Manajemen Perkantoran: Prosedur dan Metode

Prosedur berdiri di antara sistem dan operasi. Suatu sistem untuk menyelesaikan suatu penjualan terdiri dari jaringan prosedur, yang salah satunya kemungkinan adalah pengumpulan untuk penjualan kredit; salah satu operasi dalam prosedur penagihan mungkin adalah “penuaan” piutang untuk menunjukkan penanganan yang tepat berdiri untuk berbagai periode waktu. Prosedur membawa sistem ke tingkat operasi kerja aktual dan tanggung jawab individu.

Sebuah prosedur menjabarkan urutan langkah-langkah yang biasanya diikuti dalam melakukan jenis pekerjaan yang berulang—dan sebagian besar pekerjaan di perusahaan tipikal bersifat berulang atau berulang. Jika dirancang dengan baik, sebuah prosedur memberitahu siapa melakukan apa dan, secara umum, bagaimana dan kapan. Jadi itu menentukan langkah-langkah kerja yang diperlukan, menetapkan: tanggung jawab, dan menghubungkan apa yang dilakukan seseorang dengan apa yang dilakukan orang lain.

Sebuah sistem, dengan demikian, berkaitan dengan hubungan yang luas dan sering diekspresikan dalam satu atau lebih diagram alir, disertai dengan kelompok atau kumpulan prosedur yang membentuknya. Prosedur adalah tingkat kerja sistem; itu adalah, ‘ panduan aktual bagi karyawan tentang bagaimana melanjutkan setiap kali, jenis pekerjaan tertentu yang berulang harus dilakukan.

Desain prosedur yang hati-hati dan mengungkapkannya dalam bentuk tertulis adalah langkah penting dalam penggunaan alat dasar ini secara efektif. Menempatkan prosedur dalam bentuk tertulis memaksa klarifikasi pemikiran mengenai prosedur tersebut dan memfasilitasi komunikasi dengan orang yang menerapkannya. Namun, fakta bahwa ada prosedur tertulis bukanlah indikasi mutlak dari operasi yang efektif.

Prosedur tertulis mungkin hanya merupakan catatan tentang bagaimana pekerjaan telah dilakukan di masa lalu. Perubahan kebutuhan suatu perusahaan dan munculnya metode baru untuk memenuhi kebutuhan ini akan membuat sebagian besar prosedur menjadi usang seiring berjalannya waktu. Berbeda dengan prosedur, metode adalah spesifikasi terperinci tentang bagaimana menyelesaikan satu langkah prosedural. Ini berkaitan dengan urutan, gerakan yang digunakan dalam melakukan suatu operasi dan dengan peralatan khusus yang sama yang digunakan.

Ada kebutuhan yang kuat untuk program peningkatan prosedur dan metode yang berkelanjutan. Sasaran mencakup inefisiensi apa pun seperti duplikasi upaya, ketidakcukupan prosedur atau metode untuk memenuhi persyaratan baru, dan catatan dan laporan yang tidak memuaskan.

Tujuan Peningkatan:

Tujuan umum dari upaya perbaikan di bidang ini adalah efektivitas yang lebih besar dan lebih ekonomis. Peningkatan efektivitas berarti, terutama, peningkatan layanan kepada pelanggan—layanan yang cepat, sebebas mungkin dari kesalahan, cukup lengkap, dan memuaskan dalam hal lain, tergantung pada kebutuhan pelanggan. Efektivitas juga menunjukkan dirinya dalam moral karyawan, efisiensi eksekutif, koordinasi unit operasi dan personil, dan efek eksternal seperti pada niat baik masyarakat dan opini publik.

Ekonomi yang lebih baik berarti produktivitas yang lebih tinggi dengan biaya yang lebih rendah, pemanfaatan personel dan peralatan yang baik, persediaan disimpan pada tingkat optimal, dan banyak aspek operasi lainnya. Keberhasilan suatu perusahaan dalam lingkungan persaingan saat ini akan sangat bergantung pada perbaikan yang berkelanjutan. Produk yang bagus dan personel yang baik saja tidak cukup. Bisnis biasanya pergi ke perusahaan yang memberikan kombinasi kualitas, layanan, dan harga terbaik; dan ini tidak terjadi begitu saja.

Mereka dipengaruhi oleh banyak filosofi dan praktik manajemen; salah satu yang paling penting adalah sistem operasi umum yang memungkinkan untuk mendapatkan produk atau layanan yang andal lebih cepat daripada perusahaan lain dan dengan harga yang kompetitif. Tanggung jawab sosial juga sangat terlibat, meskipun kita mungkin tidak sering mengaitkan efisiensi prosedural dengan ini.

