Artikel ini menyoroti dua Metode Pengorganisasian Sistem Pengisian teratas di Kantor. Metode tersebut adalah: 1. Filing Terpusat 2. Filing Terdesentralisasi.
Metode # 1. Pengarsipan Terpusat:
Di bawah sistem ini semua peralatan pengarsipan dibawa ke satu tempat terpusat di kantor sehingga arsip dari semua departemen yang berbeda dapat disimpan di sana. Ada sekelompok personel yang disebut panitera pengarsipan yang melakukan pekerjaan di bawah seorang penyelia. Umumnya terdapat ruangan tersendiri yang disebut dengan Record Room tempat dilakukannya pekerjaan pengarsipan. Semua file dapat disimpan di bawah pengawasan manajer kantor atau sekretaris.
Sistem terpusat juga dikenal sebagai sistem perpustakaan karena seperti di perpustakaan, file dikelola secara terpusat secara rahasia. Seperti buku, file diberi nomor secara kategoris setelah diklasifikasikan. Pengawas atau penanggung jawab departemen berfungsi seperti pustakawan. Setiap orang yang memerlukan berkas tertentu harus membuat slip permintaan yang menyebutkan nama dan nomor berkas yang diminta.
File tertentu, jika tidak keluar, diberikan kepadanya dengan tanda tangan. Kartu panduan segera ditempatkan di ruang kosong tempat file disimpan, sebagai sinyal. Sebuah entri dibuat dalam register. Pengingat dapat dikirim jika file tidak dikembalikan dalam waktu yang wajar atau ketika diminta oleh departemen atau individu lain. Seluruh prosedurnya sama dengan yang diikuti di perpustakaan.
Untuk pengoperasian yang efisien dari sistem ini, kondisi berikut harus dipenuhi:
(a) Jumlah berkas harus cukup besar,
(b) Arsip harus diklasifikasikan dan diberi nomor secara ilmiah,
(c) Indeks file yang tepat harus dipertahankan,
(d) Harus ada personel terlatih untuk menangani arsip,
(e) Organisasi harus dapat membeli berbagai jenis peralatan pengarsipan.
Beberapa peralatan tambahan seperti meja sortir dan baki, tangga portabel untuk mencapai rak tinggi, dll mungkin diperlukan.
Keuntungan:
(a) Ada ekonomi dari dua sisi. Jumlah peralatan pengarsipan yang lebih sedikit akan dilakukan karena setiap departemen tidak akan memiliki peralatannya secara terpisah. Lebih sedikit ruang yang akan ditempati. Jadi, ada penghematan uang dan ruang.
(b) Adanya keseragaman prosedur penataan dan penyimpanan arsip semua departemen. Keseragaman dan standardisasi seperti itu membantu mengembangkan efisiensi kerja.
(c) Ada kontrol yang lebih baik pada sistem pengarsipan karena tanggung jawab ditetapkan pada departemen pengarsipan dan ada pengawas.
(d) Jumlah salinan dokumen tertentu yang harus disiapkan lebih sedikit karena tidak perlu dikirim untuk arsip departemen terkait yang berbeda. Jadi, beban kerja mengetik berkurang.
(e) Personel pengarsipan menjadi terspesialisasi dalam pekerjaan dan teknik pengarsipan modern dapat diperkenalkan.
(f) Dapat mempercepat kegiatan kantor karena waktu tidak terbuang percuma untuk mendapatkan surat-surat yang relevan dari arsip departemen yang berbeda.
Kekurangan:
(a) Mungkin ada keterlambatan dalam mendapatkan berkas dari bagian pengarsipan karena prosedur yang ketat untuk menunjukkan slip permintaan, dll. harus diikuti.
(b) Klasifikasi berkas yang dibuat oleh departemen pengarsipan pusat mungkin tidak sesuai untuk departemen tertentu. Misalnya, departemen penjualan mungkin memerlukan klasifikasi teritorial file terlebih dahulu dan kemudian klasifikasi menurut abjad partai, tetapi departemen pengarsipan hanya dapat membuat klasifikasi abjad.
