Baca artikel ini untuk mengetahui pengertian kebijakan, ciri-cirinya, tujuan kebijakan, pertimbangan dalam perumusan kebijakan, ciri-ciri kebijakan yang sehat, proses perumusan kebijakan, faktor-faktor yang mempengaruhi kebijakan, jenis dan batasan kebijakan.
Kebijakan dalam Manajemen adalah pernyataan umum yang dirumuskan oleh suatu organisasi sebagai pedoman bagi personelnya. Tujuan pertama kali dirumuskan dan kemudian kebijakan direncanakan untuk mencapainya. Kebijakan adalah cara berpikir dan prinsip yang mendasari kegiatan organisasi atau lembaga.
Menurut Koontz & O’Donnel, “Kebijakan diidentifikasi sebagai pedoman berpikir dalam pengambilan keputusan. Mereka berasumsi bahwa ketika keputusan dibuat, ini akan berada dalam batas-batas tertentu.” Kebijakan tidak memerlukan tindakan, tetapi dimaksudkan untuk memandu manajer dalam komitmen keputusan mereka ketika mereka tidak mengambil keputusan. Dalam kata-kata George Terry, “Kebijakan adalah panduan keseluruhan secara lisan, tertulis atau tersirat yang menetapkan batas-batas yang memberikan batas-batas umum dan arah di mana tindakan manajerial akan dilakukan.” Kebijakan menyediakan kerangka kerja di mana seseorang memiliki kebebasan untuk bertindak.
Kebijakan bertindak sebagai prinsip memberikan aturan tindakan untuk mencapai tujuan spesifik organisasi. Tautan koordinasi dalam organisasi disediakan oleh kebijakan. Mereka mengatur dan memandu tindakan kinerja keseluruhan organisasi dan tujuannya di berbagai bidang operasi-produksi, keuangan, pemasaran, dan personel. Perumusan kebijakan yang jelas membantu para eksekutif untuk merencanakan setiap aspek operasional perusahaan. Ini sangat membantu mereka dalam pengambilan keputusan mereka.
Padahal tujuan dan kebijakan digunakan untuk mencapai tujuan organisasi tetapi pada hakekatnya keduanya berbeda. Tujuan adalah tujuan dan kebijakan adalah cara untuk mencapainya. Tujuan adalah titik akhir dari perencanaan dan kebijakan menentukan cara yang luas untuk mencapainya. Suatu kebijakan memberikan pedoman dan meninggalkan ruang untuk interpretasi bagi orang yang menerapkannya. Artinya, suatu kebijakan memiliki fleksibilitas interpretasi. Kebijakan yang kaku menjadi aturan.
Fitur Kebijakan:
Pembahasan di atas mengungkapkan ciri-ciri kebijakan sebagai berikut:
(i) Suatu kebijakan adalah suatu rencana tetap yang memberikan jawaban atas masalah-masalah yang berulang yang sifatnya serupa. Ini memberikan jawaban / pedoman kepada anggota organisasi untuk memutuskan tindakan di masa depan. Sebuah kebijakan memberikan dan menjelaskan apa yang harus dilakukan anggota daripada apa yang dia lakukan.
(ii) Suatu kebijakan membatasi area di mana suatu keputusan harus diambil untuk pencapaian tujuan organisasi. Ini menghindari analisis berulang situasi dan memungkinkan pendelegasian kekuasaan dan tetap mempertahankan kendali atas tindakan.
(iii) Kebijakan adalah model pemikiran dan prinsip yang mendasari kegiatan organisasi. Mereka memandu perilaku dan keputusan eksekutif.
(iv) Kebijakan dibingkai oleh semua manajer dalam organisasi. Ada kebutuhan untuk memberikan pedoman untuk tindakan masa depan di setiap tingkat manajemen. Namun, pentingnya kebijakan berbeda sesuai dengan tingkat manajemen. Pada tingkat manajemen yang lebih tinggi, kebijakan penting diputuskan sementara pada tingkat yang lebih rendah diperlukan beberapa kebijakan yang kurang penting atau kecil.
Tujuan Kebijakan:
Kebijakan dianggap penting untuk mewujudkan tujuan organisasi. Mereka juga memastikan koordinasi upaya dan kegiatan di perusahaan.
Kebijakan tersebut dirumuskan untuk tujuan sebagai berikut:
- Tujuan utama dari kebijakan adalah untuk memastikan bahwa tidak ada penyimpangan dari rencana tindakan. Kerangka kerja diatur di mana setiap orang diharapkan untuk bekerja. Kebijakan memastikan bahwa panduan luas untuk tindakan dipatuhi.