Standar hidup yang meningkat dan ekonomi yang sehat sangat bergantung pada efisiensi perusahaan individu. Kami melihat bahwa peningkatan teknologi di bidang perkantoran menciptakan lebih banyak pekerjaan daripada lebih sedikit, seperti yang telah dilakukan oleh peningkatan teknologi di semua bidang lainnya. Pada saat yang sama, ada masalah perubahan persyaratan keterampilan, pelatihan ulang, mobilitas karyawan, dll., yang harus diselesaikan oleh manajemen mana pun yang bertanggung jawab sejauh kemampuannya.

Hambatan untuk Peningkatan:

Penting, ketika mempertimbangkan pendekatan untuk perbaikan prosedur dan metode, menyadari hambatan umum, ada yang psikologis, ada yang ekonomi, dan ada yang lain. Dalam arti sebenarnya, program perbaikan di bidang ini adalah perang melawan kebiasaan. Saat organisasi terbentuk, banyak praktik yang dibangun tidak melalui analisis yang cermat tetapi untuk memenuhi kebutuhan saat itu.

Seringkali ada banyak pola setelah praktik yang diikuti di perusahaan lain, yang tentu saja dapat beroperasi dalam kondisi yang sangat berbeda. Setelah praktik ditetapkan, karyawan menjadi terbiasa dengannya dan merasa aman dengan kemampuan mereka untuk mengikutinya; sebagai konsekuensinya, kemungkinan akan ada penolakan terhadap perubahan. Namun, ada sisi harapan dari masalah kebiasaan.

Ada hambatan lain. Individu, terutama jika mereka spesialis fungsional, seperti kebanyakan karyawan, mungkin kurang memahami peran prosedur dan sistem yang lebih luas dalam mencapai tujuan seperti yang disebutkan di bagian sebelumnya. Di beberapa perusahaan, friksi organisasional dapat mengakibatkan duplikasi usaha dan koordinasi yang buruk. “Sistem alibi”, seperti prosedur kontrol yang mahal untuk mencegah terjadinya kesalahan, sering dibuat di mana kontrol top-down membuat permintaan yang kuat.

Bahkan prosedur dan metode analis seringkali terbatas dalam perspektif dan mungkin berlebihan pada peralatan yang paling efisien, ekonomi dalam sistem pencatatan standar kerja yang ketat, dan area perbaikan tunggal lainnya tanpa mempertimbangkan hal ini dapat mempengaruhi efektivitas dan ekonomi secara keseluruhan.

Masing-masing hambatan ini adalah masalah yang harus diperhitungkan, tetapi studi terhadap masing-masing dengan mudah menunjukkan bahwa hal itu dapat diatasi atau penyesuaian dapat dilakukan untuk memungkinkan upaya perbaikan dilanjutkan. Sebenarnya tidak ada pilihan selain melakukannya. Inovasi adalah persyaratan untuk bertahan hidup di perusahaan bisnis dan mungkin di semua perusahaan lainnya. Ada pepatah lama yang mengatakan bahwa menjalankan bisnis itu seperti mengendarai sepeda; jika Anda berhenti, Anda jatuh.

Organisasi untuk Perbaikan:

Banyak orang mungkin perlu memainkan berbagai peran jika upaya perbaikan ‘menjadi efektif. Manajemen puncak harus yakin akan manfaat program perbaikan, harus memprakarsainya, dan harus memberikan dukungan yang aktif dan berkelanjutan. Antusiasme oleh manajemen yang lebih tinggi, bila disertai dengan komunikasi yang baik dan pemahaman tentang tujuan, akan dengan cepat menemukan jalannya melalui tingkat yang lebih rendah, Ketidakpedulian akan bekerja dengan cara yang sama, seperti yang dimiliki oleh spesialis sistem yang telah mencoba membawa program “melalui belakang, pintu”. terpelajar.

Konsultan luar mungkin memainkan peran penting tetapi, biasanya, terbatas dalam upaya total untuk perbaikan. Jika berkualifikasi baik, mereka dapat memberi perusahaan manfaat pengetahuan khusus, pengalaman luas, dan sudut pandang objektif. Mereka dapat menyediakan bakat dan waktu ketika ini tidak tersedia secara internal.

Pertimbangan biaya mungkin mendikte bahwa mereka digunakan terutama untuk proyek-proyek khusus, seperti meluncurkan kontrol bentuk baru atau program standar kerja, menganalisis masalah biaya yang sangat sulit, atau melatih personel perusahaan dalam teknik penyederhanaan kerja. Ketergantungan yang terlalu besar pada konsultan dapat memperlambat perkembangan rasa tanggung jawab yang sebenarnya di pihak personel perusahaan. Perwakilan pemasok di bidang-bidang seperti peralatan, formulir, dan persediaan kini semakin bersaing dalam hal layanan yang dapat mereka berikan seiring dengan penyediaan produk yang sesuai.

