Faktor-faktor penting yang mempengaruhi penentuan rentang kendali/manajemen pengawasan yang tepat adalah: 1. sifat pekerjaan 2. kemampuan atasan 3. kompetensi bawahan 4. kemampuan staf layanan 5. ketersediaan waktu dan tenaga dengan atasan 6. pendelegasian wewenang 7. tingkat desentralisasi 8. perencanaan yang diperlukan oleh pengawas 9. penggunaan standar yang objektif dan 10. kedekatan teritorial dari fungsi yang diawasi!
1. Sifat pekerjaan:
Rentang kendali sangat tergantung pada sifat kegiatan dan masalah yang dihadapi oleh penyelia, yang pada gilirannya akan tergantung pada sifat dan ukuran produksi. Dalam hal penyelia melakukan jenis pekerjaan rutin di bawah pedoman yang ditetapkan, dia tidak perlu mencurahkan banyak waktu untuk para pekerja di bawahnya.
Karena pekerjaan bersifat berulang, rentang pengawasan atau kontrol bisa lebih besar. Dengan kata lain, seorang supervisor dapat mengontrol lebih banyak pekerja di bawahnya. Di sisi lain, dalam kasus pekerjaan yang kompleks dan rumit akan sulit bagi penyelia untuk mengendalikan sejumlah besar pekerja secara efektif. Rentang kendali akan sempit dalam kasus seperti itu.
2. Kemampuan pengawas:
Kemampuan dan keterampilan pengawas sangat mempengaruhi penentuan rentang. Supervisor yang berkualifikasi tinggi dan berpengalaman dengan pengetahuan khusus dan keterampilan teknis akan dapat melakukan rentang waktu yang lebih efektif daripada supervisor yang tidak memiliki kualifikasi dan pengalaman yang baik.
3. Kompetensi bawahan:
Rentang kendali pengawasan juga sangat dipengaruhi oleh kualitas bawahan yang akan diawasi oleh atasan. Jika bawahan pada umumnya berpengalaman, pekerja keras, dan berpengalaman dalam pekerjaannya, penyelia dapat mengelola sejumlah besar pekerja dan rentang waktu bisa lebih banyak. Pengawas dapat mengandalkan kinerja para pekerja dan dia tidak perlu membimbing mereka berkali-kali begitu instruksi diberikan kepada mereka.
Jika staf di bawah kendali penyelia tidak berpengalaman dan tidak efisien (katakanlah terdiri dari pendatang baru), bawahan akan merujuk ke penyelia sesekali untuk klarifikasi dan bimbingan. Rentang kendali dalam kasus seperti itu akan sempit.
4. Kemampuan pelayanan staf:
Istilah ‘staf’ berarti pengangkatan para ahli dalam organisasi lini untuk membimbing, menasihati, dan memberikan pendapat ahli kepada petugas lini. Penyelia atau atasan lini sangat diuntungkan dan merasa lega dengan nasihat staf. Dia dapat mengelola bawahan dalam jumlah besar dan rentangnya akan besar. Jika layanan staf tidak tersedia, jumlah bawahan yang lebih sedikit harus ditempatkan di bawah kendali satu penyelia yang akan menyebabkan rentang waktu yang sempit.
5. Ketersediaan waktu dan tenaga dengan pembimbing:
Ketersediaan waktu dengan pengawas akan tergantung pada jenis masalah, sederhana atau kompleks, ditangani olehnya dan dia harus melakukan banyak hal lain seperti persiapan laporan dan perencanaan. Jika dia sibuk dalam kerumitan ini, dia tidak akan mampu mengelola bawahan dalam jumlah besar. Di sini rentang kendali akan sempit.
6. Pendelegasian wewenang:
Dalam sebuah perusahaan yang diatur dan terstruktur secara efektif, manajemen mampu mempengaruhi dan meminimalkan frekuensi dan tingkat keparahan hubungan atasan-bawahan dan dengan demikian meningkatkan rentangnya. Sebuah organisasi yang disusun dengan buruk menghabiskan waktu manajer yang tidak proporsional dalam konseling dan bimbingan bawahan.
Gejala penting dari organisasi yang tidak efisien yang memengaruhi rentang kendali dapat ditemukan dalam pendelegasian wewenang yang ambigu atau tidak memadai. Jika bawahan tidak jelas tentang apa yang diharapkan untuk dia lakukan atau diminta untuk melakukan sesuatu di luar lingkup wewenangnya, dia akan meminta lebih banyak kepada manajer senior dan karenanya beroperasi untuk mengurangi masa kerjanya.
Jika bawahan didelegasikan otoritas yang cukup untuk melaksanakan tugas yang diberikan dan otoritas mereka didefinisikan dengan jelas, bawahan yang terlatih dengan baik akan sangat mengurangi waktu dan perhatian senior dan dengan demikian membantu meningkatkan rentang waktunya.
7. Tingkat desentralisasi:
Jika seorang manajer harus membuat banyak keputusan sendiri, dia akan memiliki lebih sedikit waktu luang untuk mengawasi pekerjaan bawahannya dan dengan demikian harus beroperasi dengan rentang waktu yang sempit. Di sisi lain, seorang eksekutif yang beroperasi di bawah pengaturan desentralisasi dibebaskan dari banyak beban membuat keputusan terprogram dan karenanya mampu mengawasi jumlah bawahan yang relatif lebih besar.
8. Perencanaan yang dibutuhkan oleh supervisor:
Faktor ini mengacu pada pentingnya, kompleksitas dan waktu yang dihabiskan oleh eksekutif dalam meninjau tujuan, memprogram tindakan dan memutuskan tentang sejumlah masalah kebijakan. Karena semakin pentingnya, kompleksitas dan waktu yang dibutuhkan manajer dalam menjalankan fungsi perencanaannya, akan lebih bijaksana untuk mengurangi jumlah bawahan yang melapor kepadanya.
9. Penggunaan standar objektif:
Mengawasi bawahan mensyaratkan bahwa manajemen harus mengetahui sejauh mana rencana-rencana dijalankan dan sejauh mana kinerja mereka cenderung menyimpang dari rencana. Dia bisa mengetahui penyimpangan baik dengan pengamatan pribadi atau melalui penggunaan standar objektif. Dalam kasus terakhir, manajer terhindar dari banyak hubungan yang memakan waktu dan dapat berkonsentrasi pada titik-titik kepentingan strategis sehingga memperluas rentang kendalinya.
10. Kedekatan teritorial dari fungsi-fungsi yang diawasi:
Dimana fungsi dipisahkan secara geografis, pengawasan komponen dan personel menjadi lebih sulit dan memakan waktu. Manajer harus menghabiskan banyak waktu dalam mengunjungi unit-unit yang terpisah dan sering menggunakan sarana komunikasi formal yang memakan lebih banyak waktu. Oleh karena itu, kedekatan geografis dari fungsi-fungsi yang diawasi oleh manajer beroperasi untuk mengurangi rentang kendalinya.
Selain faktor-faktor yang disebutkan di atas, kecepatan perubahan, teknik kontrol dan informasi yang dikembangkan dan sejumlah faktor lainnya juga mempengaruhi rentang waktu supervisor. Saat menentukan rentang kendali aktual untuk setiap posisi manajerial dalam organisasi, analis organisasi harus mengevaluasi faktor-faktor ini untuk setiap posisi manajerial secara terpisah dan berdasarkan pengalamannya, rentang efektif harus direkomendasikan.
