Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Office Filing. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Pokok Bahasan Filing di Office 2. Fitur Filing di Office.
Materi Pengajuan di Kantor:
File adalah wadah tempat kertas dan dokumen dimasukkan untuk disimpan. Pelestarian tersebut diperlukan untuk referensi, pedoman, bukti dan sejarah. Pengarsipan harus dilakukan secara sistematis, terklasifikasi, metodis, rapi, aman, dan pasti.
Sistematis:
Ada dua sistem pengarsipan—sentralisasi dan desentralisasi. Kedua sistem tersebut memiliki kelebihan dan kekurangan. Sebuah pilihan harus dibuat.
Rahasia:
File dapat diklasifikasikan dengan berbagai cara—berdasarkan subjek, berdasarkan wilayah, berdasarkan partai atau berdasarkan nama, atau kombinasi dari dua atau lebih hal di atas. Nama dapat diklasifikasikan lebih lanjut menurut abjad, numerik atau abjad-numerik.
Metodis:
Ada berbagai metode untuk menyimpan file—horizontal, lateral, dan vertikal. Setiap satu metode harus diadopsi.
Rapi:
Kertas, dokumen, dll harus disisipkan dengan rapi agar terlihat rapi dan lebih terlindungi.
Diamankan:
File harus disimpan untuk waktu yang lama dan terkadang untuk waktu yang sangat lama. File, oleh karena itu, harus disimpan dengan cara yang aman. Mereka harus dilindungi dari pencurian atau perusakan oleh api, serangga, dll. Di zaman modern, berbagai jenis lemari arsip tersedia untuk tujuan tersebut.
Pasti:
Lokasi setiap file harus pasti agar dapat ditemukan dalam waktu sesingkat mungkin.
Fitur Filing di Office:
Kearsipan sebagai bagian dari fungsi pencatatan suatu kantor memiliki ciri khas sebagai berikut:
(1) Peralatan:
Operasi pengarsipan membutuhkan berbagai peralatan: file atau folder, rak, rak atau lemari, baki dan keranjang, kartu yang berbeda (kartu panduan atau kartu pengindeksan), dll. Sebagian besar peralatan memiliki spesifikasi.
(2) Metode:
Ada beberapa metode berbeda untuk menyimpan file—horizontal, lateral, dan vertikal. Metode vertikal, atau metode terbaru adalah yang terbaik.
(3) Prosedur:
Langkah demi langkah operasi tertentu harus diikuti mulai dari mendapatkan pesanan pengarsipan kertas dan akhirnya merobek-robek atau membersihkan.
(4) Personil:
Personil terlatih khusus diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu.
(5) Prinsip:
Ada prinsip-prinsip tertentu yang harus diikuti untuk pengarsipan yang efisien.
(6) Pengindeksan:
Pengarsipan harus disertai dengan pengindeksan untuk menyelesaikan operasi.
