meningkatkan efisiensi secara keseluruhan.