Mereka sering dilatih untuk melakukan studi menyeluruh tentang kebutuhan perusahaan di bidang khusus mereka, dan mereka membawa latar belakang pengalaman yang terakumulasi di perusahaan lain. Mungkin tidak bijaksana untuk mengandalkan sepenuhnya pada rekomendasi dari perwakilan penjualan atau layanan tunggal; perusahaan harus membawa analisisnya sendiri ke tingkat yang layak, dan mungkin meminta lebih dari satu pemasok untuk melihat area masalah.

Tetapi sumber bantuan ini semakin berharga, dan tidak boleh ada manajemen yang mengabaikannya. Analis prosedur (yang dapat disebut analis sistem, analis metode, atau spesialis dalam bentuk, tata letak, peralatan; standar, atau area lain) biasanya akan menjadi tulang punggung program perbaikan. Ini tidak berarti bahwa mereka dapat melakukannya sendiri; mereka membawa spesialisasi dan waktu yang diperlukan untuk peningkatan tersebut, dan mereka dapat mempromosikan program perbaikan yang permanen dan berkelanjutan.

Kualifikasi yang dibutuhkan termasuk pikiran yang ingin tahu; kemampuan analitis; keakraban dengan teknik dasar di bidang di mana mereka akan keakraban dengan organisasi dan filosofi manajemennya; pemahaman tentang sifat manusia, karena banyak upaya bersama dan komunikasi dengan orang lain akan dibutuhkan.

Seseorang yang memasuki lapangan akan membutuhkan waktu untuk menjadi terbiasa dengan persyaratan organisasi dan operasi, dari perusahaan tertentu, dan akan mendapat manfaat yang tak terukur jika dia dapat bekerja, untuk beberapa waktu dengan ‘analis senior dalam mengembangkan dan mempertajam keterampilan teknisnya. Dia dapat memperoleh bantuan dari analis di perusahaan lain, asosiasi profesional, dan dari sekolah dan bengkel yang dilakukan oleh kelompok luar dan lembaga pendidikan.

Dalam sebuah organisasi yang terlalu kecil untuk membenarkan analis penuh waktu, seseorang yang memiliki kemampuan seperti yang dijelaskan di atas dapat diberi tanggung jawab paruh waktu untuk perbaikan metode. Pentingnya, pertimbangan di sini adalah bahwa sekecil apa pun organisasinya, seseorang harus terus memberikan perhatian pada peningkatan metode; siapa pun ini, waktu harus diberikan untuk pekerjaan jika ingin dilakukan secara efektif. Supervisor dan karyawan semakin dibawa ke dalam upaya peningkatan prosedur dan metode, dengan potensi nilai yang begitu besar sehingga bagian berikutnya akan mengabdikan diri untuk kontribusi mereka.

Agar hal ini berhasil, harus ada penerimaan yang ditunjukkan terhadap ide-ide untuk perbaikan di pihak manajemen yang lebih tinggi dan pendekatan terorganisir yang akan memberikan stimulasi, tindak lanjut, dan pengakuan yang konstan. Keterbatasan pengetahuan khusus dan waktu di pihak pekerja dan penyelia sudah jelas, tetapi keakraban dengan masalah dan kebutuhan operasi, bersama dengan manfaat motivasi karena keterlibatan pribadi, membuat partisipasi ini sangat bermanfaat di sebagian besar perusahaan.

Pendekatan Umum untuk Perbaikan Prosedur dan Metode:

Pendekatan umum singkat yang akan berlaku untuk hampir semua jenis masalah perbaikan sistem yang terkait erat dengan metode ilmiah pemecahan masalah seperti yang diterapkan di mana saja, sekarang akan disajikan.

Kami kemudian akan mempertimbangkan bagaimana pendekatan umum ini dapat disesuaikan dengan prosedur dan masalah perbaikan metode dari berbagai jenis:

1. Tentukan Proyek untuk Dipelajari:

Langkah ini dapat dianggap sebagai pencarian lingkungan untuk kemungkinan perbaikan—dan ini biasanya tidak sulit ditemukan. Layanan yang tidak memuaskan kepada pelanggan, biaya tinggi, penggunaan personel atau peralatan yang tidak memuaskan, gangguan dalam alur kerja, formulir dan laporan yang tidak memadai, upaya duplikat, dan beberapa bagian tertentu dari pekerjaan yang berulang, volumenya tinggi, macet, atau monoton—ini , adalah beberapa petunjuk yang menunjukkan perlunya analisis sistem.

