Semua yang perlu Anda ketahui tentang langkah-langkah yang terlibat dalam perencanaan. Perencanaan adalah langkah utama dasar untuk tindakan dalam setiap kegiatan bisnis.
Pengusaha harus memutuskan jenis bisnis apa yang akan diambilnya, apakah manufaktur atau pemasaran atau keduanya. Ini membantu dalam menentukan tindakan yang harus diikuti untuk mencapai berbagai tujuan organisasi.
Perencanaan diperlukan karena organisasi bisnis harus beroperasi dan bertahan dalam lingkungan ekonomi yang sangat dinamis di mana perubahan adalah aturan dan tak terduga.
Perencanaan adalah kursus dasar yang telah ditentukan sebelumnya dari fungsi manajerial. Ini melibatkan penentuan tujuan yang akan dicapai serta kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Ini berkaitan dengan keadaan mental manajer. Ini sebenarnya prasyarat untuk manajemen yang efektif. Itu melihat ke depan, mengantisipasi masa depan dan memutuskan tindakan yang akan diambil.
Beberapa langkah yang terlibat dalam proses perencanaan adalah: –
- Menyadari Peluang 2. Penentuan Tujuan 3. Menomori Rencana dengan Tujuan 4. Membangun Premis Perencanaan 5. Pengumpulan, Klasifikasi dan Pengolahan Informasi 6. Memutuskan Alternatif Tindakan
- Evaluasi Alternatif 8. Memilih Rencana 9. Rencana Tambahan untuk Membantu Rencana Induk 10. Mengontrol Rencana 11. Mendefinisikan Kontinjensi 12. Memantau dan Mengontrol Kemajuan.
Langkah-langkah dalam Perencanaan: Penentuan Tujuan, Membangun Premis Perencanaan, Memilih Rencana dan Langkah-Langkah Lainnya
Langkah-langkah dalam Perencanaan – Penentuan Tujuan, Membangun Premis Perencanaan, Evaluasi Alternatif, Memilih Rencana, Mengontrol Rencana dan Beberapa Lainnya
Setiap bisnis memiliki masalahnya sendiri, sehingga detail perencanaan berbeda dari bisnis ke bisnis. Namun, proses perencanaan mengikuti langkah-langkah tertentu yang diperlukan di semua jenis bisnis.
Diringkas sebagai berikut:
- Penentuan Tujuan:
Perencanaan tidak mungkin dilakukan tanpa tujuan yang pasti. Oleh karena itu, penentuan tujuan bisnis memulai proses perencanaan. Jika ada kejelasan tentang tujuan, kita dapat merencanakan masa depan. Setelah menentukan tujuan perusahaan, kami menetapkan tujuan departemen, dan kemudian tujuan untuk sub departemen dan bagian. Tujuan ini selaras dengan tujuan perusahaan. Jika ada lebih dari satu tujuan, maka prioritas tujuan yang berbeda ditentukan.
- Membangun Tempat Perencanaan:
Perencanaan berarti memikirkan terlebih dahulu. Oleh karena itu, perencanaan meramalkan masa depan. Itu tergantung pada peramalan bisnis yang akurat. Permintaan suatu komoditas dapat diramalkan. Harga bisa diramalkan.
Tingkat upah dapat diperkirakan. Peramalan menghasilkan faktor-faktor premis perencanaan yang mempengaruhi perusahaan terdiri dari tiga jenis – faktor-faktor yang berada di luar kendali organisasi (misalnya, ledakan populasi, tingkat harga, dll.), faktor-faktor yang dapat dikendalikan sebagian (efisiensi tenaga kerja) dan faktor-faktor yang dapat dikendalikan secara parsial (efisiensi tenaga kerja) dan faktor-faktor yang dapat dikendalikan sepenuhnya (misalnya, rencana pengembangan organisasi untuk masa depan). Metode kualitatif dan kuantitatif digunakan untuk membuat ramalan ini.
- Pengumpulan, Klasifikasi dan Pemrosesan Informasi:
Informasi yang dikumpulkan berkaitan dengan faktor-faktor yang mempengaruhi proses perencanaan. Hanya informasi yang relevan yang memfasilitasi proses perencanaan. Berikut tumpukan informasi juga tidak membantu. Informasi harus diklasifikasikan, dianalisis dan diproses. Ini membantu interpretasi dan pembentukan hubungan sebab dan akibat.