(c) Semua dokumen, penting atau tidak penting, dikirim ke departemen pengarsipan oleh semua departemen lain. Akibatnya, departemen pengarsipan menjadi tempat pembuangan semua kertas atau ‘penyimpanan surat mati’ yang menyebabkan penyalahgunaan ruang. Penghancuran atau pembersihan yang tepat menjadi perlu dari waktu ke waktu.
(d) Ada kemungkinan kesalahan pengarsipan atau kertas mungkin hilang dalam proses.
(e) Panitera atau asisten urusan dari departemen lain tidak boleh mempelajari teknik pengarsipan yang dikembangkan.
(f) Tidak ada kerahasiaan file. Siapa saja dapat melalui file apa pun berdasarkan permintaan.
Secara keseluruhan, kelebihannya lebih efektif daripada kekurangannya yang sebagian besar dapat diatasi melalui pengawasan dan pengendalian departemen yang tepat.
Metode # 2. Pengarsipan Terdesentralisasi:
Di bawah file sistem ini diatur dan dikelola oleh departemen yang berbeda sesuai dengan kebutuhan masing-masing. Sistem ini juga dikenal sebagai sistem Pengajuan Departemen. Setiap departemen akan memiliki peralatan pengarsipan sendiri dan pegawai departemen akan melakukan pekerjaan itu atau satu atau dua pegawai dapat ditunjuk secara terpisah di setiap departemen untuk melakukan pekerjaan pengarsipan secara eksklusif.
Di bawah sistem ini prosedur yang rumit untuk menghadirkan kapal permintaan, seperti dalam kasus sistem terpusat, tidak muncul. Ini lebih umum diadopsi.
Keuntungan:
(a) Tidak ada penundaan dalam mendapatkan surat-surat terkait dengan departemen tertentu. Ini memiliki aksesibilitas yang mudah bagi staf yang bersangkutan.
(b) Beberapa departemen harus bekerja secara eksklusif tanpa memiliki hubungan langsung dengan departemen lain, dalam hal ini lebih baik departemen tersebut memelihara arsipnya sendiri. Misalnya, departemen konstruksi di sebuah perusahaan manufaktur besar.
(c) Berkas yang bersifat rahasia harus dipelihara di bawah kendali langsung kepala departemen. Misalnya, file Pajak Penghasilan.
(d) Suatu departemen dapat mengadopsi suatu metode klasifikasi dan pemeliharaan arsip tertentu yang paling sesuai dengan departemen tersebut.
Kekurangan:
(a) Karena setiap departemen membutuhkan peralatan pengarsipannya sendiri, ada duplikasi. Lebih banyak, uang diperlukan untuk mengejar peralatan dan lebih banyak ruang yang ditempati. Jadi, itu meningkatkan biaya.
(b) Panitera departemen harus meluangkan waktu untuk pengarsipan yang dapat mereka manfaatkan dengan lebih efektif. Jika beberapa tangan tambahan digunakan untuk pengarsipan, ada biaya tambahan.
(c) Sejumlah salinan dari dokumen yang sama mungkin harus disiapkan untuk berkas-berkas dari berbagai departemen yang mungkin memerlukannya. Beban pekerjaan mengetik bertambah.
(d) Tidak ada spesialisasi pengarsipan pekerjaan. Departemen yang berbeda dapat mengadopsi metode klasifikasi dan penyimpanan file yang berbeda.
Secara keseluruhan, kelebihan dan kekurangannya seimbang. Tapi selalu ada biaya yang lebih besar dan pemborosan ruang. Perbandingan antara keduanya—Kedua sistem memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Sulit untuk memilih dari keduanya. Memang benar bahwa sistem departemen umumnya lebih mahal tetapi sistem terpusat tidak dapat dipraktikkan kecuali jumlah filenya besar.
Kesimpulannya, dapat dikatakan bahwa umumnya kompromi tercapai dan sistem gabungan diikuti.
Ini dilakukan dengan rumus berikut:
(a) Berkas-berkas yang bersifat umum yang mungkin berkaitan dengan sejumlah besar departemen, disimpan secara terpusat, sehingga dapat diakses secara merata oleh semua orang.
(b) Berkas-berkas yang bersifat rahasia diatur dan dipelihara secara departemen.
(c) Ada departemen tertentu yang memiliki beberapa kegiatan eksklusif dan arsip dari departemen tersebut tidak perlu dikirim untuk pengarsipan pusat.