Konversi ke sistem pemrosesan data sekarang, reorganisasi, atau perkembangan baru lainnya juga dapat menandakan perlunya perubahan sistem. Kebutuhan dapat diamati dan studi dimulai dari beberapa sumber, seperti disebutkan sebelumnya: departemen yang membutuhkan bantuan, manajemen yang lebih tinggi, dan staf sistem itu sendiri, personel lini yang ingin melakukan proyek studi, atau lainnya.

2. Jelaskan Sistem Saat Ini:

Deskripsi tersebut dapat berupa narasi, bagan, data pengukuran, atau bentuk lain, atau kombinasinya. Charting sangat berguna, dan akan dipelajari lebih lanjut; bagan yang diadaptasi dengan baik dapat membantu analis dalam memvisualisasikan hubungan dan peluang peningkatan, dan juga mereka yang akan terpengaruh oleh perubahan yang diusulkan.

Berbagai metode pengumpulan informasi dapat digunakan—studi informasi dalam ringkasan kinerja atau dokumen lain yang sudah tersedia, wawancara, observasi, pengambilan sampel kerja, dan cara lain yang sesuai dengan masalah.

3. Analisis dan Perbaiki Sistem Saat Ini:

Langkah penting ini pertama-tama memerlukan penentuan kriteria untuk menilai sistem sebelumnya dan setiap perbaikan yang diusulkan, volume maksimum, waktu yang dibutuhkan kualitas, biaya, fitur layanan yang penting dalam memuaskan permintaan pelanggan, dll. Kemudian, data aktual diperoleh dari deskripsi sistem saat ini harus dipelajari dengan cermat.

Selain ukuran langsung dari faktor kinerja, seperti yang baru saja ditunjukkan, daftar periksa prinsip mengenai faktor yang mempengaruhi kurang dari hasil yang memuaskan sangat sering membantu. Satu orang atau kelompok kecil mungkin melakukan banyak pekerjaan sekop selama tahap ini, tetapi sebelum selesai, pemikiran bersama dari orang-orang yang terlibat atau terpengaruh hampir pasti akan membantu.

4. Jual dan Pasang Sistem yang Ditingkatkan:

Tidak peduli betapa briliannya sebuah sistem, penerimaan oleh orang-orang yang terpengaruh akan sangat membantu untuk membuatnya bekerja dengan sukses. Alat terbaik untuk memenangkan penerimaan adalah komunikasi dan partisipasi, dalam banyak kasus. Yang sangat berharga dalam metode dan peningkatan sistem tingkat tinggi adalah partisipasi dan keterlibatan pribadi dari mereka yang terpengaruh oleh perubahan yang diusulkan. Komunikasi dua arah yang menyeluruh juga penting untuk memahami kebutuhan, tujuan, efek pada individu, jaminan bahwa kepentingan pribadi akan dilindungi, dan pengetahuan tentang bagaimana rencana baru akan beroperasi.

Inilah area di mana pengakuan atas peran staf yang diisi oleh analis sangat penting; mereka harus menang daripada menuntut penerimaan, dan mereka harus bersedia untuk meredam penilaian dan rekomendasi mereka sendiri dalam hal reaksi dari operasi yang terpengaruh, personel. Pemasangan prosedur atau metode sekarang akan sering membutuhkan banyak perhatian dalam melatih personel dalam pendekatan baru, membuat perubahan fisik yang diperlukan, tindak lanjut dengan hati-hati untuk melihat bahwa rencana berjalan dengan baik.

5. Memelihara dan Mengaudit Sistem:

Kegagalan atau kekurangan dalam prosedur dan metode sering kali terungkap dalam proses menjalankan operasi, tetapi hal ini tidak dapat dianggap remeh. Analisis periodik sistem dan kecukupannya yang berkelanjutan umumnya diinginkan. Beberapa manajemen menjadwalkan pemeriksaan semacam itu pada interval tertentu, berbeda dengan sifat sistem dan hasil yang diperoleh darinya.

Prosedur untuk Studi Peningkatan:

Untuk mengembangkan perbaikan yang spesifik, setiap langkah kerja harus diperiksa secara kritis berdasarkan prinsip gerak yang berbeda yang mungkin berlaku untuk itu. Jenis perbaikan terbaik mungkin terletak pada penggabungan, penataan ulang, atau penyederhanaan langkah-langkah yang harus dipertahankan.