- Karena kebijakan menetapkan kerangka kerja untuk setiap orang, kebijakan juga memastikan pendelegasian wewenang yang tepat. Seorang manajer mengetahui sejauh mana otoritas yang dibutuhkan oleh seorang bawahan untuk melakukan pekerjaan yang diberikan kepadanya. Kebijakan melayani tujuan mendelegasikan otoritas yang memadai ke bawah.
- Kebijakan memungkinkan ruang untuk interpretasi. Aspek-aspek utama diberikan dalam suatu kebijakan tetapi cara implementasi yang sebenarnya diputuskan oleh orang yang bersangkutan.
- Kebijakan juga berguna untuk perencanaan masa depan. Dampak dan pengaruh kebijakan membantu dalam memikirkan masa depan.
- Kebijakan juga memastikan konsistensi tindakan. Pedomannya serupa untuk semua orang dan tindakan harus sesuai dengan garis besar.
Pertimbangan dalam Perumusan Kebijakan:
Saat membingkai kebijakan, aspek-aspek berikut harus dipertimbangkan:
1. Tujuan Organisasi:
Kebijakan tersebut dibentuk untuk mencapai tujuan organisasi. Sasaran adalah target yang ingin dicapai dan kebijakan merancang cara untuk mencapainya. Kebijakan harus membantu dengan mendasarkannya pada fakta dan angka yang relevan dan bukan pada dugaan belaka.
2. Partisipasi yang Benar:
Kebijakan harus dibingkai oleh partisipasi orang-orang di berbagai tingkat manajemen. Jika kebijakan dibingkai di tingkat atas tanpa mengetahui pandangan orang-orang untuk siapa ini dimaksudkan maka ada kemungkinan bahwa kebijakan tidak dapat mencapai hasil yang diinginkan. Untuk menjamin keberhasilan implementasi kebijakan, diperlukan partisipasi bersama pada saat perumusannya.
3. Mencerminkan Lingkungan Bisnis:
Kebijakan harus didasarkan pada lingkungan internal dan eksternal. Situasi yang berlaku di dalam dan di luar akan memberikan dasar yang realistis untuk kebijakan. Kebijakan tersebut harus memiliki fleksibilitas untuk penyesuaian jika terjadi perubahan lingkungan bisnis. Setiap jenis kekakuan yang diikuti dalam kebijakan akan menggagalkan tujuan mereka.
4. Konsistensi:
Berbagai kebijakan perusahaan harus sesuai satu sama lain. Tidak boleh ada inkonsistensi di antara berbagai kebijakan. Jika ada inkonsistensi antara kebijakan maka ini tidak akan dilaksanakan. Harus dipastikan bahwa kebijakan terkait dengan tujuan perusahaan dan tidak memberikan panduan yang bertentangan.
5. Komunikasi yang Benar:
Kebijakan harus dikomunikasikan dengan baik ke setiap tingkat manajemen. Jika kebijakan tidak diketahui dengan baik oleh mereka yang akan menerapkannya maka tidak akan ada gunanya kebijakan tersebut. Kadang-kadang kebijakan mungkin tidak dipahami dengan baik, mungkin ada keraguan di benak orang, itu akan menjadi tugas manajemen untuk mengklarifikasi dan memberikan klarifikasi yang tepat.
6. Secara Tertulis:
Kebijakan harus selalu tertulis. Ini akan memastikan implementasi yang tepat dan benar. Jika kebijakan tidak tertulis maka dapat timbul perselisihan tentang isi dan tujuannya. Bahasa kebijakan juga harus sederhana sehingga dipahami dengan baik oleh orang-orang yang berkepentingan.
Ciri-ciri Kebijakan yang Sehat:
Kebijakan dibentuk untuk memperlancar kerja organisasi untuk mencapai tujuannya. Kebijakan yang sehat akan menjadi salah satu yang membantu dalam mencapai tujuannya.
Berikut adalah ciri-ciri kebijakan yang sehat:
i. Ini harus komprehensif dalam ruang lingkup dan fleksibel untuk implementasinya.
- Ini harus memastikan pemahaman yang baik dan harmoni antara departemen yang berbeda.
aku ii. Itu harus didasarkan pada fakta dan penilaian yang masuk akal.
- Itu harus seragam untuk penerapannya.
- Itu harus mencerminkan tujuan yang dimaksudkan,
- Itu harus jelas, pasti dan positif,
- Ini harus dikomunikasikan dengan benar dan dipahami dengan jelas.
viii. Itu harus dalam bentuk tertulis untuk menghindari salah tafsir.
- Itu harus masuk akal, permanen dan stabil.
- Ini harus ditinjau secara berkala untuk memeriksa efektivitasnya.
- Itu harus memasukkan semua kemungkinan kontinjensi,
xii. Itu tidak boleh dikandung dengan tergesa-gesa.
