Artikel ini memberikan gambaran luas tentang fungsi pembelian dalam manajemen bahan.
Fungsi Pembelian:
Fungsi pembelian digunakan untuk menjadi bagian dari fungsi produksi dan menikmati status yang sangat sedikit dalam organisasi.
Namun, selama beberapa dekade terakhir, aktivitas pembelian telah berkembang pesat melalui pengakuan atas kontribusinya terhadap keberhasilan setiap perusahaan dan sekarang diakui sebagai fungsi terpisah dalam dirinya sendiri.
- Sangat menarik untuk mempertimbangkan dampak besar pembelian yang efisien (atau sering disebut pengadaan) terhadap biaya organisasi. Dengan pembelian rasional departemen pembelian dapat segera menghasilkan laba.
Oleh karena itu, tanggung jawab besar yang jatuh pada mereka yang berkepentingan dengan pembelian terlihat jelas. Hal ini terjadi karena meningkatnya ukuran organisasi, meningkatnya kompleksitas bahan dan komponen, serta persaingan ekstrim yang terjadi di pasar modern.
- Fungsi pembelian berbeda dari kebanyakan fungsi lainnya karena mereka yang melakukan pekerjaan ini sebagian besar terikat dengan industri mereka sendiri. Namun, ada banyak aktivitas dalam fungsi pembelian yang umum dilakukan oleh banyak industri dan jenis perusahaan lainnya.
Aktivitas Pembelian Umum:
Kegiatan umum untuk sebagian besar industri adalah:
(a) Semua pembeli harus memiliki pengetahuan yang luas tentang pasar dari mana mereka harus melakukan pembelian, apakah itu bahan baku, komponen pabrikan atau seperti dalam perdagangan grosir dan eceran barang jadi. Pengetahuan akan meluas ke bagaimana kinerja pemasok dalam hal keandalan dan kinerja pengiriman.
(b) Di sebagian besar industri manufaktur, pembeli harus berinteraksi secara dekat dengan departemen produksi untuk memastikan kebutuhan mereka secara tepat. Dalam penjualan eceran, pembeli memiliki peran kunci dalam keberhasilan perusahaan karena dia (atau dia) harus mengamati dengan cermat perilaku dan sikap konsumen, selera dan permintaan mereka.
(c) Meskipun pengendalian persediaan mungkin atau mungkin tidak menjadi tanggung jawab langsung dari petugas pembelian, dia terutama bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pasokan bahan atau komponen yang cukup tersedia untuk mempertahankan kelangsungan produksi atau penjualan. Pembeli dapat melakukan ini dengan kontrak dengan pemasok untuk pengiriman reguler atau dengan membangun stok untuk digunakan jika diperlukan.
Yang pertama menyimpan modal minimum yang terikat di toko, tetapi selalu ada risiko pemasok tidak melakukan pengiriman. Pemasok pada gilirannya mencoba memastikan bahwa bahan atau komponen sudah tersedia.
(d) Di sebagian besar organisasi, departemen pembelian bertanggung jawab untuk menegosiasikan harga pembelian dan persyaratan kredit.
(e) Pembelian pada umumnya juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa barang yang dipesan dan ditagih benar-benar diterima dan bahwa harga yang dikenakan adalah harga yang ditawarkan. Untuk meminimalkan risiko, pemeriksaan yang diperlukan harus dilakukan oleh orang yang tidak terlibat langsung dalam melakukan pemesanan.
(f) Pembelian akan terus memantau pengiriman yang diharapkan untuk memastikan bahwa pemasok memenuhi komitmen mereka terkait kualitas dan tanggal pengiriman.
(g) Pembelian akan terus menyelidiki pasar
(i) Untuk mencari produk, harga, persyaratan atau pengiriman yang lebih baik;
(ii) Mencari pemasok alternatif untuk memastikan kelangsungan pengiriman jika sumber utama tiba-tiba gagal karena alasan apapun.