Studi peningkatan prosedur, karena mereka sering melintasi departemen, sering diprakarsai oleh manajemen yang lebih tinggi atau oleh staf prosedur, meskipun kebutuhan mungkin disarankan oleh personel operasi yang terlibat dalam prosedur yang tidak berfungsi secara efektif. Setiap kekurangan yang disarankan dalam pendekatan umum mungkin menyarankan perlunya studi semacam itu. Langkah-langkah utama dalam prosedur yang dipelajari harus dipecah dan dicatat dalam berbagai bentuk, mulai dari daftar sederhana hingga bagan yang rumit. Mungkin alat analisis prosedur yang paling banyak digunakan adalah diagram alur proses.

Dalam menggunakan bagan proses, pertama, semua langkah yang terlibat dalam prosedur ini dicantumkan secara berurutan; setiap langkah kemudian diklasifikasikan sebagai operasi, transportasi, dll. dengan menggunakan simbol yang sesuai di bawah ini. Simbol untuk setiap langkah diberi tinta oleh garis yang digambar oleh analis; ini menghasilkan representasi grafis dari prosedur.

(i) Operasi:

Lingkaran besar menunjukkan bahwa sedang diubah, ditambahkan, atau dibuat.

(ii) Transportasi:

Panah menunjukkan perpindahan dari satu tempat ke tempat lain.

(iii) Inspeksi:

Kotak menunjukkan inspeksi, seperti ketika ada sesuatu yang diperiksa atau diverifikasi tetapi tidak diubah.

(iv) Keterlambatan:

D besar menunjukkan gangguan atau penundaan aliran subjek yang sedang dipelajari,

(v) Penyimpanan:

Segitiga terbalik menunjukkan penyimpanan suatu objek, seperti ketika dilindungi dari penghapusan yang tidak sah. Diagram alur proses menunjukkan waktu yang diperlukan untuk melakukan setiap langkah; dalam beberapa kasus, hanya langkah penundaan yang diatur waktunya, untuk menunjukkan peluang untuk mengurangi gangguan dalam alur kerja; itu juga menunjukkan jarak dalam kaki setiap kali transportasi terlibat. Fitur waktu dan jarak dari bagan sangat berguna dalam menilai tata letak peralatan dan di mana pengaturan dapat mengurangi pergerakan dan penundaan yang diperlukan, tetapi juga melayani tujuan lain.

Bagian penting dari diagram alur proses adalah blok ringkasan di sudut kiri atas. Ini berfungsi kurang lebih sebagai “skor kotak” dan memiliki dua tujuan utama. Pertama, ini memberikan petunjuk ke mana harus memulai analisis sistem saat ini; kedua, memungkinkan perbandingan yang mudah dan efektif antara sistem yang ada dan yang diusulkan. Alat pembuatan bagan dasar lainnya dari analis prosedur adalah bagan alir dua dimensi. Nilai khusus bagan ini adalah kemampuannya untuk menampilkan sejumlah alur pada saat yang sama, seperti saat prosedur dimulai dengan satu tindakan tetapi kemudian bercabang menjadi beberapa alur kerja.

Kolom vertikal dapat menunjukkan departemen yang menangani setiap bagian dari prosedur. Diagram alir merupakan alat analisis dasar lain dari analis prosedur. Diagram ini tidak lebih dari penerapan diagram alir ke Denah lantai bagian kantor yang terlibat dalam prosedur yang sedang dipelajari. Tujuan utamanya adalah untuk mengungkap kekurangan dalam tata letak atau pengaturan kantor saat ini atau yang diusulkan.

Evaluasi langkah-langkah dan pengembangan pendekatan yang lebih baik kemudian dapat dilakukan dengan mempelajari bagan dan cara lain untuk merekam prosedur ini. Rumus umum yang berlaku untuk segala bentuk perbaikan sistem adalah: Hilangkan—gabungkan—atur ulang—sederhanakan. Setiap langkah dapat dipelajari dengan mempertimbangkan tujuan ini, dipertimbangkan dalam urutan yang disarankan. Karena menghilangkan langkah yang sia-sia adalah jenis perbaikan terbaik, dan langkah lainnya mengikuti prioritas umum yang diinginkan.

Perumusan versi perbaikan dari prosedur yang sedang dipelajari secara bertahap akan muncul dari pertanyaan yang dilakukan oleh analis, dan dari hati-hati, kliring dengan semua orang yang akan menggunakan prosedur, Biasanya, pengguna langsung dan penyelia mereka akan melihat celah dan melihat peluang untuk perbaikan dari prosedur yang diusulkan secara tentatif. Bagaimanapun, mereka akan jauh lebih mudah menerima modifikasi jika mereka telah berkonsultasi mengenai hal itu dan mendapatkan manfaat dari penjelasan manfaat yang menyeluruh.