- Memutuskan Tindakan Alternatif:
Untuk memenuhi tujuan, bisa ada lebih dari satu tindakan. Jika, misalnya, kita ingin meningkatkan laba, kita dapat meningkatkan penjualan, mempertahankan harga, menjaga agar penjualan tetap konstan. Kita bisa membuat suku cadang atau kita bisa membelinya dari sumber luar. Kita bisa mendapatkan modal dengan menerbitkan saham atau dengan meminjam dari lembaga keuangan. Semua kemungkinan ini harus dieksplorasi selama proses perencanaan.
- Evaluasi Alternatif:
Setiap alternatif kemudian ditimbang terhadap alternatif lainnya. Ini adalah latihan yang sangat rumit. Analisis biaya-manfaat dari setiap alternatif harus dilakukan. Model optimasi Riset Operasi digunakan untuk mengevaluasi alternatif sumber tindakan.
- Memilih Rencana:
Evaluasi membuat perbandingan rencana yang berbeda mungkin dalam hal hasil. Rencana terbaik kemudian dipilih. Pemilihan rencana adalah pekerjaan yang terampil, karena konsekuensinya sangat luas.
- Rencana Tambahan untuk Membantu Rencana Induk:
Setelah memutuskan rencana utama, rencana anak perusahaan dibuat untuk mengimplementasikan rencana utama dengan sukses. Sebagai ilustrasi, jika sebuah perusahaan penerbangan memutuskan untuk membeli pesawat terbang, maka ia juga menyiapkan rencana tambahan seperti pasokan dan pelatihan tenaga kerja, pembelian tambahan yang diperlukan, pengaturan fasilitas pemeliharaan, iklan, dll. Untuk mengimplementasikan rencana induk, masing-masing kepala departemen menyiapkan a rencana departemennya.
- Mengontrol Rencana:
Rencana dan rencana anak perusahaan pertama-tama dicoba sebagai percontohan untuk menguji kemungkinan keberhasilannya. Hambatan dalam proses diperbaiki. Rencana tersebut kemudian dilaksanakan. Itu terus dipantau dan hasilnya diperoleh sebagai umpan balik dari waktu ke waktu. Kekurangannya diperbaiki sedini mungkin. Rencana masa depan ketika dibingkai dibingkai berdasarkan pengalaman ini.
Langkah-Langkah dalam Perencanaan – 6 Langkah Penting: Menetapkan Tujuan, Menentukan Konteks, Menjelajahi Opsi, Mengevaluasi Opsi, dan Mendefinisikan KontinjensiÂ
Perencanaan dimulai ketika seseorang menyadari peluang atau ancaman. Contohnya, pemerintah mengizinkan investasi asing langsung (FDI) di bidang ritel, Rajendra menemukan peluang untuk menjadi pemasok peralatan asli, atau perusahaan real estat yang menyadari bahwa ekonomi yang menyusut akan mengurangi permintaan rumah.
Organisasi sebaiknya menciptakan sistem untuk memperingatkan mereka tentang peluang dan ancaman. Hal ini dapat dilakukan melalui analisis PESTCL yaitu analisis lingkungan politik, ekonomi, sosial, teknis , budaya, dan hukum, ditambah dengan riset pasar dan analisis pesaing. Kadang-kadang, intuisi pengusaha dapat menunjukkan peluang seperti, misalnya, dalam kasus Steve Job yang memimpikan iPad.
Langkah 1. Menetapkan Tujuan:
Sehubungan dengan peluang/ancaman, seseorang harus memutuskan tujuan yang ingin dicapai. Ini menjadi langkah pertama yang menjadi dasar rencana. Contohnya adalah Precision Connectors yang menetapkan tujuan ‘menjadi satu-satunya pemasok konektor untuk produsen kendaraan roda dua dalam lima tahun.’
Langkah # 2. Tentukan Konteksnya:
Langkah kedua adalah mendefinisikan konteks atau premis perencanaan. Ini dilakukan dengan mendefinisikan kekuatan dan kelemahan, dan mencocokkannya dengan peluang dan ancaman. Misalnya, Anda mungkin kuat secara finansial, dan mungkin merasa memasuki bisnis perbankan di India akan memberikan peluang besar karena banyak orang mencari layanan perbankan.
Ini adalah konteks perencanaan atau premis. Meskipun kekuatan finansial Anda sesuai dengan peluang, hukum mungkin tidak mengizinkan, atau mungkin membatasi cara Anda menjalankan bank. Keterbatasan ini adalah sebuah premis. Perencanaan juga harus mempertimbangkan konteks/premis ini.
