Baca artikel ini untuk mempelajari kelebihan dan kekurangan mekanisasi kantor.
Keuntungan Mekanisasi Kantor:
Keuntungan mekanisasi adalah:
- Meredakan Monoton:
Pekerjaan yang sifatnya repetitif menimbulkan kebosanan dan perasaan monoton di kalangan karyawan. Oleh karena itu jika pekerjaan yang sama diulang di mesin maka pekerja tidak akan merasakan tekanan yang sama, sehingga mesin mengurangi kebosanan dan kemonotonan.
- Mempertahankan Standardisasi:
Jika memfasilitasi standar pekerjaan dalam hal output kualitatif. Pada gilirannya, hal ini meningkatkan semangat kerja dan koordinasi yang lebih baik di antara karyawan.
- Akurasi:
Mesin memastikan akurasi yang lebih baik. Kemungkinan kesalahan dihilangkan. Dengan demikian pekerjaan berjalan dengan lancar dan penundaan serta kemacetan dihilangkan yang mungkin terbukti sangat mahal.
- Kontrol Lebih Baik:
Menggunakan satu set mesin yang tepat memfasilitasi kontrol kerja yang lebih baik karena membantu bawahan untuk menggunakannya dan menyelesaikan pekerjaan, tidak hanya dalam waktu yang ditentukan tetapi juga dalam ekonomi — dengan presisi dan akurasi.
- Efisiensi Lebih Besar:
Mesin menghadirkan kecepatan dan efisiensi untuk semua jenis pekerjaan kantor. Pekerjaan yang mungkin membutuhkan waktu berjam-jam untuk diselesaikan dapat diselesaikan dengan bantuan mereka. Peningkatan efisiensi mengarah pada profitabilitas yang lebih besar dan, pada saat yang sama, menciptakan citra yang baik di benak orang-orang yang berurusan dengan organisasi.
- Biaya Operasi Lebih Rendah:
Biaya operasi per jam kerja menurun dengan penggunaan mesin. Tentu saja, tidak ada keraguan bahwa mereka membutuhkan investasi modal awal yang besar. Namun, dalam jangka panjang, mereka terbukti bermanfaat.
- Kualitas Pekerjaan yang Lebih Baik:
Mekanisasi dan mesin membantu dalam meningkatkan kualitas pekerjaan yang dilakukan di kantor. Tidak hanya pekerjaan akan rapi tetapi juga akan lebih sistematis.
Kerugian Mekanisasi Kantor:
Meskipun penggunaan alat mekanis menawarkan banyak keuntungan, ia memiliki sejumlah kelemahan:
- Kelebihan Staf:
Telah diamati bahwa ada mesin yang membutuhkan tangan yang terampil untuk mengoperasikannya. Kadang-kadang, jika tangan keterampilan ini tidak tersedia untuk waktu yang sangat lama, maka seseorang dilatih untuk mengoperasikannya, atau segera dilakukan rekrutmen untuk membuat seseorang mengoperasikan mesin tersebut. Dalam kedua kasus tersebut, ini melibatkan biaya, dan menambah biaya di samping membengkaknya kekuatan staf.
- Biaya Instalasi Tinggi:
Sebagian besar mesin kantor, seperti mesin Xerox, Mesin Pemindaian Elektronik dan komputer mahal, dan sejumlah besar dihabiskan tidak hanya untuk pengadaannya, tetapi juga untuk pemeliharaannya. Karenanya pemasangan dan pengisi daya pemeliharaan sangat tinggi.
- Penggunaan Mesin yang Kurang:
Mesin yang dibeli dengan harga yang sangat tinggi, jika tidak digunakan secara maksimal , atau tidak terlalu sering digunakan, tidak hanya menghalangi uang yang dikeluarkan untuk membelinya, tetapi juga mengurangi kepentingan bank, atas uang yang diblokir sementara membelinya. Oleh karena itu, sangat penting untuk memanfaatkan potensi pemanfaatan penuh mesin dengan tepat.
- Biaya Operasi:
Terkadang biaya pengoperasian mesin tertentu sangat tinggi. Misalnya mesin Xerox, seseorang harus mengetahui jumlah halaman yang mungkin disalin oleh sebotol toner sebelum membelinya. Demikian pula, kita juga harus mencari tahu apakah drum selenium mesin fotokopi membutuhkan ruangan ber-AC untuk pemeliharaannya.
- Biaya Kerusakan:
Terkadang kerusakan dll terbukti sangat mahal. Sejumlah besar uang harus dikeluarkan untuk memperbaiki yang sama. Juga, selama waktu kerusakan, pekerjaan akan tertahan. Ini menambah biaya sistem kerja kantor.
- Monoton:
Dalam beberapa kasus, pemasangan mesin kantor tertentu membebaskan pekerja dari pekerjaannya di kantor. Contoh ini berlaku di departemen produksi perusahaan mana pun di mana mesin menggantikan pekerja dan monoton menjadi masalah penting di kantor. Induksi mesin dapat mengurangi minat pekerja serta mematikan semangat dan kreativitas pekerja.
- Permusuhan Buruh:
Terkadang sikap pekerja menjadi sangat bermusuhan ketika mesin baru dipasang di kantor. Beberapa orang berpikir bahwa karena munculnya mesin di kantor, mereka akan kehilangan pekerjaan. Mereka menggunakan ketidakdisiplinan, pemogokan, dll. dan kadang-kadang kedamaian industri di kantor menderita karena hal ini.