Memilih Proyek untuk Dipelajari:

Bahkan operasi satu kali dapat membenarkan beberapa penggunaan akal sehat yang terorganisir, sebagaimana kadang-kadang disebut analisis metode. Manfaat yang diharapkan harus ditimbang terhadap upaya dan biaya yang mungkin diperlukan. Pengembalian yang sangat tinggi dapat dihasilkan dari studi berulang, operasi volume tinggi karena penghematan kecil yang dikalikan akan menghasilkan jumlah yang substansial. Operasi bottleneck dapat ditingkatkan ke titik di mana pekerjaan mengalir dengan lancar dan dengan penundaan yang lebih sedikit. Operasi yang monoton atau melelahkan mungkin memerlukan perhatian khusus; beberapa metode program menjadikan pengurangan kelelahan sebagai tujuan utama mereka.

Memecah dan Merekam Metode Saat Ini:

Pada tingkat analisis metode, suatu operasi dipecah menjadi elemen-elemen dan dalam jenis analisis yang paling rinci, bahkan menjadi gerakan tubuh. Metode dimana operasi dilakukan biasanya ditentukan melalui pengamatan, meskipun volume tinggi yang tidak biasa atau operasi yang menyusahkan dapat membenarkan pembuatan film dan studi film yang cermat. Jenis formulir untuk mencatat rincian operasi dapat berkisar dari daftar sederhana dari mosi hingga bagan rumit yang merekam dan mengklasifikasikan mosi, dan mengundang pertanyaan secara sistematis. Yang paling banyak digunakan di antara grafik gerak adalah grafik tangan kanan dan kiri.

Ini adalah pekerja keras grafik studi gerak; seperti bagan proses Bagaimana adalah perangkat yang paling umum digunakan dalam analisis prosedur. Seperti judulnya, bagan tangan kanan dan kiri menunjukkan gerakan yang dilakukan oleh masing-masing tangan. Ini juga mengklasifikasikan gerakan-gerakan ini dengan tipe dasar tertentu, menggunakan simbol untuk identifikasi dan penekanan yang siap pakai. Simbol yang tepat digunakan bervariasi, tetapi kombinasi berikut telah digunakan secara luas.

(i) Operasi:

Digunakan setiap kali anggota tubuh melakukan sesuatu di satu lokasi seperti menulis, mengoperasikan mesin kantor, atau menggenggam suatu benda.

(ii) Transportasi:

Digunakan setiap kali anggota tubuh bergerak menjauh dari objek.

(iii) Tahan:

Digunakan ketika suatu objek dipegang pada posisinya sehingga sesuatu dapat dilakukan padanya. Contoh; memegang pena di satu tangan untuk mengencangkan bagian atasnya.

(iv) Keterlambatan:

Digunakan setiap kali anggota tubuh menganggur atau menunggu anggota tubuh lainnya. Sekilas sketsa tempat kerja, atau tata letak, menunjukkan meja tipe sekretaris dengan mesin tik di alas kiri, kalkulator, dan baki untuk formulir bank; permintaan tertulis, dan pekerjaan selesai, semua ditempatkan seperti yang ditunjukkan.

Tangan kanan menuju nampan yang berisi formulir permintaan kosong, dan mengambilnya; tangan kiri menunggu selama ini. Kedua tangan bergerak ke mesin tik, dan keduanya memasukkan formulir kosong. Tangan kanan kemudian bergerak ke baki daftar permintaan tertulis, memegang daftar permintaan berikutnya yang akan diketik, memindahkannya ke sisi mesin tik, melepaskan daftar permintaan, dan bergerak ke posisinya di mesin tik; tangan kiri lagi hanya menunggu selama langkah-langkah ini. Kedua tangan mengetik daftar permintaan.

Kemudian tangan kanan bergerak ke kalkulator, mencatat angka, menentukan total, dan bergerak kembali ke posisinya di mesin tik; tangan kiri kembali menunggu, kedua tangan kemudian mengetikkan total pada daftar permintaan, dan keduanya terlibat dalam mengeluarkan daftar permintaan dari mesin tik.

Setiap langkah yang baru saja dijelaskan diidentifikasi pada bagan dengan menghitamkan simbol yang sesuai. Ringkasan di kiri atas menunjukkan bahwa tangan kiri terlibat dalam empat operasi dan tangan kanan dalam sembilan operasi. Tangan kiri berperan dalam satu gerakan, atau transportasi, sedangkan tangan kanan terlibat dalam delapan gerakan. Tangan kiri memiliki dua belas penundaan, atau menunggu; tangan kanan tidak memilikinya. Tidak ada tangan yang menahan dalam operasi itu.