Proses Perumusan Kebijakan:
Perumusan kebijakan merupakan aspek penting dari perencanaan. Kelancaran kerja suatu organisasi memerlukan perumusan kebijakan. Latihan yang dipikirkan dengan baik sangat penting untuk merumuskan kebijakan yang baik.
Proses berikut harus diikuti untuk merumuskan kebijakan:
1. Menentukan Area Kebijakan:
Area di mana kebijakan akan dibingkai harus ditentukan. Tujuan dan kebutuhan organisasi harus diingat saat menentukan area kebijakan. Saat membingkai kebijakan pemasaran, ekspektasi pemasaran dan area dorong harus diingat. Ruang lingkup kebijakan akan tergantung pada area yang seharusnya dicakup. Jadi hal pertama dalam penyusunan kebijakan adalah menentukan area yang akan dicakup.
2. Mengidentifikasi Alternatif Kebijakan:
Langkah kedua dalam perumusan kebijakan adalah identifikasi alternatif kebijakan. Alternatif harus diputuskan berdasarkan analisis lingkungan eksternal dan internal. Lingkungan internal akan mengungkapkan kekuatan dan kelemahan organisasi sedangkan lingkungan eksternal akan mengungkapkan peluang dan tingkat persaingan. Setiap alternatif harus memastikan bahwa tujuan kebijakan akan tercapai.
3. Mengevaluasi Alternatif:
Semua alternatif dikembangkan berdasarkan tujuan organisasi. Ini harus dianalisis untuk kontribusi apa yang akan dibuat oleh alternatif-alternatif ini dalam membantu organisasi untuk mencapai tujuannya. Faktor-faktor seperti biaya, manfaat, kebutuhan sumber daya dari setiap alternatif harus dinilai dengan benar. Pengaruh berbagai alternatif terhadap lingkungan organisasi juga harus dianalisis.
4. Pemilihan Kebijakan:
Setelah evaluasi yang tepat, alternatif yang paling tepat dipilih. Pemilihan suatu kebijakan merupakan komitmen jangka panjang. Jika alternatif-alternatif tersebut tidak memuaskan maka harus dilakukan upaya untuk mengembangkan alternatif-alternatif lain.
5. Uji Coba Polis:
Kebijakan tersebut harus dilaksanakan berdasarkan uji coba. Harus dinilai apakah kebijakan tersebut mencapai tujuan yang diinginkan. Mungkin ada saran selama uji coba, ini harus digunakan untuk mengubah kebijakan. Pada akhirnya kebijakan harus mencapai hasil yang diinginkan, jika tidak alternatif kebijakan baru harus dipikirkan.
6. Menerapkan Kebijakan:
Jika kebijakan akhirnya baik-baik saja itu harus dilaksanakan. Kebijakan tersebut harus dijelaskan kepada mereka yang akan mengimplementasikannya. Harus ada diskusi yang tepat tentang implikasi dan dampak dari berbagai klausul atau ketentuan kebijakan. Komunikasi yang tepat dari maksud dan tujuan kebijakan akan membantu dalam pelaksanaannya.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Kebijakan:
Kebijakan dibingkai untuk membantu memperlancar operasi bisnis. Mereka dipengaruhi oleh faktor internal dan eksternal.
Beberapa faktor ini dibahas di sini:
1. Tujuan dan Strategi Organisasi:
Semua kebijakan dibingkai untuk memfasilitasi pencapaian tujuan. Tujuan dan strategi memperbaiki parameter di mana kebijakan akan beroperasi. Kebijakan harus konsisten dengan tujuan dan strategi organisasi.
2. Struktur Organisasi:
Struktur organisasi menentukan tingkatan jabatan dan menetapkan wewenang dan tanggung jawab pegawai. Implementasi kebijakan akan dipengaruhi oleh jenis struktur organisasi. Suatu kebijakan akan konsisten dengan posisi dan peran otoritas dalam organisasi. Penentuan kebijakan tentunya akan dipengaruhi oleh struktur organisasi.
3. Sumber Daya yang Tersedia:
Ketersediaan sumber daya seperti manusia, keuangan, fasilitas fisik akan mempengaruhi perumusan suatu kebijakan. Jika implementasi kebijakan membutuhkan lebih banyak sumber daya daripada yang tersedia dalam organisasi maka itu tidak akan layak. Alih-alih, sumber daya akan memperbaiki batasan yang tidak dapat dicapai oleh suatu kebijakan.
4. Nilai Manajerial:
Manajer adalah orang-orang yang menjadi penggerak utama kebijakan. Etika dan sistem nilai manajer memiliki pengaruh langsung terhadap pembentukan dan implementasi kebijakan. Misalnya, jika manajer percaya pada kejujuran dan kebenaran maka hal ini akan tercermin dalam berbagai kebijakan yang dibingkai oleh mereka.