Langkah #3. Jelajahi Opsi:
Pada langkah ini, kami mempertimbangkan berbagai cara untuk mencapai tujuan kami, mengingat konteksnya. Sementara kami mengeksplorasi pilihan, kreativitas tingkat tinggi, khususnya kreativitas yang dilembagakan dapat membantu, karena memunculkan cara yang lebih baru dan lebih beragam dalam melakukan sesuatu. Inilah sebabnya mengapa sebagian besar organisasi modern menuntut kreativitas dan inovasi.
Langkah #4. Evaluasi Opsi:
Untuk mengevaluasi opsi, kita memerlukan beberapa aturan atau kerangka kerja dan kita menyebutnya sebagai parameter perencanaan. Seringkali, kami memperbaiki parameter kuantitatif seperti ‘laba atas investasi’, ‘margin laba’, ‘peningkatan kepuasan kerja’, ‘peningkatan basis pelanggan’, ‘penurunan persediaan saham’, dan sebagainya, untuk mengevaluasi sebuah rencana.
Namun, parameter kualitatif seperti ‘citra merek’, atau ‘mendapatkan pengalaman dalam bisnis baru’, juga dapat diambil sebagai parameter perencanaan. Jika evaluasi tujuan komprehensif, bebas bias, dan berdasarkan parameter, pemilihan opsi tindakan akan lebih efektif.
Langkah # 5. Pilih Opsi:
Meskipun penting bagi kita untuk memilih opsi yang paling optimal , mari kita ingat bahwa kita mungkin melepaskan yang optimal karena kekurangan sumber daya, keterlambatan penyelesaian proyek, atau hanya karena pemilik/promotor secara emosional terikat untuk melakukannya. seperti dalam kasus seseorang yang ingin mendirikan pabrik di kampung halamannya meskipun itu mungkin bukan pilihan terbaik. Realitas ini harus diterima.
Langkah #6. Menentukan Kontinjensi:
Seseorang harus selalu memiliki rencana darurat atau alternatif. Untuk melakukannya, seseorang harus membayangkan apa yang salah atau berbeda dari rencana karena dorongan eksternal/internal seperti kenaikan biaya yang tiba-tiba, perubahan permintaan pasar, kedatangan pesaing baru, atau produk substitusi, dan membuat rencana untuk mengatasi situasi seperti itu.
Langkah-langkah Perencanaan – Menyadari Peluang, Menetapkan Tujuan, Mengembangkan Kursus Alternatif, Memilih Kursus, Merumuskan Rencana Derivatif dan Beberapa Lainnya
Daftar berikut menunjukkan langkah-langkah dalam perencanaan:
- Sadar akan peluang
- Menetapkan tujuan
- Mengembangkan tempat
- Menentukan Mata Kuliah Alternatif
- Mengevaluasi mata kuliah alternatif
- Memilih kursus
- Merumuskan rencana Derivatif, dan
- Penomoran rencana dengan penganggaran.
Langkah #1. Menyadari Peluang:
Kesadaran akan peluang di lingkungan eksternal maupun di dalam organisasi adalah titik awal perencanaan yang sebenarnya.
Semua manajer harus:
i. Meramalkan semua kemungkinan peluang masa depan
- Lihat mereka dengan jelas dan lengkap
aku ii. Ketahui posisi mereka dengan menganalisis kekuatan dan kelemahan mereka.
- Memahami apa masalah yang harus dipecahkan dan mengapa
- Tahu apa yang mereka harapkan untuk mendapatkan
Oleh karena itu, perencanaan membutuhkan diagnosis situasi peluang yang realistis.
Langkah # 2. Menetapkan Tujuan:
Fungsi perencanaan sebenarnya dimulai dengan penentuan tujuan masa depan. Tujuan ditetapkan untuk seluruh perusahaan dan kemudian untuk setiap unit kerja bawahan. Tujuan ditetapkan oleh manajer tingkat atas, biasanya setelah sejumlah tujuan dipertimbangkan dengan cermat. Tujuan ditetapkan untuk jangka panjang maupun jangka pendek.
Tujuan menentukan hasil yang diharapkan dan menunjukkan titik akhir dari apa yang harus dilakukan, di mana penekanan harus diberikan dan apa yang harus dicapai oleh jaringan strategi, kebijakan, prosedur, aturan, anggaran dan program.
Manajer dapat memilih banyak jenis tujuan seperti:
i. Volume penjualan (atau) tingkat pertumbuhan yang diinginkan.
- Pengembangan produk (atau) layanan baru.