Hubungan Pembelian dengan Fungsi Lain:
- Departemen pembelian mungkin memiliki hubungan langsung dengan lebih banyak departemen fungsional di seluruh organisasi daripada departemen tunggal lainnya.
- Hubungan utamanya di bidang manufaktur dan perusahaan industri sejenis adalah dengan tiga aspek teknik produksi, perencanaan produksi, dan pengendalian produksi. Ini melayani teknik produksi dengan memberi nasihat tentang ketersediaan dan biaya peralatan dan bahan.
Departemen pembelian, dengan penyelidikan terus-menerus ke semua sumber pasokan yang tepat, memiliki pengetahuan dan pengalaman yang luas untuk memberi nasihat tentang hal-hal penting ini. Layanan serupa disediakan untuk perencanaan produksi di mana informasi mengenai ketersediaan dan kontinuitas pasokan sangat penting jika produksi ingin direncanakan secara efektif.
Demikian pula, kontrol produksi mendapat manfaat dari aktivitas departemen pembelian karena departemen ini berkaitan dengan pemantauan kinerja pengiriman pemasok dan mencari tahu sumber pasokan alternatif jika penundaan atau kerusakan pada sumber pasokan utama terjadi atau kemungkinan akan terjadi dalam waktu dekat.
- Bagian pembelian juga memiliki hubungan langsung dengan fungsi pemasaran. Itu karena komentar dan keluhan pelanggan, terutama dalam hal kualitas bahan, memiliki kaitan langsung dengan apa yang dibeli dan, terkadang, di mana.
- Pembelian juga sangat berkaitan dengan keuangan: departemen pembelian adalah pembelanja utama dalam organisasi mana pun. Oleh karena itu, kaitannya dengan departemen akun jelas. Persyaratan kredit sehubungan dengan waktu pembayaran dan diskon tunai sama pentingnya dengan harga pembelian aktual.
Sekali lagi, waktu pembelian yang tepat dapat berdampak positif pada modal kerja. Jika, misalnya, persyaratan kredit adalah untuk pengiriman uang pada akhir bulan setelah pengiriman, maka pesanan untuk pengiriman pada minggu pertama bulan memungkinkan kredit dua bulan sebelum pembayaran jatuh tempo.
Banyak perangkat seperti itu juga digunakan oleh departemen pembelian untuk menguntungkan aspek keuangan organisasi, sangat sering, misalnya pembeli mungkin dapat melakukan penawaran yang bagus untuk organisasi, dan petugas pembelian yang efisien adalah orang yang selalu waspada. dan mampu memanfaatkan penawaran yang menguntungkan tersebut.
Di sisi lain, kehati-hatian harus selalu diutamakan dalam hubungan ini karena biaya penyimpanan dapat dengan mudah diserap oleh penghematan yang dilakukan dengan harga yang menguntungkan.
Kebijakan Pembelian:
Seperti fungsi lainnya, harus ada kebijakan yang jelas tentang pembelian yang ditetapkan. Ini, tentu saja, pada akhirnya menjadi tanggung jawab manajemen puncak, tetapi petugas pembelian akan memiliki banyak nasihat untuk diberikan mengenai masalah ini:
- Mungkin hal pertama dari kebijakan pembelian yang harus dipertimbangkan adalah tingkat stok yang akan dibawa. Pola normal pengiriman oleh pemasok dapat menentukan hal ini. Jika pasokan umumnya konstan maka ketergantungan dapat ditempatkan pada penerimaan barang yang dipesan secara berkelanjutan, tetapi jika tidak menentu, mungkin lebih bijaksana untuk membuat stok untuk memastikan input reguler ke produksi.
Biaya memegang toko, diskon kuantitas, kemungkinan implikasi finansial dari penghentian produksi, dan kerentanan terhadap kerusakan dan pencurian semuanya akan berperan dalam pengambilan keputusan ini.