5. Faktor Sosial:
Sejumlah faktor sosial juga memiliki pengaruh terhadap kebijakan organisasi. Jika masyarakat hanya menginginkan produk berkualitas, tidak mentolerir eksploitasi konsumen, mementingkan pengendalian polusi, semua faktor ini harus diperhitungkan saat menyusun kebijakan untuk organisasi.
6. Faktor Politik:
Faktor politik memiliki pengaruh yang besar terhadap kebijakan suatu organisasi. Kerangka bisnis ditentukan oleh pihak yang berkuasa. Pemikiran partai politik tentu akan tercermin dalam kebijakan industri, fiskal, dan moneter pemerintah. Setiap perusahaan harus memasukkan kebijakan pemerintah ke dalam kebijakan mereka. Jadi faktor politik memiliki pengaruh langsung pada kebijakan organisasi.
Jenis Kebijakan:
Setiap perusahaan memiliki sejumlah kebijakan. Beberapa jenis dibahas sebagai berikut:
1. Kebijakan Utama:
Kebijakan utama adalah mereka yang memberikan arah terpadu untuk suatu perusahaan dan menyiratkan komitmen sumber daya. Kebijakan-kebijakan ini memberi bentuk pada suatu perusahaan dalam pencapaian tujuannya. Mereka juga harus mendukung tujuan organisasi.
2. Kebijakan Pendukung:
Selain kebijakan utama, ada kebutuhan untuk memiliki kebijakan pendukung juga. Kebijakan pendukung dimaksudkan untuk membantu implementasi kebijakan utama. Kekhawatiran mungkin memiliki pengembangan produk baru sebagai kebijakan utama, penelitian untuk mengetahui kebutuhan konsumen yang belum terpenuhi dapat menjadi kebijakan yang mendukung.
3. Kebijakan Kecil:
Kebijakan yang tidak mempengaruhi tujuan utama perusahaan dapat disebut kebijakan minor. Kebijakan ini mungkin berhubungan dengan beberapa hal rutin yang kurang penting. Sebuah kebijakan mungkin mempekerjakan pekerja lepas jika terjadi keadaan darurat. Seorang manajer dapat mengizinkan pekerja untuk cuti jika beban kerjanya kurang. Kebijakan yang berkaitan dengan hal tersebut dapat disebut dengan kebijakan minor. Kebijakan-kebijakan ini memang memberikan arahan tetapi tidak terlalu penting.
4. Kebijakan Komposit:
Beberapa kekhawatiran memiliki sejumlah kebijakan atau kelompok kebijakan. Untuk meningkatkan penjualan, perhatian dapat mengikuti ekspansi, mengambil produk serupa, mengikuti pemasaran yang agresif, dll. Untuk mencapai satu tujuan, sejumlah kebijakan dapat digunakan, ini adalah kebijakan komposit.
Batasan Kebijakan:
Kebijakan adalah pedoman yang dapat membantu para manajer dalam pekerjaan mereka sehari-hari. Kebijakan tidak memberikan jawaban yang siap pakai untuk setiap masalah.
Mereka menderita keterbatasan berikut:
1. Tidak Ada Solusi Universal:
Kebijakan tidak menawarkan solusi universal untuk semua masalah. Kebijakan dibingkai dalam situasi tertentu dan tetap sesuai hanya dalam situasi tersebut. Situasi ekonomi, sosial dan politik yang berubah dengan cepat memengaruhi kerja suatu perusahaan. Kebijakan baru diperlukan dalam situasi yang berubah. Masalah ini dapat diatasi dengan selalu mengevaluasi kebijakan. Kebijakan dapat dimodifikasi sesuai kebutuhan situasi baru.
2. Tidak Ada Solusi Instan:
Kebijakan tidak memberikan solusi instan untuk masalah. Ini hanya pedoman bagi para pembuat keputusan. Solusinya harus ditemukan oleh para eksekutif itu sendiri. Kebijakan tidak dapat menggantikan penilaian manusia dalam keadaan apa pun.
3. Meredam Inisiasi Manusia:
Terlalu banyak kebijakan membunuh inisiatif manajer. Mereka menjadi terbiasa untuk bertindak sesuai dengan kebijakan dan tidak mencoba penilaian mereka. Kebijakan juga menyisakan sedikit ruang untuk inisiatif individu.
4. Tidak Ada Pengganti untuk Penghakiman Manusia:
Kebijakan tidak memberikan solusi standar untuk berbagai masalah. Mereka hanya pedoman yang membantu manajer dalam mengambil keputusan. Manajer harus menilai hal-hal sesuai dengan lingkungan yang berlaku. Penilaian manusia tidak dapat diganti dengan membingkai kebijakan secara cermat.
