Mari kita pelajari secara mendalam tentang tujuan dan prinsip mekanisasi kantor.
Tujuan Mekanisasi di Kantor:
Mekanisasi di kantor memiliki tujuan sebagai berikut:
- Interpretasi Data:
Mesin seperti komputer menafsirkan dan mengingat fakta dan data untuk pengambilan keputusan dan kontrol.
- Penghematan Tenaga Kerja:
Mekanisasi bertujuan untuk menghemat tenaga kerja dengan salah satu dari dua cara—mekanisasi dapat mengurangi total tagihan upah atau anggota karyawan yang sama melakukan volume pekerjaan yang lebih besar.
- Penipuan Lebih Rendah:
Mesin meminimalkan penipuan dalam pekerjaan kantor.
- Penghematan Waktu:
Penghematan waktu adalah tujuan lain dari mekanisasi. Pekerjaan yang memakan waktu berjam-jam dapat dilakukan dalam waktu singkat dengan mesin.
- Akurasi:
Pekerjaan yang dilakukan oleh mesin jauh lebih akurat dan, karenanya, salah satu tujuan utamanya adalah untuk meningkatkan akurasi.
- Standardisasi:
Kerja standar hanya dapat dicapai jika mesin dioperasikan dengan efisiensi terbaik.
- Menghilangkan Kebosanan dan Kemonotonan:
Proses berulang itu monoton dan mesin kantor bertujuan untuk menghilangkan kemonotonan dari proses berulang ini.
Prinsip Pemilihan Mekanisasi dan Peralatan di Kantor:
Mari kita asumsikan bahwa sebuah kantor, yang berjalan dengan kecepatan penuh, telah memutuskan untuk membeli mesin-mesin kantor tertentu untuk meningkatkan tidak hanya hasil pekerjaan dengan tetap mempertimbangkan kualitas, tetapi juga ingin menghemat waktu dan mempertahankan ekonomi produktivitas pada tingkat tertentu. .
Lalu apa saja faktor-faktor tertentu yang harus dipertimbangkan untuk memilih dan membeli mesin kantor? Pertimbangan dan prinsip pembelian mesin kantor berbeda dari organisasi ke organisasi, namun ada prinsip umum tertentu yang umumnya diikuti oleh setiap organisasi:
- Prinsip Ruang:
Sangat penting dan perlu bahwa mesin harus menempati ruang lantai, pintu atau rak paling sedikit. Mesin besar dan berat menempati lebih banyak ruang dan menambah biaya ruang, sehingga menjadi pengeluaran tidak langsung pada keseluruhan biaya organisasi.
- Standardisasi:
Standarisasi peralatan kantor dan pembeliannya mengacu pada pembelian mesin yang sama yang akan memenuhi spesifikasi mesin yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan kantor. Misalnya, jika pekerjaan kantoran seperti mengambil fotokopi dalam ukuran diperkecil atau diperbesar, maka mesin fotokopi yang akan dibeli harus memiliki fasilitas lensa zoom karena membantu memperkecil dan memperbesar salinan.
- Pembelian yang Cukup:
Jika jenis mesin tertentu dibutuhkan oleh setiap departemen, maka jumlah mesin yang sama harus dibeli.
- Pemanfaatan:
Pemanfaatan mesin yang dibeli harus 100% yaitu harus digunakan secara maksimal atau maksimal. Nyatanya, pada saat pembelian, jumlah penggunaan sehubungan dengan biaya harus ditentukan. Mesin yang sudah jarang dipakai sebaiknya tidak dibeli sekaligus menghabiskan banyak uang.
- Daya tahan:
Apa pun yang dibeli harus tahan lama. Ini mungkin tidak hanya memiliki umur panjang tetapi harus bebas dari kerusakan yang sering terjadi dll.
- Prinsip biaya:
Saldo harus dijaga saat membeli peralatan kantor dan uang yang dihabiskan untuk membelinya. Setiap mesin memiliki tiga biaya berbeda yang terlibat di dalamnya. Mereka adalah biaya pembelian, biaya operasi, dan biaya waktu menganggur.
Jika biaya modal suatu mesin lebih tinggi tetapi biaya operasinya rendah; itu bisa lebih disukai daripada mesin yang biaya pembeliannya sangat rendah, atau sebenarnya rendah, dan biaya pengoperasiannya tinggi. Namun, harus selalu diingat bahwa kualitas tidak boleh dikorbankan demi biaya.
- Kemampuan beradaptasi:
Mesin yang dibeli harus sedemikian rupa sehingga setiap orang yang menggunakannya tidak hanya menyesuaikan diri dengan mesin tersebut, tetapi mesin tersebut harus menarik orang lain untuk menyesuaikan diri dengannya. Dengan kata lain, pengoperasian mesin harus sederhana dan mudah bagi orang lain untuk memahaminya, dan menggunakannya, bukannya ditahbiskan dan tidak praktis untuk menyesuaikan diri dengannya.
- Prinsip Kualitas:
Mesin yang dibeli harus berkualitas baik agar kualitas pekerjaan yang dilakukan oleh mereka sesuai dengan standar yang diinginkan.
- Manfaat:
Seseorang harus mempertimbangkan konsep dan prinsip manfaat sebelum membeli mesin. Karena ada biaya yang terlibat dalam pembelian mesin, keuntungannya harus beragam.
- Kesesuaian:
Mesin kantor harus sesuai untuk proses pembeliannya. Seharusnya tidak dibeli hanya sebagai simbol status.