Langkah # 3. Mengembangkan Tempat Perencanaan:
Tempat perencanaan memberikan fakta dan informasi penting yang berkaitan dengan masa depan seperti:
i. Tren populasi
- Kondisi ekonomi secara umum
aku ii. Biaya produksi dan harga
- Kemungkinan perilaku persaingan
- Ketersediaan modal dan material
- Kontrol Pemerintah dan sebagainya.
Oleh karena itu, langkah penting dalam perencanaan adalah menetapkan, mengedarkan, dan mendapatkan persetujuan untuk memanfaatkan premis perencanaan kritis seperti prakiraan, kebijakan dasar yang berlaku, dan rencana perusahaan yang ada. Tempat perencanaan adalah asumsi tentang lingkungan di mana rencana itu akan dilaksanakan.
Peramalan penting dalam perencanaan tempat seperti:
i. Jenis pasar apa yang ada?
- Berapa volume penjualannya?
aku ii. Berapa harga yang harus diperbaiki?
- Apa saja produknya?
- Apa perkembangan teknisnya?
- Berapa biayanya?
- Berapa tarif upahnya?
viii. Bagaimana tarif dan kebijakan pajaknya?
- Apa kebijakan baru sehubungan dengan dividen?
- Apa lingkungan politik (atau) sosial?
- Bagaimana keuangan diatur untuk ekspansi?
xii. Apa tren untuk jangka panjang dan jangka pendek?
Langkah #4. Menentukan Tindakan Alternatif:
Penting untuk mencari tindakan alternatif untuk semua jenis masalah, akan ada alternatif yang masuk akal. Juga alternatif tersembunyi mungkin yang terbaik. Oleh karena itu perencana harus melakukan pemeriksaan awal untuk menemukan tindakan yang paling bermanfaat.
Langkah #5. Mengevaluasi Berbagai Tindakan:
Perencana harus mengevaluasi alternatif dengan menimbangnya berdasarkan tempat dan tujuan. Hal ini dilakukan dengan teknik kuantitatif dan riset operasi.
Satu tindakan mungkin paling menguntungkan tetapi membutuhkan arus kas yang besar dan memiliki pengembalian yang lambat. Demikian pula, yang lain mungkin tampak kurang menguntungkan tetapi memiliki risiko lebih kecil. Dengan cara ini, ada begitu banyak alternatif dalam kebanyakan situasi. Oleh karena itu evaluasi menjadi sangat sulit dan metodologi yang lebih baru diadopsi.
Langkah #6. Memilih Tindakan Terbaik:
Di antara semua kursus alternatif, tindakan terbaik dipilih. Ini adalah titik sebenarnya dari pengambilan keputusan. Teknik kuantitatif dan riset operasi berguna untuk memilih tindakan terbaik.
Langkah #7. Merumuskan Rencana Pendukung:
Ketika keputusan dibuat, rencana turunan harus dibuat untuk mendukung rencana dasar. Rencana turunan tidak lain adalah operasi organisasi sehari-hari. Manajer tingkat menengah dan bawah harus menyusun rencana, program, dan anggaran yang sesuai untuk sub-unit mereka. Ini digambarkan sebagai rencana derivatif.
Langkah # 8. Penomoran Rencana dengan Penganggaran:
Setelah keputusan dibuat dan rencana ditetapkan, perlu diberi nomor dengan mengubahnya menjadi anggaran. Anggaran keseluruhan mewakili jumlah total pendapatan dan pengeluaran dengan pos-pos neraca utama seperti kas dan pengeluaran modal dan laba (atau) surplus yang dihasilkan.
Setiap subunit memiliki anggarannya sendiri biasanya untuk pengeluaran dan belanja modal yang akan berada di bawah anggaran keseluruhan.
Langkah-Langkah dalam Perencanaan – 8 Langkah Utama: Perlunya Perencanaan, Penetapan Tujuan, Menentukan Premis Perencanaan, Menemukan Arah Tindakan Alternatif dan Beberapa Lainnya
Ini adalah fungsi inti dari manajemen. Ini membutuhkan banyak waktu dan upaya dari pihak perencana. Sifat latihan ini akan berbeda dari satu organisasi ke organisasi lain dan dari satu tingkat manajerial ke tingkat lainnya. Namun, secara umum, ini melibatkan penetapan tujuan bisnis dan alokasi sumber daya untuk mencapainya. Pendekatan perencanaan yang sistematis diperlukan untuk menyiapkan rencana yang baik.