Alat dasar kedua yang sering digunakan dalam analisis metode adalah bagan aktivitas berganda, yang dirancang untuk memplot aktivitas terperinci dari satu orang dan satu mesin, satu orang dan beberapa mesin, atau beberapa orang dan beberapa mesin. Tujuan utama perangkat ini adalah, mengurangi waktu idle mesin. Karena peralatan kantor menjadi lebih canggih dan mahal, semakin penting untuk memastikan peralatan tersebut digunakan secara efektif.

Karena mesin dan operator, dalam hal ini, kehilangan waktu pada interval sepanjang siklus operasi, tidak selalu mudah untuk menemukan waktu diam. Sering keliru diasumsikan bahwa utilisasi mesin tinggi, padahal sebenarnya mesin itu digunakan dengan sangat tidak efektif. Bagan aktivitas berganda dirancang untuk mengatasi masalah ini dengan menunjukkan interaksi antara manusia dan mesin dan mengungkapkan periode kemalasan di pihak keduanya.

Menganalisis Metode Saat Ini:

Setelah metode ini dipecah menjadi langkah-langkah dan dipetakan, operasi secara keseluruhan dan setiap langkah individu dapat dianalisis berdasarkan prinsip ekonomi gerak yang telah ditetapkan. Upaya perintis dalam merumuskan prinsip-prinsip tersebut adalah dari Frank dan Lillian Gilbreth.

Salah satu penghormatan terbesar yang dapat diberikan kepada para pionir ini adalah fakta bahwa daftar prinsip dan teknik analisis Gilbreth yang asli telah berdiri selama hampir setengah abad dengan hanya sedikit perubahan, terlepas dari kenyataan bahwa banyak orang yang cakap telah berusaha untuk melakukannya. memperbaikinya. Daftar prinsip-prinsip Gilbreth agak panjang, dan meskipun dapat diterapkan pada semua jenis pekerjaan, beberapa prinsip kurang terlibat secara langsung dalam operasi kantor daripada dalam operasi pabrik.

Oleh karena itu, daftar prinsip-prinsip yang disederhanakan terutama yang berlaku untuk operasi kantor disajikan di sini:

1. Pertanyakan perlunya setiap langkah. Cara termudah untuk melakukan suatu pekerjaan adalah dengan tidak melakukannya.
2. Tempatkan semua bahan dan peralatan pada posisi tertentu di dalam area kerja normal.
3. Gunakan kedua band secara bersamaan bila memungkinkan dan usahakan agar jumlah pekerjaan yang dilakukan masing-masing seimbang.
4. Gunakan gerakan sesederhana mungkin—gerakan jari daripada pergelangan tangan, bukan lengan, lengan, bukan tubuh, dan sebagainya.
5. Gunakan gerakan yang halus, ritmis, dan berkesinambungan.
6. Pastikan peralatan sesuai dengan pekerjaan.
7. Pastikan orang yang melakukan pekerjaan itu cocok untuk itu dan diberikan pelatihan yang memadai.

Untuk setiap lengan ada area kerja normal, dan sangat diharapkan bahan dan alat ditempatkan di area ini sehingga peregangan, pembengkokan, dan gerakan serupa dapat diminimalkan. Ada juga area maksimum untuk lengan yang direntangkan, dan ada area yang tumpang tindih di mana barang harus diletakkan jika kedua tangan harus mengerjakannya pada saat yang bersamaan. Setiap bahan, dan peralatan yang ditempatkan di luar area kerja normal harus dilihat secara kritis, terutama jika harus sering digunakan.

Dengan cepat terlihat bahwa beberapa prinsip gerak dilanggar. Orang langsung bertanya-tanya apakah semua penundaan dan pergerakan itu perlu. Semua bahan dan peralatan kecuali. Mesin tik terletak di luar area kerja normal juru ketik saat dia duduk di depan mesin tik. Jelas bahwa pita kanan dibuat untuk melakukan sebagian besar pekerjaan, sedangkan tangan kiri hanya digunakan sedikit kecuali dalam pengetikan yang sebenarnya. Gerakan itu rumit dan melelahkan; juru ketik harus menjangkau jauh dan harus berbalik sepenuhnya untuk mengoperasikan kalkulator. Tampaknya ada sedikit peluang untuk memasukkan ritme ke dalam pekerjaan. Kemungkinan untuk peralatan yang lebih baik mungkin muncul di benak Anda.