- Kedua, bahan baku tertentu tunduk pada fluktuasi harga yang luas. Jadi mungkin rasional dan menguntungkan untuk membeli dalam jumlah besar ketika tersedia dengan harga murah. Ada dua keuntungan dalam melakukan ini. Pertama, departemen produksi mendapatkan keuntungan dari input harga rendah yang akan menyebabkan harga jual lebih rendah.
Ini akan memberikan produk akhir keunggulan harga yang kompetitif. Alternatifnya, biaya yang lebih rendah dapat memberikan peluang untuk menghasilkan keuntungan yang lebih tinggi jika ada pasar untuk produk perusahaan. Kedua, ketika harga bahan baku naik, organisasi mungkin dapat membuang surplus stoknya demi keuntungan dan, dengan demikian, memperoleh keuntungan hanya dengan menahan stok.
- Ketiga, apakah mengadakan kontrak jangka pendek atau jangka panjang untuk pembelian bahan menjadi bagian dari kebijakan pembelian atau menjadi kebijakan untuk pergi ke pasar saat dan ketika bahan benar-benar dibutuhkan? Ketika harga umumnya naik, atau ketika pasokan sulit atau tidak pasti, praktik seperti itu menarik.
Di sisi lain, berkomitmen pada satu pemasok dengan harga tetap dapat merusak jika harga tiba-tiba turun atau pasokan dari kontraktor gagal karena beberapa alasan.
Tujuan Pembelian Efisien:
Tujuan pembelian yang efisien dapat ditetapkan dalam “tujuh hak” yang dapat dinyatakan untuk membeli:
sebuah. barang yang TEPAT
- dengan harga yang TEPAT
- dalam jumlah yang TEPAT
- dengan kualitas yang TEPAT
- di waktu yang tepat
- dikirim ke tempat yang TEPAT
- dengan ketentuan yang TEPAT
Ketujuh aspek pembelian yang efisien ini cukup jelas dan masuk ke dalam semua operasi pembelian.
Pengatur persediaan:
- Pertanyaan apakah stok bahan dan komponen harus menjadi tanggung jawab fungsi pembelian tidak memiliki jawaban universal. Beberapa usaha memiliki stok semacam itu di bawah kendali produksi atas dasar bahwa ketersediaan fisik barang-barang ini merupakan bagian dari fungsi manufaktur.
Yang lain mengatakan bahwa karena departemen pembelian bertanggung jawab atas pengadaan, maka departemen ini bertanggung jawab untuk mengontrol dan mempertanggungjawabkan stok. Banyak orang lain percaya bahwa penyimpanan dan pengawasan stok harus menjadi departemen yang terpisah dari keduanya, terutama karena nilai finansial dari stok yang dimiliki biasanya sangat besar.
- Ketiga sudut pandang ini benar-benar relevan hanya jika operasi dilakukan di satu lokasi atau di sejumlah kecil lokasi terdekat, dan sebagian besar terkait dengan aktivitas manufaktur. Industri dan kegiatan lain seperti konstruksi bangunan di mana operasi dilakukan di lokasi memiliki jawaban untuk mereka. Setiap lokasi bangunan dan setiap lokasi teknik sipil, misalnya, harus memiliki bahan dan komponen di tangan di bawah kendali langsung dari pengelola lokasi (dengan nama apapun dia dikenal).
- Tujuan utama stockholding dan stock control adalah untuk memastikan aliran bahan dan komponen yang memadai yang diperlukan untuk operasi organisasi, menjaga stok minimum sepadan dengan persyaratan operasional untuk memastikan kondisi fisik yang baik dan keamanan stok yang dimiliki dan untuk mengurangi kemungkinan penipuan dan pencurian sebanyak mungkin.
Prosedur-prosedur yang diperlukan untuk melaksanakan tujuan-tujuan ini akan bervariasi sesuai dengan jenis penyimpanan yang dimiliki) disposisi fisiknya dan tingkat penggunaannya.
- Akhirnya, sepertinya tidak ada penggunaan umum dari kata stock(s) dan stores dan keduanya sering digunakan dalam pengertian yang sama.