Pendekatan sistematis tersebut dapat terdiri dari langkah-langkah berikut:
(i) Kebutuhan Perencanaan:
Langkah pertama dalam proses perencanaan adalah identifikasi kebutuhan akan perencanaan. Peluang sekarang dan masa depan harus ditemukan sehingga perencanaan dapat dilakukan untuk mereka. Diperlukan pengumpulan data yang memadai berkaitan dengan perencanaan dan menganalisisnya serta mengetahui kebutuhan akan perencanaan.
(ii) Penetapan Tujuan:
Langkah selanjutnya dalam proses perencanaan adalah mengidentifikasi tujuan organisasi atau kegiatan secara keseluruhan dan masing-masing departemennya. Tujuan harus spesifik dan jelas dan harus menunjukkan hasil akhir dari kegiatan perencanaan. Kondisi internal dan eksternal yang mempengaruhi organisasi harus diperiksa secara menyeluruh sebelum menetapkan tujuan.
Tujuan harus untuk organisasi secara keseluruhan dan kemudian mereka harus dipecah menjadi tujuan departemen dan bagian. Kepala departemen harus memberikan pedoman yang jelas untuk upaya organisasi, sehingga kegiatan dapat tetap berada di jalur yang benar.
(iii) Menentukan Tempat Perencanaan:
Setelah menetapkan tujuan, perencana menentukan premis dasar yang menjadi dasar perencanaan. Tempat perencanaan adalah asumsi tentang masa depan yang tidak pasti tetapi asumsi tertentu harus dibuat untuk merumuskan rencana. Tempat perencanaan dibuat dengan bantuan peramalan.
Prakiraan umumnya akan dibuat untuk hal-hal berikut:
(a) Ekspektasi permintaan akan produk.
(b) Kemungkinan volume produksi.
- Pasokan tenaga kerja dan bahan baku.
(d) Antisipasi biaya dan kemungkinan harga di mana produk akan dipasarkan.
(e) Kebijakan ekonomi pemerintah.
(f) Dampak perubahan teknologi pada proses produksi.
Jika ramalannya akurat maka perencanaan juga akan andal. Efek dari berbagai faktor harus ditimbang dengan hati-hati.
(iv) Temukan Tindakan Alternatif:
Setelah menetapkan tujuan dan premis perencanaan, perencana menemukan tindakan alternatif yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hasil terbaik akan dicapai ketika cara terbaik dalam melakukan suatu pekerjaan dipilih. Sesuai pandangan Koontz dan O’ Donnell, jarang ada rencana yang dibuat tanpa alternatif yang masuk akal.
Informasi dapat dikumpulkan dari sumber primer dan sekunder. Pro dan kontra serta konsekuensi dari setiap alternatif tindakan harus diperiksa secara menyeluruh sebelum pemilihan akhir dilakukan.
(v) Mengevaluasi Alternatif dan Seleksi:
Berbagai alternatif dievaluasi dan dibandingkan dalam hal biaya dan manfaat yang diharapkan.
Masing-masing alternatif harus diperiksa dalam kaitannya dengan dua tes berikut:
(a) Sejauh mana kesesuaiannya dengan dasar tujuan perusahaan organisasi?
(b) Sejauh mana masing-masing rencana ini memenuhi persyaratan biaya, kecepatan, kualitas, dan tingkat pengembalian atas investasi?
Perencana harus mengambil bantuan dari berbagai teknik kuantitatif penelitian operasi seperti teori probabilitas, teori permainan, pemrograman linier, dll. Setelah evaluasi ilmiah dari alternatif yang berbeda, alternatif terbaik dipilih.
(vi) Perumusan Rencana Derivatif:
Setelah memilih tindakan terbaik, langkah logis selanjutnya adalah mengembangkan rencana terperinci untuk implementasinya. Rencana rinci disebut sebagai – ‘rencana turunan’. Rencana turunan mengacu pada kebijakan, prosedur, jadwal dan anggaran. Semua rencana derivatif akan menjadi bagian dari rencana utama. Untuk memastikan keberhasilan suatu rencana dasar, rencana turunan harus menunjukkan jadwal waktu dan urutan pelaksanaan berbagai tugas.
(vii) Menjamin Partisipasi dari Karyawan:
Setelah menyelesaikan rencana turunan, rencana tersebut harus dikomunikasikan kepada karyawan untuk mendapatkan partisipasi dan kerja sama mereka dalam pelaksanaan rencana. Implementasi rencana yang berhasil membutuhkan keterlibatan dan pemahaman karyawan yang sepenuh hati. Menurut Koontz, “rencana harus diatur dalam suasana partisipasi yang erat dan tingkat persetujuan yang tinggi.” Keterlibatan sepenuh hati memungkinkan karyawan untuk memberikan yang terbaik untuk rencana.