Mengembangkan Metode yang Ditingkatkan:

i. Untuk mengembangkan perbaikan yang spesifik, setiap langkah kerja harus diperiksa secara kritis berdasarkan prinsip gerak yang berbeda yang mungkin berlaku untuk itu. Jenis perbaikan terbaik mungkin terletak pada penggabungan, penataan ulang, atau penyederhanaan langkah-langkah yang harus dipertahankan.

1. Sketsa di bagian atas bagan menunjukkan ­penataan ulang bahan dan peralatan di tempat kerja. Rak telah ditambahkan di belakang penulis ketik, dengan kompartemen untuk daftar permintaan dan pekerjaan yang sudah selesai ditempatkan tepat di sebelah kanan juru ketik.

aku ii. Penundaan telah sangat berkurang; semua bahan dan peralatan sekarang berada dalam area kerja normal; bekerja untuk tangan hampir sama; jarak tempuh lebih pendek; dan seluruh operasi lebih cepat dan tidak melelahkan.

1. Harus ditekankan bahwa metode perbaikan yang telah disarankan hanyalah salah satu kemungkinan manusia. Mungkin pembaca dapat menyarankan solusi lain yang lebih memuaskan daripada yang dijelaskan.

Menginstal Metode yang Ditingkatkan:

Setelah metode baru direncanakan, instalasi aktual tetap harus dilakukan; keberhasilan metode yang diusulkan akan sangat bergantung pada seberapa hati-hati fase akhir ini didekati. Pekerjaan memasang metode baru tampaknya secara logis masuk ke dalam empat fase: memenangkan penerimaan, membuat perubahan fisik, melatih personel, dan menindaklanjuti hasilnya.

i. Solusi yang paling memuaskan untuk masalah memenangkan penerimaan kemungkinan adalah solusi yang disarankan sebelumnya— berkonsultasi dengan individu yang terlibat dalam perubahan sedini mungkin dalam merencanakan perbaikan, dan menarik banyak ide untuk metode yang ditingkatkan dari mereka.

1. Mungkin idealnya, seluruh rencana harus disusun dan dikerjakan oleh penyelia dan karyawan yang terlibat langsung, hanya dibantu oleh pelatihan penyederhanaan kerja yang diperoleh sebelumnya. Jika karena alasan tertentu sebagian besar pekerjaan analisis harus dilakukan oleh staf analis, kebijaksanaan dan kemampuan penjualan yang maksimal akan diperlukan; semakin banyak analis berkonsultasi dengan orang-orang yang benar-benar terlibat dalam operasi, semakin baik peluang keberhasilannya.

aku ii. Perubahan fisik dalam contoh permintaan-mengetik sederhana dan murah. Ini mungkin tipikal dari sebagian besar peningkatan metode; mereka hanya menunggu penggunaan sedikit akal sehat terorganisir yang terlibat dalam penyederhanaan kerja. Dalam banyak contoh, personel perusahaan dapat melakukan semua perubahan fisik yang diperlukan. Dalam kasus lain, mekanisasi operasi yang sebelumnya dilakukan dengan metode manual dapat dibenarkan.

1. Melatih personel dalam metode baru biasanya melibatkan perubahan kebiasaan kerja, meskipun keterampilan baru mungkin harus dikembangkan dalam beberapa kasus. Kesuksesan kemungkinan besar bergantung pada sikap karyawan— karena itu kebutuhan untuk memenangkan penerimaan—dan pada penggunaan pendekatan yang sehat untuk pelatihan.
2. Tindak lanjut hasil dengan metode baru harus menjadi bagian integral dari prosedur. Apa yang tampak seperti ide bagus terkadang gagal total karena kegagalan untuk menganalisis situasi secara akurat, kegagalan untuk memenangkan penerimaan karyawan atau penyelia, kegagalan untuk melatih individu secara memadai, atau kekurangan lain dalam pendekatan tersebut. Tindak lanjut dapat mencakup analisis biaya dan penghematan yang terlibat dalam setiap perubahan metode, melayani tujuan ganda untuk memeriksa kesehatan setiap perubahan dan membenarkan penyisihan waktu untuk metode kerja dan bentuk lain dari penyederhanaan kerja.

Aplikasi Khusus Metode Analisis:

Suatu pendekatan analisis metode bersifat umum, dan dapat digunakan atau disesuaikan dengan berbagai kebutuhan. Untuk jenis metode tertentu, terdapat alat analisis yang lebih khusus—seperti lembar kerja formulir, bagan penggunaan peralatan, lembar data studi waktu, dan daftar periksa prinsip atau poin yang harus dicari saat studi dekat diinginkan. Dalam beberapa kasus, jenis pendekatan umum yang baru saja dipertimbangkan dapat digabungkan dengan teknik analisis yang disesuaikan dalam s