(viii) Memberikan Tindak Lanjut:
Di masa lalu untuk melihat bahwa rencana berjalan di sepanjang garis yang benar, manajemen perlu merancang sistem untuk evaluasi dan penilaian berkelanjutan terhadap rencana tersebut. Evaluasi berkelanjutan atas rencana dan proses perencanaan membantu mendeteksi kekurangan rencana. Semua rencana harus ditinjau dari waktu ke waktu mengingat keadaan saat ini dan tindakan yang diperlukan harus dilakukan sesuai dengan perkembangannya.
Langkah-langkah dalam Perencanaan – Menetapkan Tujuan, Pengumpulan Informasi dan Peramalan, Pencarian Alternatif, Evaluasi Alternatif dan Beberapa Lainnya
Sulit untuk menentukan langkah-langkah dalam proses perencanaan untuk semua organisasi karena perbedaan ukuran dan kompleksitasnya. Namun demikian, adalah mungkin untuk menyarankan beberapa langkah penting untuk perencanaan yang efektif.
(i) Menetapkan Tujuan:
Perencanaan adalah proses intelektual yang dilakukan oleh seorang eksekutif sebelum ia melakukan suatu pekerjaan dengan bantuan orang lain. Namun saat merencanakan, pertanyaan yang harus muncul di benak eksekutif adalah ‘Apa tujuan melakukan pekerjaan?’ Jadi langkah pertama dalam perencanaan adalah penentuan tujuan. Tujuan memberikan arah pada berbagai aktivitas dalam perencanaan usaha memiliki kegunaan jika tidak terkait dengan tujuan.
(ii) Pengumpulan Informasi dan Peramalan:
Informasi yang cukup harus dikumpulkan untuk membuat rencana dan sub rencana. Informasi yang diperlukan mencakup penilaian kritis terhadap status organisasi saat ini bersama dengan pandangan ke depan terhadap lingkungan yang diantisipasi. Penilaian lingkungan eksternal dapat mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan organisasi.
(iii) Pengembangan Tempat Perencanaan:
Langkah ini melibatkan pembuatan asumsi mengenai perilaku faktor internal dan eksternal yang disebutkan pada langkah kedua. Sangat penting untuk mengidentifikasi asumsi rencana mana yang akan didasarkan. Asumsi menunjukkan lingkungan yang diharapkan di masa depan dan dikenal sebagai – ‘tempat perencanaan’. Sekali lagi, peramalan penting dalam premis. Ini membantu dalam membuat asumsi realistis tentang penjualan, biaya, harga produk, dan perkembangan teknologi, dll., di masa mendatang.
(iv) Pencarian Alternatif:
Biasanya ada beberapa alternatif untuk setiap rencana. Perencana harus mencoba mencari tahu semua kemungkinan alternatif. Tanpa memulihkan pencarian seperti itu, dia kemungkinan besar akan dibimbing oleh imajinasinya yang terbatas. Pada saat menemukan atau mengembangkan alternatif, perencana harus mencoba menyaring alternatif yang paling tidak layak sehingga hanya ada beberapa alternatif untuk analisis terperinci.
(v) Evaluasi Alternatif:
Setelah rencana tindakan alternatif ditentukan, mereka harus dievaluasi dengan mengacu pada pertimbangan seperti biaya, tujuan jangka panjang, dan faktor tidak berwujud untuk memilih tindakan yang memuaskan. Banyak teknik kuantitatif tersedia untuk mengevaluasi alternatif. Manajer dapat mengambil bantuan dari teknik ini untuk mencapai hasil yang paling objektif.
Langkah-langkah dalam Perencanaan – Menetapkan Tujuan, Menetapkan Premis Perencanaan, Mengidentifikasi Alternatif Tindakan, Mengevaluasi Kursus Alternatif dan Beberapa Lainnya.
Proses perencanaan melibatkan mengambil langkah-langkah tertentu yang adalah sebagai berikut:
(a) Menetapkan Tujuan:
Langkah pertama dalam latihan perencanaan adalah menetapkan tujuan, memberikan alasan untuk melakukan berbagai kegiatan serta menunjukkan arah upaya. Selain itu, tujuan menunjuk pada hasil akhir dari kegiatan perencanaan. Tujuan memberikan pedoman untuk banyak keputusan penting yang berkaitan dengan alokasi sumber daya, jadwal kerja, sifat tindakan, dll.
Oleh karena itu, tujuan dan sasaran yang direncanakan harus jelas, spesifik, dan tidak ambigu. Jika tidak, kegiatan yang dilakukan pasti tidak efektif. Misalnya, peningkatan pergantian sebesar 25% bisa menjadi tujuan seluruh organisasi.
(b) Menetapkan Tempat Perencanaan:
Setelah tujuan ditetapkan, langkah kedua melibatkan penetapan premis atau asumsi perencanaan. Ini terdiri dari peramalan kondisi dan peristiwa di masa depan yang kemungkinan besar berkaitan dengan pengejaran tujuan seperti permintaan pasar akan barang, biaya bahan baku, keadaan teknologi, intensitas persaingan, kebijakan pemerintah, tingkat suku bunga, tarif pajak, dll.
Prakiraan semacam itu memberikan wawasan tentang bagaimana masa depan akan berperilaku. Asumsi tertentu tentang kondisi yang diperkirakan akan berlaku berasal dari ramalan. Ini dikenal sebagai tempat perencanaan yang membentuk dasar rencana.
(c) Mengidentifikasi Tindakan Alternatif:
Ketika prakiraan tersedia dan premis ditetapkan, sejumlah tindakan alternatif harus dipertimbangkan.
(d) Mengevaluasi Kursus Alternatif:
Perencanaan mensyaratkan bahwa setiap alternatif harus dievaluasi dengan mempertimbangkan fakta yang relevan dan pro dan kontra dari setiap alternatif. Kelebihan dan kekurangan serta konsekuensi dari setiap tindakan alternatif harus diperiksa sebelum pilihan dibuat.
(e) Memilih Alternatif:
Setelah mengevaluasi berbagai kursus alternatif yang tersedia, saatnya tiba untuk memilih rencana terbaik dan menerapkannya secara praktis. Rencana tersebut akan dibenarkan terbaik dalam hal kelayakan, profitabilitas dan dengan hasil yang merugikan paling sedikit. Kadang-kadang sebuah perusahaan mungkin juga memilih kombinasi rencana daripada memilih satu jalan terbaik.
Misalnya, jika sebuah sekolah bermain ingin meningkatkan penerimaannya, ia harus memilih media periklanan terbaik dalam hal efektivitas biaya, cakupan yang luas, dan hasil yang lebih baik. Itu harus memilih media periklanan terbaik dari yang berikut ini seperti televisi, radio, surat kabar, majalah, kabel, pamflet, dll.
(f) Perumusan Rencana Derivatif:
Setelah memutuskan arah tindakan, rencana dan program terperinci harus disusun termasuk rencana khusus untuk berbagai jenis kegiatan. Ini dikenal sebagai rencana derivatif.
(g) Melaksanakan Rencana/Pengamanan Kerja Sama:
Perencanaan pada dasarnya berorientasi pada tujuan. Oleh karena itu, rencana yang dirumuskan harus dilaksanakan secara efektif. Untuk itu diperlukan kerjasama seluruh anggota organisasi. Oleh karena itu, rencana harus berupa apa yang diusulkan untuk dilakukan dan mengapa. Seringkali saran dan ide yang berguna diterima ketika rencana dikomunikasikan kepada pekerja terkait. Karyawan termotivasi untuk melaksanakan rencana dengan kemampuan terbaik mereka.
(h) Tindak Lanjut:
Karena perencanaan adalah proses yang berkelanjutan, rencana yang ada direvisi secara berkala untuk memastikan relevansi dan efektivitasnya. Saat rencana diimplementasikan, fakta-fakta tertentu sering terungkap yang bahkan tidak terpikirkan sebelumnya. Jika perlu, rencana harus direvisi berdasarkan fakta-fakta ini. Tinjauan rencana yang sedang berjalan juga membantu manajemen dalam menyusun rencana selanjutnya berdasarkan pengalaman yang diperoleh dalam proses pelaksanaan rencana sebelumnya.
Langkah-langkah dalam Merencanakan – Menyadari Peluang, Menetapkan Tujuan, Mencari Mata Kuliah Alternatif, Mengevaluasi Mata Kuliah Alternatif dan Beberapa Lainnya
Ada beberapa tahapan dalam perencanaan. Langkah-langkah praktis dalam perencanaan yang disajikan di bawah ini memiliki aplikasi umum. Namun, sangat penting untuk mempelajari kelayakan kemungkinan tindakan pada setiap tahap.
Langkah #1. Menyadari Peluang:
Kesadaran akan peluang di lingkungan eksternal bisnis serta di dalam organisasi atau lingkungan internalnya adalah titik awal sebenarnya dari setiap latihan perencanaan. Semua manajer harus melihat terlebih dahulu kemungkinan peluang di masa depan dan melihatnya dengan jelas dan lengkap, mengetahui di mana posisi perusahaan mereka sekarang berdasarkan kekuatan dan kelemahannya, memahami masalah apa yang dihadapi dan harus dipecahkan dan mengapa, dan mengetahui apa yang diperjuangkan. mendapatkan jika sama sekali. Menetapkan tujuan yang realistis tergantung pada kesadaran tersebut. Perencanaan diprasyaratkan oleh diagnosis yang realistis tentang peluang dan tantangan.
Langkah # 2. Menetapkan Tujuan:
Langkah kedua dalam perencanaan adalah menetapkan tujuan untuk seluruh perusahaan dan kemudian untuk setiap departemen atau unit kerja yang terpisah. Hal ini harus dilakukan baik untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Tujuan menentukan hasil yang diharapkan, dan menunjukkan titik akhir dari apa yang harus dilakukan, di mana penekanan utama harus ditempatkan, dan apa yang harus dicapai melalui jaringan strategi, kebijakan, prosedur, peraturan, anggaran, dan program.
Tujuan perusahaan memberi arah pada rencana utamanya. Atas dasar rencana tujuan yang luas (keseluruhan) ini menentukan tujuan dari setiap departemen utama. Manajer juga harus diberi kesempatan untuk menyumbangkan ide untuk menetapkan tujuan mereka sendiri dan tujuan perusahaan.
Langkah #3. Mengembangkan Tempat:
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah menetapkan, mengedarkan, dan mencapai kesepakatan untuk memanfaatkan premis perencanaan kritis, seperti – prakiraan, kebijakan, dan rencana perusahaan yang ada. Tempat adalah asumsi tentang lingkungan di mana rencana itu akan diterapkan. Semua manajer yang terlibat dalam perencanaan harus menyetujui premis tersebut.
Peramalan sangat penting dalam premising. Peramalan mengacu pada memprediksi penyebab masa depan dari kegiatan bisnis berdasarkan tren saat ini dan masa lalu.
Langkah #4. Mencari Mata Kuliah Alternatif:
Langkah keempat dalam perencanaan adalah mencari atau mengidentifikasi dan memeriksa alternatif tindakan, terutama yang tidak segera terlihat. Untuk setiap rencana ada alternatif yang masuk akal. Dan terkadang alternatif yang tidak jelas terlihat sebagai yang terbaik.
Jumlah alternatif juga perlu dikurangi sehingga alternatif yang paling menjanjikan dapat dianalisis. Perencana perlu melakukan pemeriksaan pendahuluan untuk mengetahui kemungkinan yang paling menguntungkan.
Langkah #5. Mengevaluasi Kursus Alternatif:
Langkah selanjutnya dalam perencanaan adalah mengevaluasi alternatif dengan menimbangnya dengan tetap melihat premis dan tujuan. Satu kursus mungkin tampak paling menguntungkan tetapi mungkin membutuhkan pengeluaran uang tunai yang besar dan mungkin memiliki pengembalian yang lambat; yang lain mungkin terlihat kurang menguntungkan tetapi mungkin juga melibatkan risiko yang lebih kecil; yang lain mungkin lebih cocok untuk memenuhi tujuan jangka panjang perusahaan.
Namun, karena adanya beberapa kursus alternatif di sebagian besar situasi dan kebutuhan konsekuen untuk mempertimbangkan banyak variabel dan keterbatasan, evaluasi bisa sangat sulit, jika bukan tidak mungkin.
Langkah #6. Memilih Kursus:
Langkah perencanaan selanjutnya berkaitan dengan pemilihan tindakan karena rencana tersebut akan diadopsi sekarang. Ini adalah alasan sebenarnya dari pengambilan keputusan. Dalam banyak situasi, manajer dapat memutuskan untuk mengikuti beberapa kursus daripada satu kursus terbaik.
Langkah # 7. Merumuskan Rencana Derivatif:
Setelah keputusan dibuat, rencana turunan hampir selalu dibutuhkan untuk mendukung rencana dasar. Ini adalah langkah ketujuh dari perencanaan.
Langkah #8. Mengukur Rencana dengan Penganggaran:
Langkah terakhir dalam perencanaan terletak pada memberi arti pada rencana, dan mengukurnya dengan mengubahnya menjadi anggaran. Setiap departemen atau program bisnis cenderung memiliki anggarannya sendiri, biasanya untuk pengeluaran saat ini dan pengeluaran modal jangka panjang, yang akan disesuaika
